小議人事檔案信息化管理

楊立君

在信息科學飛速發(fā)展的21世紀,人事檔案管理信息化是本世紀發(fā)展的必然結果。人事檔案信息化建設對于人事檔案管理的改善,人事檔案信息化進程的加快,使人事檔案在社會發(fā)展中得到充分的利用具有重要意義。

1 人事檔案信息化管理的緊迫性、重要性和必要性

1.1 重要性

人事檔案的管理是近十來年的事情。作為一種新的載體形式,人事檔案還不被人們重視,檔案管理者對其的認識和理解還很不夠?，F(xiàn)實存在的狀況是:文件形成和管理的程序不健全,管理形式不統(tǒng)一,相關的法規(guī)、制度、標準不配套,給人事檔案的管理帶來了許多困惑。人事檔案管理是檔案現(xiàn)代化的基礎?！叭耸聶n案將成為今后人類的主要記憶工具”。因此,重視和加強對人事檔案的管理,不斷探討和完善對人事檔案管理的方法,對有效地管理和利用電子檔案具有積極的意義。但是,目前對人事檔案的管理相對滯后,世界上尚無成熟的技術。我們目前能夠做的,就是利用現(xiàn)有的技術條件和管理手段,把人事檔案納入文件歸檔管理的范疇,盡可能地保存好應該歸檔保存的人事檔案。其實,就是保存歷史,不給歷史留下遺憾。

1.2 必要性

人事檔案自身發(fā)展的必然要求人事檔案信息化建設叫做人事檔案信息化管理,通過對電子計算機和信息網絡技術的利用,儲存、加工、檢索和傳輸干部人事工作中產生的各項信息,為干部人事檔案工作提供實時、高效的服務是其核心內容。與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作相比,區(qū)別十分明顯:工作效率低,誤差大,準確率低是以手工操作為主要手段的傳統(tǒng)檔案管理的特點。目前,人事檔案的管理受到信息技術和市場經濟的影響,社會活動記錄不再僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質狀態(tài),出現(xiàn)了一些如多媒體、微縮型等新的記錄方式和載體,傳統(tǒng)的人事檔案工作受到了極大的沖擊?？萍佳杆侔l(fā)展的今天,發(fā)展的需要已經不能與傳統(tǒng)的人事檔案管理模式相適應,于是,在人事檔案管理的傳統(tǒng)模式上出現(xiàn)了與“管人”“管檔”的嚴重脫節(jié),甚至出現(xiàn)了人事檔案流失和人事檔案失控等現(xiàn)象。如果實行人事檔案信息化管理,就可以將傳統(tǒng)的檔案管理工作理論與現(xiàn)代經濟發(fā)展的要求以及信息技術的運用有機的結合起來,實現(xiàn)真正意義上的檔案收集齊全、管理規(guī)范、信息共享的內在要求。

2 人事檔案管理存在主要的問題

2.1 思想認識不到位

由于傳統(tǒng)觀念影響著人們的思想,導致不少人對人事檔案的功能、作用在認識上還存在一定誤解,認為人事檔案是領導和人事部門調資、提干、晉升等方面的憑證,對將其作為一種社會資源開發(fā)利用認識不夠,所以人事檔案在工作中受到很大制約,導致現(xiàn)代化信息技術運用得不到應用和重視。

2.2 檔案分類效率低、不準確

由于受到人力、物力、財力以及各種舊觀念的制約,傳統(tǒng)的人事檔案管理主要提供紙質檔案信息,其主要工作手段是依靠手工操作來進行,一方面在建立檔案檢索工具時,耗時耗力地進行人工操作,另一方面在利用時,仍然要通過人工找尋和人工操作對檔案原件進行調閱,檔案的查全、查準率很低而且勞動量大,手續(xù)繁瑣,效率不高。

根據(jù)中組部1990年修訂的《干部檔案工作條例》,對干部檔案進行了10類劃分,但一些地方或單位沒有按《條例》中所規(guī)定的內容予以分類,致使檔案整理和利用極為不便。

2.3 軟硬件配套滯后和人員配備不足

人事檔案信息化建設過程中不可或缺的基本條件和基礎是軟專業(yè)人才和硬件基礎設施。檔案信息系統(tǒng)軟件陳舊,軟硬件設備落后,現(xiàn)代化的辦公要求與原有的操作平臺相矛盾,與人力資源發(fā)展及現(xiàn)代化管理工作不相適應;既懂業(yè)務知識,又知曉法律法規(guī)、計算機管理的復合型人才被忽視培養(yǎng)。這種傳統(tǒng)管理模式下的設備配套滯后、專職人員缺乏等問題,人事檔案走向信息化管理的需要已不能適應,由此延緩了人事檔案信息化建設推進的進程,對實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理有著決定性影響。

2.4 信息安全建設未引起重視

在主觀上,由于檔案部門檔案保密意識和安全意識不強,往往忽視了對檔案信息的管理和網頁內容的審查;缺乏計算機及網絡安全知識和安全意識,數(shù)據(jù)不及時備份,操作不規(guī)范等,成為信息系統(tǒng)安全的最大隱患。在客觀上,電腦病毒泛濫,黑客肆意橫行,檔案信息安全和保密工作受到了嚴重威脅。

3 檔案信息化建設的具體對策

3.1 基于校園網的人事檔案管理

建立校園文件管理平臺,通過OA等網上辦公系統(tǒng),把人事檔案歸檔管理納人電子校務全局高度來開展。通過建立校內電子文檔格式轉換、可讀性驗證等技術規(guī)范,保證人事檔案歸檔時的質量。

3.2 人事檔案歸檔的前端控制

前端控制是保證歸檔文件真實性、原始性的重要方法。所謂“前端”,即文件最初形成的狀態(tài)?！扒岸丝刂剖侵笇θ耸聶n案的管理要從文件運轉的全過程著眼進行通盤規(guī)劃,在文件形成和維護階段進行監(jiān)督,即在人事檔案的形成階段就要鑒定其檔案價值,根據(jù)需要加上歸檔標識,以防文件被修改或刪除。這是一種旨在提高管理效率的科學理念”。[1]在人事檔案更多地出現(xiàn)在我們的日常工作中,并日益成為各項業(yè)務活動之必需時,“強調檔案部門或人員實行文件的前端控制有著特別重要的意義。因為人事檔案具有‘載體無形化特征,假如檔案部門或人員不及時予以有效控制,文件可能就會‘轉瞬即逝,造成檔案館根本得不到檔案而出現(xiàn)館藏枯竭的嚴重后果”。對人事檔案進行前端控制,就是提前介入文件生命周期,防止人事檔案在運行的環(huán)節(jié)中遭到損壞,同時維護文件的安全,“最大限度地提高工作效率,實現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理”。與網絡管理部門協(xié)同進行技術把關,或及時統(tǒng)一進行人事檔案的相關控制管理工作。有條件的檔案館,應配備相關的專業(yè)技術人員,增強管理力量。

3.3 建立人事檔案形成過程的責任鏈

關注責任鏈信息。這里所說的責任鏈,是指在人事檔案形成和歸檔過程中環(huán)環(huán)相扣的工作關系。為保證人事檔案歸檔后形成真實、完整、有效的數(shù)字檔案,應通過在各部門確定人事檔案信息員的形式,對各職能部門現(xiàn)行業(yè)務系統(tǒng)實行責任管理,有效跟蹤和控制人事檔案的制作歸檔。電子信息完整性保證。應當把人事檔案歸檔管理納入網絡管理或辦公自動化統(tǒng)籌管理的范疇。每年對人事檔案也要做出相應的歸檔要求。對應歸檔的文件進行信息篩選、維護,保證歸檔的人事檔案歸檔的真實、完整。在人事檔案歸檔的過程中,做好流轉和交接的控制。

4結語

隨著信息化的發(fā)展和人事檔案內容的逐漸豐富,人事檔案的管理工作越加受到人們的重視,人事檔案管理部門應該把握這一歷史機遇,促進資源的充分利用,更好的發(fā)揮人才信息資源的價值。

參考文獻

[1] 魏志紅.加快信息化建設提高檔案管理現(xiàn)代化水平[J].黑龍江史志,2011,(18):43～44.