數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的完善與應(yīng)用

杜艦

【摘 要】本文闡述了建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的必要性，提出了完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的方法和技術(shù)路線，指出如何完善和應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，分析了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用成效和創(chuàng)新點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案管理系統(tǒng)；應(yīng)用

1 問題的提出

從事勘察規(guī)劃設(shè)計(jì)研究的科技型咨詢公司，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了浩繁的檔案資料，是這類公司長(zhǎng)期積累的寶貴歷史財(cái)富，浸潤(rùn)著公司的技術(shù)和文化積淀。檔案如何更加方便快捷地服務(wù)企業(yè)的管理、生產(chǎn)和科研，實(shí)現(xiàn)知識(shí)化利用，是長(zhǎng)期困擾企業(yè)的一道難題。隨著全球信息化時(shí)代的到來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化成為解決這一難題的一把金鑰匙。市場(chǎng)上軟件公司開發(fā)了種類繁多的檔案管理軟件，但真正拿來(lái)即用的很少，需要企業(yè)根據(jù)自身的管理特點(diǎn)、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行深度改造加工?？萍夹妥稍児疚熊浖鹃_發(fā)的圖檔管理系統(tǒng)，往往只完成了一般性的圖檔管理系統(tǒng)整體架構(gòu)。若從科技型咨詢公司檔案的綜合管理角度來(lái)分析，圖檔管理系統(tǒng)軟件在檔案數(shù)據(jù)錄入、紙質(zhì)檔案管理、檔案網(wǎng)上查詢、利用及檔案統(tǒng)計(jì)方面還存在許多缺陷，離檔案管理信息化要求相差較遠(yuǎn)，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面修改和完善，使檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上歸檔和利用。因此，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的完善與應(yīng)用就顯得現(xiàn)實(shí)而迫切。

2 解決方法和技術(shù)路線

科技型咨詢公司與軟件公司合作，充分發(fā)揮軟件公司在軟件開發(fā)上的優(yōu)勢(shì)，和科技型咨詢公司熟悉自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理流程的專長(zhǎng)，聯(lián)合開發(fā)，全面修改和完善檔案管理系統(tǒng)，是解決問題的最有效方法。

在原圖檔管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合科技型咨詢公司檔案管理的實(shí)際，以及公司庫(kù)藏檔案的實(shí)際分類等具體情況，通過市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)如何通過檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整編、管理、利用等方面進(jìn)行研究，并對(duì)原圖檔管理系統(tǒng)的目錄樹、字段、軟件功能等進(jìn)行設(shè)計(jì)，提出系統(tǒng)需求分析，同軟件公司合作共同修改，然后利用現(xiàn)有的檔案目錄、電子文件等進(jìn)行網(wǎng)上傳遞和運(yùn)行測(cè)試，是一種理論結(jié)合實(shí)際的技術(shù)路線。

3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的完善

進(jìn)行應(yīng)用調(diào)研，完善系統(tǒng)需求。主要收集使用者的網(wǎng)上歸檔、利用等方面意見或建議，結(jié)合本公司紙質(zhì)檔案和電子文件歸檔的特點(diǎn)以及檔案管理的各類統(tǒng)計(jì)工作的特征，提出需求意見，滿足使用者的需求。

完善數(shù)據(jù)庫(kù)的字段及字段屬性，建立檔案分類管理目錄樹。根據(jù)本公司檔案分類管理情況，建立科技、文書、會(huì)計(jì)、實(shí)物檔案及技術(shù)資料等目錄樹，在各個(gè)目錄下設(shè)立相應(yīng)的二級(jí)目錄和多級(jí)目錄。對(duì)科技、文書、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的庫(kù)結(jié)構(gòu)、字段及字段屬性進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)文書檔案和科技檔案進(jìn)行分類或組卷。

完善各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)表。完成科技檔案和文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)表，對(duì)已歸檔的科技檔案目錄和文書檔案目錄全部錄入系統(tǒng)中，初步完成實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)獲獎(jiǎng)的榮譽(yù)檔案實(shí)物進(jìn)行掃描或照相并錄入系統(tǒng)中。

4 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

檔案管理系統(tǒng)的推廣利用。由公司檔案管理部門舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，對(duì)相關(guān)文件管理人員的“檔案信息錄入子系統(tǒng)”進(jìn)行培訓(xùn)，編寫“檔案信息錄入子系統(tǒng)使用方法”，發(fā)給有關(guān)人員使用。有效地保證網(wǎng)上歸檔錄入條目的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

將檔案管理系統(tǒng)掛公司局域網(wǎng)試運(yùn)行。職能部門的文書檔案和專業(yè)單位的科技檔案正式通過公司局域網(wǎng)進(jìn)行歸檔，項(xiàng)目管理文件、成果和圖紙等科技檔案等電子文件從網(wǎng)上歸檔，由檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行歸檔驗(yàn)收，檔案利用上，也是由用戶先在網(wǎng)上查詢，查到檔案后可以在網(wǎng)上瀏覽和下載。

對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)一步進(jìn)行開發(fā)和完善。主要對(duì)系統(tǒng)部分功能增加新的模塊。例如：增加外業(yè)分公司等單位借閱登記模塊、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的某些功能模塊及檔案管理人員的情況信息模塊等等。主要對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，電子文件上載，部分紙質(zhì)檔案的掃描及上載。編寫《檔案管理系統(tǒng)使用手冊(cè)》 發(fā)給有關(guān)人員使用。

5 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的成效

電子文件信息自動(dòng)收集的實(shí)現(xiàn)。確定系統(tǒng)信息收集內(nèi)容和收集范圍，在收集范圍內(nèi)定時(shí)接收各個(gè)立檔單位產(chǎn)生的檔案信息（包括文件目錄及全文信息）；建立一系列檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)表，數(shù)據(jù)庫(kù)表包含多個(gè)專題子庫(kù)，建設(shè)內(nèi)容分為目錄、全文兩個(gè)層次，滿足多途徑檢索功能及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行要求。主要建立完成了以下數(shù)據(jù)庫(kù)：①工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；②文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；③實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；④會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；⑤電子原文數(shù)據(jù)庫(kù)。電子原文自動(dòng)收集系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)文檔一體化，保證信息的原始性、可靠性。通過該系統(tǒng)的運(yùn)行，可以保證在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息的及時(shí)收集和利用。同時(shí)采集我院各專業(yè)及職能部門產(chǎn)生的各類電子檔案信息，包括專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、相關(guān)數(shù)字內(nèi)容信息。

對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。庫(kù)藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建立過程中數(shù)據(jù)資源庫(kù)的重要資源。大型科技型咨詢公司歷史優(yōu)久，業(yè)績(jī)顯著，成果豐碩，檔案資料也是十分浩繁。數(shù)量如此巨大的紙質(zhì)檔案都需要通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式進(jìn)入信息資源庫(kù)，因此，檔案人員需根據(jù)庫(kù)藏檔案資料的載體的不同形式，對(duì)庫(kù)藏紙質(zhì)部分檔案（經(jīng)常利用的）進(jìn)行數(shù)字化掃描處理后形成電子文件。

實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上的查詢利用。通過實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用，使公司檔案管理系統(tǒng)除應(yīng)具備傳統(tǒng)檔案管理的“收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能外，同時(shí)具備網(wǎng)上歸檔、瀏覽利用和系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等功能，為管理和生產(chǎn)人員提供一個(gè)快速的歸檔和查閱環(huán)境，為領(lǐng)導(dǎo)決策和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供可靠的依據(jù)。”提高效率，降低設(shè)計(jì)及工程成本。

網(wǎng)上歸檔。自檔案管理系統(tǒng)掛入公司局域網(wǎng)后，公司職能部門的文書檔案和專業(yè)單位的科技檔案已全部實(shí)現(xiàn)通過公司局域網(wǎng)進(jìn)行歸檔的流程，項(xiàng)目管理文件、成果和圖紙等科技檔案等除紙質(zhì)文件到檔案部門歸檔外，電子文件從網(wǎng)上歸檔，檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行歸檔驗(yàn)收，對(duì)歸檔不合格的提出驗(yàn)收意見后發(fā)回歸檔人，然后由歸檔人員修改合格后再歸檔驗(yàn)收，直到合格為止。

網(wǎng)上的檔案利用。在檔案利用上，先由用戶在網(wǎng)上查詢檔案條目，查到檔案后可以在網(wǎng)上瀏覽，如需要借閱和下載電子文件時(shí)，需按審批程序向檔案系統(tǒng)管理員提出申請(qǐng)，由檔案系統(tǒng)管理員在網(wǎng)上批準(zhǔn)后下載。用戶通過網(wǎng)上利用檔案后，對(duì)該系統(tǒng)的反映較滿意。

6 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

引進(jìn)軟件公司開發(fā)的圖檔管理系統(tǒng)，歷時(shí)幾年，該管理系統(tǒng)一直無(wú)法正常使用。公司領(lǐng)導(dǎo)痛下決心，組織公司的檔案管理人員和信息管理員，和軟件公司的軟件開發(fā)人員一起組成聯(lián)合攻關(guān)課題組，經(jīng)過課題組的大力研究攻關(guān)，最終實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，公司檔案管理的手段和管理模式都向前邁了一大步?？偨Y(jié)起來(lái)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)達(dá)有以下幾點(diǎn)創(chuàng)新。

6.1 新穎性

多年來(lái)，公司都是采取傳統(tǒng)的檔案管理工作方法對(duì)這些檔案實(shí)施管理，大都是基于手工模式，或者輔以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行目錄級(jí)的管理，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，使公司檔案管理系統(tǒng)除應(yīng)具備傳統(tǒng)檔案管理的“收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能外，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上歸檔、瀏覽利用和系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等功能，為管理和生產(chǎn)人員提供一個(gè)快速的歸檔和查閱環(huán)境，大大提高了工作效率，也為將來(lái)無(wú)紙化辦公創(chuàng)造了條件。

6.2 實(shí)用性

實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。在以前的手工管理中，除紙制文檔以外，還有大量的照片，影像、電子文件等類型的檔案資料。由于門類齊全、種類繁多，且格式各不相同，因此普遍存在檔案條目不規(guī)范現(xiàn)象，造成檔案查詢非常難，給檔案管理帶來(lái)較大困難。通過檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一按照標(biāo)準(zhǔn)的歸檔格式和字段進(jìn)行操作，就不會(huì)出現(xiàn)上述現(xiàn)象，給檔案利用工作也帶來(lái)了方便。同時(shí)，在檔案借閱、檔案催還、電子文件瀏覽等方面也有同樣操作標(biāo)準(zhǔn)。

6.3 經(jīng)濟(jì)性

檔案工作雖然不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但是可以間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，節(jié)省了大量的人力，檔案人員可以投入到檔案編研等高一級(jí)的檔案工作中；節(jié)約了檔案庫(kù)房，降低了管理成本。實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化，符合節(jié)能環(huán)保的時(shí)代趨勢(shì)。能夠方便快捷地提供檔案，節(jié)省時(shí)間和經(jīng)費(fèi)，提高了生產(chǎn)效率，無(wú)形之中創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

[責(zé)任編輯：王洪澤]