高校院系行政工作之我見

閆黎麗

摘要院系行政工作是聯(lián)系學(xué)校與學(xué)院的有力紐帶，承擔(dān)著上傳下達、綜合協(xié)調(diào)的作用，在高校兩級管理體系中發(fā)揮著重要的作用。我們應(yīng)當(dāng)在工作中不斷學(xué)習(xí)以具備過硬的專業(yè)技能，以良好的工作態(tài)度投入到工作中去，善于運用協(xié)調(diào)溝通，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。

關(guān)鍵詞院系行政工作工作能力工作態(tài)度

高等教育經(jīng)過多年發(fā)展，目前各高校已經(jīng)形成了具有高校特色的院系兩級管理運行機制。學(xué)校設(shè)立教務(wù)處、科研處、人事處、學(xué)生處等職能部門，院系設(shè)置對應(yīng)的教務(wù)干事、科研干事、人事干事、輔導(dǎo)員等行政崗位。一方面院系行政崗位是學(xué)校各職能部門在各學(xué)院的聯(lián)絡(luò)員，保障各職能部門的工作指示和精神傳達到各學(xué)院每位老師，推動工作在全校范圍內(nèi)開展。另一方面，院系行政人員在各學(xué)院承擔(dān)著管理與服務(wù)的功能，為教師教學(xué)科研工作的順利開展提供后勤保障。因此，院系行政工作是聯(lián)系學(xué)校與學(xué)院的有力紐帶，承擔(dān)著上傳下達、綜合協(xié)調(diào)的作用，在高校兩級管理體系中發(fā)揮著重要的作用。

1 高校院系行政工作的特點

（1）聯(lián)接校級行政部門和院系教師的紐帶。高校院系辦公室工作人員向上面對著學(xué)校的一級行政管理部門，接受他們的領(lǐng)導(dǎo)。向下，面對院系領(lǐng)導(dǎo)和教師，為院系教職工提供服務(wù)、進行管理。（2）工作內(nèi)容雜而多?！半s”是指工作類別多，“多”是指工作量大。院系行政人員受編制等因素影響，無法做到專人專崗，很多事情都是一個人同時兼任，比如教務(wù)干事在做好教務(wù)的同時還擔(dān)任輔導(dǎo)員，而行政秘書在處理日常管理之外還兼任財務(wù)、科研、圖書資料等專項工作。導(dǎo)致行政人員工作雜而多。（3）工作質(zhì)要求越來越高。首先，行政工作無小事，每項工作都涉及教師和學(xué)生的切身利益，大到教學(xué)、財務(wù)、人事等工作，小到接待、文件的上傳下達等，每項工作都不能出錯，否則勢必給院系師生帶來損失。其次，隨著社會的發(fā)展，對高校行政工作也提出了越來越高的要求，比如接待外賓、電子化處理信息等。（4）工作受重視度不高。行政工作是學(xué)校和院系各項工作順利開展的前提和保障，只有行政人員做好課程計劃、教室安排，做好財務(wù)報銷、人事管理等工作，教學(xué)與科研工作才能順利開展。但是高校行政工作人員普遍待遇低、晉升空間小，有些院系領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為行政工作技術(shù)含量不高、可有可無。這些都使高校行政人員在心理上產(chǎn)生失落感、焦慮感，造成年輕行政人員難以持久地堅守崗位，以致院系行政工作更換頻繁；或者對工作缺乏熱情，得過且過，致使院系工作難以順利開展。

2 正確看待院系行政工作

2.1 端正心態(tài)

院系行政工作受重視度低，甚至有時會被人輕視，但是行政人員要端正心態(tài)，正確看待工作。首先，要認(rèn)識到自己工作的必要性，行政工作是保障院系教學(xué)和科研工作順利開展的基本前提，每個行政崗位都有其存在的必要性，否則學(xué)校的教學(xué)和科研工作將無法正常進行。其次，要認(rèn)識到自己工作的重要性，行政工作涉及財務(wù)、教學(xué)、科研、人事等，必須認(rèn)真仔細。因此端正工作態(tài)度、熱愛本職工作，將之作為事業(yè)來看待，才能獲得成功與肯定，進而感受到行政工作的樂趣，并逐步取得進步。

2.2 收獲工作

（1）工作能力的提高。高校行政工作給人的印象可能是收發(fā)文件、抄寫文件、做做報表、 辦個手續(xù)、開個會議等等，看似簡單，但是實際上，行政工作想要做好，首先要具備應(yīng)用文書寫能力、外語聽說寫能力、辦公自動化操作能力等專業(yè)技能，其次還需要有良好的組織協(xié)調(diào)、溝通合作等能力。通過長期的、堅持不懈的努力，這些能力是行政人員在這個崗位上最大的收獲。（2）感情的收獲。熱情的服務(wù)態(tài)度和仔細的工作作風(fēng)會獲得領(lǐng)導(dǎo)對工作能力的認(rèn)可、對工作成果的肯定，也會取得同事的尊重、建立融洽的人際關(guān)系。同時也能從工作中獲得自信與自豪感，從而體現(xiàn)出自己的人生價值。（3）儲蓄未來。工作經(jīng)驗的積累和工作能力的提升是未來個人職業(yè)發(fā)展的基石，雖然院系行政工作雜而多且要求高，但這卻給予了鍛煉個人工作能力的機會。如果能夠踏踏實實、認(rèn)認(rèn)真真地做好每一份工作，勢必有助于工作能力的提升，也有助于人脈關(guān)系的積累。這也為自身未來提供了發(fā)展空間。

3 如何做好院系行政工作

（1）具備過硬的專業(yè)技能。院系行政工作涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)計、公文寫作、外語交流等專業(yè)技能。首先，要積極迎對工作中的挑戰(zhàn)，保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)；其次，要及時發(fā)現(xiàn)自己工作上的不足，認(rèn)真學(xué)習(xí)、及時充電，以滿足工作需要，不斷提升工作水平。在工作之余，可以學(xué)習(xí)外語、鉆研辦公軟件、鍛煉文筆，以備工作不時之需，才能在工作中游刃有余。

（2）端正工作態(tài)度。首先，樹立服務(wù)意識。在工作中，面對師生時，要做到態(tài)度熱情、考慮周到，竭力幫助師生解決他們在工作和生活中面臨的困難和問題，將服務(wù)意識融入到工作中的每一步；其次，加強責(zé)任意識。所謂責(zé)任，是指一個人在某個角色上應(yīng)該要完成的職責(zé)，履行應(yīng)盡的義務(wù)，并為自己的行為承擔(dān)后果。明確責(zé)任后，能夠自覺、認(rèn)真地履行職責(zé)，并在參加社會活動過程中，能將責(zé)任轉(zhuǎn)化到行動中，這種心理特征就是一種責(zé)任意識。①行政人員在工作中就是要把自己的責(zé)任意識融入到工作中去，盡力完成分配的工作任務(wù)，并勇于承擔(dān)工作后果。

（3）善于溝通。人際溝通是人與人之間通過傳遞信息，交流思想和情感，從而達到人與人之間相互了解，相互認(rèn)知的過程。②院系行政工作的溝通范圍很廣泛，不僅是與上級之間，與院內(nèi)同事、與學(xué)生、與學(xué)校職能部門之間都存在著溝通。溝通有助于建立良好的工作機制，推動工作持續(xù)良性發(fā)展。比如，起草文件，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備相關(guān)材料，把可能遇到的問題或者自己難以解決的問題提前與主管領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，在獲得領(lǐng)導(dǎo)的指示后，再開始下筆；起草完文件后，應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)審查，領(lǐng)導(dǎo)修改后，再最終定稿。如果缺乏溝通，自己在未與主管領(lǐng)導(dǎo)溝通的情況下就下筆，有可能從開始就陷入方向性錯誤中，影響工作效率。

（4）做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。院系行政工作人員也是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，如何做好領(lǐng)導(dǎo)的左右手？首先，把握領(lǐng)導(dǎo)工作作風(fēng)，適應(yīng)其工作節(jié)奏。比如有的領(lǐng)導(dǎo)只把握大局、不關(guān)心細節(jié)，而有的領(lǐng)導(dǎo)卻對工作中的每一個環(huán)節(jié)都很仔細。而行政人員就是要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)方式，與之相協(xié)調(diào)，才能與上級協(xié)作愉快。其次，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的意志。領(lǐng)導(dǎo)的意志是院系向前發(fā)展的方向和指示燈，只有保證領(lǐng)導(dǎo)意志的實現(xiàn)，才能保證院系工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)地向前發(fā)展。第三，院系行政人員在做好執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意志的同時，也要發(fā)揮自己的主觀能動性，基于自己掌握的信息與資源，適時獻言建策，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀一職。