現(xiàn)代高校研究機(jī)構(gòu)辦公室功能、現(xiàn)存問題與人員配備分析

梁郁郁

摘要： 高校研究機(jī)構(gòu)是高校自主設(shè)立的科研機(jī)構(gòu)，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學(xué)科發(fā)展、教學(xué)體系完善、行政機(jī)構(gòu)健全的重要組成。作者通過調(diào)查與實(shí)踐，系統(tǒng)地論述了現(xiàn)代社會(huì)中，高校究機(jī)構(gòu)辦公室的功能、現(xiàn)存問題與人員配備相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞： 現(xiàn)代高校研究機(jī)構(gòu)管理機(jī)制人員配備

高校研究機(jī)構(gòu)是高校自主設(shè)立的科研機(jī)構(gòu)，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學(xué)科發(fā)展、教學(xué)體系完善、行政機(jī)構(gòu)健全的重要組成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造領(lǐng)軍人物，突出學(xué)校主要研究方向，形成優(yōu)勢(shì)、特色，承擔(dān)重大科研任務(wù)，培養(yǎng)高級(jí)專門人才。由于研究機(jī)構(gòu)功能、人員構(gòu)成、行政等級(jí)、規(guī)模不同，各研究機(jī)構(gòu)設(shè)立的目的、層次和級(jí)別也千差萬(wàn)別，冠名也不盡相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之稱。

隨著國(guó)家教育和科技體制改革的深入，國(guó)家中長(zhǎng)期教育規(guī)劃的出臺(tái)，尤其是國(guó)家倡導(dǎo)科技興國(guó)戰(zhàn)略，重視高?？蒲袡C(jī)構(gòu)建設(shè)和成果轉(zhuǎn)化，高等院校研究機(jī)構(gòu)越來越顯示出它的生機(jī)和活力，日益在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技發(fā)展、學(xué)校學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮出重要作用，有力地推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步。時(shí)代發(fā)展、社會(huì)需求和國(guó)內(nèi)大學(xué)的現(xiàn)代轉(zhuǎn)型，使得科研機(jī)構(gòu)如雨后春筍般出現(xiàn)，隨之而來的問題是，如何健全科研機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制，在更大程度上發(fā)揮科研機(jī)構(gòu)在科研中的核心優(yōu)勢(shì)，在學(xué)校科研中的引領(lǐng)作用？如何使科研機(jī)構(gòu)與現(xiàn)代大學(xué)相適應(yīng)？如何理順科研機(jī)構(gòu)，包括獨(dú)立的科研機(jī)構(gòu)和非獨(dú)立性、與教學(xué)單位平行甚至交叉的科研機(jī)構(gòu)與學(xué)校、學(xué)院、教師之間的關(guān)系？要想解決這些問題，牽涉到國(guó)家政策、學(xué)校行政制度、硬件軟件配備、未來發(fā)展計(jì)劃等。其中首要條件是明晰現(xiàn)代社會(huì)背景下高校研究機(jī)構(gòu)的功能，管理機(jī)制上的獨(dú)特性，以及研究機(jī)構(gòu)辦公室對(duì)人員配備的要求。

以浙江師范大學(xué)為例，浙江師范大學(xué)是一所教學(xué)、科研一體化的綜合型大學(xué)，其綜合實(shí)力位于浙江省前列，全國(guó)綜合高校百?gòu)?qiáng)。近幾年學(xué)校對(duì)科研極為重視，經(jīng)費(fèi)投入逐年加大，科研實(shí)力蒸蒸日上，研究成果對(duì)社會(huì)影響日益擴(kuò)大，研究機(jī)構(gòu)也日益增多和成熟。就目前來看，全校共有校級(jí)研究機(jī)構(gòu)（研究院、研究所、研究中心）近80個(gè)，如規(guī)模相對(duì)龐大的研究院有3個(gè)：教科院、兒童研究院、非洲研究院；研究所有30個(gè)；研究中心有44個(gè)。部分研究院（所）師資水平、科研實(shí)力、設(shè)備條件居于全省、全國(guó)領(lǐng)先地位。在這些研究機(jī)構(gòu)中，一部分是獨(dú)立建制的，一部分是院所一體化。大部分研究機(jī)構(gòu)都設(shè)立有獨(dú)立的院所辦公室，有專業(yè)的辦公室人員（辦公室主任和秘書）負(fù)責(zé)該研究機(jī)構(gòu)的日常事物。

通過對(duì)眾多研究機(jī)構(gòu)辦公室功能、管理機(jī)制與人員配備現(xiàn)狀的研究，以及對(duì)國(guó)內(nèi)其他高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的比較分析，我對(duì)這三個(gè)方面的問題進(jìn)行了系統(tǒng)的闡釋與歸納，并提出了新的觀點(diǎn)。

一、現(xiàn)代高校研究機(jī)構(gòu)辦公室功能

（一）服務(wù)、管理功能。

服務(wù)是高校研究機(jī)構(gòu)的基本功能，也是高校行政辦公室的基本職能，與行政辦公室不同的是，高校研究機(jī)構(gòu)辦公室要以機(jī)構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)、科研人員為主要對(duì)象，將研究機(jī)構(gòu)作為服務(wù)平臺(tái)，通過自身努力，做好后勤保障，力求科研人員從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來，從而全身心地致力于科學(xué)研究。為減少不必要的事物干擾，確?？蒲腥藛T專心研究，辦公室理應(yīng)擔(dān)當(dāng)起將科研器具、材料采購(gòu)，社會(huì)成果轉(zhuǎn)化，經(jīng)費(fèi)支出匯總，日常報(bào)銷等工作，解除科研人員的后顧之憂。同時(shí)，辦公室又要加強(qiáng)與學(xué)校行政部門、院系之間和與社會(huì)之間的聯(lián)系，做好科技成果的轉(zhuǎn)化與服務(wù)工作。

所謂管理功能，也就是說高校研究機(jī)構(gòu)辦公室及歸屬于本所或本中心領(lǐng)導(dǎo)管理，也歸屬于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)管理，同時(shí)要行使自我管理權(quán)限，管理研究機(jī)構(gòu)的日常事務(wù)、各個(gè)分研究中心。更為重要的是，辦公室要具有理順上下各級(jí)機(jī)構(gòu)的管理權(quán)限和關(guān)系的能力。

總體來看，研究機(jī)構(gòu)的辦公室與學(xué)校、學(xué)院各級(jí)行政辦公室雖然都是以服務(wù)為核心，但在具體職能、業(yè)務(wù)上還是有著顯著區(qū)別，研究機(jī)構(gòu)辦公室及其工作人員是以服務(wù)院所之內(nèi)的科研工作者（一般是教師）為核心，是聯(lián)系科研機(jī)構(gòu)與學(xué)校行政部門、同級(jí)科研單位、學(xué)院各個(gè)機(jī)構(gòu)、國(guó)內(nèi)外科研機(jī)構(gòu)或?qū)W術(shù)專家及本院師生的紐帶和橋梁，也是科研機(jī)構(gòu)能夠順利運(yùn)行的有力保障。

（二）政務(wù)處理功能。

高校研究機(jī)構(gòu)雖然同屬于高校辦公室系列，具備一般辦公室的日常政務(wù)處理功能，但由于其主要目的是以科研為核心的，因此，研究機(jī)構(gòu)的日常行政事務(wù)處理就淡化了行政性，多了專業(yè)性和繁雜性。如獨(dú)立建制研究機(jī)構(gòu)的日常政務(wù)包括國(guó)內(nèi)、國(guó)際間的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，科研人員往來接待，科研成果的社會(huì)轉(zhuǎn)化，各類基金的申報(bào)、通知、整理，科研經(jīng)費(fèi)的管理、分配，等等。作為相對(duì)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，以所長(zhǎng)或中心主任為中心的辦公室集財(cái)權(quán)、人權(quán)、行政權(quán)力為一體，而且當(dāng)前各種費(fèi)用、票證名目繁多，為不讓科研人員過分操心，專心搞科研，辦公室人員必須一肩挑。實(shí)行院所一體化或一套班子兩個(gè)名稱的研究機(jī)構(gòu)的日常政務(wù)還包括排課、教學(xué)資源安排、處理上課教師與學(xué)生之間的事務(wù)等。

（三）組織與協(xié)調(diào)功能。

研究機(jī)構(gòu)辦公室主要任務(wù)是針對(duì)科研方面進(jìn)行組織與協(xié)調(diào)。為確?？蒲腥蝿?wù)的完成，在人員梯隊(duì)組織配備上協(xié)助所長(zhǎng)做好工作?！耙粋€(gè)好漢三個(gè)幫”，在課題負(fù)責(zé)人明確后，調(diào)兵遣將，在人力上給予保證，包括校外引進(jìn)、校內(nèi)、所內(nèi)調(diào)動(dòng)，與校內(nèi)外的橫向、縱向聯(lián)系，等等。當(dāng)前尤其要著重進(jìn)行科研人員的勞動(dòng)優(yōu)化組合，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮課題組成員的整體效能。

當(dāng)今學(xué)科分工日益精細(xì)，同一課題需要多方協(xié)作方能攻堅(jiān)成功。在協(xié)同作戰(zhàn)中，不免出現(xiàn)同總體目標(biāo)相矛盾摩擦情況，這樣協(xié)調(diào)工作就顯得特別重要，必須使局部目標(biāo)服從總體目標(biāo)。這種協(xié)調(diào)包括：工作關(guān)系、人際關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系等。因此，組織與協(xié)調(diào)能力直接決定著研究機(jī)構(gòu)的和諧運(yùn)行與發(fā)展。

（四）規(guī)劃與反饋功能。

科研機(jī)構(gòu)的規(guī)劃功能包括課題組或研究機(jī)構(gòu)的年度發(fā)展規(guī)劃、近期和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，組織申報(bào)課題、已立項(xiàng)課題的年度檢查、年度經(jīng)費(fèi)分配預(yù)算、圍繞科研開發(fā)而進(jìn)行的人才引進(jìn)規(guī)劃、科研成員國(guó)內(nèi)外進(jìn)修訪學(xué)計(jì)劃、科研團(tuán)隊(duì)或研究機(jī)構(gòu)與國(guó)內(nèi)、國(guó)際間的學(xué)術(shù)交流、年度會(huì)議或承辦重要學(xué)術(shù)會(huì)議的籌劃等。

作為科研管理的辦事機(jī)構(gòu)，在為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)過程中，要及時(shí)做好信息反饋工作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)施過程中遇到阻力時(shí)，辦公室要立即調(diào)查研究，并及時(shí)向決策者反映，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)疏導(dǎo)溝通渠道，溝通內(nèi)外，保證整個(gè)機(jī)構(gòu)的團(tuán)結(jié)、和諧，充分地發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的作用。

二、當(dāng)前高校研究機(jī)構(gòu)辦公室現(xiàn)存問題

（一）人事制度與觀念局限導(dǎo)致人員配備嚴(yán)重不足。

由于研究機(jī)構(gòu)非行政單位，也非教學(xué)單位，以致學(xué)校在觀念上普遍重視點(diǎn)在于設(shè)立研究機(jī)構(gòu)，做好科研，出成績(jī)見效益，但對(duì)于研究機(jī)構(gòu)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)、管理機(jī)制缺乏明確的規(guī)定，管理隨意、寬松，甚至根本不把研究機(jī)構(gòu)當(dāng)成一個(gè)實(shí)體單位配備相應(yīng)的辦公室，沒有專職的管理人員，大多數(shù)情況下高校研究機(jī)構(gòu)辦公室人員要么是所長(zhǎng)或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究機(jī)構(gòu)沒有專職人員，而是由教學(xué)單位的行政人員兼職。因此，面對(duì)繁雜的研究機(jī)構(gòu)事務(wù)，人員配備嚴(yán)重不足，影響了研究機(jī)構(gòu)的健康運(yùn)行。

（二）研究機(jī)構(gòu)性質(zhì)導(dǎo)致研究所日常事務(wù)繁雜，工作量大，現(xiàn)有管理模式難以兼顧。

高校研究機(jī)構(gòu)是以科研為核心的，通過成果轉(zhuǎn)化聯(lián)系學(xué)校與社會(huì)，并服務(wù)于學(xué)校與社會(huì)，同時(shí)又兼顧一部分教學(xué)任務(wù)或者通過成果轉(zhuǎn)化服務(wù)于教學(xué)。因此，科研機(jī)構(gòu)的這一特殊性質(zhì)決定了其所設(shè)辦公室的管理內(nèi)容和人員素質(zhì)要求也不同于一般的高校行政機(jī)構(gòu)。辦公室人員所面對(duì)的首先是服務(wù)好研究機(jī)構(gòu)的科研人員，盡可能為科研人員分擔(dān)日?，嵤碌墓芾砉δ埽员憧蒲腥藛T更好地、全身心地投身科學(xué)研究。同時(shí)，辦公室還要廣泛與國(guó)內(nèi)外其他科研機(jī)構(gòu)聯(lián)系，匯總各種信息，以便為本單位的領(lǐng)導(dǎo)、研究人員提供全方位的科研信息、學(xué)術(shù)信息、交流信息；辦公室管理人員要協(xié)調(diào)好學(xué)校行政部門、學(xué)院教學(xué)單位與研究機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系；做好科研成果的社會(huì)轉(zhuǎn)化工作，等等。面對(duì)如此繁雜而廣泛的事務(wù)，現(xiàn)有的人員配備與管理模式顯然是捉襟見肘。

（三）管理人員缺乏基本能力，難以應(yīng)付相對(duì)專業(yè)的管理事務(wù)。

由于研究機(jī)構(gòu)的專業(yè)性，不同研究機(jī)構(gòu)有著不同的學(xué)科特色，這就要求辦公室管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)、工作能力。由于辦公室人員嚴(yán)重短缺，管理事務(wù)繁雜，這就迫使辦公室管理人員不斷進(jìn)行不同事務(wù)、不同專業(yè)的管理，繁瑣事務(wù)很容易使辦公室管理人員產(chǎn)生職業(yè)厭倦或倦怠，而職業(yè)倦怠又會(huì)使管理人員的生理、心理和行為等處于不良狀態(tài)，并在工作上呈現(xiàn)出一些消極行為，影響工作質(zhì)量。具體表現(xiàn)為：注意力無(wú)法集中、思維效率降低、理解能力和創(chuàng)新能力下降，同時(shí)情緒上容易沖動(dòng)，焦躁不安，無(wú)故遷怒他人，甚至對(duì)工作產(chǎn)生厭倦感，工作熱情降低。久而久之，工作缺乏主觀能動(dòng)性，服務(wù)意識(shí)淡薄。

三、現(xiàn)代高校研究機(jī)構(gòu)辦公室人員配備要求

如何配備合適的辦公室人員？或者說研究機(jī)構(gòu)的辦公室管理者應(yīng)具備何種基本條件？首先，要明確一點(diǎn)，即現(xiàn)代高校研究機(jī)構(gòu)辦公室的任務(wù)與職責(zé)是什么？高校研究機(jī)構(gòu)的建制模式有獨(dú)立建制型、院所（中心）合一型、基地掛靠型、校企合作型等，其所轄辦公室與教學(xué)單位辦公室、學(xué)校行政辦公室有著明顯區(qū)別。具體來說，研究機(jī)構(gòu)辦公室是高校研究機(jī)構(gòu)在其內(nèi)部所設(shè)立的一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，是集綜合性、協(xié)調(diào)性和服務(wù)性于一體的多功能部門，在管理系統(tǒng)中處于溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐位置，承擔(dān)著“管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的重要職責(zé)。因此，高校研究機(jī)構(gòu)辦公室的工作職責(zé)和作用是：服務(wù)、組織、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)。以此為出發(fā)點(diǎn)，研究機(jī)構(gòu)辦公室人員應(yīng)具備以下五個(gè)基本條件。

（一）服務(wù)意識(shí)。

辦公室工作人員要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)和科研人員的工作助手、信息助手、生活助手、服務(wù)助手，做好調(diào)查研究工作，做好日常服務(wù)工作，做好信息搜集整理、分類工作，多研究國(guó)家有關(guān)教育方面的政策、法令、制度、上級(jí)文件等，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，及時(shí)提供政策、法令方面的參謀咨詢意見。為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排好一個(gè)時(shí)期的工作布局；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排、組織科研會(huì)議，學(xué)術(shù)論壇與交流，院所之間的交流等工作；協(xié)助做好研究機(jī)構(gòu)相關(guān)人員的出行差旅、日常報(bào)銷等服務(wù)工作。代替領(lǐng)導(dǎo)接待方方面面的領(lǐng)導(dǎo)、客人和辦事人員，減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)和壓力。當(dāng)然，辦公室工作人員要少一點(diǎn)私心，堅(jiān)持廉正之心，敢于負(fù)責(zé)，勇于承擔(dān)責(zé)任，對(duì)于不該辦的事情，必須堅(jiān)決回絕。

（二）政治素養(yǎng)、學(xué)科專業(yè)素養(yǎng)。

高校研究機(jī)構(gòu)是以科研為核心的，日常管理事務(wù)都是圍繞科研而進(jìn)行，因此，辦公室管理人員首先要具有政治素養(yǎng)和本學(xué)科的專業(yè)素養(yǎng)。所謂政治素養(yǎng)是要求管理人員從科學(xué)出發(fā)，準(zhǔn)確把握大局，講政治方向和政治立場(chǎng)，能正確理解并準(zhǔn)確把握黨的政策、領(lǐng)導(dǎo)的意圖和上級(jí)的指示精神，在大是大非和突發(fā)性事件上頭腦清醒，立場(chǎng)堅(jiān)定。只有具備較高的政治素質(zhì)，才能發(fā)揮好溝通協(xié)調(diào)作用。只有具備學(xué)科的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)才有資格擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，有目的地服務(wù)好科研人員日常需求，才能夠合理、準(zhǔn)確地處理日常的科研事物、對(duì)外的科研聯(lián)系、對(duì)社會(huì)的科研成果服務(wù)與轉(zhuǎn)化，等等。

（三）較強(qiáng)的人際溝通能力和組織能力。

高校研究機(jī)構(gòu)辦公室既是反映學(xué)校工作狀況、科研進(jìn)展和精神文明的窗口，又是與外界廣泛接觸的中樞。辦公室工作人員必須具備較強(qiáng)的社會(huì)交際能力，儀表端莊、舉止文雅，待客禮貌、不卑不亢，真誠(chéng)、自信、熱情、沉著、謙和、豁達(dá)。辦公室人員如果不能熟練地運(yùn)用人際溝通的技巧，就難以收到理想的工作效果。只有具備較強(qiáng)的處理人際關(guān)系的技能，才能正確處理全局利益和局部利益的關(guān)系，有效聯(lián)通內(nèi)外、上下，使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與科研人員之間、師生之間在思想上、行動(dòng)上協(xié)調(diào)一致，團(tuán)結(jié)向上，把各項(xiàng)管理工作搞好。

（四）掌握現(xiàn)代傳媒手段，樹立正確理念，提升服務(wù)意識(shí)水平。

研究機(jī)構(gòu)辦公室人員除了具備語(yǔ)言文字表達(dá)能力，熟練掌握各種公文的格式及其寫作要求之外，還要熟練掌握現(xiàn)代傳媒手段。當(dāng)前整個(gè)社會(huì)辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，尤其是高校研究機(jī)構(gòu)，本身走在科研的前列，并時(shí)刻與國(guó)際接軌，因此，管理人員應(yīng)掌握現(xiàn)代傳媒，熟悉辦公自動(dòng)化，并善于運(yùn)用現(xiàn)代傳媒加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)、國(guó)際科研機(jī)構(gòu)之間的溝通與交流。

當(dāng)然，研究機(jī)構(gòu)辦公室工作不能簡(jiǎn)單停留在完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)上，要善于從繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，自覺培養(yǎng)超前服務(wù)的意識(shí)。管理人員首先應(yīng)提高分析問題和解決問題的能力，善于從工作中發(fā)現(xiàn)問題，并對(duì)其產(chǎn)生的原因、可能造成的后果做出合理的預(yù)判，提出解決問題的途徑；其次，具有淡泊名利、任勞任怨的奉獻(xiàn)精神，凡是自己能辦的事情就盡量去辦，盡力而為，而且一定要積極主動(dòng)地去做，主動(dòng)給自己加擔(dān)子，不管是大事小事，都要高效、圓滿地完成好，杜絕草率、輕率，注重工作實(shí)效；再次，學(xué)會(huì)從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)研究機(jī)構(gòu)發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)目標(biāo)，準(zhǔn)確把握工作重點(diǎn)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定切實(shí)可行的政策，確保各項(xiàng)工作的正常開展，真正發(fā)揮參謀和助手的作用；最后，擺脫傳統(tǒng)行政工作觀念的束縛，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，樹立良好的服務(wù)形象。

（五）良好的品質(zhì)與學(xué)習(xí)意識(shí)。

研究機(jī)構(gòu)辦公室工作事無(wú)巨細(xì)，千頭萬(wàn)緒。人品、人格是科研團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)期共事的基礎(chǔ)，辦公室工作人員必須做到正確對(duì)待自己、同志、組織，做到大事講原則，小事講風(fēng)格，難事不推，好事不搶，榮譽(yù)不爭(zhēng)；做到公道正派，誠(chéng)懇待人，嚴(yán)于律己，寬以待人。

要樹立不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，無(wú)論是輔助決策、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)事務(wù)、督促檢查、處理信息、組織會(huì)務(wù)，還是處理文書、管理印信、接待來賓，都要學(xué)習(xí)相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，掌握崗位業(yè)務(wù)。只有不斷學(xué)習(xí)，才能敏銳發(fā)現(xiàn)問題、合理分析問題、正確解決問題。尤其當(dāng)前信息瞬息萬(wàn)變，科研機(jī)構(gòu)突飛猛進(jìn)，辦公室人員不與時(shí)俱進(jìn)，很難發(fā)揮研究機(jī)構(gòu)的引領(lǐng)作用。

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本論文系2011年度浙江師范大學(xué)人文社科（教育管理研究）項(xiàng)目階段性研究成果。