淺談新疆下坂地水利樞紐工程竣工資料的歸檔審核

薛康惠

(新疆下坂地水利樞紐工程建設(shè)管理局 喀什 844000)

1 工程概況

下坂地水利樞紐工程位于新疆喀什地區(qū)塔什庫爾干塔吉克自治縣班迪爾鄉(xiāng)境內(nèi)，距烏魯木齊市1815km，距喀什市315km，工程為二等大(2)型工程，主要建筑物有攔河壩、導(dǎo)流泄洪洞、引水發(fā)電隧洞、地下廠房，水庫總庫容8.67億m3，電站總裝機150MW(3×50MW)。整個工程建設(shè)周期長，工程地理位置較為偏僻、工程地質(zhì)條件復(fù)雜、氣候條件惡劣，建設(shè)過程中顯現(xiàn)出顯著的“三高一深”技術(shù)特點:3000m以上的海拔高程、500m以上的高邊坡、高達8度的地震裂度、深達150m的厚覆蓋層。

2 項目完工資料歸檔審查的意義和重要性

完工資料的歸檔審查是工程竣工驗收和工程審計工作中的一項很重要的內(nèi)容。通過對完工項目資料的歸檔審查，可以發(fā)現(xiàn)問題，同時幫助參建單位解決問題，提高竣工資料的整編質(zhì)量。為今后工程項目的續(xù)建配套、改建、維修加固提供基礎(chǔ)性資料，起到憑證和參考作用。

3 對竣工資料歸檔審查人員的要求

竣工技術(shù)資料審查是一項專業(yè)技術(shù)性強，涉及多學(xué)科、多專業(yè)的綜合性工作，要求審查人員十分熟悉國家有關(guān)建設(shè)管理方面的政策，掌握規(guī)劃與設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)與合同管理、建設(shè)監(jiān)理、質(zhì)量檢測與工程驗收等相關(guān)專業(yè)知識，并具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力?？⒐べY料歸檔審查工作應(yīng)由檔案管理人員和工程專業(yè)技術(shù)人員共同完成，參與審查的工作人員一般應(yīng)具有中級及以上技術(shù)職稱或具有相應(yīng)執(zhí)業(yè)資格。為了便于規(guī)范地審核水利工程歸檔技術(shù)資料，檔案人員應(yīng)具備水利工程專業(yè)知識或從事水利工程的工作經(jīng)驗，并持有水利或行業(yè)檔案管理崗位培訓(xùn)合格證;專業(yè)技術(shù)性審查人員應(yīng)熟悉工程技術(shù)相關(guān)規(guī)程規(guī)范要求，還具有檔案管理及相關(guān)知識。完工技術(shù)資料歸檔審查人員盡量做到檔案業(yè)務(wù)知識和水利工程專業(yè)技術(shù)知識都具備的“雙重身份”。

4 分層次對竣工資料歸檔展開審核工作

審查人員對竣工資料的審核工作分為兩個層次:一是對技術(shù)資料歸檔案卷的基本要求審核，二是對文件材料內(nèi)容的技術(shù)性審核。歸檔案卷基本審核是對技術(shù)資料的基本內(nèi)容和案卷質(zhì)量的審核，它屬于歸檔程序性審查。即通過程序性檢查，查看竣工資料是否符合歸檔要求，能否達到最后歸檔入庫標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)性審核是通過了解該項目的設(shè)計指標(biāo)、施工圖或設(shè)計(技施)報告，把握設(shè)計意圖，了解項目的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)模及施工工序及工藝情況，然后對歸檔資料的實體內(nèi)容進行真實性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的審核。

4.1 竣工資料的基本內(nèi)容和質(zhì)量審核

a.紙張要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。所有文件資料用紙要符合耐久性和歸檔要求，不能采用熱敏紙，紙張規(guī)格一致為國際標(biāo)準(zhǔn)A4(210×297)。對于達不到A4的幅面應(yīng)托裱。

b.材料書寫要規(guī)范。

?文件材料應(yīng)字跡清楚、工整，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備;

?文件材料中打印件或書寫件采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料;

?歸檔案卷裝訂時，橫向的表格表頭一律在裝訂線一側(cè)，文件材料的印件不得出現(xiàn)歪斜、缺漏現(xiàn)象;需修改時不能用涂改液、膠水修改，可采用劃杠法，修改處應(yīng)有修改單位蓋章及修改人簽字蓋章，手續(xù)要完備;

?文件材料中內(nèi)容必須按國務(wù)院頒布的簡化的漢字書寫，字跡應(yīng)工整、清晰，避免錯別字、簡化字出現(xiàn);數(shù)字采用阿拉伯?dāng)?shù)字;單位符號使用國家法定計量單位，并以規(guī)定的符號表示;表格內(nèi)容填寫要規(guī)范，采用專業(yè)術(shù)語，符合有關(guān)技術(shù)規(guī)范要求;

?文件材料經(jīng)整理裝訂成案卷后，案卷內(nèi)嚴(yán)禁一切金屬物出現(xiàn)，如有訂書針等時需剔除;

?圖紙必須是藍圖，不能用白圖代替。圖中字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備，歸檔的技術(shù)圖紙的折疊要規(guī)范符合《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T 10609.3—1989)要求。

c.文件材料組卷要合理，體現(xiàn)出科技檔案的專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實性、復(fù)用性四大特性。

?文件材料組卷時，要遵循該項目工程文件材料的產(chǎn)生和形成規(guī)律及成套性特點，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，便于歸檔案卷的保管和利用;

?文件材料需嚴(yán)格依照工程項目劃分及相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求合理分類。如:施工過程文件按單項工程、單位工程或裝置、階段結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目的依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷;監(jiān)理過程文件按文種組卷。

d.歸檔案卷質(zhì)量必須符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2000)要求。

4.2 歸檔案卷的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性審核

4.2.1 歸檔案卷的完整性審核

a.竣工資料類別的齊全性審查。依據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》(DA/T 28—2002)、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號)等相關(guān)規(guī)范規(guī)定中的建設(shè)項目文件材料歸檔范圍與保管期限表，同時結(jié)合每個項目的施工工序和實際產(chǎn)生的技術(shù)資料情況，逐條對照檢查項目建設(shè)前期、招標(biāo)投標(biāo)、合同簽訂、實施、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)資料的齊全性。

b.竣工資料各類別中分項內(nèi)容的完整性審查。依照質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)核定的項目劃分表，逐項對照單元工程、分部工程、單位工程的劃分，核查項目施工階段的組織管理、施工工序，重點核查項目從開工令下發(fā)起承包單位的開工準(zhǔn)備、質(zhì)量保證體系的建立、有關(guān)技術(shù)交底、材料進場報驗、質(zhì)量評定，直到項目完工驗收等過程中產(chǎn)生的施工技術(shù)資料的完整性。

4.2.2 歸檔案卷的準(zhǔn)確性審核

利用各類技術(shù)資料之間的關(guān)聯(lián)性互相印證，往往能發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題，從而快速找到解決問題的突破口。

a.核查項目劃分情況。工程項目劃分是否依據(jù)《水利水電工程施工質(zhì)量檢驗與評定規(guī)程》(SL 176—2007)和相關(guān)施工技術(shù)規(guī)范，項目劃分是否合理、是否滿足施工技術(shù)要求，項目劃分是否上報到質(zhì)量監(jiān)督部門核定，并得到認(rèn)可。在文件資料填寫過程中，單位工程、分部工程、單元工程的名稱是否與該工程項目劃分保持一致。

b.核查歸檔資料用表格式、執(zhí)行規(guī)范的合理性情況。主要包括:?施工過程產(chǎn)生的文件資料格式是否符合《水利工程建設(shè)項目施工監(jiān)理規(guī)范》(SL 288—2003)所列的工作常用表格格式要求;質(zhì)量評定表格格式和評定標(biāo)準(zhǔn)是否符合《水利水電工程質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)示例》和《水利水電工程施工質(zhì)量檢驗與評定規(guī)程》(SL 176—2007)等相關(guān)規(guī)定;?各類工作報告及驗收報告的格式和內(nèi)容是否符合《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程》(SL 223—2008)的要求編寫。

c.核查歸檔資料中內(nèi)容填寫是否符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)。主要核查歸檔資料中參照的依據(jù)、執(zhí)行的技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的合理性、時效性。

d.核查歸檔資料中質(zhì)量保證體系的可操作性。核查工程項目開工時是否建立質(zhì)量保證體系。重點核查質(zhì)量管理機構(gòu)和專(兼)職質(zhì)量檢測人員及一些特種崗位執(zhí)證上網(wǎng)情況。如:焊工、起重工、電工、爆破工等工作人員是否持有特種作業(yè)操作資料證;檢測(試驗)單位試驗室條件是否符合有關(guān)規(guī)定。包括:試驗室的資質(zhì)等級和試驗范圍的證明文件;試驗儀器的數(shù)量及種類、法定計量部門對試驗室檢測儀器和設(shè)備的計量鑒定證書或設(shè)備的率定證明文件;試驗人員的資格證明持證情況。

e.重點核查施工過程產(chǎn)生的各類資料。

?原材料、半成品、中間產(chǎn)品、成品的材料證明文件的核查。材料是構(gòu)成水利工程中水工建筑物的母體物質(zhì)，材料的好壞，直接影響到水利工程水工建筑物的成品質(zhì)量。因此檢查原材料、成品、半成品、中間產(chǎn)品、設(shè)備、構(gòu)配件的質(zhì)量合格證明性材料顯得尤其重要。因此要認(rèn)真檢查材質(zhì)證明性文件的齊全性、真實性。首先材質(zhì)證性文件必須是原件，且加蓋生產(chǎn)廠家的公章或供貨商的印章，不得擅自修改、偽造和事后補做。其次材料必須按照設(shè)計要求采購，采購材料的特性指標(biāo)必須與設(shè)計指標(biāo)一致，材料進場后經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理工程師復(fù)核、抽檢材料，并核對材料證明性文件、報驗后，方能運用到工程項目的建設(shè)中;

?試驗、檢驗資料的核查。各種材料試驗、檢驗資料，必須根據(jù)規(guī)范要求制作試件或取樣，并按照不同材料的特性，按規(guī)范要求的頻率和數(shù)量進行抽檢，核查材料質(zhì)量檢驗記錄及試驗結(jié)果的合理性;

?核查項目的質(zhì)量評定情況。主要審查是否嚴(yán)格按照質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)，正確填寫單元工程和分部工程質(zhì)量意見。監(jiān)理單位對施工單位填寫的單元工程質(zhì)量自評意見進行核定時，是否嚴(yán)格按照質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)，填寫單元工程和分部工程質(zhì)量復(fù)核意見;對施工單位填寫的單元工程質(zhì)量自評意見有異議時，是否在單元工程質(zhì)量評定表上載明;

?核查技術(shù)交底、設(shè)計變更資料是否齊全、簽字蓋章是否有效;

?核查隱蔽工程記錄及施工記錄、分部工程驗收簽證、單位工程驗收鑒定書;

?竣工圖的審查。建設(shè)項目竣工圖是真實記錄各種地下、地上建筑物等詳細(xì)情況的技術(shù)文件，是進行工程交工驗收、使用維護、改建擴建的依據(jù)，也是運行管理單位永久保存的技術(shù)資料。竣工圖審查應(yīng)符合竣工圖編制的要求。

4.2.3 歸檔案卷的系統(tǒng)性審核

系統(tǒng)性審核主要包括開工、完工日期一致性審查，工程量的一致性審查，設(shè)計概(預(yù))算、批復(fù)概(預(yù))算、合同價款及完成投資的一致性審查，參建人員的一致性審查。

a.開完工日期、相關(guān)內(nèi)容的一致性審查。重點檢查在分部工程驗收簽證、單位工程驗收鑒定書和各類相關(guān)技術(shù)資料中的開工日期與實際完工工期是否一致，是否符合邏輯。當(dāng)合同工期與實際工期不一致時，闡述的原因是否公正客觀、合情合理、符合邏輯;在對同一問題敘述時各類資料之間所述內(nèi)容是否保持一致。

b.工程量的一致性審查。依據(jù)設(shè)計圖紙與竣工圖紙分別計算工程量，核對各類報告所載明的工程量。根據(jù)設(shè)計圖紙中提供的設(shè)計工程量復(fù)核施工單位實際完成工程量的一致性;審查施工單位自檢記錄的完成工程量是否與竣工圖紙工程量一致;審查監(jiān)理單位認(rèn)定的完成工程量是否合理;核對各類報告所載明的工程量和招標(biāo)投標(biāo)文件工程量清單，當(dāng)不一致時需進行核對與比較分析。

c.合同價款和投資的一致性審查。審查各類報告所載明的各階段投資數(shù)目。核對各類報告所載明的設(shè)計概(預(yù))算、批復(fù)概(預(yù))算、合同價款及完成投資情況，并進行核對與分析比較，若合同價款和投資不一致時，查明不一致的原因并附相應(yīng)的支撐資料。

d.參建人員的一致性審查。審查參建單位實際派駐工地的主要人員與投標(biāo)文件及合同文件擬定的人員是否一致，如有變更，變更手續(xù)是否完善，其資格是否滿足要求。審查范圍包括施工單位派駐工地的項目經(jīng)理、項目總工(技術(shù)負(fù)責(zé)人)、質(zhì)檢負(fù)責(zé)人和監(jiān)理單位派駐工地的總監(jiān)理工程師、駐地監(jiān)理工程師。

5 完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的竣工資料的作用

a.在工程運行管理期的重要性。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)資料在水利工程建設(shè)成后，給工程運行管理、維修、除險加固、改建和擴建，提供了參考。尤其是安全監(jiān)測發(fā)現(xiàn)有隱患時，為工程排除安全隱患提供了憑證。

b.在工程審計和竣工結(jié)算中的重要性。在工程審計和竣工結(jié)算審核工作時，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的竣工資料是做好審計和工程竣工結(jié)算的基礎(chǔ)，只有這樣才能確保工程量計算無誤、計價準(zhǔn)確，才能得出客觀、科學(xué)、可信的審計和結(jié)算結(jié)論。

6 結(jié)語

筆者通過幾年來在水利工程檔案管理中的具體實踐及思索，總結(jié)了水利工程項目竣工資料歸檔審查工作的把關(guān)環(huán)節(jié)，旨在更好地提高其他水利工程歸檔資料的質(zhì)量，使工程竣工后能順利通過驗收并交付使用，盡早使工程發(fā)揮社會效益和經(jīng)濟效益。?