淺析高校教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估中的作用

梅瓊 李濤

摘要：從目前的高校檔案管理來(lái)看，高校教學(xué)管理水平的高低以及教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣都與高校教學(xué)檔案的好壞有著重要的聯(lián)系，教學(xué)檔案管理的好壞直接關(guān)系到了教學(xué)發(fā)展的快慢，也成為了高校的教學(xué)評(píng)估工作中最重要的一部分。

關(guān)鍵詞：教學(xué)評(píng)估；高校；教學(xué)檔案

高校教學(xué)檔案作為高校檔案的核心內(nèi)容以及主題，教學(xué)檔案的完整與否成為了衡量高校教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，而對(duì)教學(xué)評(píng)估的結(jié)果也有著舉足輕重的影響作用。

一、強(qiáng)化教學(xué)檔案管理制度

從高校教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀來(lái)看，目前的高校教學(xué)檔案仍然存在不少的問(wèn)題：

（一）教學(xué)檔案不齊全

作為領(lǐng)導(dǎo)，一般來(lái)說(shuō)只是重視教學(xué)授課究竟有如何成效，而對(duì)于教學(xué)實(shí)施過(guò)程中形成的檔案沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致教學(xué)檔案的管理制度不夠健全。在高校內(nèi)，也沒(méi)有為教學(xué)檔案的管理配備相應(yīng)的檔案管理人員，往往都是由教學(xué)管理人員兼任，兼職檔案管理人員沒(méi)有足夠的檔案管理專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，對(duì)于高校的教學(xué)檔案缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)能夠及時(shí)的收集散布、存放于各個(gè)院系、部門(mén)的資料，從而最終導(dǎo)致高校教學(xué)檔案的材料不夠完整、齊全。

（二）對(duì)于教學(xué)檔案的整理不夠規(guī)范

雖然高校已經(jīng)制定了相應(yīng)的檔案整理制度，但是由于教學(xué)檔案的收集與整理存在較大的隨意性，也使得高校檔案歸類(lèi)沒(méi)有明確的限定與規(guī)范，整理也沒(méi)有明確的要求，原來(lái)已經(jīng)歸檔的檔案資料也不符合現(xiàn)代化的檔案管理要求。教學(xué)檔案工作是一項(xiàng)高校的基礎(chǔ)工作，一些高校對(duì)于教學(xué)檔案管理工作還存在不完善，不規(guī)范的情況，這也就要求我們?cè)跈n案管理的過(guò)程中要抓住教學(xué)評(píng)估的機(jī)遇，從而提高教學(xué)檔案管理的質(zhì)量與水平。

教學(xué)檔案的管理工作是高校各項(xiàng)工作中不可或缺的一部分，它鑒證了高校教學(xué)歷史資料最真實(shí)的一面，也提供給教學(xué)工作最為詳盡、可靠的數(shù)據(jù)，為之后的教學(xué)評(píng)估工作奠定了基礎(chǔ)，所以，我們必須重視高校的教學(xué)檔案的管理工作。

二、高校教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估的重要性

各個(gè)學(xué)校經(jīng)過(guò)多年的教學(xué)實(shí)踐，逐步積累起一系列的原始資料，這些資料就構(gòu)成了教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)管理的工作縮影，對(duì)高校的教學(xué)工作的全貌有一個(gè)直接抑或是間接的展現(xiàn)，對(duì)學(xué)校管理質(zhì)量、學(xué)校教學(xué)水平的衡量提供了一個(gè)重要的依據(jù)。雖然在學(xué)校的評(píng)估體系當(dāng)中，“教學(xué)檔案”并沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的條目，但是各個(gè)條目的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)都是教學(xué)檔案，且每一個(gè)條目的內(nèi)容都對(duì)教學(xué)檔案有一個(gè)具體的體現(xiàn)。通過(guò)對(duì)高校的教學(xué)進(jìn)行評(píng)估，使得檔案的建設(shè)普遍加強(qiáng)。

（一）教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)——教學(xué)檔案

高校教學(xué)檔案是在高校的教學(xué)過(guò)程及教學(xué)管理工作中，形成的有實(shí)際保存價(jià)值的圖表、文字表格以及音像等不一樣的歷史記錄，高校的教學(xué)檔案可以反映一所高校的教學(xué)秩序、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平如何。高校教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估中，占據(jù)著基礎(chǔ)地位，如果一所高校缺乏教學(xué)檔案，教學(xué)評(píng)估就如那無(wú)本之木。

（二）教學(xué)評(píng)估的依據(jù)——教學(xué)檔案

高校教學(xué)評(píng)估工作最根本的依據(jù)在于高校教學(xué)檔案的真實(shí)性與原始性。曾經(jīng)有這么一句俗話“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”，而這句話中所講到的“字”也就指的是檔案，這就說(shuō)明了在高校教學(xué)評(píng)估中，教學(xué)檔案起到了憑據(jù)的作用。高校的教學(xué)管理及教學(xué)水平是否達(dá)到高校教學(xué)評(píng)估的各項(xiàng)指標(biāo)要求，都需要用大量檔案資料來(lái)證實(shí)，而詳盡的教學(xué)檔案資料是高校教學(xué)評(píng)估工作的可靠依據(jù)。

三、高校評(píng)估中教學(xué)檔案管理上的一些問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案的管理工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視

有的領(lǐng)導(dǎo)十分重視本校其他文書(shū)檔案的整理工作，卻輕視教學(xué)檔案的整理工作。教學(xué)檔案是參評(píng)院校評(píng)估工作的重要組成部分。高等院校的社會(huì)活動(dòng)主要是圍繞著教學(xué)展開(kāi)的，其所形成的教學(xué)檔案是從當(dāng)時(shí)直接使用的教學(xué)文件和教學(xué)過(guò)程的檔案材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，因此，教學(xué)檔案應(yīng)成為高校檔案的重要組成部分， 教學(xué)檔案管理工作應(yīng)受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（二）管理檔案意識(shí)不強(qiáng)，忽視對(duì)本部門(mén)與教學(xué)管理工作相關(guān)的原始資料的收集和積累

高校評(píng)估的重要內(nèi)容之一是通過(guò)對(duì)高校教學(xué)和教學(xué)管理在某段時(shí)間內(nèi)情況的查驗(yàn)，來(lái)測(cè)評(píng)該校的教學(xué)質(zhì)量和水平。評(píng)估反饋信息表明，有些部門(mén)缺乏檔案意識(shí)，對(duì)本部門(mén)在教學(xué)和教學(xué)管理活動(dòng)中形成的文件材料不能及時(shí)收集與整理，未能將有憑證、查考、利用價(jià)值的文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案集中保存，甚至造成大量未經(jīng)整理的重要文字材料丟失。有些新成立的部門(mén)對(duì)檔案工作不重視，產(chǎn)生的文件不能按時(shí)收集整理成檔案；也有些部門(mén)因需要撤銷(xiāo)或合并，本應(yīng)成為檔案的重要材料卻因工作變動(dòng)而留在個(gè)人手中，未能及時(shí)上繳。這就導(dǎo)致各部門(mén)在得到分解的評(píng)估任務(wù)后，出現(xiàn)資料殘缺不全、忙著補(bǔ)充相關(guān)材料的尷尬局面。 為應(yīng)付評(píng)估，臨時(shí)補(bǔ)充搜集的材料，內(nèi)容往往缺乏真實(shí)性。因此，各高校在日常工作中，應(yīng)建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，特別是加強(qiáng)在教學(xué)檔案管理方面的督導(dǎo)，使相關(guān)部門(mén)開(kāi)展的每一項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)都留下真實(shí)的歷史記錄。

（三）檔案管理欠規(guī)范

根據(jù)評(píng)估工作的需要，在對(duì)大量教學(xué)檔案的查閱、搜集、整理而最終形成評(píng)估文件的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)在檔案管理中有不少專業(yè)技術(shù)問(wèn)題。檔案管理工作是一門(mén)系統(tǒng)科學(xué)，有其自身的客觀規(guī)律，如果不能掌握檔案管理的技術(shù)和方法，往往會(huì)造成檔案管理欠規(guī)范現(xiàn)象。高校評(píng)估過(guò)程中，要解決檔案管理不夠科學(xué)和規(guī)范的問(wèn)題，需要檔案工作者針對(duì)專業(yè)問(wèn)題，掌握科學(xué)的檔案管理方法，長(zhǎng)期不斷地總結(jié)和完善。

四、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理建設(shè)工作

高校的教學(xué)檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，部分高校在對(duì)于教學(xué)檔案的管理中還存在一定的盲目性，相應(yīng)的制度不夠完善，所以在之后的教學(xué)檔案管理中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)與完善。教學(xué)檔案管理的科學(xué)性、先進(jìn)性也要求通過(guò)檔案制度的建設(shè)，通過(guò)有效的激勵(lì)機(jī)制，將教學(xué)檔案管理規(guī)范化、工作精細(xì)化。為了利于教學(xué)評(píng)估，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作可以從以下幾點(diǎn)入手：

(一) 以教學(xué)評(píng)估為契機(jī)， 加強(qiáng)全員檔案意識(shí)

檔案意識(shí)的強(qiáng)弱直接影響著檔案工作的質(zhì)量和檔案事業(yè)的發(fā)展。教學(xué)評(píng)估涉及學(xué)校各個(gè)部門(mén)和各個(gè)學(xué)院(系)，每個(gè)部門(mén)每個(gè)學(xué)院(系)都有許多同志參與其中。首先，要加強(qiáng)宣傳力度，通過(guò)校園網(wǎng)、校報(bào)、廣播、宣傳欄等多種形式，開(kāi)展檔案工作宣傳活動(dòng)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)。其次，我們應(yīng)緊緊抓住教學(xué)評(píng)估機(jī)遇，借助領(lǐng)導(dǎo)和教職工在迎評(píng)工作中切身體驗(yàn)進(jìn)行宣傳，便領(lǐng)導(dǎo)和教職工更充分了解檔案、關(guān)心檔案，自覺(jué)地為形成檔案、積累檔案、保護(hù)檔案作出貢獻(xiàn)。

(二) 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)檔案管理人材

檔案工作水平的高低取決于檔案工作人員的素質(zhì)，完整有序的檔案資料在評(píng)估中具有不可替代作用。

1、切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校要切實(shí)把檔案工作列入學(xué)校工作議事日程，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)，各部門(mén)各學(xué)院(系) 要有一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把抓好檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制。

2、配好檔案管理人員。要選派年輕、思想素質(zhì)好、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、文化水平高并且具有一定檔案業(yè)務(wù)知識(shí)擔(dān)任檔案管理工作。

3、穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。學(xué)校應(yīng)多為檔案管理人員創(chuàng)造有利條件，鼓勵(lì)檔案管理人員安心工作，不應(yīng)將適合檔案管理工作的人員隨意調(diào)離，嚴(yán)格控制不合理的人員流動(dòng)。

4、加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)。學(xué)校應(yīng)為專兼職檔案管理人員創(chuàng)造條件，支持他們參加培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)研討會(huì)、學(xué)術(shù)交流、專題講座。學(xué)習(xí)內(nèi)容不僅是檔案方面的知識(shí)，還應(yīng)有相關(guān)現(xiàn)代化辦公技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的知識(shí)，還應(yīng)有教學(xué)評(píng)估方面的知識(shí)。

（三）對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的建議

1、提高認(rèn)識(shí)，重視教學(xué)檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的地位

一方面，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層到教學(xué)管理的職能部門(mén)，要把教學(xué)檔案材料視為教學(xué)活動(dòng)的實(shí)錄，認(rèn)真整理和妥善保管；另一方面，學(xué)校檔案室工作人員要從思想上認(rèn)識(shí)到自己所從事工作的重要性和所肩負(fù)的歷史責(zé)任，認(rèn)識(shí)到檔案工作是學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度，只有提高認(rèn)識(shí)，才能重視教學(xué)檔案管理工作。

2、以高校評(píng)估為契機(jī)，完善教學(xué)檔案管理工作

通過(guò)評(píng)估，學(xué)校檔案管理工作要抓好服務(wù)這個(gè)根本。要從拓展服務(wù)領(lǐng)域，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)功能等方面來(lái)完善教學(xué)檔案管理工作，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

總之，對(duì)于高校教學(xué)水平的評(píng)估是對(duì)高校檔案工作一次全面的檢閱，通過(guò)有效的教學(xué)評(píng)估，高校的教學(xué)檔案工作才能夠得到加強(qiáng)，其檔案的管理層次也能夠得以提升，而教學(xué)評(píng)估為高校檔案工作提供了發(fā)展的最好契機(jī)，讓檔案工作以評(píng)促改，以評(píng)促管，把檔案工作更加規(guī)范更加科學(xué)。

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作者簡(jiǎn)介：

梅瓊（1972-），女，湖北竹溪籍貫，本科，湖北醫(yī)藥學(xué)院教務(wù)處，主要研究方向教學(xué)檔案管理。