淺談地震監(jiān)測臺站建設項目檔案管理＊

王 超

（中國地震臺網(wǎng)中心，北京 100045）

淺談地震監(jiān)測臺站建設項目檔案管理＊

王 超

（中國地震臺網(wǎng)中心，北京 100045）

簡要分析了我國地震監(jiān)測臺站建設項目對臺站建設檔案管理工作的影響，闡述了做好臺站建設項目檔案管理工作的幾點體會。

監(jiān)測臺站；建設項目；檔案管理

引言

近年來，隨著我國防震減災事業(yè)的發(fā)展，地震監(jiān)測臺站建設數(shù)量有了較大的增加。這些監(jiān)測臺站的建設，為我國地震科學的發(fā)展提供了大量的大動態(tài)、高精度的數(shù)字化觀測資料［1］，較大地提升了我國地震災害監(jiān)測的能力，但同時也使得各建設單位的臺站建設檔案數(shù)量急劇增長。地震監(jiān)測臺站建設檔案是臺站建設過程和建設成果的真實記錄，也是臺站基建項目建設及竣工、驗收的必備條件，更是地震臺站建成后運行、維修、管理等工作的重要依據(jù)。因此，做好地震監(jiān)測臺站建設檔案管理工作，對加強檔案的收集、管理，提高其開發(fā)、利用水平，為防震減災事業(yè)服務具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1 新形勢對臺站建設檔案管理工作提出了新要求

地震監(jiān)測臺站建設是一項系統(tǒng)的工程，涉及基本建設、科學研究、觀測與探測以及大型設備采購等幾大類別的工作內(nèi)容，由此形成的臺站建設檔案具有形成周期長、數(shù)量大、覆蓋面廣、涉及環(huán)節(jié)眾多、協(xié)作關系復雜的特點［2］。地震監(jiān)測臺站建設檔案的這些特點在防震減災事業(yè)大發(fā)展的新形勢下對檔案管理工作提出了新的要求。

1.1 臨時性的基建項目對檔案工作者提出了新的工作要求

與臺站建成后的日常運行相比較，臺站建設只是臨時的項目工作。這種臨時性不僅表現(xiàn)在臺站建設經(jīng)費單獨批復、獨立核算，而且表現(xiàn)在項目建設人員變更頻繁，工作調(diào)整時有發(fā)生。這種臨時性的臺站建設項目對檔案工作者的工作提出了新的要求，不僅要了解臺站建設的各個階段的情況，還要與負責檔案收集的項目工作人員甚至項目負責人及時溝通，了解人員變動、工作調(diào)整等情況，根據(jù)臺站建設的具體情況，定期或按建設階段組織檔案資料移交工作，以保證檔案資料的完整、準確，為項目驗收做好準備，為臺站建成后的日常工作奠定基礎。

1.2 綜合性臺站的建設對檔案收集整理工作提出了新的要求

中國的數(shù)字地震臺網(wǎng)建設起步于20世紀80年代［3］，隨著我國防震減災事業(yè)的不斷發(fā)展，建設具有多種監(jiān)測技術手段，集觀測、預測、科研三種功能于一體的綜合性臺站成為今后發(fā)展的一個主要方向［1］。這種綜合性臺站的建成，能夠為地震預測和震后趨勢判定提供及時、準確、可靠的觀測資料，同時也極大地增加了臺站建設過程中產(chǎn)生的檔案資料的數(shù)量以及收集整理工作的難度。

在這種綜合性臺站建設的系統(tǒng)工程中，臺站基礎設施建設要符合工程建設的標準，不同監(jiān)測手段的建設也要符合相關的臺站建設標準，因此，形成的基建檔案資料較為復雜，加之臺站基建檔案與各監(jiān)測手段技術檔案形成部門各異，收集、整理涉及部門眾多，很容易導致歸檔立卷后的檔案不能完整地體現(xiàn)臺站建設過程。因此，在歸檔之前，必須按照檔案管理的要求進行整理，使其能夠合理地、真實地反映臺站建設的全過程。

1.3 項目法人制的實施對檔案管理模式提出了新的要求

從“國家地震安全計劃”項目開始，中國地震局開始采用項目法人制對重點項目進行管理。推行新的項目管理體制是完善地震基本建設項目的管理，提高項目建設效益的必然要求。新的項目管理體制的施行，要求完善檔案管理模式，并努力將其納入新的管理體制中。這就要求項目法人改變以往檔案人員介入較晚的檔案工作習慣，嚴格執(zhí)行檔案工作與工程建設 “三同步”（即國家重點項目檔案工作與項目設計、施工、竣工三同步）［4］，把項目檔案管理工作從單個的工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿項目始終的主要工作之一。

2 做好地震監(jiān)測臺站建設檔案管理工作的幾點體會

2.1 建立健全規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案工作的標準

加強和完善臺站建設項目的檔案工作制度建設，是做好檔案管理工作的根本保障。因此，建立健全檔案管理制度，將檔案管理工作納入項目實施管理的工作計劃與過程之中是很有必要的。在項目實施之前，制定出具體的檔案管理辦法，用統(tǒng)一的標準對文件材料的收集、整理和移交程序，以及文件材料的歸檔范圍、保管期限等相關業(yè)務內(nèi)容進行規(guī)定，同時明確設計、施工、監(jiān)理等單位的檔案工作任務、職責，確保各部門在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中都有據(jù)可依。在信息化的新時代，還要對項目實施過程中形成的電子檔案管理提出具體要求，確保項目檔案收集的完整、系統(tǒng)。

2.2 穩(wěn)定人員隊伍，加強業(yè)務培訓工作

不言而喻，人的因素是做好檔案工作的主要因素。在地震行業(yè)中，項目檔案管理工作中最基層的檔案員往往由新參加工作的工程管理人員或單位辦公室人員兼職，他們精通技術業(yè)務工作，但對文件材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務不太熟悉，不能做到科學分類和合理立卷，工作往往處于一種被動狀態(tài)。同時，由于他們往往身兼數(shù)職，對檔案工作投入的精力不夠，日常的檔案工作只是將材料收集好，確保不丟失。

因此，在項目實施過程中，各項目檔案員應相對固定，使其一開始就介入項目檔案工作中，盡量保證檔案管理的延續(xù)性和統(tǒng)一性。同時在條件允許的情況下，可以提前開展檔案業(yè)務培訓，一方面可以讓檔案員清楚地認識到自己在項目實施過程中所扮演的角色，明白需要收集哪些資料，哪些資料符合檔案要求［2］；另一方面，要統(tǒng)一文件材料歸檔的范圍及要求，提高檔案收集的完整性、準確性、系統(tǒng)性，為項目實施階段大量文件材料的歸檔管理打下良好的基礎。

2.3 及時移交，對項目檔案實行集中管理和分散使用

地震監(jiān)測臺站建設是一個涉及多種不同類別工作的系統(tǒng)工程，由此而產(chǎn)生、形成的檔案必然地要分散于不同使用者手中。因此，地震監(jiān)測臺站建設項目檔案應該實行集中管理和分散使用的原則，即檔案員對所收集的文件材料進行整理，定期或按階段向檔案管理部門移交文件材料，并在專業(yè)的檔案工作人員指導下進行歸檔立卷等工作。這樣做，一方面，可以加強階段性資料的整理工作，能夠及時補充缺失或不全的材料，提高檔案收集整理的準確性和完整性，另一方面，在臺站建設期間，各建設（協(xié)作）單位保留相對完整的項目建設文件、材料，能夠提高臺站建設檔案的使用效率，更好地推進臺站建設工程。

3 結(jié)束語

地震監(jiān)測臺站是地震學數(shù)據(jù)產(chǎn)出的來源，臺站建設檔案既是建設全過程的真實記錄，也是臺站建成后運行、維護的依據(jù)。加強地震監(jiān)測臺站的檔案管理工作是提高地震系統(tǒng)整體管理水平的基礎性工作。隨著防震減災事業(yè)的不斷發(fā)展，我們要以與時俱進的態(tài)度總結(jié)探索新的檔案管理、利用方式，使檔案發(fā)揮其應有的作用。

（作者電子信箱，王超：chao＠seis.ac.cn）

［1］許健生.新時期地震臺站的管理與建設.http：∥www.csi.ac.cn/manage/html/4028861611c5c2ba0111c5c558b00001/＿history/hxz/talkeq/t20070110001.htm

［2］周桂華.云南省地震局重點項目檔案管理的幾點思考.云南檔案，2007（7）：51－52

［3］劉瑞豐，高景春，陳運泰，等.中國數(shù)字地震臺網(wǎng)的建設與發(fā)展.地震學報，2008，30（5）：533－539

［4］陳鳴鳳.重點工程項目檔案管理現(xiàn)狀與對策.經(jīng)濟師，2010（12）：221－222

On the management of files for the earthquake monitoring stations construction project

Wang Chao
（China Earthquake Networks Center，Beijing 100045，China）

The impact of the station construction project for China′s earthquake monitoring on the file management of the project is analyzed briefly.Some experience to bulid and manage the files of the station construction project are described.

monitoring station；construction project；file management

P315；

A；

10.3969/j.issn.0235－4975.2012.12.009

2012－05－30；

2012－10－16。