對當前高校教學秘書工作效率偏低的探析

齊成媚 周 曾

(湖南科技學院 生命科學與化學工程系，湖南 永州 425100)

對當前高校教學秘書工作效率偏低的探析

齊成媚 周 曾

(湖南科技學院 生命科學與化學工程系，湖南 永州 425100)

高校教學秘書是教學管理隊伍中的一員，是教學管理中的具體實施者，在整個學校的教學與管理之中占有著十分重要的作用。文章從高校教學秘書的工作性質(zhì)及其在高校教學管理中的重要性入手，分析了當前高校中教學秘書工作效率偏低的原因，就如何提高高校教學秘書的工作效率進行了探討。

高校；教學秘書；工作效率；提高

教學工作的實踐者、服務者和信息反饋者，是基層教學管理管理者和執(zhí)行者。教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關(guān)重要的作用，它是連接學校與院（系）之間、院（系）與院（系）之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。因此，教學秘書工作政策性強、業(yè)務性強、服務性強、時間性強，工作繁雜，責任重大。但是，大部分高校中教學秘書積極性不高，工作效率偏低。隨著高校教學改革的深入，教學管理的現(xiàn)代化，如何提高高校教學秘書的工作效率，充分發(fā)揮其職能，對于促進教學改革、提高高校教學管理水平，具有十分重要的意義。

一 教學秘書的工作性質(zhì)及其重要性

（一）教學秘書工作的性質(zhì)

教學秘書既是教學工作的管理者，又是服務者，受高校教學管理部門(教務處)和院（系）教學主管領導的雙重領導，直接參與教學活動的組織管理，具有從屬性和獨立性。高校的基本職能是教學，最大限度地服務教學、服務教師生是教學秘書的中心任務和根本職責。教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務，這是教學秘書一切工作的出發(fā)點和歸宿。教學秘書服務的對象是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、學歷、地域等均有所不同，面對性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境不同的教師和學生，使教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。

（二）教學秘書工作的重要性

教學秘書的工作既從屬于高校教學管理部門(教務處)，也從屬于院（系）教學主管領導，具有“雙重領導”的特征，他是院（系）和任課老師、學生溝通交流的主要橋梁，工作涉及本院（系）的全部教學工作，協(xié)助院（系）直接參與日常教學活動的教學管理和組織工作，既要協(xié)助領導管理教學，又要處理教學方面的具體事務，協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系，指導和幫助學生學習有關(guān)教學管理政策等職責，還要完成教務處和領導臨時交辦的工作，教學秘書在高校教學管理工作中具有不容忽視的重要地位。

二 高校教學秘書的工作效率偏低的原因

教學秘書肩負著管理與服務雙重任務，其工作質(zhì)量和效率對教學管理工作有著直接的影響。目前，大多數(shù)高校中教學秘書的工作效率都有明顯偏低的特點。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)并非偶然，包括教學秘書的自身原因，也包含一些可見或不可見的外部原因。

（一）高校教學秘書工作效率偏低的自身原因

（1）自身工作情緒倦怠。倦怠是指長期從事需要付出情緒的工作，而導致生理、情緒和智力衰竭的狀態(tài)。高校教學秘書的工作情緒倦怠與工作壓力、生理健康、工作效率正相關(guān)，而與工作滿意度呈負相關(guān)。大多數(shù)教學秘書都是連續(xù)多年擔任著教學秘書一職，長期工作的乏味、人際關(guān)系的簡單就易進入一種缺乏活力，缺乏工作熱情的情緒疲勞期。教學秘書每年工作流程和內(nèi)容幾乎相同，長期重復相同的工作使得他們常常表現(xiàn)出對工作厭倦，或是倚仗“慣性”，對工作投入不足，缺乏創(chuàng)新的動力。由于教學秘書工作相對專任教師時間長、工作強度大，如果自己不能在工作時間完成本職工作，而且讓這種現(xiàn)象持續(xù)，不但會打亂既定的工作程序，更會擾亂心理，在不斷的工作大力下，惡性循環(huán)，加上工作環(huán)境的不確定、不可控、突發(fā)事件等，必然對工作產(chǎn)生無從把握之感，心生倦怠。

（2）工作成就感下降。工作成就感下降是指對工作各方面表現(xiàn)出的一種無效能感，即個體對自己產(chǎn)生負面的評價，感到工作能力衰退，應付能力降低，職業(yè)動機和熱情下降，對自己工作的滿意度降低，常出現(xiàn)職業(yè)退縮行為。馬斯洛提出了人的需要分為五類：基本生理需求、安全、愛與歸屬、自尊、自我實現(xiàn)，作為具有較高文化素養(yǎng)的高校教師更追求“人的自我實現(xiàn)”。高校教師工作的優(yōu)勢是受人尊敬，接觸的人學歷層次高，和學生在一起心態(tài)年輕，有假期，收入穩(wěn)定，這是社會普遍的看法。而教學秘書長期從事重復性的服務工作，難以受到作為任課教師的尊敬，同時其勞動收入普遍低于教師，是高校中“無錢又無權(quán)”的一類人，沒有社會習慣認可的“成功人士”的任何標志，因此使得他們難以感受到工作成就，找不到“自我實現(xiàn)感”，而且一些小的失誤就容易導致工作的差錯，可能造成領導、師生的不理解或埋怨等，久而久之，便形成了對工作的滿意度下降。

（3）各方面的壓力過大。教學秘書所處的位置和工作性質(zhì)決定了其工作的繁雜性：組織教學活動、執(zhí)行教學計劃、申請設置專業(yè)、配置教學資源，考評教師教學效果、管理學生成績、處理教學過程中出現(xiàn)的各種問題等。近年來，隨著高校專業(yè)設置的增多，學生數(shù)量的日益激增及各種形式評估的進行，教學秘書的工作量和強度日益增加，導致高校教學秘書超負荷工作，身心得不到有效休息，造成心理壓力過大。

工作量增多與工作難度加大是造成教學秘書工作壓力大的直接原因。院系為了提高工作效率和效益，往往會對人員配置進行精簡，一般不會增加工作人員，教學秘書通常會兼任系部的其他工作，如行政秘書等，致使教學秘書工作量大幅增加。同時，伴隨著院系工作范圍的拓寬與職責權(quán)限的擴大，教學秘書怎樣把那些相關(guān)信息快與又準的傳達給決策者、教師、學生及相關(guān)部門，也是亟需解決的新問題。系教學秘書工作難度提高了，主要是由于院系獨立開展工作后，教學秘書的教學管理工作由原來的偏執(zhí)行任務角色向偏管理角色轉(zhuǎn)變，且此時教學秘書作為院系領導的參謀功能更加顯現(xiàn)，這對教學秘書的素質(zhì)也提出了新要求。

教學秘書既是教學管理者又是為老師的“教”和學生的“學”提供服務的服務者。與此同時，教學秘書是院（系）與高校教學管理部門(教務處)、其他兄弟院（系）信息的傳遞者，也是院（系）與學生進行教學活動溝通交流的橋梁者。多角色的扮演使得教學秘書在不同具體工作迅速進行角色轉(zhuǎn)換，稍有不慎就會導致角色定位錯位，人際關(guān)系緊張，信息傳遞受阻等。

（二）高校教學秘書工作效率偏低的外部因素

對教學秘書重視不夠。在以“教學和科研為主”的高校，往往是重視教學、科研人員，而教學秘書的地位逐步邊緣化了。許多高校制定了各種激勵教學、科研人員的規(guī)章制度和方法，卻忽視了對教學秘書的工作評價，也未給教學秘書提供進修、培訓、交流的機會，更缺乏必要的成就激勵機制，這些在一定程度導致教學秘書工作的積極性普遍下降。

對教學秘書的責任劃分混亂。教學秘書常常從事應急性、輔助性、服務性的瑣碎工作，責任重大，稍有疏忽易造成教學事故。在高校的行政劃分上教學秘書隸屬于各院（系）的教學單位，在工作業(yè)務上又從屬于教務處，教學秘書直接受教務處的支配與安排，而且許多高校教學秘書兼行政與教學秘書于一身，不僅從事辦公室的行政管理，還要包攬復雜的教務工作，角色分配意識模糊，沒有明確的責權(quán)，導致工作效率下降。

三 如何提高高校教學秘書的工作效率

教學秘書的工作性質(zhì)和重要性，決定了高校教學秘書必須具備較高的素質(zhì)和能力；教學管理不只是一般的行政管理，而兼有學術(shù)管理和行政管理雙重職能。提高教學秘書的工作效率不僅需要教學秘書的積極參與，也需要全校及有關(guān)職能部門領導大力支持，更需要長期學習和實踐才能實現(xiàn)。

（一）樹立愛崗敬業(yè)精神

良好的愛崗敬業(yè)精神是提高教學秘書工作效率的首要前提。教學秘書必須認識到自己的工作在高校教學管理工作中的重要性，樹立正確的服務意識，培養(yǎng)良好的愛崗敬業(yè)精神和奉獻精神，具備強烈的責任感和高度的事業(yè)心，力爭高質(zhì)量、高效率地完成基層的教學管理工作。高校教學秘書在工作過程中，要涉及不同部門的不同人員，由于工作性質(zhì)的不同，管理角度的差異，難免會有一些工作上的摩擦或矛盾。另一方面，教學秘書處于教務管理的第一線，與師生的接觸很多，特別是學生，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)有些教務管理不被學生所理解，因此作為一名教學秘書，要具備寬容、豁達、耐心、自我調(diào)節(jié)等良好的心理素質(zhì)，保持良好的狀態(tài)，才能做好管理工作。同時也要具備較高的職業(yè)道德，要加強紀律約束，增強保密意識，要遵守教學紀律、以身作則、嚴于律己，決不為私情、私利而濫用職權(quán)、弄虛作假。另外，教學秘書工作范圍內(nèi)掌管考務工作和成績管理。還要有高度的保密意識。同時，教學秘書還應培養(yǎng)自身積極的人格魅力，保持良好的情緒狀態(tài)，主動適應環(huán)境的變化，做到情緒穩(wěn)定，樂觀向上，保持奮發(fā)向上的精神面貌和豁達開朗的性格，正確處理方方面面的關(guān)系，提高人際交往能力，減少工作障礙，提高工作自信心。

（二）加強自身學習

作為一名高校教學秘書，應不斷加強學習，養(yǎng)成不斷學習的習慣，這樣才能使自身的綜合素質(zhì)得到不斷提高，才能真正勝任教學秘書工作，才能從容應對21世紀知識經(jīng)濟的嚴峻挑戰(zhàn)。個人唯有不斷地吸收新知識，才能應對社會的挑戰(zhàn)，也唯有繼續(xù)學習，才能免于落伍。不僅要學習專業(yè)知識，還要學習輔助管理知識，更應該不斷調(diào)整、更新自己的知識結(jié)構(gòu)，才能與科技發(fā)展的速度同步。不及時汲取新的營養(yǎng)，不及時調(diào)整，就會處于落后的、陳舊的甚至僵死的狀態(tài)；看問題沒有新見解，人云亦云，按葫蘆畫瓢，起草公文沒有新觀點，辦事情沒有新方法，就無法在新的形勢下有效地開展管理工作。高校教學秘書應系統(tǒng)的學習各種有關(guān)高等教育管理知識，加強理論研究和創(chuàng)新能力，提高文化素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，使個人素質(zhì)顯著提高。定期或不定期參加有關(guān)教學管理方面的培訓班或研討會，學習、交流教學管理工作的經(jīng)驗，取長補短，以不斷提高業(yè)務水平。

（三）提高解決問題的能力，培養(yǎng)創(chuàng)新意識

提高解決問題的能力。作為一名直接參與教學管理工作的基層工作者，教學秘書專業(yè)不對口的現(xiàn)實，在一定程度上會嚴重影響其工作效率和質(zhì)量的提高，因此，教學秘書亟待自覺加強高校管理學等知識的學習，增加專業(yè)知識儲備，而且要根據(jù)工作需要不斷地探索、學習必要的專業(yè)知識。只有掌握了專業(yè)知識和了解了教學過程及教學規(guī)律，才能更快、更準、更有效地完成日常教學管理工作。對教學秘書而言，每天所面臨的問題，大多并沒有原先預定的程序和內(nèi)容，一些突發(fā)的事情出現(xiàn)，需要立即處理，這是由其工作性質(zhì)所決定的。因此，教學秘書在日常工作中要善于處理各種棘手的問題，遇突發(fā)事件時，應有成熟的心理承受和迅速解決問題的能力。

培養(yǎng)自身創(chuàng)新意識。教學秘書應自覺樹立創(chuàng)新意識，在教學管理工作方法、思路等方面積極開拓創(chuàng)新；敏銳接受新事物、發(fā)現(xiàn)新問題，培養(yǎng)較強的判斷力和洞察力，只有這樣，才能保持教學秘書的工作一直處于不斷前進的過程中。例如，利用Note Express等軟件來管理院（系）的各種教學文件及資料等，這個軟件的使用大大提高了文件的管理使用效率，有效地克服了過去文件容易丟失，重復存放，查找困難等難題。

熟練掌握現(xiàn)代辦公自動化軟件，提高工作效率。隨著計算機在教學管理中的廣泛應用，高校的教學管理已完全走向現(xiàn)代化、科學化。教學秘書工作繁雜，時間緊，要求高，這就要求教學秘書必須轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的靠手工、經(jīng)驗等進行教學管理模式，懂得運用現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)軟件減輕工作強度、提高工作效率，諸如排課系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、office辦公軟件、郵件收發(fā)系統(tǒng)等，這也要求高校教務處應重視對這些教學管理系統(tǒng)的開發(fā)及完善等。

（四）多方面支持，促進教學秘書的成長

滿足教學秘書工作的基本需要。高校必須重視教學秘書工作，改善教學秘書的工作環(huán)境，制定選拔、晉升制度等注重內(nèi)在需求激勵，同時還應側(cè)重在報酬激勵，即通過增加工資、獎金、福利待遇等方式給以滿足。提供各種培訓，高校的教學秘書大多趨于經(jīng)驗不足的年輕化，面對繁雜的工作缺乏耐性，高校應該加強崗前培訓，以便更好地為教師和學生服務。同時，高校還應組織各院（系）的教學秘書多開展教學管理工作方面的交流，制定相應的教學秘書的工作職責，明確教學秘書的工作范圍及權(quán)限，并規(guī)范其他工作人員的職責。只有做到事事落實到人、各司其職，教學秘書才能在日常教學工作中更明確方向、更專心做好教學秘書的工作。

多途徑、多手段培養(yǎng)專業(yè)化的教學秘書。教學秘書的工作性質(zhì)決定了它是一項繁雜、細碎的行政管理工作，較大程度上依循于工作經(jīng)驗的積累。但當下很多教學秘書處理日常工作事務考慮更多的是服務性和規(guī)范性，缺失了計劃性和創(chuàng)新性。要想更好地提高教學秘書這支隊伍的工作效率，高校教學管理部門（教務處）還應重視通過多途徑、多手段培養(yǎng)專業(yè)化的教學秘書。頻繁更換教學秘書易造成工作的不連續(xù)性，致使教學秘書工作乃至整個院系部教學工作都處于被動地位。而且，高校教學秘書專業(yè)化也是新形勢下教育改革與發(fā)展的需要，更是對高校教學秘書本身發(fā)展的長遠規(guī)劃。

教學秘書是高校教學管理系統(tǒng)中重要的一環(huán)，教學秘書工作效率的高低與院（系）教學管理水平的高低有著密切的聯(lián)系，甚至與學校的教學水平的高低也有著十分緊密的關(guān)聯(lián)。因此，高校和院（系）領導應高度重視教學秘書的重要性，真正關(guān)心教學秘書，激發(fā)他們的工作熱情。同時，教學秘書工作者自身要在思想上高度認清本職工作的重要性，自覺培養(yǎng)自己的人格魅力，樹立愛崗敬業(yè)、甘于奉獻的奉獻精神，樹立自主創(chuàng)新的進取精神，不斷探索科學有效的工作方法，從而提高自身的工作效率，進而推動整個高校教學管理水平和教學質(zhì)量的全面提升。

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K092

A

1673-2219（2012）10-0188-03“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校重中之重的工作。教學管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學工作的好壞，進而影響高校的根本任務——人才培養(yǎng)。教學秘書是高校教學管理隊伍中最基層的組成者和貫穿整個高校

2012―04―13

齊成媚（1985―），女，湖南耒陽人，研究實習員，研究方向為高校教學管理。周曾（1982―），女，湖南常德人，研究實習員，研究方向為高校教學管理。

（責任編校：周欣）