信息化推動(dòng)出版企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)

趙留榮

[摘要] 管理信息化為企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施創(chuàng)造了良好的組織基礎(chǔ)和管理基礎(chǔ)，提升了出版企業(yè)內(nèi)部控制能力，推動(dòng)了出版企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)，提高了出版企業(yè)內(nèi)部控制效率。

[關(guān)鍵詞] 信息化；出版企業(yè)；內(nèi)控制度

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 23. 038

[中圖分類號(hào)]F272[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673 - 0194（2012）23- 0061- 02

內(nèi)部控制是為了維護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)完整，保證會(huì)計(jì)與其他信息準(zhǔn)確及時(shí)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)，避免各種經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，確保員工正確履行職責(zé)，貫徹經(jīng)營(yíng)決策和實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高，而針對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)要素和各項(xiàng)活動(dòng)，由企業(yè)統(tǒng)一構(gòu)筑、全體或部分員工實(shí)施的組織結(jié)構(gòu)、程序、標(biāo)準(zhǔn)、方法等形成的控制系統(tǒng)。從內(nèi)部控制概念和信息化的管理理念來(lái)看，內(nèi)部控制的目標(biāo)基本涵蓋了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，并與管理信息化過(guò)程相一致。管理信息化為企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施創(chuàng)造了良好的組織基礎(chǔ)和管理基礎(chǔ)，提升了企業(yè)內(nèi)部控制效率。從內(nèi)部牽制到管理控制，再到內(nèi)部控制制度建設(shè)，無(wú)不反映了企業(yè)管理信息化發(fā)展對(duì)內(nèi)部控制制度建設(shè)的影響。特別是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)集成化管理后，龐大的信息資源系統(tǒng)迫切需要內(nèi)部控制管理，以防范各種經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1信息化對(duì)內(nèi)控制度建設(shè)提出了新的要求

管理信息化提高了企業(yè)的管理水平和管理效率，特別是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了集成化管理，增加了對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的管控難度。主要表現(xiàn)在：

（1）信息化優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，對(duì)內(nèi)控制度建設(shè)提出了新要求。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的集成化管理，優(yōu)化了出版企業(yè)業(yè)務(wù)流程，改變了出版企業(yè)原來(lái)部門職能條塊分割的管理局面，實(shí)現(xiàn)了從采購(gòu)到付款、從銷售到收款等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)流程化作業(yè)，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的共享和統(tǒng)一管理。所有的數(shù)據(jù)都來(lái)自于業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程，內(nèi)部控制對(duì)系統(tǒng)程序的依賴性增加，流程管理日顯重要。這種業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變使出版企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境及條件發(fā)生了巨大變化，對(duì)公司內(nèi)部管理和財(cái)務(wù)監(jiān)控提出了新的要求。

（2）要在充分考慮成本效益的原則下，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制。信息系統(tǒng)的建設(shè)，減少了重復(fù)的不增值的環(huán)節(jié)，許多要憑經(jīng)驗(yàn)判斷的手工控制環(huán)節(jié)消失了，而系統(tǒng)的職業(yè)判斷力和自糾功能相對(duì)較弱，從而導(dǎo)致信息差錯(cuò)的可能性增加，對(duì)出版企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生不利影響。這就需要出版企業(yè)在充分考慮成本效益的原則下，對(duì)業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的控制，以降低系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）要通過(guò)制度建設(shè)，明確各崗位的職責(zé)，建立嚴(yán)格的授權(quán)責(zé)任體系。根據(jù)出版企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任，設(shè)置每位員工對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限及信息的查詢權(quán)限。對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行有效控制，確保業(yè)務(wù)信息的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)、可靠。通過(guò)對(duì)不同層次操作員工及管理人員的權(quán)限劃分，保證出版企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)均是由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行。如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是一次輸人，多次、多方位利用，所以對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的修改與刪除就要制定出嚴(yán)格的控制制度，數(shù)據(jù)修改或刪除的信息也必須及時(shí)發(fā)布。

2信息化提升了出版企業(yè)內(nèi)部控制能力

管理信息化是集企業(yè)組織業(yè)務(wù)流程、企業(yè)規(guī)范、信息技術(shù)、實(shí)施方案于一體的綜合管理體系，為實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)提供了更為先進(jìn)的管理技術(shù)和手段。

（1）信息化改善了出版企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境。控制環(huán)境是實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，主要包括企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配、企業(yè)文化、人力資源政策、內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、反舞弊機(jī)制等方面。信息化改善了出版企業(yè)內(nèi)部環(huán)境：第一，管理信息化可以幫助出版企業(yè)科學(xué)設(shè)置內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。在信息系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，首先解決組織結(jié)構(gòu)中的信息傳遞問(wèn)題，再解決業(yè)務(wù)流程的順暢與規(guī)范問(wèn)題，最后潛移默化地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)合理化。第二，管理信息化可以幫助出版企業(yè)建立合理的權(quán)責(zé)分配體系。信息系統(tǒng)根據(jù)不相容崗位相互分離的原則，對(duì)企業(yè)管理中各個(gè)角色進(jìn)行定義和設(shè)置，在授權(quán)審批、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)記錄、資產(chǎn)保管、稽核檢查等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)職責(zé)分離和相互牽制。第三，集成化的管理信息系統(tǒng)，作為一套勾稽關(guān)系嚴(yán)密、各職能之間緊密集成、信息共享的系統(tǒng)，加大了舞弊的難度。

（2）信息化有助于出版企業(yè)管理層進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是實(shí)施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。信息系統(tǒng)有各種分析手段，來(lái)分析日常經(jīng)營(yíng)中的各種風(fēng)險(xiǎn)。如，通過(guò)盈利能力分析、成本變動(dòng)分析、資金分析等，可以分析企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量，識(shí)別財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)庫(kù)存分析、應(yīng)收賬款分析、償債能力、預(yù)算執(zhí)行對(duì)比分析等，對(duì)潛在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)。信息系統(tǒng)通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析、趨勢(shì)性分析等得出參考值，供企業(yè)管理層決策參考。

（3）信息化有助于出版企業(yè)更好地實(shí)施控制措施。控制措施是為確保出版企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)而采取的方法和手段，主要包括授權(quán)批準(zhǔn)、實(shí)物控制、職責(zé)分離、預(yù)算控制、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、信息系統(tǒng)控制等。信息系統(tǒng)有一套清晰的職責(zé)劃分與授權(quán)體系，可以很好地做到授權(quán)批準(zhǔn)控制和職責(zé)分離控制。除了預(yù)算控制和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等控制手段外，還可以根據(jù)控制目標(biāo)和控制原則整合流程控制。流程控制通常同業(yè)務(wù)流程相吻合，主要由控制點(diǎn)組成。根據(jù)各控制點(diǎn)，確定相應(yīng)的控制措施。特別是在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，對(duì)于保證整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制目標(biāo)具有至關(guān)重要的作用。

（4）信息化有助于出版企業(yè)加強(qiáng)信息的收集與溝通。信息與溝通是實(shí)施內(nèi)部控制的重要條件。信息系統(tǒng)能對(duì)企業(yè)已收集到的內(nèi)外部信息加以更高效的處理。對(duì)內(nèi)部信息，企業(yè)可以合理地使用系統(tǒng)擬定相關(guān)制度，規(guī)范其執(zhí)行。信息系統(tǒng)通過(guò)其授權(quán)體系使員工了解自己的職責(zé)，通過(guò)參與業(yè)務(wù)流程、完成單據(jù)與報(bào)告使員工了解自己的工作與他人工作之間的關(guān)系，有利于信息的有效流通和使用，提高工作效率。各種業(yè)務(wù)在一個(gè)統(tǒng)一平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)操作和協(xié)調(diào)，通過(guò)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置內(nèi)部控制點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)控制的程序化、規(guī)范化，使信息流在企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)與外部之間得到有效的控制與傳遞，有效地減少了業(yè)務(wù)部門分割運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)的執(zhí)行偏差現(xiàn)象，提高了內(nèi)部控制的效率和效果。

（5）信息化加強(qiáng)了出版企業(yè)的監(jiān)控力度。監(jiān)督檢查是實(shí)施內(nèi)部控制的重要保證。信息系統(tǒng)可以為出版企業(yè)建立持續(xù)監(jiān)控提供客觀科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)。持續(xù)監(jiān)控建立于單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)循環(huán)中，包括日常的管理監(jiān)控活動(dòng)。信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行內(nèi)外部核對(duì)，實(shí)時(shí)判斷是否符合既定的邏輯關(guān)系，并隨時(shí)把異常情況提交給監(jiān)控部門。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的生產(chǎn)計(jì)劃銜接銷售部門與生產(chǎn)部門，物料需求計(jì)劃銜接生產(chǎn)部門與采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部門，資金計(jì)劃銜接業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門，相互之間的監(jiān)控以翔實(shí)的記錄為依據(jù)，以科學(xué)制訂的計(jì)劃為準(zhǔn)繩，可以保證持續(xù)有效監(jiān)控，大大減少部門間監(jiān)控脫節(jié)和某些控制點(diǎn)成為“盲區(qū)”的現(xiàn)象。同時(shí)管理信息化強(qiáng)化了內(nèi)部審計(jì)職能，內(nèi)部審計(jì)利用信息系統(tǒng)強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)整合處理功能，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)工作質(zhì)量進(jìn)行獨(dú)立公正的監(jiān)督評(píng)價(jià)，促進(jìn)企業(yè)提高運(yùn)作效率和提升組織價(jià)值。

3信息化推動(dòng)了出版企業(yè)內(nèi)控制度的建設(shè)

為切實(shí)保證管理信息系統(tǒng)順利運(yùn)行，出版企業(yè)需制定各種規(guī)章制度，以滿足內(nèi)部控制的要求。只有從操作規(guī)范、崗位職責(zé)、問(wèn)題管理、系統(tǒng)變更、運(yùn)行考核等方面不斷細(xì)化管理制度，做到制度層層傳遞，逐級(jí)管理，全員遵守，才能實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)運(yùn)行的上下一致。通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)，充實(shí)和更新企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容和手段，有效地提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

3.1 財(cái)務(wù)管理制度

①崗位職責(zé)：崗位責(zé)任制度、內(nèi)部牽制和稽核制度、財(cái)務(wù)收支審批制度。②會(huì)計(jì)核算制度：會(huì)計(jì)政策與會(huì)計(jì)估計(jì)、會(huì)計(jì)核算管理辦法、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明。③財(cái)產(chǎn)管理制度：支票管理制度、資金管理制度、應(yīng)收款項(xiàng)管理制度、存貨管理制度、長(zhǎng)期投資管理制度、固定資產(chǎn)管理制度、擔(dān)保管理制度、財(cái)產(chǎn)清查制度、會(huì)計(jì)檔案管理辦法。④報(bào)告制度：財(cái)務(wù)分析制度、統(tǒng)計(jì)分析制度、內(nèi)部審計(jì)制度。

3.2 業(yè)務(wù)管理制度

①崗位職責(zé)：崗位責(zé)任制度、業(yè)務(wù)憑據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)程。②選題編務(wù)管理：選題申報(bào)認(rèn)證制度、圖書編校質(zhì)量審讀制度、稿費(fèi)支付制度、樣書管理制度。③出版管理：成本控制制度、圖書印制管理制度、圖書分類管理制度、書號(hào)管理制度、圖書再版和修訂管理制度。④發(fā)行管理：圖書定價(jià)制度、圖書提印制度、信用政策、退回圖書管理制度。⑤質(zhì)量管理：印刷質(zhì)量管理制度、出版損失追究制度。⑥信息管理：信息系統(tǒng)管理制度。⑦行政管理：合同管理制度、出差管理制度、車輛管理制度、考勤制度、薪酬福利制度、人事管理制度、假日管理制度、會(huì)議管理制度、文件檔案管理制度。

3.3 預(yù)算管理與績(jī)效考核

①全面預(yù)算管理制度。②績(jī)效考核：崗位薪酬制度、績(jī)效考核制度。

3.4 決策管理制度

主要包括：組織結(jié)構(gòu)職責(zé)分工制度、企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和目標(biāo)決策制度、重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)決策制度、定期會(huì)議制度。

主要參考文獻(xiàn)

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