基于ILAS數(shù)據(jù)批處理的集中編目模式

賽 平，譚新華，黃 成，張 靜

（三明職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 三明 365000）

普通圖書機(jī)讀書目數(shù)據(jù)（MARC）的編制是圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)中的最基礎(chǔ)的工作，是圖書成為圖書館系統(tǒng)資源的生命的開始。MARC數(shù)據(jù)編制的質(zhì)量和編制的效率決定著圖書的入藏、檢索、信息服務(wù)、流通等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的展開，決定著圖書館館藏資源（實(shí)體資源和信息資源）建設(shè)的完整、體系、優(yōu)化的程度，從而成為決定圖書館服務(wù)質(zhì)量和水平、現(xiàn)代化程度高低的關(guān)鍵。

ILAS管理系統(tǒng)是我國圖書館（包括公共圖書館和高校圖書館）普遍采用的圖書自動(dòng)化管理系統(tǒng)之一。論文結(jié)合我校高職圖書館實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析高校館圖書編目的幾種基本模式，提出圖書編前分類集中、集中批處理的編目模式，總結(jié)這種模式的運(yùn)行方法和處理技巧以提高編目質(zhì)量和效率。

一、常用的編目模式的分析

比較規(guī)范的圖書館都有著自己獨(dú)立的采編部門和專門的編目人員，他們從事著圖書的采購、驗(yàn)收、編目、加工、入藏等工作。不同的圖書館因部門設(shè)置、工作流程安排不同，賦予編目人員的職責(zé)也不盡相同。但圖書由分散的社會(huì)閑散資源轉(zhuǎn)變成圖書館系統(tǒng)化管理的優(yōu)化資源，所需要的加工處理要求和內(nèi)容大致是一樣的，其基本模式有以下三種：

1.一條龍式的流水線編目模式。將圖書編目的驗(yàn)收、查重、分編、著錄、到書、審校、貼書標(biāo)、條碼、磁條、蓋章、典藏等工作組成一條生產(chǎn)線。這種模式將復(fù)雜的圖書編目過程細(xì)化，化繁為簡，有利于分工協(xié)作，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，有利于明確每個(gè)人的職責(zé)，方便編目工作整體的管理和控制，加工出來的圖書數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，效率也高。但越細(xì)的分工要越多的人手，大大提高了人力成本，對一般的中小型圖書館負(fù)擔(dān)不起。另外，如果需要有整體的規(guī)劃、每一加工細(xì)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，還要有良好的管理和控制水平。它比較合適于走規(guī)?；I(yè)化道路的大型圖書館和職業(yè)化書商。

2.按職責(zé)分工的組合加工模式。將圖書加工流程按本館的實(shí)際情況進(jìn)行組合，根據(jù)加工人員數(shù)量和技術(shù)能力來分配任務(wù)，每個(gè)人獨(dú)立完成自己的加工任務(wù)，如將需要計(jì)算機(jī)處理的加工部分和手工加工部分分開，將一本圖書查重、編目、到書、驗(yàn)收在一個(gè)編目人員手里完成，將蓋章、貼書標(biāo)、嵌磁條由另一人獨(dú)立完成。這是一種比較獨(dú)立的模式，也比較靈活，在處理單本圖書時(shí)一次性完成，交接次數(shù)少，容易實(shí)現(xiàn)即編即用，但這種模式對編目人員要求較高，編目質(zhì)量受個(gè)人編目素養(yǎng)的影響大。如果一條龍式的流水線編目模式是現(xiàn)代大工廠的管理模式，那按職責(zé)分工的組合加工模式則是小企業(yè)的手工作坊式加工模式，這種模式比較適合中小型圖書館，對需要快速加工的零散圖書也較適合。

3.編目業(yè)務(wù)外包模式。如今越來越多的圖書館都將采編業(yè)務(wù)外包給書商，原來的采編部門職能逐步弱化，圖書編目工作變成簡單地給書商制定編目標(biāo)準(zhǔn)和對書商編目結(jié)果的驗(yàn)收。這種模式對人手不足的圖書館較合適，其弊端是大大削弱了圖書館自己信息加工的主動(dòng)能力、技術(shù)能力和數(shù)據(jù)管理及創(chuàng)新能力。

二、基于ILAS數(shù)據(jù)批處理的集中編目模式

1.ILAS數(shù)據(jù)批處理的集中編目模式的構(gòu)建思路。圖書編目一直存在著編目質(zhì)量和效率這樣一組矛盾，如何在保證編目質(zhì)量的前提下以最省的資源實(shí)現(xiàn)編目效率的最大化，是論文要探討和解決的目標(biāo)。結(jié)合我館實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，解決問題的關(guān)鍵是：最大化程度地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，再輔之以合理的控制方法，在編前分類集中的基礎(chǔ)上對圖書編目進(jìn)行數(shù)據(jù)加工批處理。即將具有共性的圖書按ILAS系統(tǒng)編目批處理的要求集中，再通過ILAS系統(tǒng)批處理技術(shù)處理，這種模式可以大大提高編目效率，減少編目出錯(cuò)幾率。

2.圖書的按類集中。根據(jù)圖書編目規(guī)則和ILAS系統(tǒng)功能和設(shè)置情況，主要按以下幾方面集中圖書：（1）圖書來源。將圖書按其來源集中，給統(tǒng)一的批號，如將圖書分為贈(zèng)送、零星購置、某書商某批次圖書、舊書等不同來源，同一批圖書批號一致，不同來源圖書通過批號區(qū)分開來。批號是后面數(shù)據(jù)批處理、檢索、統(tǒng)計(jì)的關(guān)鍵項(xiàng)。（2）圖書去處。加工好的圖書將分配到不同的書庫，在數(shù)據(jù)加工之前就將圖書按入藏地點(diǎn)分開來，省去了后面典藏圖書交接的步驟。如：把工具書分到工具書庫，外文書分到外文書庫，文學(xué)類分到文學(xué)書庫。（3）圖書數(shù)量。讓復(fù)本數(shù)一致的圖書集中，方便設(shè)置圖書的自動(dòng)取條碼號、打印書標(biāo)和其他一些批處理設(shè)置，也方便圖書的清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)。（4）圖書外觀。在MARC格式的圖書編目規(guī)則里面要求根據(jù)圖書的裝幀形式和附件形式進(jìn)行著錄，為方便MARC數(shù)據(jù)批處理，可以將同種形式的圖書集中，如將精裝本、有附光盤的圖書分別集中。

3.圖書分類集中過程。對圖書進(jìn)行集中是在圖書編目前和編目過程中對圖書實(shí)物的移動(dòng)，讓圖書物以類聚。（1）圖書到采編室后首先要做的是圖書的驗(yàn)收，即對圖書簡單的瀏覽、核對書名、數(shù)量和價(jià)格等項(xiàng)目，這是采編人員對圖書的第一次實(shí)體接觸，可以很容易完成圖書按部分類集中。首先可以確定好圖書的來源類（如2011年新華書店購書、越洋圖書城購書、學(xué)校舊書、贈(zèng)送圖書等）；其次在清點(diǎn)圖書數(shù)量時(shí)，可將同復(fù)本數(shù)圖書集中，如大部分圖書復(fù)本數(shù)都為四本，而少部分為三或兩本就可以分開來；如果有規(guī)定圖書價(jià)格在多少之上列為特藏本，入特藏庫，那么在核對圖書價(jià)格的同時(shí)也很快可以把這些圖書分開來；根據(jù)看到的圖書裝幀形式，也很容易把精裝本和普通本圖書分開來；根據(jù)書商提供的清單和圖書實(shí)物，可以把有附光盤的圖書分開來。（2）在圖書正式編目過程中，編目人員需要根據(jù)圖書的ISBN號和其他圖書信息來查重和聯(lián)機(jī)下載書目數(shù)據(jù)，可對圖書進(jìn)行第二次分類集中，以細(xì)化和優(yōu)化第一次分類集中。在查重和聯(lián)機(jī)下載書目過程中，對沒有下載信息的圖書分開來集中進(jìn)行手動(dòng)編目，對有下載數(shù)據(jù)的圖書，就將圖書的實(shí)物和書目數(shù)據(jù)都按一定的順序排列，并一一對應(yīng)，使圖書的集中變得有序化。完成這兩次集中后，圖書實(shí)物和書目數(shù)據(jù)就可以分開進(jìn)行加工和批處理。

三、圖書集中編目批處理過程

1.控制號的批處理。控制號是數(shù)據(jù)庫中準(zhǔn)確對應(yīng)一條記錄的唯一標(biāo)識(shí)，是機(jī)讀目錄中非常特殊的字段，在應(yīng)用系統(tǒng)中常作為數(shù)據(jù)鏈接和合并的依據(jù)，其字段標(biāo)識(shí)為001，沒有子字段和指示符，不可重復(fù)。其常見的格式是用10位定長結(jié)構(gòu)數(shù)字表示：資料庫類型代碼（2位）+編目年（2位）+流水號（6位）。但實(shí)際上控制號的長度最大可達(dá)24位，我們可以根據(jù)自己的需要對控制號作適當(dāng)?shù)难娱L。例如：將編目員工號和圖書批號加入到控制號里面，形成工號+批號+資料庫類型代碼+編目年+流水號，這種方式是為了給圖書批處理提供檢索項(xiàng)，在書目數(shù)據(jù)完全批處理后，控制號中自定義的工號和批號也可以通過批處理來取消掉。在ILAS系統(tǒng)的控制號分區(qū)里面，可做如附表設(shè)置。

2.聯(lián)機(jī)書目數(shù)據(jù)批下載。在ILAS系統(tǒng)里面，圖書的查重或下載數(shù)據(jù)在“編目管理-聯(lián)機(jī)編目處理”功能項(xiàng)里面進(jìn)行。首先選擇“本地?cái)?shù)據(jù)庫”進(jìn)行查重，有重復(fù)數(shù)據(jù)的圖書直接復(fù)制其書目數(shù)據(jù)；沒有重復(fù)數(shù)據(jù)的圖書再選擇“網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫”進(jìn)行檢索和下載，利用網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫是提高編目效率的重要手段；如果兩個(gè)數(shù)據(jù)庫都找不到數(shù)據(jù)，則屬于第三類，需要單獨(dú)集中起來等待手工編目。（1）在從本地相關(guān)數(shù)據(jù)庫復(fù)制數(shù)據(jù)和網(wǎng)上下載數(shù)據(jù)之前，先要在“設(shè)置”里面設(shè)置一些參數(shù)，其中最重要的就是“書目控制號區(qū)號”的設(shè)置，如將控制號區(qū)號設(shè)置成上面例子里面的“002”，則我們在復(fù)制或下載的書目數(shù)據(jù)時(shí)，書目將自動(dòng)生產(chǎn)001字段，其控制號從“7YY12050112002013”開始，并隨書目記錄條數(shù)的增加而自動(dòng)遞增其流水號。另外，可根據(jù)本館的要求設(shè)置“復(fù)制字段”或“過濾字段”，排除掉本館不需要的一些字段，給外來的書目數(shù)據(jù)“瘦身”。（2）對書目數(shù)據(jù)的復(fù)制和下載要注意的是確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在“設(shè)置”下拉列表里面設(shè)置一個(gè)大一點(diǎn)的瀏覽限數(shù)，可顯示出更多相同ISBN號的圖書，避免漏選或誤選，而對下載過來的一些有誤的數(shù)據(jù)，如價(jià)格、ISBN、題名、版本有個(gè)別地方不一致，可做手動(dòng)修改。整個(gè)書目數(shù)據(jù)的查重和聯(lián)機(jī)下載書目過程實(shí)際上只需要幾步就完成，基本上只需要用掃描槍掃描一下圖書ISBN號，然后動(dòng)兩次鼠標(biāo)就完成了。

3.書目數(shù)據(jù)批修改。在ILAS系統(tǒng)“系統(tǒng)管理員-系統(tǒng)工具-MARC庫數(shù)據(jù)批處理”里面，我們可以對書目數(shù)據(jù)進(jìn)行字段增加、字段刪除、字段修改、字段替換和記錄刪除等操作。根據(jù)已經(jīng)分類集中的圖書的共同點(diǎn)，我們可以對書目數(shù)據(jù)某些字段做統(tǒng)一的指定。（1）新增字段。以我館為例，新增905館藏信息字段，格式要求為“905__@aSMZY@s4@b1002591”（@aSMZY為我院拼音首字母，@s4為復(fù)本數(shù)，@b后面為條碼號），在MARC庫數(shù)據(jù)批處理界面，選擇“采編書目庫”，檢索索引選擇“控制號”，然后輸入需要批處理的數(shù)據(jù)控制號范圍“5YD12 040112 000001--5YD12040112003017”，再在“字段增加”欄里做如下設(shè)置：

字段標(biāo)識(shí) 指示符 新值 是否新增905a SMZY √905s 4 905b (空格)

設(shè)置完成后，查看“后記錄”確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊“開始”，則書目數(shù)據(jù)批新增了905字段。（2）字段替換。將690@a子字段的分類號替換到905@f子字段后面（905@f在替換中自動(dòng)生成，不需要新增），保持同上的檢索方式，在“字段替換”欄里，做如下設(shè)置：

源子字段標(biāo)識(shí)為空或者不存在才替換690a 905f字段序號刪除源子字段目標(biāo)子字段標(biāo)識(shí)

（3）字段修改。如上操作完成905@f分類號字段批處理后，還可以在分類號尾增加一個(gè)“/”符號，在“字段修改”里面，設(shè)置如下：

字段標(biāo)識(shí) 位置 原值 新值 局部替換905f 15 /

（4）自動(dòng)生成種次號。讓新增的905@fR36/字段后面自動(dòng)生成種次號，在“系統(tǒng)管理員——系統(tǒng)參數(shù)——采編分系統(tǒng)設(shè)置”里面，對“采編館藏庫”設(shè)置“使用書次號”為“種次號”即可。其后我們對書目數(shù)據(jù)進(jìn)行一些修改操作，保存后，905@f字段將自動(dòng)生成完整的索取號。對書目數(shù)據(jù)其他一些需要批處理的地方與此類似，論文不再贅述。

4.館藏?cái)?shù)據(jù)批處理。館藏?cái)?shù)據(jù)是圖書在本館的狀態(tài)信息，根據(jù)圖書集中的分類項(xiàng)主要有數(shù)量、裝幀、批號、館藏地點(diǎn)等，我們可以對同類圖書的館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行批設(shè)置和處理。（1）自動(dòng)生成條碼號設(shè)置。在“系統(tǒng)管理員——通用業(yè)務(wù)參數(shù)——條碼結(jié)構(gòu)與分區(qū)設(shè)置”里面，做如下設(shè)置：

訂戶代碼 工作區(qū)號 總區(qū)號 注釋SMZY 05 005總區(qū)號 當(dāng)前號 起始號 終止號 注釋005 1002509 1002509 1009999

然后在“驗(yàn)收編目處理”界面的“設(shè)置”里設(shè)置：自動(dòng)取條碼；條碼區(qū)號為“05”。（2）因?yàn)榘搭惣械膱D書在“驗(yàn)收批號、幣制、經(jīng)費(fèi)來源、文獻(xiàn)來源、載體類型、裝幀類型以及定/驗(yàn)數(shù)量和定/驗(yàn)分配”等方面內(nèi)容都一樣，我們在同上的界面里可設(shè)置其默認(rèn)參數(shù)。（3）生成到書的館藏?cái)?shù)據(jù)。圖書的實(shí)物和書目數(shù)據(jù)的排列順序都是按控制號順序排列的，所以在生成館藏?cái)?shù)據(jù)時(shí)也以控制號為檢索項(xiàng)，但檢索值只需輸入控制號前面一部分，如檢索 “5YD12040112”，檢索結(jié)果會(huì)從控制號“5YD12040112000001”開始，點(diǎn)擊“后記錄”，則出現(xiàn)“5YD12040112000002”，可按此方法依控制號順序檢索出書目數(shù)據(jù)。檢索出來的書目數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“到書”，自動(dòng)生成館藏?cái)?shù)據(jù)，條碼會(huì)從設(shè)置的起始號開始取號，并按驗(yàn)收數(shù)量值遞增。

5.完成其余加工工作。將自動(dòng)生成的條碼復(fù)制粘貼到905@b后面，點(diǎn)擊“保存”，905@f后面的種次號也將自動(dòng)生成。依次完成所有書目數(shù)據(jù)的到書處理，最后的書目數(shù)據(jù)和館藏?cái)?shù)據(jù)以控制號、條碼號為唯一標(biāo)識(shí)，與圖書形成一一對應(yīng)的關(guān)系，可據(jù)此打印驗(yàn)收單和書標(biāo)，檢查圖書和數(shù)據(jù)，貼好書標(biāo)、條碼，完成其他一些手工處理的工作。對最終完成的圖書數(shù)據(jù)，在審校數(shù)據(jù)批交送功能頁面，也可很輕松地完成數(shù)據(jù)的批審校。

基于ILAS數(shù)據(jù)批處理的集中編目模式是從ILAS系統(tǒng)提供的批處理功能為基礎(chǔ)，但在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，ILAS系統(tǒng)在批處理的功能上還不夠完備，不夠人性化。比如：905@f不能自動(dòng)生成分類號后接責(zé)任者名字拼音的首字母；批處理的檢索方式不能按用戶選定的不連續(xù)條碼號檢索；書目數(shù)據(jù)的批處理不能引用館藏?cái)?shù)據(jù)內(nèi)容等?；贗LAS數(shù)據(jù)批處理的集中編目模式不是圖書隨到隨編，而是需要做大量的前期工作，對圖書進(jìn)行編前分類是一項(xiàng)需要很細(xì)心和耐心的工作，是體力和腦力的雙負(fù)荷勞動(dòng)，其分類集中的質(zhì)量也受分類人員的個(gè)人因素影響大，需要制定一系列的圖書編前分類標(biāo)準(zhǔn)，更需要良好的圖書分類集中協(xié)作環(huán)境，這樣編目質(zhì)量和效率才能得到真正的提高。

[1]袁紅梅.ILASII2.0圖書編目工作的新模式[J].現(xiàn)代情報(bào)，2006，（2）:137.

[2]韋衣昶.普通圖書機(jī)讀書目數(shù)據(jù)[M].北京:北京圖書館出版社，2003.

[3]甘琳.中文圖書數(shù)據(jù)處理規(guī)程[M].北京：北京圖書館出版社，2000.

附表：

分區(qū) 起始控制號 終止控制號 當(dāng)前控制號 控制分區(qū)注釋001 5YD12040112000001 5YD12040112999999 5YD12040112003017 5號編目員對YD1204批次圖書的編目,一共有3017條記錄002 7YY12050112003018 7YY12050112999999 7YY12050112003018 7號編目員對YY1205批次圖書編目,編目記錄從上一次編目的流水號結(jié)束位置開始