創(chuàng)新檔案服務(wù)工作之我見(jiàn)

杜安萍

【摘 要】作者討論了社會(huì)檔案意識(shí)、基層檔案人員的素質(zhì)及檔案管理體制和方法等方面存在的問(wèn)題，并從轉(zhuǎn)變思想觀念、提升服務(wù)功能、利用現(xiàn)代技術(shù)等方面，就目前的檔案管理和服務(wù)工作如何實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了探討，從有利于社會(huì)、有利于企業(yè)的角度提出了創(chuàng)新檔案服務(wù)工作的途徑和設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】檔案服務(wù)；檔案管理；社會(huì)檔案意識(shí)；創(chuàng)新

Innovation of Archives Service in My View

Du An-ping

（The No.2 Ironmaking Factory of Maanshan Iron And Steel Co. ， Ltd，Maanshan Anhui，243000）

【Abstract】The problems consisting in social archives sense， diathesis of files manager and manage system have been discussed in this paper. Which the means of improving on such as intensifying social archives sense， diversification and standardization of files service are brought forward by the author. Finally the three urgent affairs for ameliorating files service have been pointed out as well.

【Key words】Archives Service；Archives manage；Social archives senses；Innovation

0 前言

檔案工作的服務(wù)性是檔案工作存在和發(fā)展的基本因素，是檔案工作得以持續(xù)發(fā)展的根本動(dòng)力。只有適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展與企業(yè)的需要，不斷改進(jìn)服務(wù)機(jī)制，調(diào)整服務(wù)定位，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作的自身價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。從這個(gè)意義上講，檔案服務(wù)的創(chuàng)新是檔案工作人員的永恒主題。

然而什么是創(chuàng)新？如何創(chuàng)新？ 它需要我們檔案部門(mén)和廣大的檔案工作者深入探索和實(shí)踐。創(chuàng)新不是對(duì)過(guò)去的簡(jiǎn)單否定，而是對(duì)過(guò)去進(jìn)行梳理和揚(yáng)棄，在原有做法和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上推陳出新。因此，我們?cè)趯?shí)踐中要善于總結(jié)和發(fā)現(xiàn)，揚(yáng)“長(zhǎng)”而不諱“短”，要明了“短”在何處？原因是什么？如何解決？遵守這一原則，才能有與時(shí)俱進(jìn)的檔案服務(wù)工作。

1 檔案服務(wù)工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

檔案是隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步而逐步被人們認(rèn)識(shí)和確定的，黨和國(guó)家歷來(lái)就重視檔案工作，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，被確定為黨政工作的重要內(nèi)容。經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和廣大檔案工作者的艱苦努力、大膽實(shí)踐和探索，檔案事業(yè)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，但是我們必須清醒地看到，由于種種原因，我們檔案部門(mén)及檔案工作在某種程度上仍存在著思想不夠解放、觀念陳舊、缺乏大膽的創(chuàng)新舉措，致使檔案服務(wù)不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，社會(huì)檔案意識(shí)有待進(jìn)一步增強(qiáng)，檔案管理體制有待理順和完善。二是，大局觀念和大檔案意識(shí)不強(qiáng)，存在急功近利、目光短淺、不善于去抓根本性、長(zhǎng)期性、建設(shè)性的大事；有些檔案工作者，墨守陳規(guī)，游離于社會(huì)之外，仍然陶醉在“埋頭苦干，默默無(wú)聞”的光環(huán)里，缺乏宣傳自己的“張揚(yáng)”精神。三是，有些部門(mén)客觀上存在著不重視、不支持、不理解的現(xiàn)象。四是，檔案部門(mén)至今或多或少仍停留在接檔案、管檔案這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)上，缺乏前瞻性和主動(dòng)性，未能瞄準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的、企業(yè)急需的、群眾關(guān)切的問(wèn)題開(kāi)展工作。五是，是檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)硬件條件差，經(jīng)費(fèi)缺乏，使有心開(kāi)拓創(chuàng)新者舉步維艱。

2 創(chuàng)新檔案服務(wù)工作的途徑

以上存在的問(wèn)題，迫切需要我們以檔案服務(wù)于企業(yè)發(fā)展為中心，以改革的精神，創(chuàng)新的思維，不斷推進(jìn)檔案服務(wù)工作理念創(chuàng)新、手段創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，從根本上消除影響和阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的各種障礙，推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新服務(wù)理念

思想觀念是各方面創(chuàng)新的基礎(chǔ)，首先，要增強(qiáng)四種意識(shí)。一是，信息意識(shí)，檔案人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)其信息性的認(rèn)識(shí)程度，提高辨別能力和處理能力，增強(qiáng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，滿足社會(huì)和企業(yè)各方面對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需要；二是，市場(chǎng)意識(shí)，開(kāi)發(fā)檔案信息要主動(dòng)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌，樹(shù)立強(qiáng)烈的市場(chǎng)意識(shí)，根據(jù)信息市場(chǎng)的需求優(yōu)化服務(wù)措施，充分開(kāi)發(fā)檔案信息，以直接或間接的形式參與到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中去為其服務(wù)，使檔案信息在市場(chǎng)環(huán)境的作用下找準(zhǔn)位置發(fā)揮起作用；三是，現(xiàn)代化意識(shí)，積極采用現(xiàn)代化手段開(kāi)展檔案服務(wù)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)，大力推廣信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，以適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的節(jié)拍。其次，要做到三個(gè)轉(zhuǎn)變。一是，由單純的為政治服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹檎畏?wù)，同時(shí)又為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)；二是，由相對(duì)封閉的服務(wù)對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?huì)，全面開(kāi)放；三是，由被動(dòng)接待利用轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。這就要求新時(shí)期檔案管理者在不斷創(chuàng)新發(fā)展的新形勢(shì)下，形成由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念，解放思想、更新觀念、開(kāi)拓創(chuàng)新，以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得社會(huì)、贏得市場(chǎng)、贏得利用者的滿意。

2.2 提升服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)方法和手段創(chuàng)新

在新的形勢(shì)下，檔案的服務(wù)功能應(yīng)當(dāng)以為決策者提供參考，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)提供服務(wù)，為社會(huì)和群眾提供信息為主要內(nèi)容，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率，創(chuàng)造幽雅舒適的環(huán)境，提供周到細(xì)致的服務(wù)。但是，目前一般檔案館（室）所提供的服務(wù)是比較有限的，難以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代條件下對(duì)檔案服務(wù)的要求。要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能的主要內(nèi)容，必須在方法和手段上予以創(chuàng)新。

一是，要采取積極有效的措施，加大宣傳力度，擴(kuò)大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進(jìn)而讓更多的人利用檔案。二是，全面認(rèn)識(shí)檔案的利用價(jià)值，不斷豐富館藏，特別是加強(qiáng)重點(diǎn)檔案、專(zhuān)業(yè)檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者更為現(xiàn)實(shí)的服務(wù)。三是，重視和加強(qiáng)對(duì)利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。四是，要根據(jù)知識(shí)經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代發(fā)展的要求，立足現(xiàn)實(shí)，服務(wù)全局，開(kāi)展檔案編研工作，將檔案轉(zhuǎn)化為可利用的信息，努力編制出利用面廣、利用價(jià)值大的編研成果，為社會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供準(zhǔn)確的檔案服務(wù)。五是，發(fā)揮文化窗口作用，充分展現(xiàn)檔案科學(xué)文化性的本質(zhì)屬性，將檔案室作為重要的文化標(biāo)志來(lái)進(jìn)行建設(shè)，使之成為物質(zhì)文明、精神文明和政治文明建設(shè)的重要窗口，為檔案工作拓寬更大的服務(wù)天地。

2.3 利用現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理和服務(wù)工作應(yīng)當(dāng)充分依托現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段，更新檔案服務(wù)系統(tǒng)，擴(kuò)大檔案服務(wù)面，提高檔案利用率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，跟上現(xiàn)代化的步伐。

首先，要加快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將圖紙資料、聲像資料與文字、數(shù)據(jù)資料完全數(shù)字化，微縮化，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離；同時(shí)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電子傳輸?shù)痊F(xiàn)代化手段，積極探索建立檔案信息服務(wù)中心、檔案信息檢索中心、數(shù)字檔案館等檔案服務(wù)形式，提高服務(wù)的及時(shí)性和廣泛性。

其次，在網(wǎng)頁(yè)上建立建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集歸檔并提供利用。同時(shí)，建立企業(yè)和單位內(nèi)各部門(mén)之間的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)以及本部門(mén)各主要工作點(diǎn)的服務(wù)終端，提供有限性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型，使檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)快速化、及時(shí)化與普及化。

再次，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大檔案工作的活動(dòng)舞臺(tái)與輻射面，能使檔案工作與企業(yè)和企業(yè)員工以及企業(yè)外部建立越來(lái)越緊密的交融，例如，開(kāi)展在線服務(wù)和現(xiàn)行文件查閱服務(wù)，與利用者進(jìn)行在線交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案資料真實(shí)性與保存價(jià)值等情況的咨詢(xún)等。它將不僅從根本上改變檔案工作的管理模式、服務(wù)類(lèi)型、利用方式，而且為整合、開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享提供了巨大空間。檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供服務(wù)必要性和現(xiàn)實(shí)性。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新，既是檔案工作發(fā)展和改革的需要，同時(shí)又為檔案工作的發(fā)展和改革開(kāi)辟了一條嶄新的途徑。只要我們不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)的理念，機(jī)制、手段，就能使檔案工作在新的世紀(jì)贏得更大的發(fā)展，使檔案工作擁有蓬勃的生機(jī)和活力，使檔案部門(mén)及檔案工作者在有為中有位。

[責(zé)任編輯：王靜]