辦公自動化中的文書檔案歸檔的實踐與思考

陳世瓊

隨著辦公自動化尤其是局域網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，從根本上改變我們傳統(tǒng)的辦公模式，公文的起草、審核、簽發(fā)乃至其中每一環(huán)節(jié)的傳遞過程，甚至包括接收、查詢等，都通過計算機及其網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，從而最終實現(xiàn)了無紙化辦公。檔案管理系統(tǒng)作為辦公自動化的重要組成部分，對現(xiàn)行檔案管理體制的影響是深遠的。為此，筆者就目前公司辦公自動化中的文書檔案歸檔作如下分析和思考。

1.現(xiàn)代文書歸檔需注意的問題

由于歸檔模式的轉(zhuǎn)變，文件歸檔時會出現(xiàn)如下問題：

紙質(zhì)文件歸檔的必要性。在新的辦公模式下，雖然電子文件已經(jīng)實現(xiàn)了從文件的起草、審核、簽批到文件的流轉(zhuǎn)、傳遞、發(fā)送的全過程，有逐漸代替紙質(zhì)文件的趨勢，但現(xiàn)階段，文件的歸檔仍然應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，并且必須保證紙質(zhì)文件的齊全完整。這主要基于以下兩點：一是檔案永久保管的需要。紙質(zhì)文件載體相對穩(wěn)定，利于永久保存。電子文件的出現(xiàn)不過幾十年的歷史，由于載體壽命的不確定性，以及技術(shù)更新過快、讀取設(shè)備的局限，世界上一些早期的電子文件，目前已無法讀取。雖然電子文件具有便于檢索利用、不占空間等優(yōu)點，但卻暫不具有永久保管的特質(zhì)。二是外部條件還不成熟。在目前電子公文的法律效力還未得到確認的前提下，今后相當長的一段時期內(nèi)，機關(guān)中電子文件及與之內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件將會共同存在。

避免紙質(zhì)文件重復(fù)歸檔。目前我們的檔案管理中，存在著大量重復(fù)歸檔的文件。如果說，過去因為條件限制，文件查閱不便而不得不保存重份文件，那么隨著技術(shù)手段的進步，是否可以考慮公司內(nèi)部往來文件可以不再重復(fù)歸檔，把我們有限的人力、物力重點用于本單位的文件管理上，這樣只要保證公司的檔案全宗完整，就可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的優(yōu)勢，從而減輕基層檔案庫房的壓力，實現(xiàn)資源的合理利用。

規(guī)范紙質(zhì)文件歸檔內(nèi)容。實現(xiàn)辦公自化以后，機關(guān)中的發(fā)文絕大部分將以電子文件的形式生成，電子文件將不再保留文件的修改過程。依據(jù)電子文件而輸出制作的正式公文，其內(nèi)容與電子文件是完全一致的，因此在紙質(zhì)文件歸檔時是否可以考慮不在保存底稿。但在文件歸檔時，應(yīng)將電子文件流轉(zhuǎn)單打印出來，與正式公文一并歸檔。電子文件流轉(zhuǎn)單上面記錄了起草人、審核人、簽發(fā)人的姓名、審閱時間以及審批意見，是發(fā)文的重要依據(jù)，具有查考與利用的價值。

注重文件的排序編號。采用計算機輔助單份文件歸檔以后，歸檔的模式可采用分散歸檔和集中歸檔兩種方式。歸檔模式如采用分散歸檔，文件的排列順序可以以部門為單位，按部門移交紙質(zhì)文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔時，可以不考慮按部門進行排列，只要文件辦理完畢即可進行編號歸檔，做到文件隨辦隨歸。為預(yù)防意外事件發(fā)生，年終可以按機構(gòu)等要素特征打印分類檢索目錄或文號索引目錄，以便手工檢索時使用。

2.自動化文書歸檔的實踐與思考

采取電腦自動化與人工紙制化相結(jié)合的方式。利用計算機管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號、檢索以及存儲上具有明顯的優(yōu)勢，但并不是所有檔案工作都可以由計算機來替代。因此，在檔案管理模塊的設(shè)計階段就應(yīng)考慮如何利用計算機的優(yōu)勢，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的效能。在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計時，必須對手工管理的每一個環(huán)節(jié)進行詳細的分析，分清哪些環(huán)節(jié)宜于計算機管理，哪些環(huán)節(jié)必須人為干預(yù)，哪些環(huán)可以通過改變管理模式而達到能夠適應(yīng)計算機管理。

采取計算機與人工鑒定歸檔相結(jié)合的方式。單份文件歸檔，文件不必進行分類、組卷，省去擬寫案卷題名等一系列程序，可以很好地解決計算機歸檔難的問題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省略。因此，在文件歸檔環(huán)節(jié)中，檔案部門的主要職責就是進行文件的鑒定工作。由于文件無需分類、組卷，文件經(jīng)鑒定后可以直接進行排序編號，迅速轉(zhuǎn)化成檔案。使歸檔工作變得方便而快捷，這將會極大地縮短每年的文書歸檔時間。

采取簡化歸檔程序與高效率檔案利用相結(jié)合的方式。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理，將擺脫以往長期以來的一種經(jīng)驗式的模糊管理狀態(tài)，實現(xiàn)檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征（目錄）管理過渡到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理的轉(zhuǎn)變，為公司高效率的檔案利用工作奠定堅實基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)的難點，關(guān)鍵在于文件轉(zhuǎn)化成檔案的這一過程，即文件立卷過程。按傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一過程我們需要經(jīng)過文件的鑒定，包括歸檔鑒定（即鑒定文件是否需要歸檔）和期限鑒定（即保管期限的鑒定），文件分類，文件的組卷，擬寫案卷題名，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，排列案卷順序，編寫案卷號等程序。

總之，隨著公司辦公自動化的實現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，可在權(quán)限控制的基礎(chǔ)上實現(xiàn)用戶的自動檢索、全文檢索和網(wǎng)上檢索等利用方式，從而提高檔案利用工作的質(zhì)量、精度和效率，實現(xiàn)檔案工作服務(wù)水平的飛躍。