淺析如何在基層部隊(duì)推行無紙化辦公

王洪娟 褚海洋

61251部隊(duì) 河北 066102

0 引言

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。作為一支現(xiàn)代化的軍隊(duì)，更是加快了信息化建設(shè)的步伐。從最初的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，到各種軟件平臺(tái)的制作，各個(gè)單位都投入了大量的財(cái)力、物力、人力，建立符合自己?jiǎn)挝惶厣臒o紙化辦公系統(tǒng)?；緦?shí)現(xiàn)了文件發(fā)布、各類信息傳遞網(wǎng)上傳輸，達(dá)到了提高工作效率，降低辦公成本的目的。但是從部隊(duì)自身建設(shè)實(shí)際出發(fā)，無紙化辦公還無法完全取代紙質(zhì)辦公。為促進(jìn)基層部隊(duì)無紙化辦公的提高和改進(jìn)，下面筆者結(jié)合自身實(shí)際工作，以某基層部隊(duì)數(shù)字化營(yíng)區(qū)建設(shè)實(shí)際情況，分析一下如何在基層部隊(duì)推行無紙化辦公，希望給正打算或正在建設(shè)無紙化辦公系統(tǒng)的兄弟單位一點(diǎn)建議。

1 無紙化辦公的目的和意義

無紙化辦公是一種基于互聯(lián)網(wǎng)且能夠集成在門戶網(wǎng)站上的信息管理和辦公自動(dòng)化一體的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)使用單位的辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理科學(xué)化，高質(zhì)量、高效率的信息服務(wù)系統(tǒng)。通過對(duì)各辦公要素的閉環(huán)整合，實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流和知識(shí)流的整合管理，提供了一個(gè)科學(xué)、開放、先進(jìn)的信息化辦公平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

1.1 整合資源

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將部隊(duì)的人力資源、知識(shí)資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用，實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，形成正規(guī)、科學(xué)、開放的制度和文化，保持部隊(duì)旺盛的生命力，使其健康持續(xù)的發(fā)展。

1.2 加快信息流通

領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。所有官兵的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到部隊(duì)首長(zhǎng)，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程和發(fā)現(xiàn)人才。廣大官兵能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的官兵關(guān)系和軍營(yíng)文化。

1.3 規(guī)范辦公流程

建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡(jiǎn)單的管理機(jī)制，使工作流程化，流程標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，讓單位充滿活力，讓各級(jí)主官明確責(zé)任，分明權(quán)限，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。

1.4 提高辦事效率

有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公，各級(jí)主官能夠方便的隨時(shí)查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行效率和力度。

2 某部無紙化辦公案例

2.1 建設(shè)情況

按照軍隊(duì)保密管理規(guī)定，無紙化辦公系統(tǒng)現(xiàn)主要依托于辦公局域網(wǎng)。從視頻監(jiān)控系統(tǒng)到周界防衛(wèi)系統(tǒng)；從物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)到水電暖管控系統(tǒng)；從消防報(bào)警聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)到模擬訓(xùn)練系統(tǒng)；從即時(shí)通信系統(tǒng)到電子圖書管理系統(tǒng)等。無紙化辦公不再是簡(jiǎn)單的傳遞數(shù)據(jù)文檔，已經(jīng)開始逐步向部隊(duì)的管理、業(yè)務(wù)等各個(gè)方面進(jìn)行延伸。

2.2 使用情況

該系統(tǒng)在使用的過程中基本實(shí)現(xiàn)了其預(yù)期功能。達(dá)到了無紙化辦公的目的。以物聯(lián)網(wǎng)為例，實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互和智能化管理。人員外出只需在電腦上逐級(jí)請(qǐng)假、批假，請(qǐng)假人員刷卡外出即可。通過即時(shí)通信平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了各級(jí)單位間的實(shí)時(shí)信息交互、語音視頻交流、短信中心、自動(dòng)存檔主題討論等。通過單位的門戶網(wǎng)站和論壇及各單位的子網(wǎng)站，可讓所有官兵及時(shí)了解單位的最新近況，下發(fā)各類通知，共享學(xué)習(xí)、娛樂資源。同時(shí)，也為官兵交流討論提供了一個(gè)言論自由的開放平臺(tái)。通過電子圖書館，官兵可隨時(shí)在線閱讀自己感興趣的書籍。

2.3 存在問題

從試運(yùn)行到完全投入使用近一年的時(shí)間，基本實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)的大部分功能。但有部分功能的使用效果，發(fā)揮功效不是很理想。當(dāng)然這里既有系統(tǒng)本身的原因，也有使用操作人員的原因。主要問題出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1) 受傳統(tǒng)工作習(xí)慣的限制，官兵已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)辦公，一下子使用電腦請(qǐng)假、批假，感到很不適應(yīng)，很麻煩，不免產(chǎn)生厭煩情緒。這種情緒，不只請(qǐng)假的人有，批假的人也有，這就使得系統(tǒng)的很多功能基本上被擱置了。不僅浪費(fèi)了大量財(cái)力、物力，也違背了提出無紙化辦公的初衷。

(2) 使用人員操作使用計(jì)算機(jī)水平參差不齊。從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層領(lǐng)導(dǎo)，從干部到戰(zhàn)士，受文化層次、工作性質(zhì)等因素的影響，官兵的計(jì)算機(jī)操作水平差距很大，嚴(yán)重阻礙了推行無紙化辦公的進(jìn)程。

(3) 部分功能與實(shí)際情況還有出入。以訪客管理模塊為例，從系統(tǒng)投入使用至今，就沒有用過。使其成為擺設(shè)，造成了資源的浪費(fèi)。周界防衛(wèi)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題也比較多。架設(shè)電子圍欄的初衷是為營(yíng)區(qū)日常管理、安全防衛(wèi)提供有力保障。但在實(shí)際使用過程中由于系統(tǒng)本身的原因，并沒有真正實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。小鳥、樹枝等經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生虛警；一些不安分的人竟能從墻上跳出去，而不被人發(fā)現(xiàn)。

(4) 領(lǐng)導(dǎo)層面重視程度不夠。一個(gè)系統(tǒng)的投入使用，如果從領(lǐng)導(dǎo)層就嫌麻煩，不愿意使用，那到下面基層就更無法推行下去。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，以身作則，加大力度抓落實(shí)，將其固化為生活、工作習(xí)慣，無紙化辦公才能更好更快的發(fā)展下去。

(5) 系統(tǒng)在整體規(guī)劃時(shí)，整合程度不夠。從最初的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，到后期的子系統(tǒng)整合，因客觀、主觀因素影響，還有部分信息點(diǎn)未納入局域網(wǎng)中，還有部分子系統(tǒng)在分散獨(dú)立運(yùn)行。

3 關(guān)于無紙化辦公的幾點(diǎn)建議

3.1 領(lǐng)導(dǎo)和使用人員的思想意識(shí)需要提高

推動(dòng)無紙化辦公順利向前的關(guān)鍵在于提高領(lǐng)導(dǎo)和使用人的思想意識(shí)。在無紙化辦公的推行過程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、尤其是領(lǐng)導(dǎo)班子里的第一把手要起決定性的作用，各層領(lǐng)導(dǎo)的決心及其示范和領(lǐng)頭作用，是無紙化辦公實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵，也是實(shí)施的關(guān)鍵。如果一個(gè)單位的最高首長(zhǎng)都能熟練操作并使用無紙化辦公系統(tǒng)，那么下至科室職員都得把這事放心上了。

同時(shí)使用者的思想意識(shí)也不容忽視。因?yàn)闊o紙化辦公系統(tǒng)的建立不是一朝一夕可以完成的，無紙化辦公化中的業(yè)務(wù)內(nèi)容和服務(wù)也不是一出現(xiàn)時(shí)就具備了的。在系統(tǒng)建立方面，是一個(gè)從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的發(fā)展過程，是逐步建立和完善起來的過程；在服務(wù)內(nèi)容實(shí)施方面，是一個(gè)從試行到適應(yīng)、由懷疑到自覺貫徹的長(zhǎng)期過程。在這個(gè)過程中，使用者的思想意識(shí)對(duì)于推動(dòng)無紙化辦公更好更快的向前起著至關(guān)重要的作用。

3.2 設(shè)置軟件的功能要符合實(shí)際需要

無紙化辦公的功能很多，有通用模塊、也有選擇模塊。選擇模塊時(shí)可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行定制，以符合本單位實(shí)際需要。不能見好就要，一定要選擇實(shí)用而且確實(shí)能提高工作效率的那些功能。因?yàn)槊吭黾右粋€(gè)模塊，價(jià)格就會(huì)增加抬高很多，所以選擇功能時(shí)一定要根據(jù)實(shí)際的需要來選擇。

3.3 使用要注重實(shí)效，不要擺“花架子”

現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)使用推行起來妨礙很多，困難重重。一方面是因?yàn)槭褂谜哂械呐聦W(xué)不會(huì)、有的不想學(xué)會(huì)、有的想學(xué)又怕麻煩，總之有種種畏難情緒，不習(xí)慣在網(wǎng)上辦公；另一方面因?yàn)檐浖_發(fā)與實(shí)際工作流程有不符之處，增加了實(shí)際工作的復(fù)雜程度，造成軟件的推行無法走下去。這些都說明網(wǎng)絡(luò)使用一定要密切結(jié)合實(shí)際，注重實(shí)效。如果在網(wǎng)上辦公僅僅是為了追求現(xiàn)代化，將網(wǎng)頁做得漂漂亮亮的、把一個(gè)個(gè)的功能鏈接起來，但實(shí)際上又很少用或不用，那樣就跟買了一臺(tái)高檔電腦只看不用一樣形如擺設(shè)，這就失去了它們本身的使用價(jià)值，是一種資源浪費(fèi)。

3.4 培訓(xùn)要?jiǎng)?wù)實(shí)，將考核制度常態(tài)化

無紙化辦公系統(tǒng)有許多功能模塊，如電子郵件、工作計(jì)劃、車輛管理、人事管理、文件管理等等，有些功能是通用模塊、有些是部門管理的特殊模塊，不同部門、不同業(yè)務(wù)的人用不同的模塊，培訓(xùn)時(shí)應(yīng)有側(cè)重的指導(dǎo)，同時(shí)用某個(gè)實(shí)際工作任務(wù)作為培訓(xùn)內(nèi)容，并對(duì)其進(jìn)行考核，確認(rèn)真正掌握了操作使用方法，才能認(rèn)定其操作培訓(xùn)合格。

鐵打的營(yíng)盤流水的兵，部隊(duì)人員流動(dòng)比較大，只有將考核常態(tài)化，才能確保每一個(gè)在崗在位人員都能熟練掌握使用操作方法。

3.5 不要相信通過“接口”能把分散的系統(tǒng)連接起來

一個(gè)單位有多個(gè)業(yè)務(wù)口，而每個(gè)業(yè)務(wù)口又都有自己的一套甚至多套系統(tǒng)，如何把這些系統(tǒng)綜合在一起？使得每一個(gè)單位在進(jìn)行新一輪投入時(shí)，瞻前顧后，難于決斷。而解決這個(gè)問題的關(guān)鍵不僅僅是軟件方面的技術(shù)，更重要的是在流程管理和相關(guān)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化等方面。所以一個(gè)單位在建設(shè)無紙化辦公系統(tǒng)前就要做好前期的整體規(guī)劃，不要想通過“接口”把所有分散的系統(tǒng)連接起來。

3.6 切忌買櫝還珠，只重硬件設(shè)施，輕“軟件”建設(shè)

在一些人的意識(shí)中，一提到搞辦公無紙化，就想到實(shí)體項(xiàng)目投資，忽視了“軟件”建設(shè)，特別是對(duì)系統(tǒng)效率、服務(wù)功能以及培訓(xùn)等環(huán)境改造投入相對(duì)較少，造成了高端設(shè)備沒有配套系統(tǒng)的現(xiàn)象，導(dǎo)致“牛刀殺雞”，甚至存在計(jì)算機(jī)變成打字機(jī)的現(xiàn)象。究其原因，主要是衡量建設(shè)成果的標(biāo)準(zhǔn)沒有準(zhǔn)確定位。在一些人的潛意識(shí)里，硬件設(shè)施建設(shè)的好差已成為衡量信息化建設(shè)質(zhì)量高低的惟一尺度，它誤導(dǎo)一些單位，把看得見、摸得著的硬件建設(shè)擺在首位，而忽視了配套的軟件開發(fā)應(yīng)用。

4 小結(jié)

無紙化辦公是現(xiàn)代工作方式的改變，就像網(wǎng)絡(luò)購物與生活方式的改變，這需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，既需要技術(shù)層面的創(chuàng)新，更需要相關(guān)制度的規(guī)范。只有把工作流程化，流程標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，無紙化辦公才能更快的走上正軌，也許未來幾十年之內(nèi)也不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數(shù)字或電子的形式儲(chǔ)存和維護(hù)，將會(huì)使我們?cè)絹碓娇斓淖呦驘o紙化辦公。

[1]王柱年.淺談如何在消防部隊(duì)推行信息化建設(shè).政務(wù)信息網(wǎng).

[2]楊世平.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)原理與操作維護(hù).解放軍出版社.

[3]從“辦公自動(dòng)化”系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用看部隊(duì)信息化建設(shè).互聯(lián)網(wǎng).

[4]淺談辦公自動(dòng)化在高校辦公室秘書工作中的利與弊.消費(fèi)導(dǎo)刊.

[5]無紙化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn).互聯(lián)網(wǎng).