談信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新

李亞娟

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗人力資源和社會(huì)保障局，內(nèi)蒙古 興安盟 137600）

在事業(yè)單位之中，檔案管理是作為一項(xiàng)基礎(chǔ)的內(nèi)容，能夠直接記錄單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果，是作為衡量單位發(fā)展水平的重要標(biāo)志，也是作為判斷事業(yè)單位整體發(fā)展和人才培養(yǎng)效率的重要基礎(chǔ)，科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展使得計(jì)算機(jī)的普及率也在逐漸上升，其巨大的優(yōu)勢使得其在信息時(shí)代下充分發(fā)揮了其作用，并逐漸成為各行各業(yè)獲得進(jìn)一步發(fā)展機(jī)遇的必備事物。在此之外對(duì)于檔案管理工作而言，是作為事業(yè)單位日常管理中十分重要的組成內(nèi)容，不僅僅是作為人才信息的一個(gè)重要承載和源泉，與此同時(shí)也是作為記錄工作和項(xiàng)目等相關(guān)信息內(nèi)容的重要途徑，所以在對(duì)檔案管理的過程中，必須要引起足夠的重視。

一、存在不足分析

（一）由于檔案管理機(jī)制存在較多問題

根據(jù)現(xiàn)如今的實(shí)際情況來進(jìn)行分析，依然是很多事業(yè)單位采取傳統(tǒng)檔案管理的方式，這也是其自身工作效率和需求無法相互匹配的重要因素之一，所以對(duì)于管理系統(tǒng)做出創(chuàng)新已經(jīng)是成了現(xiàn)如今最為重要的任務(wù)，在事業(yè)單位中，需要從多方渠道對(duì)事業(yè)單位的檔案管理部門進(jìn)行有效調(diào)整，為找出一套與當(dāng)前檔案管理需求相符的管理模式提供基礎(chǔ)支持。以檔案管理機(jī)制的角度來看，當(dāng)下的檔案管理機(jī)制依然存在著諸多不足之處，就算是將其新的改革制度逐漸融入到管理體系之中，但是因?yàn)闊o法保證落實(shí)效果，導(dǎo)致其改革并不明顯。

（二）由于實(shí)用型人才存在短缺

作為社會(huì)持續(xù)發(fā)展的重要因素之一，人才是具有重要的作用，在事業(yè)單位檔案管理中，管理人員因?yàn)槠涔ぷ鞯奶厥庑?，使其長期占據(jù)主要地位，自身的工作素質(zhì)和能力會(huì)直接的決定最終檔案管理質(zhì)量，所以不僅需要熟練的應(yīng)用信息化的技術(shù)方式，還需要保證其可以獨(dú)立且熟練完成設(shè)備操作。但現(xiàn)實(shí)情況卻是往往檔案管理人員無法及時(shí)獲得有效的信息化管理培訓(xùn)，在工作重視程度不高的情況下，檔案管理人員依然是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，就算是存在先進(jìn)的信息技術(shù)融入管理系統(tǒng)中，在實(shí)際實(shí)施中依然是存在較多困難。

二、優(yōu)化措施分析

（一）持續(xù)創(chuàng)新管理思想

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理流程而言，是相對(duì)較為復(fù)雜，中間環(huán)節(jié)比較多，流程的運(yùn)轉(zhuǎn)較慢，這樣已經(jīng)是無法可以滿足現(xiàn)如今事業(yè)單位的實(shí)際管理需要，在信息化管理快速發(fā)展的同時(shí)，檔案管理必須要建設(shè)成為面相對(duì)用戶和業(yè)務(wù)操作人員以及管理人員和系統(tǒng)管理人員等多個(gè)層面解決點(diǎn)，一同其對(duì)運(yùn)行平臺(tái)進(jìn)行操作，同時(shí)在規(guī)范管理制度方面，還需要形成一個(gè)較為完善的檔案監(jiān)督管理與保障體系、檔案流轉(zhuǎn)體系以及檔案歸檔體系、信息化操作規(guī)范以及信息化服務(wù)理念及安全機(jī)制等多種體制，因此只有持續(xù)的創(chuàng)新管理理念，才可以使其檔案管理體系得到持續(xù)的完善，保證事業(yè)單位檔案管理順利進(jìn)行。

（二）持續(xù)創(chuàng)新檔案管理體系

首先在事業(yè)單位中，需要提高自身的認(rèn)識(shí)，做好事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作，事業(yè)單位的工作人員需要為其日后發(fā)展和改革以及人才培養(yǎng)提供出相應(yīng)的服務(wù)，同時(shí)還需要全面意識(shí)到檔案管理工作的完善和創(chuàng)新的重要意義。其次還要建立健全事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，并要求各個(gè)部門積極配合檔案管理部門的工作，檔案管理部門要充分落實(shí)檔案管理工作，在這個(gè)基礎(chǔ)上建立起一個(gè)完善的檔案分類體系，對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)的分類和指導(dǎo)。

（三）創(chuàng)新檔案收集方式

在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，管理方式和收集方式需要根據(jù)部門規(guī)定定期向檔案管理部門提交檔案，檔案管理部門則是根據(jù)流程接受進(jìn)行相應(yīng)的整理和存檔，這種方式將會(huì)增加管理的難度，管理流程的執(zhí)行常常會(huì)出現(xiàn)斷流。電子檔案自動(dòng)收集方式的創(chuàng)新極大程度上將管理人員從繁雜的工作中解放了出來。然而對(duì)于檔案自動(dòng)收集技術(shù)而言，則是通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)的技術(shù)和掃描儀等設(shè)備，將其需要存檔的檔案根據(jù)要求自動(dòng)上傳到指定位置，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行存檔。

總結(jié)：綜上所述，信息時(shí)代的發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理帶來了機(jī)遇的同時(shí)也面臨重大的挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成了決定其未來持續(xù)化發(fā)展的關(guān)鍵因素。學(xué)會(huì)利用數(shù)字化信息管理手段不僅能夠節(jié)省大量資源，也有效提升了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。因此對(duì)于事業(yè)單位而言，其檔案管理部門必須要對(duì)其自身的管理理念進(jìn)行更新，持續(xù)完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)技術(shù)安全防護(hù)，建立起科學(xué)的檔案信息化管理制度，這樣才可以更好地滿足信息時(shí)代發(fā)展的需要，不僅需要提高檔案管理人員自身的意識(shí)，還需要建立起一個(gè)完善的檔案管理體系，合理應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)，保證事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。