數(shù)字化檔案工程檔案管理中的應(yīng)用

張曉麗

摘 要：數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理的一個(gè)新概念和新思路，也是城建檔案管理的重要工作內(nèi)容和必然趨勢(shì)，因此相關(guān)部門需要加大力度，通過提高檔案管理人員的思想認(rèn)知，并不斷完善其制度規(guī)定，保證城建檔案管理的順利開展。在管理過程中，積極對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)及完善，在信息技術(shù)滿足需求的情況下，更好地對(duì)數(shù)字化建設(shè)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以助于城建檔案管理工作的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案工程;檔案管理;應(yīng)用

為了更好地提高城建檔案的管理效率，利用數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行檔案管理能夠有效地對(duì)城建檔案信息進(jìn)行量化分析并節(jié)省一定的資源，逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展和信息化技術(shù)應(yīng)用，因此加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)對(duì)于城建檔案管理是很有必要的。

1 檔案數(shù)字化的涵義

數(shù)字化主要是以計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)為支撐，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字編碼，滿足快速傳輸以及準(zhǔn)確處理的需求，凸顯技術(shù)的綜合性。檔案數(shù)字化的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)以及多媒體技術(shù)具有不可分割的關(guān)系，是新型的檔案信息模式，依托數(shù)據(jù)庫、壓縮以及掃描技術(shù)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化電子檔案的過渡，更顯檔案數(shù)字化信息庫的特征。依托數(shù)字化存儲(chǔ)方式，加之網(wǎng)絡(luò)化傳輸?shù)膽?yīng)用，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息處理，滿足檔案信息利用與共享的目的。在數(shù)字化的應(yīng)用下，檔案被合理優(yōu)化與整合，對(duì)提升資源共享率意義深遠(yuǎn)。

2 數(shù)字化建設(shè)在檔案管理中的意義及作用

1）節(jié)省儲(chǔ)存空間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，文件一般都是以紙質(zhì)版的形式進(jìn)行保存，一個(gè)項(xiàng)目下來，可能形成的文件就已經(jīng)有一大沓，還需要專業(yè)人員進(jìn)行分類并加以保存，所以對(duì)檔案文件的儲(chǔ)存空間和位置都有一樣的要求，這些都是讓檔案管理人員非常頭痛的困擾。數(shù)字化建設(shè)在信息技術(shù)的運(yùn)行下能夠大大節(jié)省文件的空間和內(nèi)存，將傳統(tǒng)大量的紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描壓縮，更利于文件的存放，也大大節(jié)省了儲(chǔ)存的空間。借助數(shù)字化信息技術(shù)的資源優(yōu)勢(shì)，利用多元化的儲(chǔ)存方式提高文件儲(chǔ)存的兼容性。

2）規(guī)范檔案管理。數(shù)字化建設(shè)在城建檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，保證了檔案信息的完整度及準(zhǔn)確性，并規(guī)范了城建檔案的工作方式，無論是從檔案信息的收集、整理，還是分析、儲(chǔ)存等工作，都有了更為明確的規(guī)定及管理。通過利用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和設(shè)備，提高了檔案管理的工作效率和質(zhì)量，為檔案管理人員的工作帶來了便利。加上數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)逐漸成熟，有些地方已經(jīng)使用硬件平臺(tái)與軟件平臺(tái)相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，有效地避免了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

3）檔案信息調(diào)取。在城建項(xiàng)目執(zhí)行過程中，很多時(shí)候會(huì)因?yàn)橐恍┳匀灰蛩?、環(huán)境條件等應(yīng)急情況的發(fā)生而阻礙了施工進(jìn)度。在城建檔案管理中進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠快速地調(diào)取相關(guān)參考數(shù)據(jù)，充分利用這些數(shù)據(jù)信息，給予施工團(tuán)隊(duì)正確的方向思路及解決方案，從而保證施工的順利開展。與此同時(shí)，數(shù)字化建設(shè)還能夠?qū)ο嚓P(guān)的案例及資料進(jìn)行查找，隨時(shí)隨地對(duì)區(qū)域、環(huán)境、資源等信息進(jìn)行查詢，對(duì)城建工程項(xiàng)目有著重要的作用。

3 如何有效發(fā)揮數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的效用

1）深化工程檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)。工程檔案數(shù)字化管理對(duì)促進(jìn)檔案管理與開發(fā)具有重要推動(dòng)作用，因此要從思想上加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視，將數(shù)字化管理工作落到實(shí)處。合理增加投入，構(gòu)建數(shù)字化檔案組織機(jī)構(gòu)，高效應(yīng)用數(shù)字化管理人才，提高配套設(shè)施水平，結(jié)合工程實(shí)際，構(gòu)建科學(xué)與高效的檔案管理系統(tǒng)。

2）積極構(gòu)建完善的數(shù)字化工程檔案管理機(jī)制。強(qiáng)化制度性保障作用的發(fā)揮，加快標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，為了深化數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的應(yīng)用，要重視構(gòu)建先進(jìn)的管理機(jī)制，積極進(jìn)行優(yōu)化與完善，提升工程檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性與標(biāo)準(zhǔn)化，滿足高效性的需求。具體講，要重視內(nèi)部數(shù)字化建設(shè)，遵循檔案管理規(guī)律，構(gòu)建合理的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，重視實(shí)施目標(biāo)機(jī)制，將工程檔案數(shù)字化管理的流程、內(nèi)容以及相關(guān)制度落到實(shí)處，促使運(yùn)行體制更加高效與順暢，從根本上保證工程檔案數(shù)字化管理具有可靠的依據(jù)。

3）重視數(shù)字化工程檔案管理人才的培養(yǎng)與教育。提升檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，對(duì)于工程檔案數(shù)字化管理而言，高素質(zhì)的專業(yè)人才不可或缺，因此要重視對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培養(yǎng)與教育。積極開展專業(yè)化培訓(xùn)，對(duì)先進(jìn)管理理念、思想與模式進(jìn)行宣傳與講解，并有效落實(shí)，強(qiáng)化與工程事業(yè)發(fā)展實(shí)際相結(jié)合，以期培養(yǎng)更多掌握檔案管理、通曉數(shù)字化管理模式的綜合性人才，為工程檔案數(shù)字化管理提供豐富的人才儲(chǔ)備。首先，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行各種信息的編輯與整理。為了增大檔案利用價(jià)值，強(qiáng)化管理效率的提升，要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資源的管理，遵循行業(yè)發(fā)展規(guī)律，進(jìn)行合理編制與保存。其次，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行規(guī)劃，強(qiáng)化信息管理的整合與規(guī)范，保證檔案信息的準(zhǔn)確性與可靠性。為此，在進(jìn)行信息模式轉(zhuǎn)變的過程中，要遵循規(guī)律，有條不紊，最大化地發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值。最后，對(duì)資源庫進(jìn)行優(yōu)化與完善，保證開放性與先進(jìn)性，及時(shí)進(jìn)行更新，有效發(fā)揮資源庫的價(jià)值。在工程檔案數(shù)字化管理中，要轉(zhuǎn)變檔案信息管理模式，發(fā)揮信息化模式的價(jià)值，尤其要重點(diǎn)進(jìn)行檢索劃分。此外，重視選派專人進(jìn)行資源庫的管理，以維護(hù)運(yùn)行的安全性與穩(wěn)定性。

4）以工程檔案特征為基礎(chǔ)，做好階段性收集。工程項(xiàng)目涉及諸多階段與時(shí)期，因此檔案管理工作要重視專業(yè)人員的合理分配，強(qiáng)化人員培訓(xùn)，將階段性工作落到實(shí)處，做好檔案收集與整理，保證分工明確、交接有序，切實(shí)提高檔案管理工作效率。另外，要重視原始檔案的保存。檔案數(shù)字化的目的是便于調(diào)取與共享，而原始文件的保存在根本上維護(hù)了檔案的可靠性與準(zhǔn)確性。

5）數(shù)據(jù)上得以更新。由于城建檔案管理涉及的數(shù)據(jù)較多，相關(guān)部門可以通過建立數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，確保數(shù)據(jù)得到及時(shí)的更新和有效。數(shù)據(jù)庫是一種很好的數(shù)據(jù)建立系統(tǒng)模式，能夠高效地處理及歸納到具體的檔案數(shù)據(jù)，從而完善城建檔案管理的工作。建立相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫后，必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行賬號(hào)資料的確立，保證其隨時(shí)進(jìn)行更新及調(diào)取資料信息。相關(guān)部門要對(duì)數(shù)據(jù)庫執(zhí)行過程進(jìn)行規(guī)范，確保城建檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和更新度，更好地推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。與此同時(shí)，還要確保數(shù)字化建設(shè)的安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，在制定相關(guān)規(guī)定的時(shí)候，必須明確規(guī)定檔案管理人員的責(zé)任，確保數(shù)據(jù)的安全及準(zhǔn)確。例如，設(shè)置身份證驗(yàn)證、短信驗(yàn)證、賬號(hào)密碼設(shè)置、選取安全系數(shù)高的設(shè)備等，嚴(yán)格審核數(shù)字化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全，保證數(shù)據(jù)處于安全的網(wǎng)絡(luò)體系中。

6）健全數(shù)字化工程檔案管理機(jī)制。針對(duì)當(dāng)前各種類型的檔案管理軟件，為方便管理以及信息對(duì)接、共享，要制定數(shù)字化檔案管理規(guī)范，完善和優(yōu)化當(dāng)前的管理模式和規(guī)則，制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)字檔案管理的流程和內(nèi)容落到實(shí)處。

7）保持檔案管理與施工進(jìn)度同步。工程項(xiàng)目從開始到完成，整個(gè)過程歷時(shí)較長(zhǎng)，所以需要將檔案管理與施工進(jìn)度相結(jié)合，檔案收集整理和歸檔保管與施工進(jìn)度保持同步，這樣才能保證檔案的齊全完整。在歸檔的同時(shí)，針對(duì)類似的項(xiàng)目，查看注意事項(xiàng)，特別是在施工后期避免重復(fù)。

4 結(jié)語

立足工程檔案管理，數(shù)字化管理模式依托先進(jìn)的信息技術(shù)，強(qiáng)化檔案信息資源的高效管理與整合，維護(hù)信息存儲(chǔ)的穩(wěn)定性，凸顯較高的應(yīng)用價(jià)值?；诖?，要對(duì)數(shù)字化檔案模式進(jìn)行系統(tǒng)分析，結(jié)合工程檔案發(fā)展實(shí)際，明確發(fā)展中存在的不足，掌握數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建更加科學(xué)與高效的發(fā)展對(duì)策，保證與時(shí)代相契合，從根本上有效發(fā)揮工程檔案的社會(huì)價(jià)值。

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