Office 2013全景試用報告

林麗華

在7月16日的微軟開發(fā)者大會上，微軟CEO Steve Ballmer和Office部門總裁Kurt DelBene共同宣布了下一代Office的客戶預(yù)覽版（Customer Preview，為了介紹的方便，以下均簡稱為“Office 2013”）。DelBene還在不久前收購的Perceptive Pixel的大屏幕上演示了Office 2013的新特性。本文將以英文版本為例，向讀者全景介紹相關(guān)的新功能，同時穿插一些比較實(shí)用的技巧。

Office 2013的安裝和激活

Office 2013此次發(fā)布的預(yù)覽版本包括Word 2013、PowerPoint 2013、Excel 2013、OneNote和Outlook等相關(guān)組件，與Office 2010基本相似。需要指出的是，Office 2013預(yù)覽版本只支持Windows 8和Windows 7，連Windows Vista都不支持，更別說Windows XP等老舊的操作系統(tǒng)了。

安裝完成之后，打開任意一個組件，依次選擇“File/Account”，在這里輸入官方提供的序列號激活即可。Office 2013離線安裝包的版本頁面見http://www.microsoft.com/china/office/preview，在頁面底部選擇“Office專業(yè)增強(qiáng)版2013”，按照提示操作即可。

小技巧

為傳統(tǒng)桌面添加Office組件的快捷方式

雖然可以在Metro界面快速選擇相應(yīng)的Office 2013組件（如圖1），但對于大部分無法使用觸摸式設(shè)備的朋友來說，可能還是更習(xí)慣于在傳統(tǒng)的桌面環(huán)境進(jìn)行操作，不過由于已經(jīng)無法發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的開始菜單，因此找到相應(yīng)的組件可能不太容易。此時可以考慮在桌面上手工添加常用組件的快捷方式：

右擊桌面，依次選擇“新建/快捷方式”，將路徑指向“Program FilesMicrosoft OfficeOffice15”，在這里選擇相應(yīng)組件的可執(zhí)行文件（如圖2），至于快捷方式的名稱可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行更改，建議將Word、Excel、PowerPoint三大組件的快捷方式添加到桌面，這樣使用起來就方便多了。

第一印象

Office 2013采用了全新的界面設(shè)計風(fēng)格，從安裝過程開始已經(jīng)可以感受到這些變化，各個組件的圖標(biāo)也有了很大的改觀。初次啟動時， Office 2013會提示進(jìn)行簡單的設(shè)置，例如歡迎界面會提示用戶設(shè)置背景，下拉列表框提供了一些選擇，選擇之后會顯示在 Office 2013主窗口的右上角。

無論是安裝或是啟動速度，較之以前的版本，Office 2013都有了很大的進(jìn)步，甚至在安裝的同時，我們已經(jīng)可以使用部分功能，當(dāng)然這需要網(wǎng)絡(luò)的后臺支持。Office 2010引入的Backstage界面如今已經(jīng)比較接近Metro，Office 2013中更引入了新的開始體驗(yàn)，每次啟動時都會幫助用戶快速打開或從模板新建文檔，可以在右側(cè)窗格選擇模板新建文檔，在左側(cè)窗格的菜單欄選擇之前已經(jīng)打開過的文檔，部分用戶可能會感覺不太適應(yīng)（后面會談到如何更改這一設(shè)置）。

點(diǎn)擊右上角的全屏按鈕，包括Ribbon、狀態(tài)欄、標(biāo)題欄等內(nèi)容都會被全部隱藏，進(jìn)入“無干擾辦公”的全屏狀態(tài)。

Word 2013：窗口底部使用藍(lán)色底色，其他部分仍然是傳統(tǒng)的白色，對比度更清晰，相當(dāng)大方。

Excel 2013:采用綠色和白色作為主色調(diào)，窗口頂部的文檔名稱使用紅色的底色。

Power Point 2013：主界面采用橙色和白色作為主色調(diào)，不過窗口頂部的文檔標(biāo)題并沒有使用類似于Word的紅色底色。

常用組件的新變化

雖然Office的功能極其強(qiáng)大和龐雜，但對大部分用戶來說，平時主要接觸的也就是Word、Excel、PowerPoint等三大常用組件，因此本文主要以這三大組件為例，介紹Office 2013的新變化。

Word 2013

Word 2013的打開速度非常之快，默認(rèn)的打開界面類似于WPS文字，并不是默認(rèn)新建一個文檔，而是引導(dǎo)新建文檔的模板導(dǎo)航頁（如圖3）。當(dāng)然，如果你希望每次默認(rèn)打開新建文檔，可以進(jìn)入“Word Options”設(shè)置界面，切換到“General”面板，在右側(cè)窗格找到“Start up options”小節(jié)，在這里取消“Show the start screen when this application starts”復(fù)選框即可。遺憾的是，修改上述設(shè)置之后，只能針對Word生效。

賬號整合和云服務(wù)

Office 2013現(xiàn)在已經(jīng)完全整合自己的微軟賬號（原 Windows Live ID），因此可更方便地連接至SkyDrive、My Office、Office 365和綁定的Flickr、Facebook，方便用戶使用云服務(wù)和社交功能。一旦你登錄Office，你的Office 2013個性化設(shè)置、最近文件列表、模板、詞典都將漫游，當(dāng)然，Office 2013默認(rèn)是將文檔存儲至SkyDrive，PC、平板電腦和手機(jī)都可以隨時訪問。

如果你使用的是Windows 8，而且是使用Live ID登錄系統(tǒng)，那么在打開Office 2013時會自動啟用SkyDrive，此時我們可以發(fā)現(xiàn)Office 2013與SkyDrive的結(jié)合非常密切，可以將文檔、設(shè)置保存到云端，也可以從云端直接載入文檔進(jìn)行編輯（如圖4）。在文檔編輯完成之后，可以考慮將文檔直接保存在SkyDrive，相信25GB的容量應(yīng)該是足夠使用了。將文檔保存在云端還有另外一個好處：在出現(xiàn)系統(tǒng)死機(jī)、突然斷電等意外情況時，Word 2013會為用戶自動保存編輯成果，在下次再次打開這篇保存在云端的文檔時，你會發(fā)現(xiàn)會恢復(fù)到上次關(guān)閉之前的狀態(tài)。

對多媒體元素的良好支持

Word 2013可以加入在線圖片或在線視頻。切換到“INSERT”選項卡（如圖5），點(diǎn)擊工具欄上的“Online Picture”或“Online Video”按鈕，可以載入Bing的圖片和視頻搜索結(jié)果，也可以載入SkyDrive網(wǎng)盤的圖片或視頻，當(dāng)然也可以直接粘貼某一視頻的HTML代碼。

這里還支持Flickr、YouTube等網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，在關(guān)聯(lián)Flickr和YouTube賬號之后，可以直接載入Flickr的圖片或YouTube的視頻在Word 2013進(jìn)行編輯（如圖6），可惜國內(nèi)用戶暫時無法使用這些功能。

協(xié)同編輯

切換到“Share”面板，在這里選擇“Invite People”，可以將文檔保存到云端，其實(shí)也就是保存到SkyDrive，這樣可以邀請他人瀏覽或編輯；如果選擇“Email”，可以通過郵箱鏈接，邀請同事或好友共同編輯文檔（如圖7），這里只要輸入相應(yīng)的郵箱，選擇授予對方的操作權(quán)限（允許編輯或只讀），將邀請鏈接發(fā)送出去就可以了。

對方接收到邀請郵件之后，點(diǎn)擊郵件中的邀請鏈接，即可在瀏覽器上打開SkyDrive，通過Office的在線模式查看文檔，如果擁有編輯權(quán)限，就可以在線編輯或者打開Word進(jìn)行編輯。

更佳的閱讀體驗(yàn)

切換到“VIEW”選項卡，在這里選擇“Read Mode”進(jìn)入閱讀模式，此時會獲得類似于平板電腦、智能手機(jī)上閱讀電子書的效果（如圖8），對于擁有觸摸屏設(shè)備的用戶來說，會獲得更佳的閱讀體驗(yàn)。另外需要指出的是，Word 2013會記住當(dāng)前的閱讀狀態(tài)，下次打開該文檔時，會直接進(jìn)入上一次的頁面。

在線演示

Word 2013引入了類似于PowerPoint 2010的廣播功能。在主菜單下選擇“Share”，在右側(cè)窗格選擇“Present Online”（如圖9），隨后會彈出一個對話框，要求使用Windows Live ID登錄，最后會生成一個鏈接，將這個鏈接發(fā)布出去，對方直接在瀏覽器打開這個鏈接即可觀看在線演示的效果（如圖10）。

多點(diǎn)觸控

Ribbon風(fēng)格的菜單欄非常適合觸控操作，在插入表格之后，可以很方便的使用多點(diǎn)觸控的方式對表格進(jìn)行縮放，增加、刪除表格的按鈕也變得非常明顯。

小技巧

利用Office 2013實(shí)現(xiàn)PDF文檔的轉(zhuǎn)換

借助最新版本的Office 2013預(yù)覽版，除了可以直接創(chuàng)建PDF文檔之外，還可以直接編輯PDF文檔。

打開PDF文檔，可以看到其中的效果基本保留，你可以按照自己的意愿進(jìn)行編輯（如圖11），編輯完成之后，可以將PDF文檔直接轉(zhuǎn)換為Word文檔，可以說這個工具相當(dāng)實(shí)用，當(dāng)然它的功能也有一些限制，如果文檔中的格式元素比較多，例如分布符、表格、圖片，那么可能無法轉(zhuǎn)換成功。

當(dāng)然，也許你會認(rèn)為，如果僅僅為了轉(zhuǎn)換PDF文檔而選擇Microsoft Office，可能有些不太合算，但想想你每天都在使用的Word、Excel、PowerPoint，還有什么放不開的呢？

補(bǔ)充

如果不太習(xí)慣英文界面的拼寫檢查工具，可以安裝官方提供的簡體中文版本，下載頁面為http://www.microsoft.com/zh-cn/download/details.aspx?id=30340。

Excel 2013

推薦圖表

很多時候，我們并不是很容易選擇合適的圖表風(fēng)格，Excel 2013會自動為當(dāng)前表格制定不同形式的圖表，我們只要從這些示例中選擇一款合適的就可以了（如圖12），在這里可以快速預(yù)覽圖表和圖表選項，然后選擇最適合的選項。

快速分析透視

Excel 2013會嘗試各種方法直觀展示你的數(shù)據(jù)，當(dāng)你對某一模式感到滿意時，只需要單擊鼠標(biāo)即可應(yīng)用格式設(shè)置、迷你圖、圖表等效果。

快速填充

Excel 2013會自動學(xué)習(xí)并識別你的編輯模式，然后自動填充剩余的數(shù)據(jù)，不再需要你使用公式或宏代碼。

一鍵發(fā)布到社交網(wǎng)絡(luò)

制作好的Excel圖表，可以一鍵直接發(fā)布到社交網(wǎng)絡(luò)，在完成云端保存之后，切換到“Share”（如圖13），在這里選擇“Post to Social Networks”即可，當(dāng)然必須事先在Windows Live主頁完成Facebook、Linkedin、YouTube、Flickr等社交網(wǎng)絡(luò)的鏈接，如果有來自國內(nèi)的騰訊微博、新浪微博就更好了。

新增大量函數(shù)

Excel 2013增加了50多個新函數(shù)，例如FORMULATEXT函數(shù)可以返回單元格內(nèi)的公式文本，ISFORMULA函數(shù)可以判斷單元格中的內(nèi)容是否是公式，WEBSERVICE函數(shù)可以通過網(wǎng)絡(luò)連接直接獲取數(shù)據(jù)，F(xiàn)ILTERXML函數(shù)可以在XML結(jié)構(gòu)化內(nèi)容中獲取指定格式路徑下的信息，ENCODEURL函數(shù)可以對URL地址（主要是中文字符）進(jìn)行UTF-8編碼，這些函數(shù)大大提高了用戶的工作效率。

PowerPoint 2013

與Word 2013相比，PowerPoint 2013并沒有提供很多引人注目的新功能。不過，除了提供許多新的演示模板之外，還是有許多值得稱道的變化。

演示模式：在演示模式下，演示者可預(yù)覽下一張幻燈片、備注，輕松進(jìn)行內(nèi)容的縮放，甚至可以在觀眾看不到的情況下跳過其中的幻燈片?？梢钥吹降撞吭鰪?qiáng)了許多控制按鈕，這主要是針對平板電腦進(jìn)行的優(yōu)化設(shè)計。

恢復(fù)閱讀：PowerPoint可以自動記錄你最后的演示位置，下次打開時可以直接進(jìn)入位置。

一鍵更換主題：在這里可以為演示文稿一鍵更換內(nèi)置的主題，鼠標(biāo)點(diǎn)擊即可查看預(yù)覽效果。

視頻細(xì)節(jié)調(diào)整：可以對插入的視頻進(jìn)行細(xì)節(jié)調(diào)整，例如尺寸大小、封面，也可以為視頻添加相框和濾鏡。

輸出功能：在主菜單下選擇“Export”可以將演示文稿直接保存為PDF或XPS格式的文檔，可以轉(zhuǎn)換為視頻，當(dāng)然也可以刻錄到CD光盤。