委婉語在外貿(mào)英語函電中功能分析

陸群華　黃新海

摘 要：隨著國際貿(mào)易的迅猛發(fā)展，外貿(mào)英語函電在國際商務(wù)活動(dòng)溝通中十分重要。外貿(mào)英語函電在傳達(dá)信息時(shí)，委婉語的功能不容忽視。有時(shí)甚至決定商務(wù)活動(dòng)表達(dá)成敗與否。

關(guān)鍵詞：委婉語；商務(wù)函電；運(yùn)用

中圖分類號(hào)：H0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）36-0312-02

委婉語在外貿(mào)英語電往來中起著十分重要的作用，在函電中盡量使用委婉語，避免使用命令的語氣，這樣才能留住客戶，拓展業(yè)務(wù)關(guān)系。函電的語言要得體，以免傷害他人，要尊重對(duì)方的意見，即使對(duì)方的建議有些不切實(shí)際或者無禮之處，回信仍要保持冷靜，語氣委婉。對(duì)方表達(dá)反駁或者不同意時(shí)盡量要用婉轉(zhuǎn)的言辭，盡量減少對(duì)別人的貶低，盡量增加對(duì)別人的贊楊，盡量減少對(duì)自己的肯定，盡量增大和別人的共同點(diǎn)。因此，本文將從委婉語的角度，通過實(shí)際工作中的調(diào)查與研究，以及相關(guān)書籍的查閱，分析與客戶在商務(wù)函電往來中應(yīng)該注意的問題，為日后的工作奠定良好的基礎(chǔ)。

1.委婉語語言得體，給人留下好的印象

寫信函就是把要說的話寫下來，給指定的對(duì)象（客戶）看，因而，寫信函語言要樸實(shí)、自然，語言要親切、得體，要把自己想法真實(shí)地傳達(dá)給對(duì)方。外貿(mào)函電是一種應(yīng)用文體，它是國際商務(wù)活動(dòng)中書面交流主要手段之一。規(guī)范得體的商務(wù)信函、文件不僅展示出一個(gè)人的語言應(yīng)用能力，更體現(xiàn)他所服務(wù)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的形象。在正常的業(yè)務(wù)開展中，因?yàn)楦鱾€(gè)主體之間的平等關(guān)系，多使用委婉的表達(dá)方法，，既尊重了自己，也尊重了他人。

2.委婉語語氣委婉，有利于開拓業(yè)務(wù)關(guān)系

在拓展業(yè)務(wù)關(guān)系中，一封高質(zhì)量的外貿(mào)英語函電扮演這十分重要的角色，一封語言簡(jiǎn)練，表義清楚，語氣委婉的的函電，馬上可以拉近雙方之間的距離，將準(zhǔn)客戶變成新客戶，將新客戶變成老客戶。

3.委婉語體現(xiàn)出良好的個(gè)人素質(zhì)

高質(zhì)量的外貿(mào)英語函電是個(gè)人道德素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，多體諒對(duì)方，站在對(duì)方的角度思考問題，多使用委婉語，可得到對(duì)方尊重與體諒，同時(shí)也體現(xiàn)了自己為人誠懇，寬容待人的良好品質(zhì)。

4.委婉語在處理賠償事宜上，委婉語是語言的潤滑劑

在辦理賠償事宜時(shí)，由于雙方都十分著急，容易造成不愉快，傷害雙方之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，但是如果能多使用一些委婉語，可能能使對(duì)方態(tài)度變得友善起來，使賠償事宜能得到相對(duì)快速的解決。

5.委婉語簡(jiǎn)練直白，直奔主題

客戶每天可能會(huì)收到上百封的外貿(mào)函電，如果函電寫得過于冗長(zhǎng)，會(huì)增加客戶的閱讀量，甚至有直接被扔進(jìn)垃圾箱的可能，所以在函電的第一段，寫一至兩句問候性的語言即可，避免冗長(zhǎng)。第二段即可書寫本次函電的主題，語言應(yīng)該盡量簡(jiǎn)練直白，避免過于華麗，用常見的單詞 ，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞 。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫狻Ｈ鐚n order to assist you in promoting sales at the initial stage，they are free of charge改為They are free to assist your initial stage promoting sales，更加符合英語的語言使用習(xí)慣，并且減少了字?jǐn)?shù)，降低了客戶的閱讀量，也降低了自己的工作強(qiáng)度，提高了工作的效率

6.委婉語語言委婉，避免生硬

在國際貿(mào)易的過程中，每個(gè)個(gè)體都是平等的，函電的書寫應(yīng)本著平等協(xié)商的精神，不要使用命令式的語氣書寫，多使用疑問句和條件句會(huì)使自己的語言更加委婉，更加禮貌。試比較：We need your latest price list as soon as possible 和 we will appreciate it if you can sent us the latest price list as soon as possible，顯然第二句寫得更加委婉禮貌。再比較We need your copy of catalogue for gloves with details of your price and terms of payment 和Will you please sent us a copy of your catalogue for gloves，with details of your price and the terms of payment？第二句使用了疑問句，語氣更加懇切。避免直接使用否定句，造成雙方直接的尷尬，有時(shí)客戶喜歡直接將價(jià)格殺到報(bào)價(jià)的一般，如果你直接表示 your offer is totally unacceptable.會(huì)使交易的雙方陷入尷尬，不利于交易的繼續(xù)進(jìn)行，但是如果你委婉的說，I am afraid that we can not accept your price .就顯得委婉的多，而且給雙方留有回旋的余地。在函電中，應(yīng)盡量使用被動(dòng)語態(tài)，可以淡化出錯(cuò)的主體，給對(duì)方保留面子，語氣委婉的被動(dòng)句是首選。You made a terrible mistake in your letter of credit和 A miktake was made in your letter of credit，第二句淡化了出錯(cuò)的主體，避免使對(duì)方難堪，使雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系不會(huì)受到破壞。

7.委婉語索賠和理賠時(shí)要諒解對(duì)方

在國際貿(mào)易中比較常見的是買方向賣房提出索賠，如發(fā)錯(cuò)貨物，貨物的質(zhì)量品質(zhì)與銷售合同不符，貨物與樣品不一致，數(shù)量短缺，逾期發(fā)貨等。通常，買方在驗(yàn)收貨物時(shí)發(fā)現(xiàn)有問題，應(yīng)首先明確責(zé)任，如果確實(shí)需要向賣房索賠，寫信是應(yīng)注意語氣，保持平和冷靜，不要盛氣凌人，否則不利于問題的解決。如將It is your mistake that the quality of these materials is certainly much below that of the sample you sent to us換成 We are both surprised and disappointed to find that the quality of these materials is certainly much below that of the sample you sent to us .就顯得語氣委婉，沒有直接指出出錯(cuò)的主體，有利于問題的解決。拒絕對(duì)方請(qǐng)求時(shí)要婉轉(zhuǎn)。

委婉語在商務(wù)函電中的作用是不容忽視的。一封語言委婉的書信，清晰的文字表達(dá)，能給對(duì)方留下好印象，對(duì)方會(huì)覺得你是一個(gè)能與他人合作，能體諒對(duì)方和非常專業(yè)的人，從而很樂意與你展開合作，進(jìn)而帶來無限的商機(jī)。另外，商務(wù)英語函電的寫作，在遵循語言委婉的同時(shí)，也要講求語言簡(jiǎn)潔，表達(dá)清楚。進(jìn)而能在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)每一個(gè)環(huán)節(jié)上，盡可能的為雙方節(jié)約時(shí)間，以提高在商務(wù)交往中的效率。寫作商務(wù)函電最直接的目的就是進(jìn)行有效的溝通和交流，簡(jiǎn)潔的表達(dá)與委婉的語言的都是最重要的。由此可見，學(xué)習(xí)在商務(wù)英語函電中如何正確的、恰當(dāng)?shù)氖褂梦裾Z是多么的重要。

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[責(zé)任編輯 魏 杰]