電子文件環(huán)境下的前端控制

王 玲

（江蘇省檔案局，南京，210008）

1.電子文件前端控制的理論含義

1.1 紙質(zhì)檔案的前端控制

前端控制思想并非是在電子文件管理環(huán)境下的產(chǎn)物，在紙質(zhì)文件的管理實(shí)踐中已經(jīng)貫穿著這種思想。早在20世紀(jì)30年代我國(guó)的文書(shū)檔案連鎖法便已經(jīng)體現(xiàn)了這一思想?！稒n案法實(shí)施辦法》中也規(guī)定“檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作?！钡z憾的是，雖然意識(shí)到這種控制思想對(duì)未來(lái)的檔案管理有指導(dǎo)作用，卻沒(méi)有將這一重要思想用于我國(guó)檔案鑒定的實(shí)踐。我國(guó)對(duì)文件轉(zhuǎn)化為檔案的價(jià)值鑒定基本上只依據(jù)文件所具有的靜態(tài)信息，而某些只能通過(guò)前端控制才能得到的動(dòng)態(tài)信息（與相應(yīng)職能活動(dòng)的密切程度，發(fā)揮作用情況，現(xiàn)行使用率等）卻在鑒定中不予考慮，因此導(dǎo)致了檔案室在最終向檔案館移交檔案時(shí)，存在著大量的并無(wú)太多價(jià)值的長(zhǎng)期檔案?？梢?jiàn)，前端控制在保證進(jìn)館檔案質(zhì)量方面是十分重要的。[1]

前端控制原則是現(xiàn)代文件檔案管理思維和理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存（或銷(xiāo)毀）的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷(xiāo)毀是末端。前端控制的核心就是一種“整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過(guò)程監(jiān)控”的理念。

1.2 電子文件的前端控制

電子文件的前端控制，是針對(duì)電子文件區(qū)別于紙質(zhì)檔案的自身特點(diǎn)，根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)電子文件整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)結(jié)合，從而把需要和可能在電子文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在電子文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一要求，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效的監(jiān)督，以保證電子文件的內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)不發(fā)生改變與丟失，始終如一地保存下來(lái)，從而更好地保證電子文件的真實(shí)完整、可靠可讀及可利用。

2.對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制的原因

2.1 理論原因

2.1.1 文件生命周期理論的啟示

根據(jù)文件生命周期理論，電子文件和紙質(zhì)文件一樣都有一個(gè)生命周期。對(duì)電子文件的管理是一個(gè)系統(tǒng)控制的過(guò)程，從文件產(chǎn)生時(shí)介入并貫穿于整個(gè)生命周期。在整個(gè)生命周期中，文件隨時(shí)都有可能因各種原因和目的被更改或者缺失。因此，在文件產(chǎn)生之前和設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該確定歸檔范圍及保存價(jià)值，并采用相應(yīng)的保護(hù)技術(shù)。如果檔案管理機(jī)構(gòu)被動(dòng)等待，某些有價(jià)值的文件就可能流失，接收來(lái)的文件可能過(guò)時(shí)或缺少。前端控制要從文件運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程著眼進(jìn)行整體規(guī)劃，在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督，即在文件的形成階段就要鑒定其檔案價(jià)值，著眼于整個(gè)文件生命周期，把保護(hù)工作向前延伸，體現(xiàn)其前瞻性。從文件形成開(kāi)始就介入，對(duì)有價(jià)值的文件采取相應(yīng)的保護(hù)措施，這樣能有效地防止其它環(huán)節(jié)對(duì)文件的損壞，杜絕失泄密事件的發(fā)生，最大限度地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理。

2.1.2 思想根源

前端控制的思想根源是由法國(guó)的檔案學(xué)者C.諾加雷提出的。他指出：“檔案工作者要重新考慮他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身。”國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)制訂的《電子文件管理指南》（草案）花大量筆墨闡述了重新考慮電子文件生命周期及在生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)的重要性。最后，它將“干預(yù)的時(shí)機(jī)”確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，把原來(lái)紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張“在文件形成前采取行動(dòng)”。

2.2 實(shí)踐原因

2.2.1 電子文件管理的現(xiàn)狀

由于信息時(shí)代的飛速發(fā)展，電子文件的數(shù)量也日益增加，呈現(xiàn)出指數(shù)倍的增長(zhǎng)趨勢(shì)，“信息垃圾”也日益增多，此種情況的出現(xiàn)，使人們不得不去思考其前端控制問(wèn)題，避免產(chǎn)生沒(méi)有實(shí)際意義的電子文件。

電子文件質(zhì)量參差不齊。在電子文件時(shí)代，由于受傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，以及發(fā)文的簡(jiǎn)便和易操作性，使產(chǎn)生的文件比傳統(tǒng)環(huán)境下要多得多，質(zhì)量也參差不齊，所以，要保證文件的憑證性，就需要對(duì)其進(jìn)行前端控制。

電子文件安全期待保障。由于電子文件的自身特性，它的安全問(wèn)題比紙質(zhì)文件更為嚴(yán)重，迫切需要加強(qiáng)電子文件的前端控制。因?yàn)殡娮游募哂行畔⒑洼d體的可分離性和對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)性，一旦技術(shù)革新或者操作不當(dāng)，文件的信息內(nèi)容就容易丟失或成為“死文件”，這也需要對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制。

電子文件管理現(xiàn)狀令人擔(dān)憂。目前對(duì)于電子文件的管理采用雙套制和多種載體備份的管理方法，這不僅體現(xiàn)了電子文件的法律效力還未得到最終的確認(rèn)，更體現(xiàn)出了人們對(duì)于電子文件管理系統(tǒng)的安全性還存在不信任的心理。電子文件的管理現(xiàn)狀和電子文件管理系統(tǒng)的普及程度方面存在的問(wèn)題，都有待解決。因此，要保證電子文件能夠安全保存和上傳下達(dá)，同樣需要對(duì)其進(jìn)行前端控制。

2.2.2 電子文件需要前端控制的必要性

2.2.2.1 保障電子文件信息內(nèi)容真實(shí)的需要

電子文件通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行處理，因此對(duì)電子文件的增、刪、改等行為而不留下任何痕跡是很容易的，這樣就是電子文件失去了原始性和真實(shí)性。電子文件內(nèi)容的真實(shí)性是它形成電子檔案原始憑證與查考作用的前提，原始憑證查考作用又是電子檔案的前提，失去憑證查考作用就沒(méi)有電子檔案可言，而且電子文件的內(nèi)容還可以用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備去讀取存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，這就給電子文件、電子檔案的憑證查考性、安全性帶來(lái)危險(xiǎn)。

為了保證電子文件的內(nèi)容真實(shí)性，我們可以采用“前端控制”技術(shù)。即在電子文件的形成階段就要鑒定其檔案價(jià)值，根據(jù)需要加上歸檔標(biāo)識(shí)，以防文件被修改或刪除。它從根本上打破了傳統(tǒng)的管理模式，打破了文件與檔案的界限，使檔案部門(mén)提前介入文件生命周期，這樣能有效地防止其它環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損壞，杜絕失泄密事件的發(fā)生，最大限度地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理。因此，前端控制是保證歸檔文件真實(shí)性、原始性的重要方法。

2.2.2.2 保障電子文件信息安全的需要

人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的任意終端對(duì)電子文件進(jìn)行訪問(wèn)，在這一過(guò)程中，電子文件可能被用戶出于各種原因和目的進(jìn)行更改、刪除。為了確保電子文件信息的安全性，在電子文件產(chǎn)生之前和設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該確定電子文件的歸檔范圍、保存價(jià)值、采集的時(shí)間和方式。倘若檔案管理機(jī)構(gòu)被動(dòng)等待，某些有價(jià)值的文件可能流失，接收來(lái)的文件可能過(guò)時(shí)或缺少必要的背景信息和“元數(shù)據(jù)”，這將給認(rèn)定電子文件的真實(shí)性、可靠性、保管和檢索電子文件增加難度和費(fèi)用?？梢?jiàn)，前端控制對(duì)保證歸檔電子文件的完整性、準(zhǔn)確性具有決定性的意義。

2.2.2.3 保障電子文件為用戶提供利用的需要

與紙質(zhì)檔案相同，電子文件的管理最終目的是提供利用。不可否認(rèn)，電子文件的出現(xiàn)為用戶帶來(lái)了許多方便，但是，電子文件也面臨著一定的威脅。信息時(shí)代的快速發(fā)展使計(jì)算機(jī)硬件和軟件的更新速度加快，如果電子文件沒(méi)有及時(shí)地采取相應(yīng)的措施，如果沒(méi)有相關(guān)的元數(shù)據(jù)等背景信息，電子文件就可能因?yàn)闊o(wú)法遷移而無(wú)法識(shí)別和利用，成為一堆“廢檔”。因此，為了確保電子文件的長(zhǎng)期可存取性和可利用性，確保電子文件在提供利用時(shí)的安全和便利，需要事先設(shè)定某些方面的技術(shù)指標(biāo)，如記錄載體、記錄方式、加密等級(jí)、使用權(quán)限的控制措施等。此外，系統(tǒng)還應(yīng)及時(shí)的采集用于檢索以及文件的恢復(fù)和解讀所必需的各種數(shù)據(jù)。而這些數(shù)據(jù)的采集必須在電子文件的設(shè)計(jì)階段就開(kāi)始，隨著文件的運(yùn)行而不斷給予追加，為電子文件的保管和提供利用作必要的準(zhǔn)備?？梢?jiàn)，前端控制是電子文件提供利用的基本前提。

2.2.2.4 保證電子文件規(guī)范性和檔案館順利接受的需要[2]

目前，我國(guó)政府部門(mén)采用的電子政務(wù)OA系統(tǒng)和檔案館的檔案管理系統(tǒng)還存在一定的對(duì)接問(wèn)題，如果不對(duì)電子文件做好前端控制的話，各機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的電子文件很可能出現(xiàn)“各自為政”、不符合檔案館管理系統(tǒng)要求的狀況。這樣在接受電子文件進(jìn)館的時(shí)候，系統(tǒng)既有可能無(wú)法對(duì)接，從而導(dǎo)致電子文件無(wú)法順利接收。盡管“前端控制”和“全程管理”兩個(gè)原則在我國(guó)得到普遍承認(rèn)并且寫(xiě)入了我國(guó)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，事實(shí)上它們并沒(méi)有真正得到貫徹。目前，在我國(guó)市場(chǎng)上銷(xiāo)售的大多數(shù)電子文件管理軟件，都不是根據(jù)全程管理原則和前端控制原則設(shè)計(jì)的。它們的共同特點(diǎn)是沿用了紙質(zhì)文件管理的做法，以“歸檔管理”，即“中后端管理”作為重點(diǎn)和最基本的解決方案。檔案部門(mén)不及早介入電子文件管理，勢(shì)必造成“前端失控”。

3.電子文件前端控制的方法

3.1 樹(shù)立電子文件前端控制的觀念

更新電子文件前端控制的觀念，需要文件工作人員深入理解文件生命周期理論，認(rèn)識(shí)到文件從形成、產(chǎn)生、發(fā)展到銷(xiāo)毀或永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程。目前電子文件的管理還在采用雙套制的管理方法，大部分檔案工作人員對(duì)“紙質(zhì)檔案最具有權(quán)威性”這一認(rèn)識(shí)產(chǎn)生了思維定勢(shì)，此外電子文件的形成和其歸檔管理仍然處于兩個(gè)不同的系統(tǒng)，檔案人員缺乏對(duì)電子文件管理在信息化時(shí)代的認(rèn)識(shí)，而是把重點(diǎn)放在歸檔后文件的數(shù)字化上，很少關(guān)心數(shù)字化檔案的形成及管理，對(duì)電子文件及其特點(diǎn)給電子檔案帶來(lái)的問(wèn)題認(rèn)識(shí)不足。所以，要使檔案人員保證歸檔后電子文件的質(zhì)量，就要充分認(rèn)識(shí)到電子文件前端控制的重要性和必要性。

3.2 加強(qiáng)對(duì)電子文件前端控制的管理

對(duì)電子文件前端控制的管理可以從三個(gè)層面進(jìn)行闡述，即法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)層面、技術(shù)層面和非技術(shù)層面。

3.2.1 法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)層面

首先要熟悉相關(guān)的法律法規(guī)。系統(tǒng)應(yīng)該在相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的范圍內(nèi)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。例如《檔案法》、《國(guó)際文件管理標(biāo)準(zhǔn)》（ISO15489-1）、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件管理細(xì)則》和《電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)及歸檔管理的試行標(biāo)準(zhǔn)》等。

然后系統(tǒng)設(shè)計(jì)要做好標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，既要參照相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，如《國(guó)際文件管理標(biāo)準(zhǔn)》（ISO15489-1）和《基于信息的電子文檔的長(zhǎng)久保存》（ISO18492）；也要參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如《國(guó)家公文格式》、《檔案著錄規(guī)則》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》，使相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)里。

3.2.2 技術(shù)層面

從技術(shù)層面來(lái)說(shuō)，就是要做好政務(wù)系統(tǒng)和OA系統(tǒng)跟檔案信息系統(tǒng)的對(duì)接設(shè)計(jì)規(guī)劃，將元數(shù)據(jù)項(xiàng)制定為標(biāo)準(zhǔn)，放入電子文件管理系統(tǒng)中。檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)，根據(jù)前端控制原則和全程管理原則，對(duì)相關(guān)系統(tǒng)的各個(gè)模塊、各工作環(huán)節(jié)的管理功能如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化等問(wèn)題進(jìn)行思考，向系統(tǒng)設(shè)計(jì)者提出具體的設(shè)計(jì)要求。同時(shí)，相關(guān)系統(tǒng)要盡可能請(qǐng)相同的軟件開(kāi)發(fā)公司來(lái)做，這樣開(kāi)發(fā)人員更熟悉相關(guān)系統(tǒng)的細(xì)節(jié)和設(shè)計(jì)情況，有利于更好地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的銜接對(duì)應(yīng)，以后的歸檔工作也會(huì)更加順利和省時(shí)省力。

3.2.3 非技術(shù)層面

首先，可以去電子文件前端控制取得成功的檔案機(jī)構(gòu)取經(jīng)。在借鑒別人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，使設(shè)計(jì)的系統(tǒng)更加完善，而不是每個(gè)檔案館都花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力從頭開(kāi)始摸索一番。

其次，深入文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研，對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分析。根據(jù)需要，深入分析業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)階段，才能了解到文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)職能、業(yè)務(wù)流程，了解文件通常是在哪個(gè)階段生成或接收的。如確定電子文件的歸檔范圍、保存價(jià)值、采集時(shí)間和采集方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些動(dòng)態(tài)文件需要定期拷貝，哪些文件需要在其生命周期結(jié)束時(shí)立即提前接收，哪些文件可以暫緩提取或刪除，哪些元數(shù)據(jù)是必選項(xiàng)，哪些元數(shù)據(jù)是可選項(xiàng)等，從而更好地設(shè)計(jì)適合實(shí)際情況的電子文件管理流程。這樣才不至于造成有價(jià)值的文件流失及接收來(lái)的文件缺少必要的元數(shù)據(jù)等背景信息。

3.3 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

電子文件的前端控制原則要求檔案人員必須提高業(yè)務(wù)素質(zhì)與知識(shí)水平。除具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)外,還應(yīng)了解和熟悉電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和一些自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。因?yàn)殡娮游募窃陔娮佑?jì)算機(jī)內(nèi)形成和運(yùn)轉(zhuǎn)的,把檔案工作的工作對(duì)象由管理歸檔后的文件往前延伸到文件的形成階段,就要掌握電子文件的產(chǎn)生環(huán)境,即了解計(jì)算機(jī)的工作原理,掌握支持電子計(jì)算機(jī)工作的軟硬件技術(shù)的應(yīng)用。與紙質(zhì)文件不同,電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔必須在原有的設(shè)備和技術(shù)上進(jìn)行,因此檔案人員只掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,還必須了解電子文件在形成和使用過(guò)程中涉及所需的技術(shù)和設(shè)備等方面的知識(shí),而且還要隨著技術(shù)設(shè)備的變化而不斷學(xué)習(xí)。

注釋

[1]姚志強(qiáng).檔案鑒定中的前端控制[J].蘭臺(tái)世界，2004(2):22-23。

[2]吳春明.檔案館應(yīng)該如何對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制[J].蘭臺(tái)世界，2010(12):15-16。

[1]任桂淑，趙志天.檔案管理中電子文件的前端控制理論[J].科學(xué)大眾，2010(4)。

[2]程妍妍.電子文件管理理論的最新研究成果之一——國(guó)際電子文件生命周期模型[J].檔案學(xué)研究，2008(4)。

[3]樓蔚文，劉培平.電子文件歸檔管理的困境分析與探討[J].蘭臺(tái)世界，2009(12)。

[4]金鑫.電子文件呼喚前端控制[J].檔案學(xué)研究，2004(6)。

[5]石玉，李肖軍.電子文件前端控制理論淺析[J].檔案，2009(5)。

[6]許愛(ài)香.電子文件前端控制原則與機(jī)關(guān)檔案工作[J].山西檔案，2003(4)。

[7]馮惠玲.電子文件與紙質(zhì)文件的管理互動(dòng)[J].中國(guó)檔案，2003(12)。

[8]付雙雙.高校電子文件的前端控制[J].四川檔案，2007(5)。