國有企業(yè)檔案管理外包模式探討

胡聲漢

在當(dāng)前形勢下，國有企業(yè)檔案管理外包已經(jīng)成為眾多國有企業(yè)檔案管理部門實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的一種良好舉措。然而，長期以來，國有企業(yè)檔案管理部門主要是其自身對于檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，在外包的過程中會遇到外包單位不了解國有企業(yè)檔案管理流程、檔案涉及保密信息等方面的問題，基于此，有必要深入探索國有企業(yè)檔案管理外包模式，推動國有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開展。

一、更新理念，提升檔案管理水平

目前國有企業(yè)檔案管理模式仍保持傳統(tǒng)模式，如何能提升檔案管理水平，以最小代價為企業(yè)換取最大收益，需要更新理念。檔案管理工作者的管理理念會使他們的行為及決策過程受到直接的影響。很長一段時期以來，國有企業(yè)檔案管理部門的檔案業(yè)務(wù)工作主要是由其檔案管理工作者進(jìn)行。與此同時，受到檔案保密原則的制約，國有企業(yè)的檔案部門一般不會請外部機(jī)構(gòu)、外部人員參與到檔案業(yè)務(wù)中來。因此，檔案管理工作者就會在管理理念方面產(chǎn)生一定的思維定勢。而國有企業(yè)檔案管理外包模式離不開外部力量的介入，需要讓外部力量參與到外包的檔案業(yè)務(wù)工作中來。受到已經(jīng)形成的工作理念的影響，國有企業(yè)的檔案管理工作者會在一定程度上對于檔案管理外包存在著誤解或者曲解，甚至?xí)唤邮軝n案管理外包模式，這是非常不利于國有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開展的。在這樣的形勢下，國有企業(yè)檔案管理部門的檔案管理工作者必須切實更新檔案管理的工作理念，努力促進(jìn)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的有效開展。只有國有企業(yè)檔案管理部門的檔案管理工作者更新理念，才能夠切實提升檔案管理水平，推動國有企業(yè)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)在最短的時間內(nèi)完成，最大限度地加快國有企業(yè)檔案信息數(shù)字化工作的進(jìn)程，推動國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。

二、以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對外包方進(jìn)行科學(xué)有效的評估

數(shù)字檔案館建設(shè)及檔案數(shù)字化工作外包為檔案業(yè)務(wù)整體外包帶來機(jī)遇。在這樣的大背景下，必須以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對外包方進(jìn)行科學(xué)有效的評估。在國有企業(yè)檔案管理外包的過程中，國有企業(yè)檔案管理部門必須采取有效的途徑來對外包方進(jìn)行評估。通常情況下，評估主要涵蓋了外包前的評估和外包后的評估兩個部分。其中，外包前的評估就是指對于外包前國有企業(yè)檔案管理部門對外包公司的信譽(yù)、資質(zhì)、業(yè)績、實力等所進(jìn)行的綜合評估，通過這種方式，準(zhǔn)確地掌握外包公司的綜合實力，從而避免在外包的過程中遇到風(fēng)險。對于外包之后的評估，就是說，國有企業(yè)檔案管理部門對外包公司進(jìn)行檔案管理工作的成果給予一個綜合性的評估，驗收檔案管理外包的合格情況，并且對于外包公司的外包工作質(zhì)量的高低給予一個公正、客觀、科學(xué)的評價。在評估的過程中，國有企業(yè)檔案管理部門必須采取一套較為健全的評估指標(biāo)體系，同時，結(jié)合這些評估體系來有針對性地給予評估，防止出現(xiàn)隨意評估以及根據(jù)個人情感進(jìn)行評估的問題。

三、在檔案管理外包的過程中加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)

檔案管理外包需要考慮涉密檔案、擁有知識產(chǎn)權(quán)等類型檔案的管理模式。國有企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行檔案管理外包工作的過程中，必須高度重視檔案信息的保密工作，切實避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。尤其是對于檔案中所存儲的重要的信息，一定要給予充分的重視，堅決杜絕檔案信息的泄露。因此，國有企業(yè)檔案管理部門在檔案管理外包的過程中，必須想方設(shè)法做好保密工作，切實加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，具體來說，應(yīng)該從以下幾方面著手。

第一，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)要求相關(guān)人員尤其是外包方工作人員簽訂保密協(xié)議書。在有關(guān)信息的泄密事件中，由于人為原因而造成的的信息泄密行為時有發(fā)生。國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)盡量使外包方認(rèn)識到保密的重要性，盡量讓外包公司的業(yè)務(wù)工作人員簽訂保密協(xié)議書，以此作為對工作人員烙守保密性的一個規(guī)范措施。

第二，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案，使外包方對兩者分別進(jìn)行數(shù)字化的加工處理。國有企業(yè)檔案管理部門保存的很多檔案材料都有保密性，有的保密性弱、有的保密強(qiáng)。因此，外包方在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化工作時，國有企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案、使外包方對兩者分別進(jìn)行數(shù)字化的加工處理。對于涉密檔案，尤其是記載著關(guān)于人事任免、處罰、升遷及黨務(wù)等檔案信息的涉密檔案材料，應(yīng)該與其他檔案材料分開并被單獨數(shù)字化加工處理，其工作場所應(yīng)是經(jīng)過周密布置的、保密性強(qiáng)的房間并且安排專人負(fù)責(zé)處理。對于非涉密性的檔案材料，則可以統(tǒng)一在指定的一般工作場所內(nèi)完成檔案信息的數(shù)字化的處理轉(zhuǎn)換工作。

第三，做好計算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等的保密管理工作。檔案信息數(shù)字化工作，離不開計算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備。對于國有企業(yè)檔案管理部門等來說，應(yīng)做好計算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等的保密管理工作，保證計算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等的安全。

四、進(jìn)一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理外包的基礎(chǔ)是工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，只有完善、明晰的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)，方可使檔案業(yè)務(wù)外包范圍明確，管理責(zé)任清晰。通常情況下，國有企業(yè)檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理外包的過程中，會希望能夠在最短的時間內(nèi)達(dá)到檔案管理外包的目標(biāo)，并且獲取最多的收益，為了真正達(dá)到目標(biāo)，就要求國有企業(yè)檔案管理部門進(jìn)一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)，有效地應(yīng)對檔案管理外包過程中可能會面臨的各種各樣的突發(fā)事件，例如，因為在外包過程中的一時疏漏而造成的檔案材料被損壞的問題等等。具體來說，國有企業(yè)檔案管理部門必須建立一個具備較強(qiáng)操作性的檔案管理外包工作應(yīng)急方案，切實科學(xué)有效地應(yīng)對突發(fā)事件。國有企業(yè)檔案管理部門必須事先詳細(xì)、認(rèn)真地分析和策劃預(yù)想到的各種各樣的突發(fā)事件，并且給出切實科學(xué)的應(yīng)對方案，從而最大限度地避免檔案被損壞等問題的出現(xiàn)。與此同時，國有企業(yè)檔案管理部門也有必要建立健全責(zé)任問責(zé)制，真正明確責(zé)任范圍，保證最大限度地減小問題出現(xiàn)的概率，也能夠在問題出現(xiàn)的情況下及時有效地追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

本文研究了國有企業(yè)檔案管理外包模式，希望通過本文的研究，能夠有利于國有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開展，切實搞好國有企業(yè)檔案管理外包工作，提升國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

（作者單位：中國電力工程顧問集團(tuán)西北電力設(shè)計院）