創(chuàng)新管理機制 促進檔案事業(yè)新發(fā)展

曲媛

摘要：隨著我國改革開放的不斷深化，信息革命的不斷發(fā)展,檔案管理工作越來越不能在當前經(jīng)濟水平以及制度上更好地服務于社會。只有堅持改革，與時俱進，實現(xiàn)管理思路、管理模式、管理機制、管理服務的創(chuàng)新，才能更好地完成檔案管理工作，實現(xiàn)其自身價值。

關鍵詞：檔案管理可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新機制

在社會主義不斷發(fā)展完善的今天，我國的檔案管理事業(yè)取得了一定的成績。然而，在信息全球化的現(xiàn)代社會，我國傳統(tǒng)的檔案管理在體制、技術方法等方面存在著明顯的不足。傳統(tǒng)理論的許多論述和觀點帶有計劃經(jīng)濟時代的局限性，與市場經(jīng)濟條件下的檔案工作難以適應；傳統(tǒng)理論主要建筑在機關、企事業(yè)單位檔案室工作內(nèi)容的基礎上，對當前迅速發(fā)展的檔案館工作實踐難以適應；傳統(tǒng)理論重點注重檔案收集、整理、分類、編目、檢索、統(tǒng)計等檔案保管的諸環(huán)節(jié)，對不斷拓寬的檔案利用工作難以適應；傳統(tǒng)理論研究的對象主要是手工操作的檔案實體管理，對現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息管理難以適應；傳統(tǒng)理論注重揭示檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系，而對日益拓展的檔案工作與社會的外在聯(lián)系揭示不夠。在體制方面也存在一定缺陷，檔案行政管理部門的法定地位還沒有真正確立，國家綜合檔案館的主體地位也沒有真正確立。面對這些問題，要知難而上，積極應對，明確目標，找準方向，努力推進檔案工作管理思路創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理機制創(chuàng)新、管理服務創(chuàng)新。

一、管理思路的創(chuàng)新

長期以來,檔案工作者沿襲傳統(tǒng)的管理辦法。日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守攤,你查我找的水平上。在市場經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,服務對象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少。更談不上主動超前服務,使得花費大量人力物力,歷經(jīng)千辛萬苦得來的檔案資料成為“死”信息。要形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的檔案管理工作新理念。檔案工作人員要密切聯(lián)系實際,以開放的視角,在較高層面上來籌劃檔案工作的建設方略。

二、管理模式的創(chuàng)新

我國有悠久的檔案歷史,檔案工作已經(jīng)形成了傳統(tǒng)的管理模式。不同時期的檔案工作曾起到過積極作用。但一些傳統(tǒng)的做法已不再適應當前社會發(fā)展的需要,必須進行改革創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新,包括立卷改革,在工作手段上的改進,盡量縮短立卷歸檔周期,也便于推行部門立卷工作。目前許多部門都已將計算機應用于檔案管理,但多數(shù)僅局限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索,而對于檔案的其他方面的應用則較少。因此必須進行革新,比如運用電子掃描技術對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行微縮處理、采用條形碼來代替檔號,既安全可靠,又方便快捷,以減輕檔案工作人員勞動強度,最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢,提高檔案管理效率。

三、管理機制的創(chuàng)新

一直以來,檔案管理工作均以經(jīng)驗管理居多,工作人員的選配也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件。這從某種程度上制約了人才引進,形成了檔案部門的“鐵飯碗”現(xiàn)象。工作人員“混”的思想比較嚴重。必須引進競爭激勵機制,從源頭上解決創(chuàng)新的基礎問題。積極推行全員聘任制,科學設崗,公平競爭,擇優(yōu)上崗,真正做到優(yōu)勝劣汰,增強檔案工作者的危機感。逐步建立起人得其事、事納其人、人盡其才、才盡其用、奮發(fā)有為、充滿活力的用人機制。通過競爭激發(fā)每個人的工作熱情,最大限度地發(fā)揮個人潛力。同時,要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制,如鼓勵創(chuàng)新的考核辦法、分配制度、獎勵制度等,努力營造一個鼓勵創(chuàng)新的氛圍。

四、服務職能的創(chuàng)新

服務是檔案工作的根本職能。要從“保管存留”的目的向“服務利用”的目的轉(zhuǎn)變,就要實現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)變,而要實現(xiàn)這種工作模式的轉(zhuǎn)變就要有具備“服務創(chuàng)新”的理念。首先在確保各類檔案的查準率、查全率的前提下,要做到有預見性的超前服務,有目的地針對服務及有始有終的跟蹤服務。它還包括如何培訓部門專兼職檔案員、如何指導部門檔案工作等。檔案人員應該充分認識到學校檔案館(室)是學校各項工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實體,還要管理這些檔案實體反映的各種信息。通過對這些信息進行深入細致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實質(zhì)問題。參與學校各項工作管理,加強服務職能,進而豐富服務的形式,擴大服務的范圍,提高服務的效率和質(zhì)量,充分實現(xiàn)服務的價值。這些是檔案館(室)拓寬自己工作思路的新舉措。

在社會飛速發(fā)展的今天，機遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機遇，促進檔案管理技術的全面創(chuàng)新，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。只有時刻注意創(chuàng)新，有可能實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化和法制化。筆者相信，當檔案管理技術創(chuàng)新過程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的價值。

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