關(guān)于應(yīng)用OA系統(tǒng)來提升企業(yè)管理效率的思考

梁育燕

[摘要]21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，是數(shù)字化革命和信息化生存的時(shí)代，中國企業(yè)要想在激烈的國內(nèi)外競爭中占有一席之地，除了要具備領(lǐng)先的科技和管理水平之外，更要具備領(lǐng)先的信息建設(shè)能力和運(yùn)用能力。要提高中國企業(yè)的整體競爭實(shí)力，關(guān)鍵在于更新管理者的觀念和加強(qiáng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，其中應(yīng)用實(shí)施OA系統(tǒng)是提高企業(yè)管理效率的有效途徑。本文從OA系統(tǒng)的定義出發(fā)，重點(diǎn)闡述了OA系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效提升企業(yè)管理效率所體現(xiàn)的主要方面，并簡述了我們企業(yè)在應(yīng)用和實(shí)施OA系統(tǒng)中所應(yīng)注意的要點(diǎn)，以期對大家能有所幫助。

[關(guān)鍵詞]OA系統(tǒng)應(yīng)用企業(yè)管理效率要點(diǎn)

一、前言

OA系統(tǒng)（Office Automation），是指利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，目的是提高效率。日常工作的所有內(nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如工作流管理、文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理等，這些都是日常辦公工作的處理范圍。廣義講，對于提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件都可以成為OA系統(tǒng)。狹義上講，OA系統(tǒng)是處理組織內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。

二、OA系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效提升企業(yè)管理效率主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面

1.OA系統(tǒng)能有效提高企業(yè)辦公效率

現(xiàn)代企業(yè)每天都會(huì)有大量的文件需要處理，特別是企業(yè)的管理層，而這類日常的文件處理，絕大部分都可以在OA系統(tǒng)中進(jìn)行管理、處置。OA系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)自身的要求自動(dòng)對各類文件進(jìn)行匯總、分類，大大縮短了傳統(tǒng)的人工收集、整理、分類的時(shí)間，提高文件處理的效率。同時(shí)，OA系統(tǒng)的開放性又能夠讓企業(yè)的管理層不論身處何處，只要有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的接入，就可以登錄企業(yè)OA系統(tǒng)在線處理事務(wù)，實(shí)時(shí)了解企業(yè)的各項(xiàng)信息、員工的工作情況、以及整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行狀況，并在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，可以及時(shí)通過OA系統(tǒng)向各個(gè)相關(guān)部門處理并發(fā)布具體的改進(jìn)通知，有效地提高了企業(yè)內(nèi)的溝通效率。

2.OA系統(tǒng)有利于打破部門壁壘、打造出良好的協(xié)同平臺(tái)

對企業(yè)管理層來說，只要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的公共辦公事務(wù)管理流程就可以在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一管理模式；對于企業(yè)員工來說有流程的規(guī)范化，就有了可以遵循的規(guī)范和學(xué)習(xí)范例，可以說，流程是對企業(yè)內(nèi)部最佳運(yùn)營的規(guī)范和固化。由于企業(yè)內(nèi)部各部門職能不一樣，制度建設(shè)也存在差異，因此各部門的有效溝通與協(xié)調(diào)一致就成為企業(yè)管理亟待解決的問題。而OA系統(tǒng)的流程管理因其在企業(yè)內(nèi)部使用統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的流程操作，使其可以有效地打破部門壁壘，打造出良好的內(nèi)部協(xié)同平臺(tái)，有效地解決了企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)一致以及有效溝通難的問題。由此可見，企業(yè)應(yīng)用實(shí)施OA系統(tǒng)，一方面可以使企業(yè)內(nèi)部更加容易協(xié)調(diào)一致形成合力，另一方面可以更加高效的利用企業(yè)人力資源，進(jìn)而能夠大大地提升企業(yè)的管理效率。

3.OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了流程和管理真正結(jié)合

企業(yè)需要的是高效運(yùn)作，OA系統(tǒng)的全面應(yīng)用，可快速有效提高管事流程。OA系統(tǒng)可以結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)、特性對企業(yè)OA系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的功能的微調(diào)與完善，進(jìn)而可以在企業(yè)內(nèi)部建立一套科學(xué)、完善管理體系，便于對各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行更為高效地管理。OA系統(tǒng)為企業(yè)所引入的一個(gè)全新管理流程帶動(dòng)信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并可及時(shí)的知道各個(gè)部門流程、工作計(jì)劃安排，同時(shí)間協(xié)同辦公，任務(wù)清晰，讓每天的工作流程都非常清晰明了。同時(shí)，同事間也能夠在統(tǒng)一時(shí)間相互配合工作，營造出了一個(gè)工作愉快環(huán)境，有問題及時(shí)提出來，實(shí)現(xiàn)了高效的協(xié)同辦公。如此一來使得OA系統(tǒng)的應(yīng)用和企業(yè)的管理真正結(jié)合起來有效地提高了企業(yè)的管理效率。

三、我們企業(yè)在應(yīng)用OA系統(tǒng)來提升企業(yè)管理效率時(shí)所應(yīng)注意的要點(diǎn)

1.建立健全規(guī)章制度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣，各部門協(xié)調(diào)配合

OA系統(tǒng)往往涉及單位各個(gè)部門及人員，涉及面較廣。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣。在推廣過程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從制度和人員上加以保證。首先，通過將OA系統(tǒng)的實(shí)施制度化，制定OA系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)定及一整套實(shí)施細(xì)則，明文要求強(qiáng)力推動(dòng)系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時(shí)，在人員方面單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭堅(jiān)持使用，不使系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)，而各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合，利用OA的信息共享平臺(tái)，把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在OA平臺(tái)上開展起來，使之成為工作習(xí)慣，以促進(jìn)系統(tǒng)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來。

2.關(guān)注新舊數(shù)據(jù)的遷移與共享

信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句老話：三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)。因此我們企業(yè)在OA系統(tǒng)建設(shè)過程中要打破傳統(tǒng)的信息孤島現(xiàn)象，對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和建立整個(gè)OA系統(tǒng)共享的中心數(shù)據(jù)庫。如果不能對這些已有數(shù)據(jù)進(jìn)行正確的整理和遷移，常常會(huì)讓新的OA系統(tǒng)成為空殼，無法支持業(yè)務(wù)的順利開展，也使企業(yè)寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)損失，更無法實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，同時(shí)整理數(shù)據(jù)的工作往往耗時(shí)費(fèi)力。為此，在企業(yè)OA系統(tǒng)在實(shí)施推進(jìn)過程中可成立專門的數(shù)據(jù)項(xiàng)目組，對舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，做好新舊系統(tǒng)的無縫銜接，降低企業(yè)員工適應(yīng)使用新系統(tǒng)的難度。OA系統(tǒng)作為日常辦公的基本業(yè)務(wù)平臺(tái)，允許用戶方便地自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合并生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，預(yù)留良好的接口，方便信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，從而能最大限度地減少使用者的重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)新舊數(shù)據(jù)無縫銜接。

3.充分運(yùn)用人性化的設(shè)計(jì)與管理

OA系統(tǒng)調(diào)試和應(yīng)用過程中可增加一些人性化的東西。比如領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，可將一些非關(guān)鍵的流程交由其他崗位掌握進(jìn)度，在審批的界面可以設(shè)定一些常用的審批語言以供簡單點(diǎn)擊選擇，從而可以盡量簡化審批流程。在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組，實(shí)現(xiàn)短信、郵件有針對性地群發(fā)。隨著3G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的部署，大部分OA系統(tǒng)都設(shè)置了相關(guān)移動(dòng)OA系統(tǒng)，因此可以利用移動(dòng)OA系統(tǒng)將原有OA系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機(jī)上，讓用戶可以隨時(shí)隨地進(jìn)行掌上辦公，OA系統(tǒng)這些人性化的功能讓企業(yè)員工體會(huì)到信息化帶來的便利，從而更樂于接受企業(yè)新系統(tǒng)的應(yīng)用。同時(shí)，可以在企業(yè)內(nèi)部對OA系統(tǒng)進(jìn)行分步實(shí)施，從易到難啟動(dòng)各個(gè)功能模塊。先選擇一些最為常用的、且容易掌握的功能進(jìn)行推廣，增加企業(yè)員工對OA系統(tǒng)的適應(yīng)性。然后逐步地開放復(fù)雜一些的功能模塊，進(jìn)而弱化員工對企業(yè)新系統(tǒng)的抵觸情緒，以確保OA系統(tǒng)的實(shí)施和推廣的效率。

4.要進(jìn)行全面的用戶培訓(xùn)

網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)使得幾乎人人都可能成為OA系統(tǒng)的使用者，對企業(yè)職工進(jìn)行必要的OA系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)決定了今后企業(yè)員工對OA軟件的使用程度，因此對企業(yè)員工培訓(xùn)是成功實(shí)施OA系統(tǒng)的重要因素。培訓(xùn)方式上可采用授課和現(xiàn)場培訓(xùn)的方式進(jìn)行，針對不同的管理層級(jí)（高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶）和不同的用戶權(quán)限（系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理）制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。一方面，通過對OA理論和OA軟件系統(tǒng)功能的使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內(nèi)容進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)，使企業(yè)員工能懂得OA基本原理、相關(guān)管理知識(shí)和具體的OA系統(tǒng)操作方法，從而提高企業(yè)員工的技術(shù)水平。另一方面，通過培訓(xùn)可以提高企業(yè)全員對實(shí)施OA系統(tǒng)根本意義的認(rèn)識(shí)，提高他們的積極性和主動(dòng)參與意識(shí)，以及提高和增強(qiáng)他們的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進(jìn)入角色。只有這樣才能充分地發(fā)揮OA系統(tǒng)的效用，提高企業(yè)的管理效率，為企業(yè)發(fā)展與壯大提供堅(jiān)實(shí)的后盾。

四、結(jié)語

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)間的競爭日趨激烈，各個(gè)企業(yè)為了在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位通常會(huì)采取兩種措施：一是擴(kuò)大市場，拓展新業(yè)務(wù)，采用新技術(shù)開發(fā)新產(chǎn)品；二是采用各種各樣的手段和措施加強(qiáng)和提高企業(yè)的管理效率，減少內(nèi)部管理費(fèi)用和企業(yè)運(yùn)行成本。OA系統(tǒng)以其高效、快捷地的工作效率受到越來越多企業(yè)的青睞，已成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，因此，建立適合企業(yè)發(fā)展的OA系統(tǒng)就顯得尤為重要。

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