加強合同管理，防范合同風(fēng)險，維護企業(yè)權(quán)益

唐 健，邵成俊

（湖北白蓮河抽水蓄能有限公司，湖北 羅田 438600）

湖北白蓮河抽水蓄能電站設(shè)計安裝4臺單機容量為300 MW的可逆式抽水蓄能機組，總裝機容量1 200 MW，電站于2005年2月獲得國家發(fā)展和改革委核準(zhǔn)（發(fā)改能源 [2005]223號），批準(zhǔn)投資35.33億元，2010年底，電站4臺機組全部投產(chǎn)運行。工程建設(shè)期間共簽訂合同1 136份，總金額約28億元，其中施工合同255份，合同金額近8億元，設(shè)備采購合同93份，合同金額近14億元。目前，各項合同已基本履約完成。

1 加強制度建設(shè)，規(guī)范合同管理

1.1 建立制度，規(guī)范程序

2004年，湖北白蓮河抽水蓄能有限公司（以下簡稱 “蓮蓄公司”）一進入前期工程建設(shè)階段即制定了規(guī)范的合同管理制度。合同管理制度明確計劃合同部是公司的合同歸口管理部門；承辦單位及其他相關(guān)部門按各自職責(zé)參與合同事務(wù)；同時，明確了合同管理實行承辦人制度、審查會簽制度、授權(quán)委托管理制度、監(jiān)督監(jiān)察制度和責(zé)任追究制度等，規(guī)范了合同訂立程序，建立了合同實施的保證體系；以保證合同實施過程中的日常事務(wù)性工作有序地進行，使工程項目的合同事件處于受控狀態(tài)，使合同管理工作程序化、規(guī)范化。

1.2 加強培訓(xùn)，提高全員合同意識

為提高公司管理人員的合同意識、法律意識，公司組織了多次合同管理及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)，聘請法學(xué)教授、知名律師等到工地授課，從專業(yè)角度強化合同管理的法治性、專業(yè)性和統(tǒng)一性。同時，積極參與上級主管單位組織的合同管理及法律知識培訓(xùn)并在公司內(nèi)部進行廣泛宣傳、貫徹，有針對性地組織了合同承辦人培訓(xùn)、評標(biāo)專家培訓(xùn)等，以此逐步提高基層管理人員的合同意識、法律意識。

1.3 注重細(xì)節(jié)，嚴(yán)格流程管理

在合同管理的日常工作中，嚴(yán)格按合同管理制度規(guī)定的程序辦理，從合同立項、對合同當(dāng)事人主體資格及資質(zhì)審查、合同談判、合同起草、合同審查會簽至合同簽署、合同跟蹤執(zhí)行、合同結(jié)算和最后合同檔案的歸檔都有規(guī)范的流程，合同歸口管理部門積極保持與其他業(yè)務(wù)部門的交流與溝通，涉及合同處理中的重要問題，即召開專業(yè)會議研究討論，必要時還邀請技術(shù)專家、律師參與會議，制定嚴(yán)密的合同管理程序，注重合同管理細(xì)節(jié)，保證合同管理的嚴(yán)肅性。

2 加強合同簽訂控制，防范合同風(fēng)險

在合同簽訂過程中，主要需從招投標(biāo)、合同談判、合同起草、合同簽訂等4個階段進行分段細(xì)化控制。

2.1 招投標(biāo)階段

2.1.1 限額以上招標(biāo)項目

對限額以上招標(biāo)項目，蓮蓄公司嚴(yán)格按照上級主管機關(guān)的統(tǒng)一部署，安排設(shè)計單位、監(jiān)理單位和項目公司自身力量，積極參與招標(biāo)文件編制及評標(biāo)工作。在招投標(biāo)階段對施工企業(yè)的主體資格、企業(yè)信譽、注冊資金、隸屬關(guān)系、財務(wù)經(jīng)濟狀況、設(shè)備及技術(shù)條件、履約能力、與招標(biāo)工程相類似工程的施工經(jīng)驗等進行嚴(yán)格審查，以確保投標(biāo)企業(yè)的內(nèi)在質(zhì)量。通過嚴(yán)格施工單位的資質(zhì)審查，防止施工質(zhì)量低劣、財務(wù)狀況差、信譽差的施工單位進入投標(biāo)單位名單。同時，盡量減少招標(biāo)設(shè)計因時間倉促深度不足可能帶來的技術(shù)、商務(wù)問題。在發(fā)售標(biāo)書前，公司通過召開內(nèi)部專題會議及邀請相關(guān)技術(shù)專家進行招標(biāo)文件審查及咨詢等多種方式，認(rèn)真細(xì)致地研究招標(biāo)文件，把好招標(biāo)文件審查關(guān)，完善招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范和技術(shù)條件，嚴(yán)密商務(wù)條款。

2.1.2 限額以下招標(biāo)項目

對招標(biāo)限額以下的招標(biāo)項目，公司采用 “詢價比選”、 “競爭性談判”等促進公平競爭的程序、方法，并注重對合同對方當(dāng)事人簽約資格、代理人資格、信用及業(yè)績的調(diào)查審核，同時在定標(biāo)方式上推行合理低價中標(biāo)，科學(xué)制定評標(biāo)細(xì)則，在對招標(biāo)項目 “合理低價”客觀預(yù)測、 “心中有數(shù)”的基礎(chǔ)上，合理設(shè)計評分規(guī)則，確保選擇到技術(shù)先進、方案優(yōu)越、措施可行、合理低價的承包單位。

2.1.3 非招標(biāo)項目

對于少量建設(shè)規(guī)模較小、合同金額較少無需進行招標(biāo)的小型工程，蓮蓄公司實行立項審批制度，認(rèn)真分析項目的必要性和可行性后方可立項。合同訂立程序：首先，對承包人的主體資格和資質(zhì)進行審查；其次，公司內(nèi)部對工程量及單價進行分析和初步確定后，與承包商進行合同談判，雙方達成協(xié)議后方可進行合同起草、會簽和簽訂。

2.2 合同談判階段

完成對合同對方主體資格和資質(zhì)審查后，即進入合同談判階段。在合同談判前，承辦部門組織公司相關(guān)部門及相關(guān)設(shè)計、監(jiān)理人員及全過程跟蹤審計單位人員，召開準(zhǔn)備會，確定談判方案和主談人員，統(tǒng)一談判意見。在合同談判過程中，做好相關(guān)記錄，合同承辦人對談判中臨時遇到的重大問題應(yīng)及時進行協(xié)調(diào)，并向單位負(fù)責(zé)人匯報。合同洽談紀(jì)要作為合同重要的組成部分，及時進行歸檔。

2.3 合同起草階段

在雙方達成一致意見后，由合同承辦人根據(jù)起草合同，進行內(nèi)部會簽審查后簽訂合同。堅持合同審查制度，是合同能否順利履行的前提與保證。一般情況下，合同審查的內(nèi)容主要包括：建設(shè)項目是否具備合同簽訂的條件，合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)，合同條款是否詳盡明確，工程等級和技術(shù)要求是否具體，是否符合國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，合同簽訂是否具有完備的合同手續(xù)。合同承辦人需按嚴(yán)格的合同審查會簽程序辦理合同審簽，計劃合同部、財務(wù)部為必須會簽的部門。必要時，需請法律顧問或律師提供法律意見。負(fù)責(zé)審查的部門出具書面審查意見，承辦人應(yīng)按照審查意見及時作出修改，并將修改情況反饋至提出意見部門；承辦人將修改后的合同范本送分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。

2.4 合同簽訂階段

在合同簽訂階段，公司堅持承辦人制度、合同審簽制度、授權(quán)委托管理制度、監(jiān)督監(jiān)察制度和責(zé)任追究制度，把握合同條款的內(nèi)涵，精心推敲合同文字的措詞，增強合同條款的嚴(yán)密性。明確合同的內(nèi)容、范圍以及合同文本界限，做到資料齊全、文字嚴(yán)謹(jǐn)，避免含糊其辭，盡可能預(yù)防糾紛的發(fā)生，有效地減少、避免施工索賠，減少工程費用的發(fā)生，從而保證合同的順利履行。

3 加強合同履約控制，維護企業(yè)權(quán)益

根據(jù)合同管理制度，合同承辦部門負(fù)責(zé)對合同履行的全過程進行監(jiān)督，并督促合同對方按照約定全面、實際履行合同，同時履行合同約定的通知義務(wù)，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的時間履行合同義務(wù)或主張權(quán)利。

在工程建設(shè)期間，對于數(shù)量多，金額大，項目繁多的工程合同，加強合同過程管理，控制合同變更，保證合同正常履行是合同履行的重中之重。

3.1 加強工程現(xiàn)場管理，保證合同的正常實施

不斷增強現(xiàn)場管理人員、工程技術(shù)人員合同觀念，熟悉和了解合同文本、技術(shù)規(guī)范，充分理解合同條款的內(nèi)涵，嚴(yán)格按合同辦事：一，提前做好各合同標(biāo)段接口部位的組織協(xié)調(diào)，做好設(shè)計單位和設(shè)備供應(yīng)商在設(shè)計接口部位的的組織協(xié)調(diào)，使各參建單位的工作清晰、職責(zé)明確，充分考慮接口處的銜接和配合，減少施工中的真空、盲點區(qū)域，有效避免施工單位之間推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生；二，嚴(yán)格現(xiàn)場簽證管理，作為工程實施過程中的一項經(jīng)常性工作，現(xiàn)場簽證是從技術(shù)上控制工程投資的日常性工作。通過工程技術(shù)人員與工程經(jīng)濟人員相互密切配合，“隨做隨簽”，簽證達到量化要求，簽證內(nèi)容與實際相符，簽證的內(nèi)容不超過應(yīng)簽證的范圍。三，對承包商送交的變更、簽證，需及時審查其合理性和真實性，杜絕事后追認(rèn)，對已完成工程的設(shè)計變更逐一審查、匯總建立臺帳，做到與實際情況相符，不真實和沒有計算過程以及沒有審批的變更、簽證堅決不與計量。每次變更都應(yīng)召集設(shè)計、施工等有關(guān)單位到現(xiàn)場研究確定。協(xié)調(diào)各方關(guān)系，確保合同得以順利實施。

3.2 加強對合同執(zhí)行情況跟蹤檢查，控制合同變更

合同控制的特殊性在于它的動態(tài)性：一是合同的實施過程會受到外界的干擾，二是合同本身也在不斷的變化中。在工程進行過程中，由于實際情況發(fā)生變化，致使合同實施與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生偏離，因而需要對合同實施進行跟蹤，不斷找出偏差，以對合同實施進行調(diào)整。

在合同執(zhí)行過程中，合同承辦部門定期檢查合同執(zhí)行情況，并建立完善的合同檢查考核制度。對合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差問題，認(rèn)真進行分析、糾正,對隨意違反合同條款的行為要認(rèn)真查處，使合同管理步入正規(guī)化、規(guī)范化管理渠道，防止因合同違規(guī)而造成不良后果。

合同內(nèi)容的頻繁變更是工程合同的特點之一。在合同實施過程中，并不是所有的變更都可以作為合同變更的。一般在合同中應(yīng)明確對合同范圍變更的定義、范圍變更程序，合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對合同變更的處理要迅速、及時。合同變更指令應(yīng)立即在工程實施中貫徹并體現(xiàn)出來，同時要加強合同的備案審查，審查其內(nèi)容是否符合有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章，與招標(biāo)投標(biāo)過程中的要約和承諾是否一致。

3.3 加強合同實施過程的信息管理

隨著現(xiàn)代工程建設(shè)項目規(guī)模的不斷擴大，工程難度和質(zhì)量要求不斷提高，工程建設(shè)各方面的信息量也不斷擴大，信息交流的頻度和速度也在增加。相應(yīng)地，工程管理對信息管理的要求也越來越高。要加強合同實施過程中的信息管理，需從三方面入手：一是明確信息流通的路徑；二是建立項目管理信息系統(tǒng)，對有關(guān)信息進行鏈接，做到資源共享，加快信息的傳輸，降低項目管理費用；三是加強對建設(shè)單位、監(jiān)理、承包商等的信息管理，以為合同全過程管理的及時性、有效性提供有力保障。

4 結(jié) 語

綜上所述，只有加強合同實施的全過程控制以及良好的合同管理，才能保證合同當(dāng)事人、合同訂立形式和程序的合法性，才能保證合同內(nèi)容的全面、合法、明確，進而維護合同雙方的合法權(quán)益，維護社會正常的經(jīng)濟秩序，創(chuàng)造較好的社會和經(jīng)濟效益，使有限的投資發(fā)揮最大的經(jīng)濟效益。