人事檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑

李琪

摘 要：管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。人事檔案的管理存在重視不夠、投入不足、管理水平不高等諸多問(wèn)題。要從根本上解決中國(guó)目前的人事檔案管理問(wèn)題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化手段等措施，探索人事檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）36-0209-02

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過(guò)人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開(kāi)發(fā)、管理的角度來(lái)看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。在人們的工作生活中，人事檔案扮演著重要的角色，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的記錄。在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面：人事檔案管理部門(mén)可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)；為員工代辦申報(bào)職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。因此管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

一、當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

1.部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。這種情況由來(lái)已久，這些領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在他們看來(lái)，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實(shí)際工作中，就會(huì)出現(xiàn)檔案工作沒(méi)計(jì)劃，檔案工作沒(méi)安排，與此同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)在場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員上沒(méi)有保障的現(xiàn)象。

2.部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。檔案室本來(lái)應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，在個(gè)別單位還會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

3.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來(lái)應(yīng)付，兼職管檔人員工作變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會(huì)體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

4.人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒(méi)有這樣的制度。從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)。體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。就會(huì)發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料，套話多，費(fèi)話多，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

5.人事檔案管理的信息化程度不高。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

二、人事檔案管理改進(jìn)的渠道

1.提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)。提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺(jué)服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時(shí)期對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平

2.加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)做一件大事來(lái)抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第27條規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫(kù)房面積每千卷需20～25平方米，另一方面還要在庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開(kāi)”，即庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)。

3.收集材料是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時(shí)收集齊并及時(shí)歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時(shí)要及時(shí)將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。

4.加快現(xiàn)有人事檔案電子化管理。當(dāng)前，伴隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過(guò)去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進(jìn)程已經(jīng)成為了共識(shí)。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的前提在于首先實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進(jìn)行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，就是把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，依托電子手段構(gòu)建個(gè)人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，依托辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門(mén)提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。能夠進(jìn)一步避免因紙質(zhì)人事檔案形式上的非公共性、內(nèi)容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實(shí)難題。人事檔案電子化的意義關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)采集真實(shí)、管理更加規(guī)范，同時(shí)可以有效節(jié)約成本減少風(fēng)險(xiǎn)。

5.建立人事檔案的信息化標(biāo)準(zhǔn)。整合人才信息資源是人事檔案社會(huì)化管理的目標(biāo)之一，人事檔案既有本地人才基本信息資源，也有全國(guó)范圍內(nèi)的人才信息。此時(shí)信息化整合的手段在于依托系統(tǒng)軟件支持，快捷方便地實(shí)現(xiàn)查詢和統(tǒng)計(jì)功能，以達(dá)到共享整合信息資源的目的。此時(shí)除了需要必備的網(wǎng)絡(luò)外，還用具備一定的軟硬件條件，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息形成、交換、存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化，便于更廣范圍的統(tǒng)一調(diào)用。

6.人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化是指人事檔案電子化的基礎(chǔ)上，在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，更好地利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，全面實(shí)施人事檔案信息資源的異地共享。網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)和人事檔案的保密特性統(tǒng)籌考慮，對(duì)具有檔案保管權(quán)利的部門(mén)賦予權(quán)限，使其能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱查相關(guān)人事檔案，沒(méi)有相應(yīng)權(quán)限的單位則無(wú)法自行調(diào)閱 [3]。此外，在采取現(xiàn)代化管理手段提高管理效能的同時(shí)，相應(yīng)人事檔案管理者的綜合素質(zhì)也需要與時(shí)俱進(jìn)。有側(cè)重地加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)，使其成為既精通檔案業(yè)務(wù)，又能熟悉運(yùn)用相應(yīng)軟件的優(yōu)秀人才，進(jìn)一步樹(shù)立創(chuàng)新觀念，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，加速數(shù)字檔案和多媒體檔案的建立進(jìn)程，加強(qiáng)技術(shù)處理，確保檔案保密，依托現(xiàn)代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 劉韶青，林香青，張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案，2010，（10）.

[3] 王冬英.干部人事檔案工作創(chuàng)新之我見(jiàn)[J].企業(yè)家天地：理論版，2010，（4）.

[責(zé)任編輯 吳 迪]