藝術(shù)院系教學(xué)秘書(shū)鏈環(huán)式工作模式的研究與實(shí)踐

摘要：依據(jù)藝術(shù)院系階段式授課的特點(diǎn)，結(jié)合教學(xué)秘書(shū)工作任務(wù)，將每學(xué)期的教學(xué)工作內(nèi)容整合成為以學(xué)期為主鏈，以階段性工作為環(huán)即鏈環(huán)式工作模式，每一環(huán)上詳細(xì)分布著該時(shí)段的具體工作，穿插對(duì)該時(shí)段已經(jīng)結(jié)課課程作品的收繳及綜合評(píng)定，相應(yīng)成績(jī)錄入，成績(jī)審核，完成結(jié)課程序。一環(huán)接一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣形成縱向到底的鏈環(huán)式工作模式。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書(shū)工作；鏈環(huán)式構(gòu)建

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理隊(duì)伍中的一員，是教學(xué)鏈中不能缺少的一環(huán)，不僅起著上通下達(dá)，調(diào)節(jié)各部門(mén)和師生關(guān)系的作用，而且還是教務(wù)處、教師、學(xué)生三者之間的橋梁和紐帶，在院系教務(wù)管理中發(fā)揮著重要作用。藝術(shù)院系的大多課程都以技能、技巧的教學(xué)為主，具有較強(qiáng)的直觀性，水平高低錯(cuò)落較為明顯，生搬硬套其它院系的教學(xué)秘書(shū)工作模式是違背藝術(shù)院系教學(xué)管理規(guī)律的。但是根據(jù)藝術(shù)院系的專(zhuān)業(yè)定位、課程特點(diǎn)、成果形式進(jìn)行深入地研究，是能夠逐漸探索出符合藝術(shù)院系自身特點(diǎn)的教學(xué)秘書(shū)工作模式的。為減輕教師每學(xué)期存放學(xué)生結(jié)課作品的負(fù)擔(dān)，緩解教學(xué)秘書(shū)期末的工作壓力，結(jié)合工作實(shí)際就藝術(shù)院系教學(xué)秘書(shū)鏈環(huán)式工作模式進(jìn)行探討。

一、階段性工作模式

1.第一環(huán)。新學(xué)期校歷、領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)課記錄、教研室活動(dòng)情況記錄的領(lǐng)取和分發(fā)；收繳教學(xué)日歷;通知教師和學(xué)生領(lǐng)取教材；協(xié)助教務(wù)處安排上學(xué)期不及格學(xué)生的補(bǔ)考；統(tǒng)計(jì)并上傳新生數(shù)據(jù)（單學(xué)期）；實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)表格的領(lǐng)取、收發(fā)和數(shù)據(jù)上報(bào)；補(bǔ)考成績(jī)錄入審核；為計(jì)算機(jī)水平考試安排本部門(mén)負(fù)責(zé)的監(jiān)考任務(wù)；核對(duì)教務(wù)系統(tǒng)中重修課程情況；制定當(dāng)學(xué)期課程結(jié)課順序目錄，收繳已結(jié)課課程作品，完成相應(yīng)的成績(jī)錄入。

2.第二環(huán)。通知學(xué)生辦理重修手續(xù)，審核重修課程學(xué)分,安排重修課程的教學(xué)任務(wù)；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任修訂本部門(mén)各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃，補(bǔ)充教務(wù)系統(tǒng)中的信息，審核系統(tǒng)中教學(xué)計(jì)劃的每條信息確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤；通知教師申報(bào)公選課，學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)中選公選課；根據(jù)各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃，核定各班級(jí)的教學(xué)任務(wù)；編制本部門(mén)校歷和實(shí)踐教學(xué)任務(wù)進(jìn)程表；收繳已結(jié)課課程作品，完成相應(yīng)的成績(jī)錄入。

3.第三環(huán)。協(xié)助部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和教研室主任落實(shí)教學(xué)任務(wù)給教師（包括外聘、行政兼職）；協(xié)助部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及教研室主任進(jìn)行期中教學(xué)檢查；深入課堂聽(tīng)課；院系期中教學(xué)檢查資料的收繳、匯總、上報(bào)；協(xié)助部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和教研室主任做好實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯等工作（雙學(xué)期）；在教務(wù)系統(tǒng)中錄入教學(xué)安排，核對(duì)無(wú)誤后經(jīng)教學(xué)院長(zhǎng)批準(zhǔn)，報(bào)送教務(wù)處審核；配合教研室主任填報(bào)預(yù)訂教材清單并提交教材科；編排下一學(xué)期各班教室使用表，為排課做準(zhǔn)備。

4.第四環(huán)。畢業(yè)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)、進(jìn)行學(xué)位資格初審并上報(bào)教務(wù)處（雙學(xué)期）；教師教學(xué)工作量的核算、報(bào)批；統(tǒng)計(jì)上報(bào)下學(xué)期預(yù)報(bào)工作量；通知畢業(yè)班學(xué)生準(zhǔn)時(shí)參加圖像信息采集，完成電子注冊(cè)、學(xué)歷認(rèn)證的相關(guān)工作（單學(xué)期）；精心安排個(gè)別科目提前考試的時(shí)間、地點(diǎn)及監(jiān)考教師并報(bào)教務(wù)處審批；細(xì)心周密地編制下一學(xué)期的課程表。收繳已結(jié)課課程作品，完成相應(yīng)的成績(jī)錄入。

5.第五環(huán)。確定本學(xué)期期末大考科目并報(bào)送教務(wù)處；向任課教師收集試卷（A、B）并送達(dá)教務(wù)處；統(tǒng)計(jì)未修三分之一學(xué)生名單，并上報(bào)教務(wù)處；為緩考學(xué)生辦理緩考手續(xù)，并通知到相關(guān)課程的授課教師；提供期末大考排考的基本數(shù)據(jù)，落實(shí)監(jiān)考教師，將考試安排通知到相關(guān)的師生；核對(duì)、匯總外聘教師工作量和課時(shí)酬金并及時(shí)報(bào)送教務(wù)處審批；協(xié)助教務(wù)處做好英語(yǔ)四、六級(jí)考試的相關(guān)工作；收繳已結(jié)課全部課程作品，完成相應(yīng)的成績(jī)錄入。

6.第六環(huán)。收繳已批閱的期末大考科目的試卷，成績(jī)錄入，成績(jī)審核，成績(jī)單打印；教學(xué)文件的收發(fā)、保管、歸檔，做到教學(xué)檔案庫(kù)信息齊全清楚、查用方便；收集保存系部會(huì)議記錄、教研活動(dòng)記錄；整理試卷，成績(jī)單歸檔保存；收集保存教學(xué)日志；發(fā)放下學(xué)期課程表。

二、常規(guī)性工作模式

每天及時(shí)查看是否有新的教務(wù)通知，隨時(shí)查看隨時(shí)回復(fù)。通過(guò)班委QQ群進(jìn)行網(wǎng)上留言通知相關(guān)事宜，避免了班級(jí)干部因正上課不便接電話(huà)的尷尬。通過(guò)教師QQ群與教研室主任、教師聯(lián)系，維護(hù)正常教學(xué)秩序，了解和掌握教師、學(xué)生上課的基本情況；各種文件的領(lǐng)取，收發(fā)，歸檔；按教務(wù)處的有關(guān)規(guī)定為教師辦理調(diào)、串課，代課，補(bǔ)課手續(xù)；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)為學(xué)生辦理休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等手續(xù)和學(xué)生獎(jiǎng)懲的報(bào)審、登記、通知、存檔等工作。

三、臨時(shí)性工作模式

往屆畢業(yè)生成績(jī)查詢(xún)、打印等；完成院系領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理教學(xué)過(guò)程中的偶發(fā)事件；及時(shí)完成教務(wù)處或?qū)W院上級(jí)部門(mén)交辦的緊急工作。

經(jīng)過(guò)對(duì)各類(lèi)高校，尤其是藝術(shù)類(lèi)院校教學(xué)秘書(shū)工作模式的比較研究，結(jié)合藝術(shù)院系階段式授課的特點(diǎn)，借鑒當(dāng)今世界教育教學(xué)改革理論思想，對(duì)傳統(tǒng)的工作程序進(jìn)行細(xì)化分解，形成一個(gè)個(gè)小的工作“循環(huán)節(jié)”，將這些“循環(huán)節(jié)”連接起來(lái)，形成適合藝術(shù)院系教學(xué)特點(diǎn)的、更加完善的、全程性的藝術(shù)院系教學(xué)秘書(shū)鏈環(huán)式工作模式。使教學(xué)管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)效率更高，質(zhì)量更好。不僅能客觀、公正、及時(shí)的為藝術(shù)院系階段式授課的全過(guò)程做好服務(wù)工作，而且對(duì)提高藝術(shù)院系教學(xué)質(zhì)量，保證教學(xué)過(guò)程的順利進(jìn)行，規(guī)范教學(xué)管理有著重要作用，同時(shí)也可以為藝術(shù)院系教學(xué)秘書(shū)工作的持續(xù)改進(jìn)提供參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙蓮娜,盧海燕.秘書(shū)學(xué)概論[M].大連理工出版社,2008（6）.

[2]顏金玲.教學(xué)秘書(shū)在高等學(xué)校的“教”與“學(xué)”中的作用[J].科學(xué)教育論壇，2006（3）.

（作者簡(jiǎn)介:王維英（1972-）,女，吉林長(zhǎng)春人，吉林工程技術(shù)師范學(xué)院藝術(shù)學(xué)院助理研究員。）