加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)思考

康繼萍

摘 要:醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分。做好醫(yī)院檔案管理對(duì)規(guī)范醫(yī)護(hù)行為、保障醫(yī)護(hù)合法權(quán)益有著重要作用;更能為醫(yī)院管理和發(fā)展提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案管理重要性制度思考

中圖分類號(hào):R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2012)05(c)-0206-01

醫(yī)院檔案是以病例檔案和醫(yī)院管理檔案為基礎(chǔ),同時(shí)包括設(shè)備檔案、圖像檔案、錄音以及錄像等,是醫(yī)院在從事醫(yī)療、預(yù)防、科研、教學(xué)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等資料,是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù),是指導(dǎo)醫(yī)療實(shí)踐并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作,也是醫(yī)院日常管理工作的重要內(nèi)容。但是,由于管理者檔案意識(shí)淡薄,檔案管理制度不健全,管理手段落后,以及素質(zhì)偏低的管理者等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,因此需加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn),不斷提高檔案管理水平。

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

在經(jīng)歷的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中,個(gè)人或者組織對(duì)形成的真實(shí)的有價(jià)值的歷史記錄稱之為檔案。檔案具有歷史再現(xiàn)的基本特性,可以把真實(shí)的歷史面貌呈現(xiàn)出來(lái),查考、研究?jī)r(jià)值很高。而把醫(yī)院發(fā)展以及建設(shè)的原始記錄和真實(shí)再現(xiàn)稱之為醫(yī)院檔案。醫(yī)院檔案記錄的內(nèi)容包括:醫(yī)院的教學(xué)、科研、保健預(yù)防、藥品登記、醫(yī)療診斷、行政衛(wèi)生等具有價(jià)值的管理記錄。醫(yī)院檔案科研通過(guò)音像、文字或者表格的形式進(jìn)行記錄保存,醫(yī)院的決策以及下一步的計(jì)劃都需要參考醫(yī)院檔案,同時(shí),在維護(hù)醫(yī)院的正當(dāng)權(quán)益、對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)等方面都具有很重要的作用。

2 健全管理制度

建立綜合檔案室,制定系列完整的檔案管理規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案集中、統(tǒng)一、規(guī)范管理,綜合檔案室負(fù)責(zé)將不同職能部門己形成的醫(yī)院文件檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、科研檔案、儀器設(shè)備檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、病例檔案、特種載體檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案和基建檔案等收集匯總,集中統(tǒng)一管理。在不涉密、不影響個(gè)人隱私前提下,盡量向本單位甚至社會(huì)開(kāi)放,實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范和有效管理的同時(shí)提高檔案的再利用率。著力醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身規(guī)章制度匯編建設(shè),建立健全規(guī)章制度是規(guī)范管理的前提。

建立并且完善檔案管理的規(guī)章制度,能夠減少、避免檔案管理工作的隨意性,確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定、持續(xù)地發(fā)展。醫(yī)院可根據(jù)我國(guó)頒發(fā)的《檔案法》與《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī),并且結(jié)合醫(yī)院自身的工作情況,制定出相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度。使得檔案管理的歸檔、保管以及借閱和保密等工作都有章可循,都有較為明確的要求與制度對(duì)其進(jìn)行制約。并且應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)制度對(duì)各個(gè)門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理與考核,使得醫(yī)院的檔案管理和醫(yī)療業(yè)務(wù)能夠同步考核、評(píng)價(jià)與發(fā)展。

3 重視人員選拔,強(qiáng)化人員培訓(xùn)

首先、在人員的選擇上要慎重。對(duì)預(yù)選人員的思想、工作表現(xiàn)、工作能力等方面進(jìn)行考查,嚴(yán)格挑選。首先要讓員工有正確的思想認(rèn)識(shí):檔案管理工作不是一個(gè)養(yǎng)老的崗位。其次、醫(yī)院管理人員要加大對(duì)檔案管理工作這個(gè)崗位的重。以往有很多這樣的情況:醫(yī)院里有退休后年齡大的員工,因?yàn)樗麄冊(cè)鵀獒t(yī)院做出貢獻(xiàn),為照顧他們醫(yī)院會(huì)優(yōu)先考慮讓他們?nèi)プ鰴n案管理。這樣很大程度上制約了檔案管理工作的發(fā)展,也使檔案管理工作處于停滯狀態(tài)。可見(jiàn),選擇適當(dāng)?shù)娜藛T對(duì)檔案管理至關(guān)重要。

其次,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),根據(jù)專業(yè)知識(shí)、檔案管理范疇等分類,舉辦相應(yīng)的技能培訓(xùn)。在指導(dǎo)方面,可請(qǐng)檔案管理專家授課,哪方面“空白”對(duì)哪方面進(jìn)行“填充”,哪方面薄弱對(duì)哪方面進(jìn)行鞏固。通過(guò)進(jìn)修、專題講座或參加小型研討會(huì)等方式的培訓(xùn),定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn);要求撐握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),利用現(xiàn)代化管理手段,使自己有能力對(duì)高科技條件下產(chǎn)生的信息進(jìn)行搜集、加工、整理,并了解和熟悉國(guó)內(nèi)外檔案工作的發(fā)展史和新經(jīng)驗(yàn),注重實(shí)踐,經(jīng)考核,合格者持證上崗,不合格者,自然淘汰。使醫(yī)院檔案工作人員不斷提高想政治覺(jué)悟與業(yè)務(wù)水平,更好地掌握檔案專業(yè)知識(shí)和政策。

4 增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí).強(qiáng)化服務(wù)觀念

改變傳統(tǒng)觀念,提高檔案的開(kāi)發(fā)與利用。檔案管理工作不能停滯于管理與保存階段,應(yīng)加以開(kāi)發(fā)、利用,更好服務(wù)于醫(yī)療管理。首先,開(kāi)發(fā)檔案資源,可利用現(xiàn)有資源、加以分析、總結(jié)、編寫,使檔案信息更完善、更科學(xué);將“加工”好的信息提交給相關(guān)需要的人員,為他們工作需要提供有利的參考文獻(xiàn)。在服務(wù)思想上要變被動(dòng)為主動(dòng),應(yīng)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)信息需要者所需要的信息,而不是等他們過(guò)來(lái)查詢信息時(shí)卻發(fā)現(xiàn)資料欠缺。

掌握計(jì)算機(jī)操作的技能。建立信息網(wǎng)絡(luò),隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用,以紙質(zhì)檔案為主的檔案形式和以手工查詢?yōu)橹饕?wù)手段的檔案管理模式工作效率太低,也無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)的需要,必須大力發(fā)展醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),通過(guò)專門的管理軟件進(jìn)行檔案管理、查詢、和信息傳遞等。

5 加大投入,提高配備,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必需的條件。(1)提高檔案保護(hù)軟硬件現(xiàn)代化配備;以便于管理,因此,在檔案管理方面,充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)功能,可以節(jié)省時(shí)間、減少人力、物力的消耗,提高工作效率。(2)傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存占用大量空間,也加大了工作人員的工作量;運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備能大大減少空間,更重要的是增強(qiáng)了檔案保密性。利用計(jì)算機(jī)管理檔案,能使檔案管理工作更具條理、系統(tǒng)化。當(dāng)前推行計(jì)算機(jī)檔案管理,有利于現(xiàn)實(shí)檔案的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

6 重視開(kāi)發(fā),充分利用,發(fā)揮檔案的社會(huì)效益

檔案管理的目的是使檔案的利用率達(dá)到最大化,同時(shí)也使管理工作更方便。因此,檔案部門要制訂嚴(yán)格、科學(xué)的管理制度,相關(guān)人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí),最大程度的開(kāi)發(fā)檔案資源,為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作提供有力信息;其次,要積極發(fā)展檔案編制工作、對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、編匯,使信息更專業(yè)、系統(tǒng),為利用者提供多方面有效信息;最后,要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的縱向發(fā)展,使資源共享最大化,從而提高檔案的利用率。

7 結(jié)語(yǔ)

要知道新形勢(shì)對(duì)檔案管理的要求,就必須對(duì)檔案管理做一次改革,以新的姿態(tài)服務(wù)于大眾,實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值。醫(yī)院檔案管理工作是一門學(xué)問(wèn),涉及面廣,檔案管理工作需要全體員工的配合,從多方面多角度進(jìn)行改革,如此,才能使醫(yī)院檔案管理工作保持特色和活力。

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