淺析高?？蒲袡n案的管理與利用

王曉東

科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過(guò)整理的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院?？茖W(xué)研究水平的不斷提高和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校科研檔案作為重要的信息資源得到了社會(huì)的普遍認(rèn)同和重視，但囿于多年來(lái)傳統(tǒng)觀念的影響，往往把它們排斥在檔案管理之外，致使高校的科研檔案比較蒼白、匱乏，這顯然是與信息化時(shí)代對(duì)信息資料的大量需求相違背的。

一、高?？蒲袡n案歸檔范圍的確定

科研檔案的最終目的是科研檔案的開(kāi)發(fā)利用。因此必須以科研檔案的開(kāi)發(fā)利用為出發(fā)點(diǎn)，并表現(xiàn)于整個(gè)檔案工作活動(dòng)的全過(guò)程中，這也是檢驗(yàn)科研檔案的科學(xué)管理的客觀標(biāo)準(zhǔn)。要做好檔案的科學(xué)管理和利用,首先要從歸檔的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)抓起。科學(xué)確定歸檔范圍是重要的第一步。筆者認(rèn)為科研檔案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:

1.科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書(shū)、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑?shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

2.科研項(xiàng)目檔案

主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書(shū)、審批文件、任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

3.科研文書(shū)檔案

科研文書(shū)檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。

二、高校科研檔案的應(yīng)用

1.高?？蒲袡n案是開(kāi)展科學(xué)技術(shù)研究的必要條件

科研工作具有繼承性、創(chuàng)造性和反復(fù)性的特點(diǎn)，沒(méi)有繼承就沒(méi)有發(fā)展，沒(méi)有借鑒就不可能創(chuàng)新。任何一門科學(xué)技術(shù)的發(fā)展或一項(xiàng)科研課題的開(kāi)展，都離不開(kāi)借鑒利用原有成果和經(jīng)驗(yàn)，這是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一條規(guī)律。但要繼承和借鑒，就要有科技儲(chǔ)備。科研檔案作為科研活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是積累科技經(jīng)驗(yàn)和儲(chǔ)備科技資源的一種重要手段，并且具有原始性和不可替代性。

在科研活動(dòng)中利用科研檔案，可以對(duì)科研人員的思想、觀點(diǎn)和研究方法產(chǎn)生積極的影響；可以在了解歷史、現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，推知發(fā)展趨勢(shì)；在科研中直接利用有些科研數(shù)據(jù)，可以減少重復(fù)勞動(dòng)，避免人、財(cái)、物、時(shí)間的浪費(fèi)；可以縮短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是現(xiàn)代科學(xué)研究，各門學(xué)科互相滲透、互相依存，如果沒(méi)有充足檔案、資料作為參考依據(jù);科研活動(dòng)必然寸步難行。

2.高校科研檔案是科技信息交流和科研成果推廣應(yīng)用的重要工具

科研檔案真實(shí)地記錄和反映了前人科學(xué)思想、科學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研過(guò)程和科研成果，包含豐富的第一手科技信息，是重要的科技資源。作為科技研究表達(dá)和存在的一種主要形式，科研檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、信息傳遞、科技協(xié)作以及科技成果轉(zhuǎn)讓、推廣與應(yīng)用的工具。同時(shí)，作為科學(xué)技術(shù)的有機(jī)組成部分，科研檔案也是一種潛在的生產(chǎn)力，通過(guò)科學(xué)管理與利用，便可以轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力。在許多情況下，可利用科研檔案直接創(chuàng)造價(jià)值，為社會(huì)增添財(cái)富。

3.科研檔案是科研管理的依據(jù)和憑證

從科研檔案形成的過(guò)程及其結(jié)果看，它是從當(dāng)時(shí)直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，并非在使用之際臨時(shí)編造的，它客觀地記錄了以往的科研情況，是令人信服的歷史證據(jù)?？蒲袡n案是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)的決策離不開(kāi)對(duì)歷史和現(xiàn)實(shí)情況的準(zhǔn)確把握，而科研檔案便是學(xué)?？蒲泄ぷ骺陀^現(xiàn)實(shí)的真實(shí)反映，它無(wú)疑可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的數(shù)據(jù)。

4.科研檔案是對(duì)科教人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力考核與職稱評(píng)聘的重要依據(jù)

一套完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的科研檔案，可以反映出科教人員的基礎(chǔ)理論水平、基本技能及綜合能力的高低，體現(xiàn)科學(xué)創(chuàng)見(jiàn)能力的高低。對(duì)于集體研究項(xiàng)目，還可從科研檔案中衡量每位科研人員的工作態(tài)度、協(xié)作精神及貢獻(xiàn)大小。所以，科研檔案為完善對(duì)科研人員的考核和獎(jiǎng)勵(lì)以及評(píng)職晉級(jí)提供了科學(xué)依據(jù)。

三、如何加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理和應(yīng)用

1.建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序

為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來(lái)，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。

2.規(guī)范高?？蒲袡n案的現(xiàn)代化管理

科研檔案管理規(guī)范化是科研檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)?？蒲袡n案規(guī)范化管理必須依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

3.建設(shè)高校科研檔案管理的信息化環(huán)境

高?？蒲袡n案信息化是指廣大教職員工具有信息化意識(shí)，能夠充分利用科研檔案。高校科研檔案信息化環(huán)境對(duì)高?？蒲袡n案信息化進(jìn)程有很大的影響。良好的信息化環(huán)境可以加快高?？蒲袡n案信息化建設(shè)速度，反之，就會(huì)阻礙高校科研檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.高?？蒲袡n案的開(kāi)發(fā)利用

高校科研檔案管理的工作要考慮其開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題，目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來(lái)既耽誤時(shí)間，又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此，要充分利用和發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，使其成為有效開(kāi)發(fā)利用科研檔案的窗口。