現(xiàn)代新技術(shù)助推檔案庫房安全體系建設(shè)——以南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館為例

陸 銀 陳茜茜 邱 聰（南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館，江蘇南通，226006）

現(xiàn)代新技術(shù)助推檔案庫房安全體系建設(shè)
——以南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館為例

陸 銀 陳茜茜 邱 聰（南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館，江蘇南通，226006）

近年來，檔案安全體系建設(shè)得到高度重視。檔案庫房安全工作作為檔案安全保密工作的重中之重，當(dāng)務(wù)之急是要形成一個(gè)全面、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案庫房安全體系。新時(shí)期如何運(yùn)用新理念、新技術(shù)建立檔案庫房安全體系成為當(dāng)前各級(jí)各類檔案館迫切需要解決的一個(gè)新課題。2010年8月，南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館根據(jù)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2000）和國(guó)家、省、市檔案局“三個(gè)體系”建設(shè)的要求，兼顧節(jié)能、環(huán)保和智能化，綜合運(yùn)用建筑、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代新技術(shù)對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全技改和管理創(chuàng)新，建設(shè)檔案館庫房安全體系，取得了較好的效果。筆者結(jié)合南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館庫房安全體系建設(shè)實(shí)踐，對(duì)現(xiàn)代新技術(shù)助推檔案庫房安全體系建設(shè)談些淺見。

一、南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館庫房安全體系建設(shè)前庫房管理狀況

南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館建于1990年11月，為我國(guó)首家農(nóng)業(yè)科技檔案館，館舍面積640平方米，庫房面積240平方米，是20世紀(jì)市級(jí)專業(yè)檔案館中的佼佼者，為我市農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步和農(nóng)村發(fā)展作出了杰出貢獻(xiàn)。進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著我國(guó)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，我館庫房墻體、門窗、消防等基本現(xiàn)狀和傳統(tǒng)管理方法已不能適應(yīng)檔案安全和保密的新要求，亟待庫房改造和管理創(chuàng)新。

我館庫房屬典型的老式傳統(tǒng)庫房，圍廊式結(jié)構(gòu)、厚墻體、大開間。以其中一間主體庫房為例，面積約30平方米，墻體50厘米厚；普通窗戶2個(gè)，約6.1平方米；普通木門一個(gè)，約2.2平方米；地面采用架空板結(jié)構(gòu)；庫房門外無過渡區(qū)域。每間庫房配2匹空調(diào)1臺(tái)、去濕機(jī)1臺(tái)、滅火器2個(gè)、日光燈2盞。每層設(shè)消防水栓1套。

我館和其他檔案館（室）一樣，制定檔案庫房日常管理、檔案進(jìn)出庫管理等相關(guān)制度，明確庫房管理人員工作職責(zé)，并與檔案庫房分管領(lǐng)導(dǎo)和管理人員簽訂檔案庫房安全保密責(zé)任書。檔案館通過對(duì)庫房管理人員的考核加強(qiáng)庫房安全管理，考核目標(biāo)重庫房檔案管理輕庫房環(huán)境管理，主要是要求檔案庫房管理人員做到檔案不壞、不丟、不散和不亂。庫房日常管理以庫房傳統(tǒng)管理為主，分庫房檔案進(jìn)出庫管理和庫房環(huán)境管理。

二、檔案館庫房安全體系建設(shè)前庫房管理中存在的主要問題

我館庫房建筑時(shí)間比較早，圍護(hù)結(jié)構(gòu)與《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2000）要求相比，在設(shè)計(jì)和建筑上還有一定的差距，加上年久失修墻體滲水和門窗透風(fēng)以及管理理念滯后，引起保管條件不理想、保管制度不完善等諸多問題，嚴(yán)重影響了庫房檔案安全和保密。

1.庫房環(huán)境測(cè)控不到位

從庫房的溫濕度記錄來看，檔案庫房環(huán)境溫濕度很難控制，無法達(dá)到檔案保管溫度14-24℃、日變化±2℃和濕度45-60%、日變化±5%的要求。以2010年4月11日南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館庫房濕度控制為例，9點(diǎn)鐘時(shí)庫房濕度60%、外界濕度82%，啟動(dòng)去濕機(jī)將庫房濕度降至55%后關(guān)閉去濕機(jī)，庫房濕度約10分鐘后上升為60%；10點(diǎn)鐘時(shí)啟動(dòng)去濕機(jī)將庫房濕度降至45%后關(guān)閉去濕機(jī)，庫房濕度約6分鐘后上升為50%、15分鐘后上升為60%。同樣的道理，庫房溫度控制也存在較大缺陷。空調(diào)關(guān)閉后，庫房溫度迅速上升或下降。空調(diào)一直運(yùn)轉(zhuǎn)能較好控制溫度，但又不易控制濕度，況且空調(diào)一直運(yùn)轉(zhuǎn)也不符合一般空調(diào)使用方法。啟動(dòng)或關(guān)閉空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器，測(cè)量溫濕度等均需要打開檔案庫房門，引起庫房門口較大區(qū)域溫濕度驟變，也給庫房環(huán)境調(diào)節(jié)增加較大難度。

2.庫房防火防盜設(shè)施不齊全

檔案庫房?jī)H配有普通滅火器和消防水栓，沒有安裝防火防盜報(bào)警系統(tǒng)和配置檔案用滅火器，不能有效防火防盜。一旦發(fā)生險(xiǎn)情，庫房管理人員既不能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)，也不能有效排除險(xiǎn)情。假使庫房發(fā)生火情，庫房配置的非檔案用滅火器不宜直接對(duì)著檔案資料噴射，只能對(duì)著檔案資料裝具及外圍噴射，影響檔案搶救效果。

3.檔案庫房管理不完善

檔案庫房管理不完善，主要指兩個(gè)方面：一是制度不全面。缺少庫房檔案危機(jī)管理制度、庫房檔案安全保密責(zé)任追究制度等。二是制度難以執(zhí)行。事實(shí)證明，檔案庫房改造前的圍護(hù)結(jié)構(gòu)和軟硬件設(shè)施，根本無法使庫房環(huán)境達(dá)到適宜的保管溫濕度。檔案館對(duì)庫房管理人員的目標(biāo)管理考核也就形同虛設(shè)。

三、利用現(xiàn)代新技術(shù)構(gòu)建檔案庫房安全體系的具體措施

檔案庫房體系建設(shè)是一項(xiàng)涉及學(xué)科及技術(shù)門類眾多的技術(shù)工作。我館秉承以人為本宗旨，采取人防、物防和技防相結(jié)合的辦法，綜合運(yùn)用建筑、信息和管理等新技術(shù)構(gòu)建檔案庫房安全體系。

1.利用建筑新技術(shù)改造庫房

按照“建筑為主、設(shè)備為輔”的要求對(duì)庫房進(jìn)行改造，力求建造密封、避光、隔熱檔案庫房。一是改造窗戶。將窗戶面積縮為原來的二分之一，在原來窗戶內(nèi)側(cè)加一套真空雙層玻璃窗和一副遮光窗簾，外側(cè)加防盜窗，起到避光、防盜和保溫保濕效果。二是改造房門。根據(jù)防火密封的要求，安裝兩套定制的甲級(jí)防火加厚防盜門，同時(shí)設(shè)置過渡區(qū)域，過渡區(qū)域安裝通風(fēng)機(jī)、消毒燈、檔案用滅火器等設(shè)備，兼作檔案人員進(jìn)出檔案室更衣場(chǎng)所，起到通風(fēng)、防塵、消毒等效果。三是改造地面。主要是在地面上涂防水漿。四是改造照明。根據(jù)滿足庫房管理者調(diào)卷、清潔、維護(hù)庫內(nèi)設(shè)備的照明度要求，換上對(duì)檔案沒有傷害或損害很小的白熾燈，且配置既節(jié)能又安全的人進(jìn)燈開、人走燈滅的自動(dòng)控制開關(guān)。五是改造墻體。在墻體的內(nèi)墻涂防水漿，外墻涂憎水劑，起到保溫保濕防滲漏作用。

2.利用信息技術(shù)新成果裝備庫房

充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、物聯(lián)網(wǎng)和通訊等新技術(shù)建設(shè)智能化檔案庫房。我館加強(qiáng)與南京大學(xué)等高?？蒲性核献?，研發(fā)了檔案庫房遠(yuǎn)程智能測(cè)控系統(tǒng)。系統(tǒng)采用有線網(wǎng)絡(luò)和無線網(wǎng)絡(luò)為載體，有線傳輸模擬信號(hào)、數(shù)字信息和無線傳遞SMS信息，通過單片機(jī)處理測(cè)量數(shù)據(jù)、解析SMS信息實(shí)現(xiàn)物與物、人與物的對(duì)話和溝通，自動(dòng)或人為遠(yuǎn)程測(cè)控檔案庫房環(huán)境。庫房?jī)?nèi)外各建有一套閉路監(jiān)控防盜系統(tǒng)，庫房外閉路監(jiān)控防盜系統(tǒng)還與傳達(dá)室和110中心聯(lián)動(dòng)。整個(gè)庫房智能管理系統(tǒng)能遠(yuǎn)程測(cè)控庫房溫濕度、實(shí)時(shí)記錄溫濕度、火災(zāi)報(bào)警和防盜監(jiān)視等功能，使檔案庫房始終處于安全保密和最佳環(huán)境狀態(tài)。

信息新技術(shù)在庫房安全體系中的運(yùn)用，是檔案庫房管理的一次質(zhì)的飛越，大大提升了檔案館庫房管理能力和水平。系統(tǒng)設(shè)置加載2個(gè)手機(jī)號(hào)碼，檔案館負(fù)責(zé)人和庫房管理人員均能隨時(shí)隨地掌控檔案庫房環(huán)境動(dòng)態(tài)，無形當(dāng)中對(duì)檔案庫房和庫房管理人員工作起著監(jiān)管作用。

3.利用體系新理念管理庫房

系統(tǒng)、科學(xué)、全面的檔案庫房網(wǎng)絡(luò)管理體系是消除庫房安全隱患和應(yīng)對(duì)檔案庫房突發(fā)事件的基本保障。檔案庫房安全體系建設(shè)分為庫房安全硬件建設(shè)和庫房安全軟件建設(shè)，庫房安全硬件建設(shè)包括檔案庫房環(huán)境遠(yuǎn)程智能測(cè)控系統(tǒng)、防火報(bào)警系統(tǒng)和閉路監(jiān)控系統(tǒng)等建設(shè)；庫房安全軟件建設(shè)包括檔案庫房管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)、檔案庫房安全保密責(zé)任追究和檔案庫房應(yīng)急管理等制度建設(shè)。特別值得一提的是，我館在檔案庫房軟件建設(shè)方面，既重視制度完善，也重視制度執(zhí)行，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)，增強(qiáng)庫房管理制度威懾力和約束力，切實(shí)做到庫房管理崗位職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明。

一年的使用實(shí)踐證明，我館庫房安全體系的建立，不僅減輕了庫房管理人員繁重工作量，還有效維護(hù)了庫房實(shí)體檔案安全與保密，同時(shí)還解決了檔案庫房管理中溫濕度難以控制和防火防盜等種種檔案危機(jī)管理難題，對(duì)各級(jí)各類建筑年代較久的檔案館（室）改建有一定的借鑒作用。建立檔案庫房安全體系，是一項(xiàng)非常有價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的工作，需要不斷地摸索、總結(jié)和推廣，以便更好地服務(wù)于我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展。