新形勢下如何做好人事檔案工作分析研究

摘要：人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)（或人力資源管理）部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。文章從人事檔案工作的任務(wù)、人事檔案管理部門的職責(zé)、人事檔案工作的管理體制及人事檔案工作機(jī)構(gòu)幾個(gè)方面對人事檔案工作進(jìn)行全面探析，為做好人事檔案管理工作提供有益參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理體制；工作機(jī)構(gòu)；檔案；任務(wù)；職責(zé)

人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動(dòng)。人事檔案能夠真實(shí)客觀地反映一個(gè)人的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、個(gè)人的思想品德、業(yè)績水平、還有每個(gè)人的個(gè)性特點(diǎn)、專長愛好等都有原始的記錄，通過這些記錄來確定選人和用人，同時(shí)對干部考核也起到一定的參考作用。比如說干部人事檔案中的登記表、履歷表以及自傳等，是干部個(gè)人經(jīng)歷、思想演變、家庭與社會(huì)關(guān)系的集中反映；歷年的鑒定，記載著個(gè)人不同時(shí)期的表現(xiàn)和組織的評價(jià)；入黨、入團(tuán)、提職、晉級等材料，是個(gè)人在黨和組織的教育培養(yǎng)下成長的佐證；所以說，人事檔案是個(gè)人情況的如實(shí)記載的歷史記錄。

一、人事檔案工作的基本任務(wù)和人事檔案管理部門的職責(zé)

人事檔案工作是用科學(xué)的原則和方法管理人事檔案，提供檔案信息為組織、人事、勞動(dòng)（或人力資源管理）工作服務(wù)的一項(xiàng)工作。人事檔案工作是組織、人事、勞動(dòng)工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行人事工作路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。人事檔案管理部門的職責(zé)是：

（1）保管人事檔案，為國家積累檔案史料；（2）收集、鑒定和整理人事檔案材料；（3）辦理人事檔案的查詢、借用和傳遞；（4）登記員工的職務(wù)、工資和工作變動(dòng)情況；（5）為組織、人事工作提供人才信息，為有關(guān)部門提供員工情況；（6）做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；（7）調(diào)查研究人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（8）推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。（9）定期向檔案館（室）移交死亡員工的檔案。（10）輸其他有關(guān)事項(xiàng)。

二、人事檔案工作的管理體制

人事檔案工作在對其進(jìn)行管理時(shí)采用的是集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)二者相結(jié)合的管理體制。對于歷史活動(dòng)的記錄進(jìn)行人事檔案方面的必要管理，是做好人事工作的前提基礎(chǔ)和條件，人事檔案管理是對于人事工作進(jìn)行調(diào)整的客觀需要，是各級組織部門和人事部門以及勞動(dòng)部門的職責(zé)所在，因此，人事檔案應(yīng)由各級組織部門、人事部門以及勞動(dòng)部門進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理。工作檔案由所在單位的勞動(dòng)（或人力資源管理）部門管理，學(xué)生檔案由所在學(xué)校的教務(wù)或?qū)W生工作部門管理，軍人檔案由各級政治（干部）部門管理，干部檔案則按干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理，這是我國現(xiàn)行的人事檔案的管理體制。各級組織、人事部門有明確的管理權(quán)限，分管哪一級干部，就管哪一級干部的人事檔案，做到人檔統(tǒng)一。這一原則，在地（市）以上單位是完全適用的，但在縣以下的單位（包括縣委、縣政府直屬單位），管的干部少，大多只有幾十人，有的甚至只有幾個(gè)人。單位小，檔案少，無專人管理，不具備保管條件，嚴(yán)重影響了干部檔案的安全保密和業(yè)務(wù)建設(shè)。為此，《干部檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定：縣以下機(jī)關(guān)、單位的干部檔案相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上級單位管理。干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人管理。

我國人事檔案工作目前仍實(shí)行分塊管理。干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，由各級黨委的組織部門負(fù)責(zé)；企業(yè)職工檔案工作由所在企業(yè)的勞動(dòng)職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，接受勞動(dòng)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)；學(xué)生檔案工作由所在學(xué)校的有關(guān)部門負(fù)責(zé)，由教育主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)；軍人檔案工作由各級政府（干部）部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)與管理。除軍人檔案工作外，上述三項(xiàng)檔案工作均已納入全國檔案工作管理體系，由各級檔案行政部門，按《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行宏觀管理和協(xié)調(diào)工作。

三、人事檔案工作機(jī)構(gòu)

《條例》規(guī)定：縣以上（含縣）的具有檔案管理職能的部門，應(yīng)建立相應(yīng)檔案管理工作機(jī)構(gòu)，對干部人事檔案進(jìn)行管理。每管理1000人的檔案需要配備一名專職干部，有條件的單位可以配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。1992年，勞動(dòng)部、國家檔案局頒發(fā)的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出：職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。依據(jù)以上規(guī)定中央各部委、省、地（市）、縣均建立了人事檔案部門除管好本身的人事檔案外，還擔(dān)負(fù)本系統(tǒng)和全省（市、自治區(qū)）人事檔案工作的檢查與指導(dǎo)任務(wù)，根據(jù)指導(dǎo)任務(wù)的實(shí)際需要，酌情配備業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。

二十世紀(jì)末，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)地迅猛發(fā)展，組織人事制度改革的不斷深化，人員流動(dòng)大潮洶涌澎湃。為適應(yīng)新形勢，1996年，中共中央組織部、人事部頒發(fā)了《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，確定了流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府的監(jiān)督檢查?！笆跈?quán)”流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)”），其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案；嚴(yán)禁個(gè)人保管他人的檔案。從此，我國的流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)（或稱人才流動(dòng)服務(wù)中心）管理。這種新的管理模式是我人事檔案機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新，也是人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)。

（作者簡介：陳欣茹（1979-），女，漢族，吉林乾安人，中級，東青島市膠州市阜安街道辦事處，研究方向?yàn)槿耸聶n案及資料檔案管理。）