電子文件檔案管理探索

張玉慧

[摘 要]近年來(lái)，電子文件的歸檔管理受到了空前重視，但由于受觀念、技術(shù)和法律等各種原因的影響，情況并不理想。業(yè)內(nèi)人士開(kāi)展的相關(guān)調(diào)查顯示，在基層單位游離于檔案管理視線之外的電子文件仍占絕大多數(shù)，電子文件的歸檔管理情況不容樂(lè)觀。

[關(guān)鍵詞]電子文件 檔案管理

隨著人類進(jìn)人信息社會(huì)及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展.由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對(duì)人類社會(huì)的作用與意義越來(lái)越大，一個(gè)數(shù)字化地球正日益展現(xiàn)在我們面前。人類社會(huì)信息的生成，也由單一的傳統(tǒng)環(huán)境逐漸向主要由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的數(shù)字化環(huán)境過(guò)渡。由此，新的數(shù)字化信息在人類社會(huì)中起著越來(lái)越重要的作用，并向人類杜會(huì)提出了新的挑戰(zhàn)。電子文件，作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個(gè)方面都向檔案界提出了一系列新的課題。

一、電子文件的特性

1.非人工識(shí)讀性。非人工識(shí)讀是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無(wú)法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來(lái)識(shí)別。因此，將這一特征稱為“非直讀性”。

2.生成環(huán)境依賴性。非人工識(shí)讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、使用必須依靠計(jì)算機(jī)軟、硬件工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。

3.信息與載體的可分離性。綜合各種論述，我們認(rèn)為信息與載體的可分離性是電子文件相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一個(gè)重要而顯著的特點(diǎn)。

4.易變性。電子文件的易變性表現(xiàn)在內(nèi)容易變、載體易變和環(huán)境易變?nèi)齻€(gè)方面。（1）電子文件的內(nèi)容易于改動(dòng)和操作。由于存在信息與載體的“可分離性”，人們?cè)趯?duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行改動(dòng)操作時(shí)無(wú)需顧及其記錄層面和物理層面載體所發(fā)生的變化，因?yàn)橛尚畔?nèi)容到載體之間的“映射”是“自由的”、由系統(tǒng)自動(dòng)完成的。因此，我們可以隨心所欲地改變文件的內(nèi)容和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，比如對(duì)文本信息進(jìn)行剪切、復(fù)制、粘貼，插入表格、圖形或音頻，對(duì)圖像文件進(jìn)行調(diào)色處理，對(duì)音頻文件重新壓縮，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件動(dòng)態(tài)更新，對(duì)多種類型的信息進(jìn)行集成處理等等，這些操作在應(yīng)用軟件平臺(tái)上都可以很方便地完成，并且通?？梢阅孓D(zhuǎn)。(2)電子文件的存儲(chǔ)載體極易改變。一方面，磁電介質(zhì)和光電介質(zhì)的性能不穩(wěn)定，其物理壽命(保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)不丟失的時(shí)間)遠(yuǎn)不如紙張，在氧化作用或物化環(huán)境的影響下，很容易發(fā)生文件信息的丟失或改變現(xiàn)象;另一方面。技術(shù)的發(fā)展使存儲(chǔ)設(shè)備不斷更新?lián)Q代，新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)逐漸失去對(duì)老式存儲(chǔ)設(shè)備的兼容性，為保證電子文件信息的長(zhǎng)期有效，必須及時(shí)不斷地將電子文件從老的存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移到新的存儲(chǔ)載體，這種存儲(chǔ)載體的升級(jí)，也可能帶來(lái)信息的失真。(3)電子文件的生成環(huán)境不斷變化。隨著技術(shù)的發(fā)展，電子文件賴以生存的應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件平臺(tái)不斷升級(jí)，硬件環(huán)境的系統(tǒng)配置及其性能不斷提高，新的信息編碼規(guī)范、信息記錄方式和文件格式不斷問(wèn)世。由于電子文件對(duì)生成環(huán)境具有依賴性，將電子文件從舊的生成環(huán)境向新的環(huán)境遷移成為電子文件長(zhǎng)期保管的常規(guī)任務(wù)，而在技術(shù)環(huán)境的遷移過(guò)程中，將不可避免地發(fā)生信息的損失、變異現(xiàn)象。

5.結(jié)構(gòu)復(fù)雜性。相比傳統(tǒng)形態(tài)的文件，電子文件的結(jié)構(gòu)復(fù)雜性主要表現(xiàn)在:(1)電子文件個(gè)體存在縱向結(jié)構(gòu)。從“內(nèi)容信息”到作為信息記錄方式的“數(shù)字代碼序列”，再到固化數(shù)字代碼序列的“存儲(chǔ)載體”，電子文件呈現(xiàn)出縱向?qū)咏Y(jié)構(gòu)，各個(gè)層面之間的“映射”有著復(fù)雜的規(guī)則，通過(guò)專門的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。而對(duì)紙質(zhì)文件而言，內(nèi)容與載體通過(guò)書寫或刻印融合于一休，成為不可分割、不易變化的整體，結(jié)構(gòu)清晰單一。(2)電子文件內(nèi)容具有集散性。一份電子文件的信息內(nèi)容可以由不同的內(nèi)容要素集合而成，這些內(nèi)容要索可以源自不同的系統(tǒng)(如:OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)、GLS系統(tǒng)等)、系統(tǒng)的不同組成部分、不同的數(shù)據(jù)庫(kù)及不同的物理位置。（3）電子文件具有與環(huán)境的關(guān)聯(lián)性。對(duì)電子文件而言，生成、處理和顯現(xiàn)這些內(nèi)容的軟件程序和背景信息與表達(dá)作者意圖的文件內(nèi)容同等重要。孤立保存的電子文件，會(huì)因?yàn)橹С中攒浖完P(guān)聯(lián)信息的缺乏而無(wú)法正確識(shí)讀和保存，因此，描述電子文件格式、結(jié)構(gòu)、來(lái)源、職能、技術(shù)參數(shù)、軟硬件環(huán)境等信息的元數(shù)據(jù)成為電子文件不可或缺的組成部分。

6.多種媒體的集成性。多種媒體集成是電子文件不容爭(zhēng)議的重要特點(diǎn)。電子文件可以將文字、圖片、動(dòng)畫、音頻、視頻、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)乃至程序指令等集成于同一個(gè)文件體，從而在文件展現(xiàn)過(guò)程中圖文并茂，具備傳統(tǒng)文件無(wú)法比擬的超鏈、檢索、互動(dòng)等功能。

二、電子文件檔案管理策略

1.對(duì)電子文件管理流程加以優(yōu)化

相關(guān)管理活動(dòng)有序組合。電子文件管理流程不是對(duì)手工管理流程的復(fù)制和模擬，而應(yīng)根據(jù)電子文件技術(shù)特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建更為科學(xué)高效新流程，具體落實(shí)全程管理和前端控制。

2.以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理

電子文件技術(shù)特點(diǎn)和隨之而來(lái)的管理問(wèn)題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后解決途徑也都要?dú)w結(jié)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)上。在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置，沒(méi)有系統(tǒng)管理對(duì)電子文件而言是不可想象的。設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動(dòng)重要的承擔(dān)者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。

三、結(jié)束語(yǔ)

電子文件以其全新的形式和要求進(jìn)入了文件、檔案管理領(lǐng)域，對(duì)電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。電子檔案管理工作要趕上時(shí)代步伐，適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要，為社會(huì)提供更好更有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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