企業(yè)信息管理與應(yīng)用研究

[摘要] 從企業(yè)中存在的信息管理問題和各類信息應(yīng)用的層面重點闡述信息的管理與應(yīng)用策略，強調(diào)企業(yè)信息管理的重點在于重視信息的收集、分析和歸納總結(jié)，以提高企業(yè)信息的安全性及其應(yīng)用所產(chǎn)生的效益。

[關(guān)鍵詞] 信息管理信息應(yīng)用企業(yè)

1引言

隨著企業(yè)信息管理技術(shù)和方法的實踐與發(fā)展，企業(yè)信息管理對于信息化建設(shè)的作用越來越重要，應(yīng)用也越來越廣泛，企業(yè)信息管理的安全性建設(shè)及其應(yīng)用的理論研究也正在指導(dǎo)企業(yè)信息化走向成熟。企業(yè)信息不但是在宣傳產(chǎn)品以及企業(yè)形象，而且其中蘊含了大量公開或保密的競爭情報[1]。信息是情報的本質(zhì)，對企業(yè)效益和發(fā)展程度的影響越來越大。

2企業(yè)存在的信息管理問題

近年來人們逐步認識到信息管理對于企業(yè)的重要性，有的企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了統(tǒng)一管理，目的就是更大限度地保障企業(yè)信息管理的安全性和從信息中獲取最大的利益。

雖然企業(yè)已經(jīng)認識到了信息管理問題的重要性，并在信息管理建設(shè)方面取得了一些成績，但企業(yè)內(nèi)部仍然存在著很多問題：①員工缺乏完備的企業(yè)信息管理意識，高層管理人員對信息管理的認識和管理決策水平不高[2]；②高層管理人員忽略了企業(yè)信息管理發(fā)展戰(zhàn)略和計劃，信息管理資本投入不夠；③信息管理人員不足，崗位職責不明確，不能有效地實施和執(zhí)行相應(yīng)的管理和應(yīng)用措施；④缺乏技術(shù)深厚的信息管理專業(yè)人才；⑤企業(yè)信息管理策略不明確，缺乏信息管理制度和專業(yè)的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致管理不到位；⑥許多企業(yè)不斷增加各類信息管理系統(tǒng)（如資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、費用控制系統(tǒng)等），并且存在著依賴性，但是在信息系統(tǒng)運作中對信息情報的搜集、鑒別、分析、存儲以及效益等問題，并沒有予以太多的重視，使企業(yè)運作中產(chǎn)生的信息大量流失，企業(yè)出現(xiàn)運作問題時，不能及時收集相關(guān)信息，最終給企業(yè)造成了一定的損失。在外部監(jiān)管環(huán)境和業(yè)務(wù)需求快速變化的雙重壓力下，我國企業(yè)正在不得不為信息化管控體系的缺失付出高昂的代價。

業(yè)界專家們也在不斷地總結(jié)我國信息化存在的幾大問題，如信息技術(shù)規(guī)劃錯位、信息管理滯后、IT信息孤島、IT運營脫軌、信息技術(shù)管理合作困難等。企業(yè)信息管理問題成為企業(yè)運作越來越關(guān)鍵的問題之一。

3信息情報機構(gòu)的改革與發(fā)展

企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略只有恰如其分地應(yīng)用企業(yè)信息管理中產(chǎn)生的信息優(yōu)勢，進行信息鑒別分析和歸納總結(jié)，才能確保高層管理者在企業(yè)決策中的策略適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。

對企業(yè)信息情報機構(gòu)的運行進行控制，目的是使競爭情報機構(gòu)更好地服務(wù)于企業(yè)管理。企業(yè)信息情報機構(gòu)只有與其他業(yè)務(wù)單位的工作結(jié)合起來，其工作效能才可以發(fā)揮出來[3]。

隨著科技的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)技術(shù)分析在科學研究中起著越來越重要的作用，也正是認識到這一點，福州大學于2011年6月份成立了產(chǎn)業(yè)情報研究所，探索產(chǎn)業(yè)技術(shù)分析工作。福州大學產(chǎn)業(yè)情報研究所掛靠于福州大學圖書館，以福建省企業(yè)情報需求為導(dǎo)向，以圖書資源為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮圖書情報信息人員收集、整理、分析的能力，提供覆蓋全面、服務(wù)規(guī)范、響應(yīng)及時的“一站式”情報服務(wù)工作，為福建省企業(yè)開展情報信息服務(wù)，同時為政府、科研機構(gòu)提供前瞻性、導(dǎo)向性、綜合性的決策咨詢服務(wù)，促進決策的科學化。

2011年9月23日在北京召開的“中國社會科學院信息情報研究院”成立大會，表明了該院今后的主要職責就是圍繞黨和國家的中心工作，收集、編輯和報送中國社會科學院專家學者開展綜合研究、跟蹤分析、預(yù)測研判、對策咨詢所形成的具有重要理論和實踐意義的科研成果，以及國際國內(nèi)重要思想理論觀點、戰(zhàn)略要情及動向、重要事件、活動和熱點問題的信息動態(tài)，為黨和國家決策提供及時有效的智力支持和咨詢服務(wù)。全國政協(xié)副主席、中國社會科學院黨組書記、院長陳奎元為信息情報研究院題詞：“今時世界信息如潮，孰惡孰善須得要領(lǐng)。明日家國憂患何出，知彼知己言必由衷?！?/p>

2011年10月9日，工業(yè)和信息化部副部長劉利華到工信部電子科學技術(shù)情報研究所調(diào)研時，對該所下一步改革發(fā)展工作提出的明確要求之一就是要求該所按照“固本求新、轉(zhuǎn)型發(fā)展”戰(zhàn)略的總體要求，在鞏固情報研究服務(wù)特色的基礎(chǔ)上，進一步提升核心能力，實現(xiàn)情報研究與媒體出版的優(yōu)勢互動，更好地服務(wù)于部、服務(wù)于行業(yè)、服務(wù)于國防建設(shè)，為加快工業(yè)轉(zhuǎn)型升級、全面提升信息化水平提供支撐。

現(xiàn)代企業(yè)信息情報實踐中，競爭情報主要用于企業(yè)的以下5類工作內(nèi)容，即：新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定和執(zhí)行、銷售策略的制定和執(zhí)行、人力資源管理和市場營銷交流。企業(yè)信息情報機構(gòu)的工作流程與上述5種企業(yè)管理工作流程是相互作用的，其相互關(guān)系如圖1[3]所示：

美國科學情報研究所（Institute for Scientific Information， 簡稱ISI）多元化的數(shù)據(jù)庫收錄16 000多種國際期刊、書籍和會議錄，橫跨自然科學、社會科學、藝術(shù)及人文科學各領(lǐng)域，內(nèi)容包括文獻編目信息、參考文獻(引文)、作者摘要等一系列關(guān)鍵性的參考信息，從而構(gòu)成了研究信息領(lǐng)域內(nèi)最全面綜合的多學科文獻資料數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品和服務(wù)包括現(xiàn)刊題錄數(shù)據(jù)、引文索引、可定制的快訊服務(wù)、化學信息產(chǎn)品以及文獻計量學方面的資料，版本包括書本型、CD-ROM光盤、磁盤，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)檢索和獲取相應(yīng)的全文服務(wù)。

當前我國信息化建設(shè)正處在深化、整合、轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵時期。信息化建設(shè)在經(jīng)歷20年的“摸著石頭過河”后，從來都沒有像今天這樣渴望科學的世界觀和方法論的指引。

信息資源得不到充分利用、信息化效益低的背后，核心問題是缺乏信息化建設(shè)制度，缺乏信息化績效評估和信息化管理與控制體系。情報研究質(zhì)量控制的重點是情報質(zhì)量評估問題，這是所有質(zhì)量控制相關(guān)工作都要參照的目標，也是落實情報質(zhì)量控制措施的起點[4]。

4現(xiàn)階段的信息化管理與應(yīng)用

在管理學和經(jīng)濟學領(lǐng)域，評估是重要的課題之一，無論是人力資源管理、工程管理還是項目管理都非常重視評估工作。而作為新生事物的信息化管理建設(shè)領(lǐng)域，評估卻是一個薄弱環(huán)節(jié)，而且也已經(jīng)造成了一系列問題。

盡管項目通常會經(jīng)過前期立項、可行性研究、預(yù)算審查、招投標、專家評議，到項目中期的規(guī)劃會議、選型會議、技術(shù)方案研討會，再到項目結(jié)束時的測試、驗收、總結(jié)、評獎等階段，但在回答信息系統(tǒng)項目有多大價值，或者能對企業(yè)績效產(chǎn)生多大貢獻的時候，通常只能用工作效率提高、業(yè)務(wù)處理速度改善、使用更加方便、資料更易于更新等模糊指標來回答。然而，就信息化項目相對于企業(yè)的戰(zhàn)略地位而言，其價值并非簡單地回答“要不要上”這樣較為概括的問題，而是要明確地回答“值不值”的問題。

由于在企業(yè)內(nèi)部信息情報機構(gòu)的設(shè)置沒有統(tǒng)一的規(guī)范，各企業(yè)內(nèi)部信息情報機構(gòu)的工作模式和任務(wù)重點有所不同，因此對信息情報機構(gòu)的評估也難有統(tǒng)一標準。信息化項目評估缺乏可具體參照的標準，也是導(dǎo)致項目陷入“泥潭”的根源之一。目前較為使用的評估方法可以有兩種：一種是從業(yè)界認同度較高的信息情報循環(huán)出發(fā)所得出的循環(huán)要素評估法，另一種是參照信息情報實踐成功企業(yè)的經(jīng)驗所總結(jié)出的經(jīng)驗要素評估法[4]。

ITGov中國IT治理研究中心孫強曾經(jīng)指出：沒有度量，就沒有管理，沒有管理就沒有目標的實現(xiàn)。如果我們沒有度量和監(jiān)控信息化的框架，那么，治理、IT與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的一致性、價值交付、風險管理以及資源的有效利用等都將無從談起[9]。中國信息化推進聯(lián)盟專家委員會副主席陳拂曉指出：中國信息化二十年進程，能夠傳承下來的東西不多，而且一些地方的信息化建設(shè)在“前進-退回-再前進-再退回”，而無法跨越式持續(xù)發(fā)展的主要原因在于我們沒有把體制和機制，以制度和法規(guī)的形式固化下來，這種固化下來的表現(xiàn)形式即是信息化管控體系，并且還要注意運用體系化、標準化和流程化的方法[10]。

美國是世界上最早建立首席信息官制度的國家。美國從聯(lián)邦、州到地方都建立了以信息主管為核心的應(yīng)急管理信息化制度。聯(lián)邦管理和預(yù)算辦公室下設(shè)首席信息官辦公室（CIOB)，主任由總統(tǒng)任命的聯(lián)邦首席信息官擔任，負責整個聯(lián)邦政府的信息資源管理。企業(yè)也可以建立以首席信息官為核心的信息資源管理制度，由首席信息官及其相應(yīng)的管理機構(gòu)負責企業(yè)內(nèi)信息化的總體規(guī)劃、具體實施和全面管理。

溫家寶總理在視察國土資源部時，明確了信息化建設(shè)的新要求：大力推進科技創(chuàng)新，加快推進信息技術(shù)在國土資源工作各領(lǐng)域的深入應(yīng)用，實現(xiàn)信息技術(shù)與國土資源管理的深度融合；充分運用“一張圖”和國土資源核心數(shù)據(jù)庫，全面掌控資源數(shù)量、質(zhì)量、空間分布、開發(fā)利用現(xiàn)狀和潛力，優(yōu)化土地利用、礦產(chǎn)資源開發(fā)的空間格局和時序，促進資源高效合理配置；以“一張圖”綜合監(jiān)管平臺為基礎(chǔ)，加強數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查詢、分析、預(yù)警等功能的建設(shè)，提高管理決策的科學化水平。

任何信息管理系統(tǒng)都是一串復(fù)雜的環(huán)節(jié)，信息的管理措施必須滲透到信息系統(tǒng)的每一個部位，企業(yè)在認識到信息管理好處的同時，應(yīng)該加強基層員工和管理人員的管理和應(yīng)用意識。信息如果應(yīng)用得好，它就是一個保障創(chuàng)收創(chuàng)效的平臺。

5信息的管理與應(yīng)用策略

在信息化發(fā)展迅速的今天，企業(yè)信息管理在信息化建設(shè)中的作用尤為突出。筆者基于對企業(yè)信息管理與應(yīng)用策略的研究，具體提出以下幾點建議：

5.1聯(lián)合信息情報機構(gòu)，用制度或法規(guī)建立企業(yè)信息化管理控制體系

原中國網(wǎng)通集團曾經(jīng)與ITGov中國IT治理研究中心合作，構(gòu)建了從集團到省份到地市均普遍適用的信息化管控體系，并且榮獲了國家級管理創(chuàng)新獎，基本實現(xiàn)了把優(yōu)化的流程和調(diào)整的職能、辦事方式以制度或法規(guī)固定下來，把集中統(tǒng)一、科學有效的管理運行模式，通過預(yù)算、招標、監(jiān)理、驗收、評估、考核等制度固定下來，把保密、公開、安全等要求用制度或法規(guī)明確下來，從而使得信息化的最佳實踐和成功經(jīng)驗?zāi)軌蛟谌珖鴱?fù)制和傳承。

企業(yè)營銷是企業(yè)聯(lián)系市場的第一道關(guān)卡，也是企業(yè)獲得第一手數(shù)據(jù)的最可靠來源。一條信息救活一個企業(yè)的實例屢見不鮮，企業(yè)與市場聯(lián)系的直接表現(xiàn)便是營銷活動。營銷活動的結(jié)果包含顯性的物質(zhì)流和隱性的信息流，物質(zhì)流包括產(chǎn)品或勞務(wù)的輸出以及現(xiàn)金流的流入，信息流則是各種物質(zhì)流的客觀反映，貫穿整個營銷活動始終。及時準確的營銷信息是企業(yè)進行正確營銷計劃和決策的基礎(chǔ)?，F(xiàn)實的市場營銷環(huán)境是不斷變化的，新事物、新問題不斷涌現(xiàn)，任何人都不能輕易地及時對新情況作出反應(yīng)和決策。

因此，企業(yè)必須依靠專門的信息情報機構(gòu)搜集和提供信息，及時提醒需要作出決策的時機；必須以全面反映市場狀態(tài)和過程的信息分析為依據(jù)，經(jīng)過分析判斷，明確市場營銷機會，找出解決企業(yè)現(xiàn)實營銷問題的最佳方案。及時準確的信息是企業(yè)不斷提高經(jīng)濟效益的源泉。

5.2利用網(wǎng)絡(luò)廣告信息，作為企業(yè)的信息情報源獲取價值

利用網(wǎng)絡(luò)廣告信息作為企業(yè)信息情報源，對于不同的用戶具有不同的價值，也表明了網(wǎng)絡(luò)對于企業(yè)相互交流的重要性。

結(jié)合先進的技術(shù)手段，廉價便捷地獲取網(wǎng)絡(luò)廣告信息，利用分析軟件、數(shù)據(jù)挖掘（網(wǎng)絡(luò)信息的數(shù)據(jù)挖掘不僅包括對網(wǎng)頁內(nèi)容本身的挖掘，也包括對其鏈接模式以及用戶訪問、存取、瀏覽、發(fā)布、操作等行為所產(chǎn)生的信息的挖掘。有效地研究、挖掘、利用網(wǎng)絡(luò)信息可以增強網(wǎng)站的吸引力，有的放矢地吸引用戶群，更有效地利用網(wǎng)絡(luò)資源[5]）等技術(shù)或工具對網(wǎng)絡(luò)廣告信息情報進行綜合精確的分析，可使企業(yè)在更短的時間內(nèi)了解其所處的市場環(huán)境，了解企業(yè)所處行業(yè)的競爭情況、技術(shù)環(huán)境及其動態(tài)變化，識別新出現(xiàn)的競爭對手，了解最新產(chǎn)品的活動信息，預(yù)測競爭對手未來的行動策略等[1]，更好地為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供支持。

5.3加強企業(yè)信息管理人員在信息行為和信息素養(yǎng)方面的培訓(xùn)

隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，信息管理職位對企業(yè)來說越來越不可或缺。信息管理工作在企業(yè)信息化建設(shè)中起著橋梁和紐帶的作用。信息管理從業(yè)者的工作性質(zhì)、環(huán)境和專業(yè)特點，要求他們具有良好的信息素養(yǎng)。信息素養(yǎng)被定義為對信息需求進行識別、查找、評價和有效使用信息的能力。信息素養(yǎng)影響著信息行為的最終效果[6]。

建立信息管理人員信息行為和信息素養(yǎng)的多層次培訓(xùn)機制，提高他們的溝通能力和快速學習能力，就是在提高企業(yè)信息管理的核心能力。

5.4加強企業(yè)信息資源的管理，以科學地指導(dǎo)企業(yè)信息資源的組織、規(guī)劃、協(xié)調(diào)和調(diào)控[7]

ISI的科學引文索引（Science Citation Index，簡稱 SCI ）根據(jù)www所建立的超鏈接特性，建立了一個以知識為基礎(chǔ)的學術(shù)信息資源整合平臺——ISI Web of Knowledge。它是一個采用“一站式”信息服務(wù)的設(shè)計思路構(gòu)建而成的數(shù)字化研究環(huán)境，以三大引文索引數(shù)據(jù)庫作為其核心，利用信息資源之間的內(nèi)在聯(lián)系，把各種相關(guān)資源進行引文分析（引文分析是傳統(tǒng)文獻計量學和科學計量學的一種獨特研究方法[8]）后提供給研究人員。ISI Web of Knowledge還建立了與其他出版公司的數(shù)據(jù)庫、原始文獻、圖書館OPAC以及日益增多的網(wǎng)頁等信息資源之間的相互鏈接，實現(xiàn)了信息內(nèi)容、分析工具和文獻信息資源管理軟件的無縫鏈接。

美國蘋果公司就是一個把市場銷售、產(chǎn)品研究開發(fā)、生產(chǎn)聯(lián)結(jié)在一起的信息網(wǎng)絡(luò)。它根據(jù)當天遍及全球各地千萬個銷售商的銷售情況進行匯總、分析，修訂第二天的生產(chǎn)銷售計劃，然后把計劃傳送給全球150多個生產(chǎn)廠家；生產(chǎn)廠家按計劃生產(chǎn)，各地的銷售商則按時、按量收到所需要的定貨，這種管理模式給公司帶來了豐厚的利潤。

信息資源管理是企業(yè)管理的新職能，產(chǎn)生這種新職能的動因是信息與文獻資料的激增，以及各級管理人員獲取有序信息和快速簡便處理信息的迫切要求。

6結(jié)束語

在激烈的市場競爭中，企業(yè)要及時而準確地收集、掌握、開發(fā)、利用信息，找準自己的發(fā)展方向，搶先開拓市場、占有市場，及時有效地制定競爭措施，從而增強企業(yè)競爭力。特別是在我國企業(yè)已經(jīng)逐步邁向世界500強的今天，加強企業(yè)信息的管理與應(yīng)用顯得更為重要。

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[作者簡介] 賈建輝，男，1985年生，助理工程師，發(fā)表論文2篇。