完善總結(jié) 快速匯集修改意見

我們平常編寫的各種總結(jié)、報(bào)告類的文檔，在初步完成后往往還要先征求一下各級領(lǐng)導(dǎo)的修改意見后才能最終定稿成文。那么我們該如何從領(lǐng)導(dǎo)修改發(fā)回的文檔中找出并匯總各位領(lǐng)導(dǎo)所做的修改，以確實(shí)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意思，更有針對性地進(jìn)行修改編輯呢？

辦公室的小陳現(xiàn)在正好有一份寫好的總結(jié)報(bào)告需要交給分管王經(jīng)理、辦公室黃主任和財(cái)務(wù)科陳科長三位主管查看征求意見，以參照各位領(lǐng)導(dǎo)的意見修改整理。讓我們一起來看看經(jīng)驗(yàn)豐富的小陳如何搞定這個麻煩問題吧。

自動記錄修改內(nèi)容

首先是要給王經(jīng)理看的總結(jié)文檔，王經(jīng)理比較熟悉電腦，所以只要讓他先啟動修訂功能再修改，Word就會自動記錄對文檔的所有修改。當(dāng)然直接要求領(lǐng)導(dǎo)在修改前啟動修訂功能顯然有點(diǎn)失禮。還是事先對文檔設(shè)置一下限制編輯權(quán)限，讓文檔自動就以修訂的方式打開為好。

用Word2010打開總結(jié)文檔，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“保護(hù)”區(qū)域的“限制編輯”。在“限制格式和編輯”窗格中單擊選中“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”復(fù)選項(xiàng)，在下面的下拉列表中選擇“修訂”。然后單擊“是，啟動強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，在“啟動強(qiáng)制保護(hù)”窗口中輸入兩次密碼（如圖8），確定完成設(shè)置，保存文檔。

OK，把這文檔發(fā)給王經(jīng)理，他打開文檔時就會自動啟動修訂，他所做的修改都會以紅色標(biāo)出。刪除的內(nèi)容打上刪除線，新增加的內(nèi)容加下劃線，格式修改則會在右邊標(biāo)注說明。小陳回收文檔打開后，只要先在“審閱”選項(xiàng)卡中單擊“限制編輯”，在“限制格式和編輯”窗格中單擊“停止保護(hù)”，輸入原先設(shè)置的保護(hù)密碼確定停止保護(hù)，就可以關(guān)閉修訂模式進(jìn)行正常的修改編輯了。

快速找出修改意見

來要考慮的是給黃主任和陳科長修改的文檔。啟動修訂后頁面看起來比較雜亂，黃主任和陳科長對電腦又不是太熟練，估計(jì)可能不喜歡在修訂視圖下編輯，就不要碰釘子了，直接給他們原文吧。

對于這種在沒有使用修訂下進(jìn)行修改的文檔 ，要找出領(lǐng)導(dǎo)所做的修改似乎不太容易吧？對此小陳還有一招，他事先保留了一份“總結(jié)報(bào)告.docx”的原文檔，準(zhǔn)備通過與修改后的文檔“修改總結(jié)報(bào)告.docx”進(jìn)行比較來找出修改內(nèi)容。當(dāng)然自己比較顯然很難，這種事交給Word就行了。

打開Word2010，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“比較”，在下拉列表中選擇“比較”。在打開的“比較文檔”窗口中單擊“原文檔”后的“打開”圖標(biāo)，選擇打開“總結(jié)報(bào)告.docx”，“修訂的文檔”則選擇打開“修改總結(jié)報(bào)告.docx”。在“修訂者顯示為”中輸入修改領(lǐng)導(dǎo)的名字，這個名字在后面合并修訂后是很重要的區(qū)分標(biāo)記。單擊“更多”按鈕以顯示高級選項(xiàng)，在“修訂的顯示位置”下單擊選中“修改后的文檔”（如圖9）。最后單擊“確定”，Word就會打開“修改總結(jié)報(bào)告.docx”并在其中標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)所做的全部修改，其顯示效果就和在啟動修訂下進(jìn)行修改的效果完全一樣。最后關(guān)閉Word確定保存 “修改總結(jié)報(bào)告.docx”即可。

匯總各級修改意見

現(xiàn)在小陳手里已經(jīng)有包含黃主任、王經(jīng)理、陳科長三位領(lǐng)導(dǎo)修訂記錄的三篇文檔。這樣，在綜合考慮所有領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改編輯時，就需要同時打開這三篇文檔和原文進(jìn)行查看，不僅費(fèi)力還很容易弄混。小陳的對策還是很簡單，先把多個文件的修訂記錄全部合并到同一文件中，不就可以在一篇文檔中兼顧所有修改記錄了嗎？

在此把三篇修訂文檔分別命名為修改總結(jié)1、 修改總結(jié)2、修改總結(jié)3以便說明。打開Word 2010，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“比較”從下拉列表中選擇“合并”。在打開的“合并文檔”窗口中單擊“原文檔”后的“打開”圖標(biāo)，選擇打開“修改總結(jié)1.docx”，再單擊“修訂的文檔”后的“打開”圖標(biāo)，選擇打開“修改總結(jié)2.docx”。按實(shí)際情況輸入“修訂者顯示為”中的姓名。單擊“更多”按鈕，在“修訂的顯示位置”下選中“原文檔”（如圖11）。確定后就會打開“修改總結(jié)1.docx”集中顯示兩文檔中的所有修訂。先保存關(guān)閉“修改總結(jié)1.docx”文檔。在Word中再次單擊“比較/合并”，原文檔仍選擇“修改總結(jié)1.docx”，“修訂的文檔”則打開“修改總結(jié)3.docx”，再次重復(fù)合并操作后“修改總結(jié)1.docx”中就會包括三個文檔中的所有修訂了。

現(xiàn)在打開“修改總結(jié)1.docx”就能同時看到三個人的修改記錄，效果和多人修訂同一文檔一樣。合并后不同人的修訂會顯示成不同顏色，把鼠標(biāo)指向修改處則可看到相應(yīng)修改內(nèi)容和修改者。此外有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡以批注的方法提出修改意見，這些批注也同樣會被合并在一起顯示。

綜合處理修改意見

記錄下領(lǐng)導(dǎo)的所有修改后，接下來就是要視情況決定是否接受這些修改了。你只要把輸入光標(biāo)定位到被修改處，單擊“審閱”選項(xiàng)卡下的“接受”或“拒絕”圖標(biāo)，即可接受或拒絕修改意見。不管選擇接受還是拒絕，Word都會在接受、拒絕的同時消除該項(xiàng)修訂記錄，以后就不能再對此修改進(jìn)行恢復(fù)了。因此建議只選擇拒絕，至于需要接受的就不必去特意接受了。只要在“審閱”選項(xiàng)卡中單擊“最終：顯示標(biāo)記”的下拉列表選擇“最終狀態(tài)”，即可隱藏所有修訂，看到接受所有修改后的效果。若選擇“原始狀態(tài)”則可查看到全部拒絕后的修改前原文效果。

顯示“最終狀態(tài)”雖然使屏幕顯示和打印頁面上看不到那些修訂記錄，但別人打開時還是會自動顯示修訂記錄。因此在完成所有編輯后，需要在“審閱”選項(xiàng)卡中單擊“接受”的下拉按鈕選擇“接受對文檔的所有修訂”來消除所有修改記錄，然后才能保存文檔上交。在接受所有修訂前最好先另存一個備份文檔，以便將來查看修改時使用。

Tips

事實(shí)上修訂記錄中刪除的文字只加了刪除線，并不會消失，這一點(diǎn)才是讓原文變得雜亂的主因。相對來說，格式修改和添加文字的記錄倒不怎么影響顯示效果。在Word中我們可以設(shè)置讓刪除文字從原文中消失。在默認(rèn)的“最終：顯示標(biāo)記”顯示狀態(tài)下，你只要單擊“審閱”選項(xiàng)卡的“顯示標(biāo)記”，選擇“批注框”下的“在批注框中顯示修訂”，即可消除刪除文字，改以批注框方式來顯示（如圖13），這樣就好看多了吧？此設(shè)置只對本機(jī)有效，而且是對以后Word打開的所有文檔都有效，以后若想恢復(fù)默認(rèn)的刪除文字顯示得重新在顯示標(biāo)記中選擇設(shè)置。