高校數(shù)字檔案安全管理初探

修中建

摘 要:安全管理是檔案工作的生命線,數(shù)字檔案安全是高校檔案工作的重點(diǎn);加快檔案數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展趨勢(shì);強(qiáng)化安全、方便利用是高校檔案工作追求的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案管理安全

中圖分類(lèi)號(hào):G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1672-3791(2012)06(b)-0246-01

1高校是檔案管理科研創(chuàng)新的前沿陣地

由于高等教育部門(mén)具有理論上的系統(tǒng)性、科研上的前瞻性、人才上的集中性和專業(yè)上的相對(duì)性,高校檔案理論科研等都有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。特別是檔案數(shù)字化建設(shè)得到優(yōu)先發(fā)展。

當(dāng)然,由于高校具有學(xué)科專業(yè)的相對(duì)性、教學(xué)規(guī)律的傳統(tǒng)性、教學(xué)職業(yè)的獨(dú)立性、實(shí)驗(yàn)論證的局限性,都在不同程度上決定著檔案理論探索、檔案軟件研發(fā)等方面不可能盡善盡美,特別是高校數(shù)字檔案的安全保管也還存在著不少薄弱環(huán)節(jié)。

由于當(dāng)前紙質(zhì)檔案文件日趨減少,電子信息資料逐漸增多,給高校數(shù)字檔案安全管理提出了新的挑戰(zhàn)。所以高校檔案建設(shè)必須以利用為前提,以安全為基礎(chǔ),只有真正重視數(shù)字檔案管理安全,才能真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案可用、可控、可持續(xù)發(fā)展。

2高校加快檔案數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展趨勢(shì)

由于數(shù)字檔案發(fā)展的驅(qū)動(dòng)性是利用的便捷性;加之?dāng)?shù)字檔案建設(shè)依賴的是現(xiàn)代手段的科學(xué)性。所以高科技下的數(shù)字檔案管理模式創(chuàng)新也會(huì)層出不窮。因?yàn)闅v史不會(huì)倒退,發(fā)展不會(huì)停止,檔案管理也不可能再回到傳統(tǒng)的刀刻手寫(xiě)時(shí)代。

未來(lái)幾年、將是中國(guó)從紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)換到電子文件管理的飛速發(fā)展時(shí)期。檔案管理人員必須跟上時(shí)代的步伐,保持與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念,強(qiáng)化安全意識(shí)、免得時(shí)代進(jìn)步了、有的歷史卻被我們遺漏了。

充分認(rèn)識(shí)檔案信息化在提供方便利用的同時(shí),也會(huì)給檔案數(shù)據(jù)的安全管理增加許多不確定因素。特別是在電子文件的生成、傳遞、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)和過(guò)程中,且不可忽視安全隱患的風(fēng)險(xiǎn)。尤其在諸多不可預(yù)見(jiàn)的漏洞中,不可掉以輕心,要防患未然,確保安全。

要逐步樹(shù)立和強(qiáng)化電子文件及時(shí)歸檔備份和轉(zhuǎn)換升級(jí)的理念。對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)和歸檔的電子文件磁光介質(zhì)、數(shù)碼載體要熟悉特性、掌握功能;要定期判讀識(shí)別,隨時(shí)優(yōu)化復(fù)制刻盤(pán)。要確保對(duì)電子文件的信息采集路徑通暢、后臺(tái)管理及時(shí)下載、目錄存檔隨機(jī)更新;采用多種安全手段,歸檔同步、雙軌并舉;把握細(xì)節(jié),強(qiáng)化責(zé)任。確保不發(fā)生損失,確保隨時(shí)可用可還原。

3以史為鑒強(qiáng)化責(zé)任是安全管理的基礎(chǔ)

往顧過(guò)去、以史為鑒,傳承文明、延續(xù)發(fā)展。在漫長(zhǎng)的歷史進(jìn)化中,盡管古人雖無(wú)電子設(shè)備可用,但他們刻寫(xiě)在龜甲、石塊、竹木、泥土上的各種文字圖案卻被保留到了今天。更不要說(shuō)中國(guó)發(fā)明了活字印刷、紙張絲絹對(duì)世界文明所作的巨大貢獻(xiàn)。

數(shù)字檔案安全問(wèn)題并非毫無(wú)漏洞可言。據(jù)報(bào)道,目前在全國(guó)的電子文件中、約有近10%變成了不能兼溶而又無(wú)法識(shí)別的微機(jī)亂碼。這意味著在我國(guó)有部分領(lǐng)域內(nèi)的一段歷史或一段文化,將因?yàn)椴荒鼙Ａ粝掠涗浂鵁熛粕?。這充分說(shuō)明了電子文件、數(shù)字檔案不僅只具有方便快捷的實(shí)用性、同時(shí)它也存在安全保管的脆弱性和安全利用的風(fēng)險(xiǎn)性。

當(dāng)今倡導(dǎo)電子信息時(shí)代的無(wú)紙化辦公,在追求節(jié)約低碳、快捷方便的同時(shí),但也不要忘記現(xiàn)代管理手段中的安全隱患。在使用和操作現(xiàn)代設(shè)備時(shí)、如果不小心、數(shù)據(jù)就會(huì)丟失,微機(jī)按錯(cuò)鍵盤(pán),就有可能造成前功盡棄的遺憾。

4建立體系規(guī)范管理是數(shù)字檔案安全前提

從發(fā)生的實(shí)際例子來(lái)看、高校數(shù)字檔案安全管理目前是一個(gè)不容回避的問(wèn)題。當(dāng)前我國(guó)高校在檔案工作中多伴都已經(jīng)使用了各類(lèi)管理軟件、但這些軟件在提高工作效率的同時(shí)、也并非完美無(wú)缺、沒(méi)有弊病。不同的管理軟件或不同的電子設(shè)備,也都會(huì)存在一些不同程度的缺陷。比如系統(tǒng)本身出現(xiàn)漏洞、路由交換器發(fā)生不穩(wěn)定、設(shè)備硬件意外損壞、電磁輻射信息泄露、執(zhí)行指令誤讀錯(cuò)判、外界環(huán)境侵害影響、以及在數(shù)據(jù)庫(kù)管理、存貯備份和格式轉(zhuǎn)換過(guò)程中的不兼容等諸多問(wèn)題。以及在應(yīng)用層次下的管理不規(guī)范,配置不到位,病毒預(yù)防隔離不徹底等都會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

目前就高校數(shù)字檔案安全總體情況看、存在的主要薄弱環(huán)節(jié)是“職責(zé)不明、界線不清、措施不到位,手段不健全、預(yù)案滯后、應(yīng)急遲緩”等諸多問(wèn)題。所以數(shù)字檔案管理必須建立在安全體系之上、完善管理措施、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),健全規(guī)章制度、確保數(shù)字檔案的便捷性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)備份手段的先進(jìn)性、多樣性、信息安全管理的長(zhǎng)久性和可靠性。做到今天存儲(chǔ)的數(shù)字檔案,就要預(yù)先想到明天利用的方便,今天采集的數(shù)字信息,就要考慮到未來(lái)管理是否安全。因?yàn)榭茖W(xué)手段多樣性的今天,并不能代表明天設(shè)備升級(jí)后的格式兼溶。關(guān)注數(shù)字檔案信息安全保管的周期性,做到及時(shí)校驗(yàn)、定期轉(zhuǎn)換、確保數(shù)字檔案的安全利用。

5安徽公安學(xué)院探索數(shù)字檔案安全管理

安徽公安職業(yè)院具有50多年的建校發(fā)展史、在半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展過(guò)程中、積累了大量歷史檔案。為了方便利用和安全保管,早在兩年前學(xué)院就著手將這些檔案進(jìn)行了數(shù)字化。在數(shù)字化過(guò)程中,始終堅(jiān)持以安全管理為目標(biāo),以方便利用為目的,為打造和建立真正的檔案信息采集、存儲(chǔ)、管理、安全利用為一體的共享平臺(tái)奠定基礎(chǔ)。

在推進(jìn)學(xué)院數(shù)字檔案安全體系建設(shè)中,首先明確責(zé)任抓源頭、部門(mén)考核一把手,層層落實(shí)、分解到人。外網(wǎng)嚴(yán)格控制接入、內(nèi)網(wǎng)定期檢查清理;安全U盤(pán)注冊(cè)登記,堅(jiān)決杜絕一機(jī)兩用。對(duì)電子文件歸檔建立臺(tái)賬條目,對(duì)脫機(jī)備份移交的電子檔案嚴(yán)格簽字手續(xù),標(biāo)識(shí)確認(rèn)后備案管理待查。

在數(shù)字檔案的安全管理中、學(xué)院以各部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件為資源,以學(xué)院館藏和存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),規(guī)范采集、安全存儲(chǔ)、集中管理、分類(lèi)整合、統(tǒng)一利用、同步雙軌,確保數(shù)字檔案信息的安全性、完整性、真實(shí)性、可靠性和有效性。

為了真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的安全管理目標(biāo),學(xué)院在制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃時(shí)、對(duì)檔案的安全管理實(shí)行“三階段”構(gòu)思和“三系統(tǒng)”工程建設(shè)并分步推進(jìn)實(shí)施。即在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,首先按照規(guī)劃建設(shè)程序建立“文件采集”、“電子檔案室”、“電子文件中心綜合利用”三系統(tǒng)工程。在實(shí)踐和應(yīng)用中及時(shí)探索數(shù)字檔案安全管理“三系統(tǒng)”工程的實(shí)用性;評(píng)估“三階段”構(gòu)架規(guī)劃的可行性和未來(lái)發(fā)展的持續(xù)性。

安徽公安職業(yè)學(xué)院目前對(duì)數(shù)字檔案已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了“文件生成自動(dòng)采集、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確完備、離線移交歸檔及時(shí)、安全控制規(guī)范有序、資源兼溶涵概全面、綜合管理有效、檢索便捷實(shí)用、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全”;對(duì)數(shù)字檔案做到適時(shí)轉(zhuǎn)換升級(jí)、存儲(chǔ)介質(zhì)定期更新、完善載體校驗(yàn)識(shí)別措施、確保交互保管及異地備份數(shù)據(jù)的安全;確保數(shù)字檔案信息的可靠、可用、可控。

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