加強檔案管理 促進醫(yī)院發(fā)展

黃曉丹

［摘要］ 檔案是一個醫(yī)院的重要信息資源，因此，檔案管理也就越來越受到醫(yī)院管理層的高度重視和關(guān)注。重視和加強醫(yī)院的檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院的檔案管理工作，對于促進醫(yī)院的衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展，以及醫(yī)院長期、更高水平的發(fā)展等方面都有著相當(dāng)?shù)姆至亢筒豢杀葦M的意義。為此，本文就醫(yī)院存在的檔案管理弊病，如何加強醫(yī)院的檔案管理以及加強檔案管理的作用這3個方面進行深入探討，力圖促進醫(yī)院的檔案管理事業(yè)更上一個新的臺階。

［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 醫(yī)院； 發(fā)展

１醫(yī)院檔案管理存在的弊病

１．１醫(yī)院檔案管理不規(guī)范

在我院綜合檔案室成立之前，各類檔案由相關(guān)職能科室負(fù)責(zé)保存，例如：行政文書檔案由行政辦、政工科保存，基建檔案由總務(wù)后勤科保存，設(shè)備檔案由設(shè)備科保存等，對全院的檔案沒有實行統(tǒng)一規(guī)范的管理，造成查找檔案資料困難，也容易造成檔案的丟失和損壞。

１．２檔案管理制度不健全

在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)條例，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核標(biāo)準(zhǔn)。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案納入目標(biāo)考核。由于管理制度不嚴(yán)、不健全，沒有及時移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

１．３檔案工作硬件投入不足

必要的檔案基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案管理工作的前提，如庫房、檔案柜、檔案裝具等。而一些單位由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

２加強醫(yī)院的檔案管理的具體措施

２００６年，醫(yī)院各項制度趨于完善，所形成的各載體檔案逐漸增多，醫(yī)院建立檔案庫房，對醫(yī)院行政文書檔案、人事檔案進行統(tǒng)一管理。

２０１０年開始，醫(yī)院加強了對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定了《檔案管理辦法》等檔案工作的規(guī)章制度，并成立了綜合檔案室，統(tǒng)一全院檔案管理。并加大了對檔案管理的投入，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理檔案為主要建設(shè)目標(biāo)，同時做好檔案“八防”工作，改善了檔案的保管條件。具體措施如下。

２．１實行四同步管理

所謂四同步管理，就是說檔案的形成與檔案的建檔是同步完成的，通俗點講就是，在布置下達、檢查、鑒定、驗收任務(wù)的同時，同時布置下達、檢查、鑒定、驗收檔案的收集、歸檔、建檔工作。比如說在我院建設(shè)中的２３層醫(yī)技綜合樓項目上就實現(xiàn)了四同步管理。我們在對綜合樓立項階段、封頂階段，對形成的材料進行收集、整理和歸檔過程中，同時完成四同步登記表交由綜合檔案室記錄，作為對該項目日常檔案管理的憑據(jù)。待項目完成后移交入庫時，查對歷次四同步表檔案份數(shù)，即可辦理正式移交手續(xù)。歸檔文件做到隨辦隨歸，及時錄入檔案管理系統(tǒng)。通過理論的完善和實踐的操作，我們發(fā)現(xiàn)這種四同步管理制度的好處很多，四同步管理制度方便查找，簡單易行，更重要的是能夠有效地避免醫(yī)院檔案的遺漏、丟失和損壞。

２．２加強各門類檔案的收集整理工作，實現(xiàn)檔案的集中管理

① 在設(shè)備檔案整理方面：由于我院每年購入設(shè)備量大，設(shè)備種類繁多，并且設(shè)備在維修和保養(yǎng)工程中又不斷產(chǎn)生新的檔案，所以這就對醫(yī)院的檔案管理造成了很大的難度。因此，我們專程派人到上級醫(yī)院及其他醫(yī)療機構(gòu)的檔案部門取經(jīng)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定出年度和設(shè)備類型相結(jié)合的編號辦法。② 在文書檔案整理方面：比如把２００６年以前的４ ９２９件文書立卷檔案按現(xiàn)行方法重新整理，全部錄入ＧＤ２０００檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)計算機的高效管理，方便檢索和查找。③ 在人事檔案整理方面：按市委組織部檔案室的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，購置專用人事檔案盒，做好人事檔案方面的管理工作。④ 在照片檔案的收集整理方面：走訪退休職工和相關(guān)科室的成員，詳盡地了解、咨詢，以確保照片檔案的準(zhǔn)確、真實。⑤ 在會計檔案的整理方面：及時收集整理裝訂成冊，分會計報表、會計賬簿、會計憑證、其他會計檔案四大類入庫存放，方便查找。

２．３做好八防工作

為保障檔案安全，我們從庫房建設(shè)設(shè)計、硬件配置、規(guī)章制度3方面全面保障檔案安全。在防盜方面，設(shè)計庫房門在辦公區(qū)，并安裝２４小時紅外線監(jiān)控攝像頭監(jiān)視庫房門；在防火方面，設(shè)計全檔案室（包括閱覽區(qū)、辦公區(qū)、庫房）統(tǒng)一電源保險開關(guān)，做到人走四關(guān)（關(guān)門、關(guān)窗、關(guān)燈、關(guān)電），并安裝煙感報警器，配置對檔案無傷害的二氧化碳滅火器；在防塵、防潮、防光、防蟲、防霉方面也做了大量工作，確保檔案的安全。

２．４積極開展檔案宣傳工作，做好檔案利用工作

為加強全院職工的檔案意識，自行編制了檔案宣傳板報，宣傳檔案法律法規(guī)、檔案的作用，介紹我院檔案基本情況，還以事實為依據(jù)，編制有體現(xiàn)我院基礎(chǔ)面貌及檔案概況的全宗介紹，表現(xiàn)我院每年重大活動及成績的大事記，書寫我院歷史變革，讓職工親身體驗到檔案的神奇與魅力。

３加強醫(yī)院檔案管理的作用

加強醫(yī)院的檔案管理事業(yè)可以促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，健全醫(yī)院的管理體制，還可以合理優(yōu)化醫(yī)院的資源配置。其檔案管理的作用具體表現(xiàn)為：在醫(yī)療設(shè)備方面，加強醫(yī)療設(shè)備的檔案管理可以詳細(xì)了解設(shè)備的使用頻率，檢修次數(shù)以及使用效益等，這樣就為設(shè)備的日常管理提供了依據(jù)；在人事檔案方面，醫(yī)院的人事檔案不但是醫(yī)院醫(yī)療隊伍實力的一種記錄，更涉及到在職員工工齡的計算、職稱的評定、轉(zhuǎn)正定級等問題，如果沒有人事檔案，醫(yī)院的日常管理將陷入混亂；在醫(yī)院的文化建設(shè)方面，醫(yī)院的文化建設(shè)不是依靠某幾個人短時間建立起來的，醫(yī)院檔案中記錄有幾代人的精神傳承和經(jīng)驗教訓(xùn)，對醫(yī)院的文化沉積和建設(shè)很有幫助。除此之外檔案管理還可以和諧醫(yī)院內(nèi)部成員關(guān)系、和諧醫(yī)患關(guān)系，對醫(yī)院的長期穩(wěn)定、更高水平的發(fā)展等都有極其積極的意義。

４總結(jié)

一個醫(yī)院的長期發(fā)展得益于一個好的管理制度，而作為醫(yī)院的重要管理方面的檔案管理在此時的作用就愈顯得突出和明顯。我院的親身實踐和實際操作足以證明加強醫(yī)院的檔案管理的重要意義和積極作用，所以，醫(yī)院的檔案管理工作必須長期堅持下去。

主要參考文獻

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