淺談人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

莫麗華

貴陽市城市軌道交通有限公司

淺談人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

莫麗華

貴陽市城市軌道交通有限公司

目前，我國正在大力推進人事制度的改革，而作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作組成部分的人事檔案管理，也應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進行基本改革，從而實現(xiàn)人事檔案的管理滿足新的形勢、新的變革要求。這就要求企業(yè)去建立社會化開放式的人事檔案管理模式，從基礎(chǔ)上去提升人事檔案管理的水平，這已經(jīng)成為企業(yè)需要高度重視，并且需要穩(wěn)步推進發(fā)展的大事。

人事檔案管理；企業(yè)發(fā)展中的作用

1 導(dǎo)言

人事檔案與財務(wù)檔案等其他檔案存在著一定的差距，市場經(jīng)濟體制改革之后，企業(yè)的用人理念、員工的工作理念都發(fā)生了巨大的變化，人事流動是十分頻繁的事情，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸難以適應(yīng)新形勢下企業(yè)人事檔案管理的需求，企業(yè)必須要認識到當前檔案管理工作中存在的各種問題，積極改革創(chuàng)新管理方法，才能夠更好的為人事管理工作服務(wù)，為企業(yè)及員工的發(fā)展做出貢獻。

2 人事檔案管理工作所存在的問題

2.1 部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理工作重視不夠

人事檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性的工作，不容易取得明顯的成績，這就使得它不容易引人注意。許多單位的人事檔案管理工作，經(jīng)常處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，而且，部分領(lǐng)導(dǎo)干部認為人事檔案工作和抄抄寫寫、分類保管的事務(wù)性工作沒有什么兩樣。這就很難開展企業(yè)的各項工作，阻礙了人事檔案管理的進一步改革和發(fā)展，無法使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，無法提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2.2 人事檔案管理人員素質(zhì)達不到一定的標準

企業(yè)在改革的進程中，在對單位人員的編制上卻比以往大幅度縮減了。在人員減少的情況下，基本上是由人事部門的工作人員來兼任的，甚至有的單位是由臨時工負責(zé)，而這些工作人員都是非專業(yè)性的，就容易出現(xiàn)其他部門沒有及時移交資料的情況，即便資料齊全的情況下也容易出現(xiàn)歸檔不及時或者根本沒歸檔的情況，從而導(dǎo)致員工檔案資料的缺失。

2.3 尚未普及人事檔案管理信息化

就目前來看，許多企業(yè)由于系統(tǒng)設(shè)計的定位以及其他方面的原因，即便是安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者類似的系統(tǒng)，也只是記錄和統(tǒng)計員工的基本信息，并不對員工在生活、工作中所形成的原件進行收錄，這就導(dǎo)致檔案信息化大打折扣，說明現(xiàn)在企業(yè)人事檔案管理信息化尚未普及，需要進一步進行普及并推進人事檔案信息化管理，提高檔案工作管理效率。

3 為企業(yè)人才招聘提供了質(zhì)量保障

人事檔案為單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才起到參考作用。一方面，通過人事檔案材料的查閱與整理，能夠較為全面地了解員工個人經(jīng)歷，從事過哪些工作，取得過哪些成績，有何特長，道德品質(zhì)如何，進取心和事業(yè)心是否較強等各方面的情況，有效保證企業(yè)錄用有能力的人才，提高人才招聘的質(zhì)量。另一方面，人力資源部門能夠從人事檔案中詳細了解個人以往的教育、技能、培訓(xùn)、經(jīng)驗、績效等方面的信息，有助于企業(yè)人力資源部門為人才分配合適的工作崗位。通過提供個人的人事檔案，就可以以此為憑證，增加企業(yè)對聘用人員的信任程度和認可程度。因此，人事檔案是全面了解人才、選拔人才的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)者用人的重要參考依據(jù)。

4為企業(yè)制訂長期人才培養(yǎng)計劃提供依據(jù)

人事檔案真實記錄了職工培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)成績，全面、準確地反映人才各方面的情況。企業(yè)人事管理部門可以根據(jù)人才的不同特點，提出有針對性的培訓(xùn)教育方案，做到因材施教。同時可以依據(jù)人事檔案了解本單位的人才數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，探索人才成長的規(guī)律，以更好地培養(yǎng)和使用人才。企業(yè)人力資源管理部門，可以通過掌握人事檔案中的員工信息，如教育背景、技術(shù)資格、技能經(jīng)驗、年齡等，以針對性地開展培訓(xùn)項目，更加有效地調(diào)動員工在培訓(xùn)上的積極性。人力資源管理部門通過對人事檔案信息的分析，能詳細了解員工的工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工作薪酬等方面的內(nèi)容，以此為員工設(shè)定更好的職業(yè)生涯規(guī)劃，開展以有針對性的職業(yè)技術(shù)訓(xùn)練和實踐交流等方面為主要內(nèi)容的培養(yǎng)教育，使員工不斷向著企業(yè)規(guī)劃的職業(yè)生涯目標邁進，進一步強化員工對企業(yè)的認同感與忠誠度。

5 為企業(yè)人才需求預(yù)測提供參考

企業(yè)人力資源管理部門通過人事檔案信息的分析，可以總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲備狀況，全面掌握管理和技術(shù)人才隊伍的總體狀況，分析現(xiàn)有企業(yè)人力資源狀況是否適應(yīng)企業(yè)改革與發(fā)展的要求，人才培養(yǎng)計劃的制訂是否科學(xué)合理、實施是否順利等。從有利于企業(yè)人才隊伍建設(shè)為出發(fā)點，結(jié)合人事流動的檔案信息，預(yù)測企業(yè)人才的需求狀況，從而有效科學(xué)地制訂人力資源計劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。因此，人事檔案和人事檔案的綜合分析，在企業(yè)單位人力資源管理及人才需求等方面發(fā)揮重要作用。

6 為企業(yè)發(fā)展起到了促進作用

現(xiàn)代企業(yè)的管理就是人力資源的管理。其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變化為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感覺到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認，充分調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各類人才揚長避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻自己的力量。

7 結(jié)語

人事檔案管理是企業(yè)檔案管理重要的組成部分，隨著經(jīng)濟形勢的不斷變化，企業(yè)的人員流動明顯加快，人事檔案管理工作中的各種問題層出不窮，嚴重影響了檔案管理工作的效率，因此，企業(yè)檔案管理人員必須做到與時俱進，提高檔案管理的科學(xué)性，不斷的總結(jié)工作經(jīng)驗，促進檔案管理工作效率的提高，提升服務(wù)水平。

[1]丁萍麗.新時期人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用[J].山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2013，S2：50.

[2]楊鑫.淺談人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的重要性[J].采礦技術(shù)，2015，05：86-87.

[3]陳燕.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013，20：68.

[4]劉娟.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].科技與企業(yè)，2014，14：26.