加強(qiáng)人事檔案管理 促進(jìn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展

錢華

加強(qiáng)人事檔案管理 促進(jìn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展

錢華①

人才是醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，人事檔案是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源，加強(qiáng)人事檔案管理，創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，將人事檔案管理與人力資源管理有機(jī)結(jié)合起來，從而為醫(yī)院人力資源的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

人事檔案； 管理； 醫(yī)院； 人力資源； 可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療、科研等過程中形成的文字材料，它反映了醫(yī)護(hù)人員的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績(jī)和科研水平等方面的情況。人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供各類人才信息和用人依據(jù)，為勞動(dòng)工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評(píng)定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源[1]。

隨著社會(huì)發(fā)展，人們對(duì)健康的重視，醫(yī)療保健日趨規(guī)范，醫(yī)療行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，人才流動(dòng)向市場(chǎng)化發(fā)展，“科技興院、人才興院”作為主戰(zhàn)略已深入人心。人才是醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，醫(yī)院要在競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展，就要及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，不斷改革用人制度，務(wù)求準(zhǔn)確識(shí)才、選才、用才。因此，只有在管理好人事檔案的基礎(chǔ)上建好醫(yī)院的人才庫，才能有效促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理工作的開展。

1 加強(qiáng)人事檔案管理，推進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)發(fā)展

1.1 要加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，全面提高人事檔案管理水平 目前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員均非專業(yè)專職人員，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)較少。同時(shí)，部分檔案管理人員年齡較大，計(jì)算機(jī)能力水平偏低，不能較好地利用現(xiàn)代化人事檔案系統(tǒng)。各級(jí)檔案工作主管部門必須結(jié)合專業(yè)特點(diǎn)，注意對(duì)檔案管理干部隊(duì)伍自身建設(shè)和培養(yǎng)，采取各種形式，定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，能夠精通人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)，如收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞和提供利用等工作的有關(guān)規(guī)定和工作方法以及檔案保護(hù)技術(shù)、信息化管理等科學(xué)技術(shù)知識(shí)，使他們?cè)谒枷肷线^硬、在業(yè)務(wù)上熟練、在方法上創(chuàng)新、在能力上領(lǐng)先，真正成為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院正確決策的好參謀。

1.2 創(chuàng)新檔案管理方式，醫(yī)院人事檔案管理由傳統(tǒng)手段向現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)變 醫(yī)院人事檔案反映了個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、教育背景、政治思想、醫(yī)療業(yè)務(wù)能力水平、績(jī)效考核情況等，它具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。傳統(tǒng)手工管理需要耗費(fèi)大量的人力、物力，管理效率較差，不便于流動(dòng)管理和信息利用。傳統(tǒng)手工管理耗時(shí)較久，檔案材料往往大量積壓，查閱檔案時(shí)看到的還是幾年前的信息。而現(xiàn)代信息化管理可制作電子檔案，逐步將檔案管理由文件處理轉(zhuǎn)向數(shù)字管理系統(tǒng)，開發(fā)和建設(shè)好人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)使檔案數(shù)字化、信息化，節(jié)省了人力、物力，提高了檔案管理的效率。同時(shí)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，動(dòng)態(tài)管理人事檔案信息，面向應(yīng)用，建立“活庫”，保證了人事檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，能夠促進(jìn)人才資源的開發(fā)和利用。

在此基礎(chǔ)上，建立全國統(tǒng)一的干部人事檔案信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，可提供檔案材料的鑒別、分類、查閱、轉(zhuǎn)遞功能，有利于流動(dòng)人員的檔案管理，也便于檔案信息隨時(shí)查閱和利用。實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化，沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需要。如在辦理干部任前考察、政審、戶口遷移、公證信息采集、職稱申報(bào)等事宜時(shí)，能夠直接在系統(tǒng)中查閱相關(guān)人事檔案信息，不再需要辦理繁雜的各類證明手續(xù)，簡(jiǎn)化了辦事流程，提高了效率。

2 人事檔案管理工作促進(jìn)醫(yī)院人才資源的可持續(xù)發(fā)展

2.1 充分利用現(xiàn)有人事檔案信息，建立醫(yī)院的人才庫 作為人才信息縮影的人事檔案，在開發(fā)醫(yī)院人才資源過程中占有重要的位置。人事檔案是貯存醫(yī)院人才資源的信息庫，具有信息集中、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、全面的特點(diǎn)，能為人力資源工作提供各種有價(jià)值的信息，充分利用現(xiàn)有的人事檔案信息，建立醫(yī)院的人才庫，能為選拔、使用和培養(yǎng)人才提供服務(wù)，逐步形成能夠有效進(jìn)行選才、育才、用才、惜才、展才的人力資源管理制度，促進(jìn)優(yōu)秀人才脫穎而出。

人事檔案為醫(yī)院人才資源的開發(fā)提供了重要信息資源。一份完整的人事檔案，可以提供一個(gè)醫(yī)務(wù)人員較全面的個(gè)人信息，為工資、獎(jiǎng)勵(lì)、升降、調(diào)動(dòng)、聘任、職稱晉升與教育培訓(xùn)提供人力資源信息與依據(jù)。

2.2 科學(xué)分析人事檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源規(guī)劃 人力資源規(guī)劃是現(xiàn)代醫(yī)院人力配置的前期性工作，是一個(gè)對(duì)醫(yī)院人員流動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)預(yù)測(cè)和決策的過程，它在人力資源管理中具有統(tǒng)領(lǐng)與協(xié)調(diào)作用。任何組織，要想有合格、高效的人員結(jié)構(gòu)，就必須進(jìn)行人力資源規(guī)劃。干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)。通過對(duì)人事檔案信息的分析，能夠預(yù)測(cè)醫(yī)院人力資源需求和可能的供給，按醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃制定年度人才招聘計(jì)劃，合理配備人員。

在醫(yī)院，影響人力資源需求的因素主要來自醫(yī)院內(nèi)部，有效的人事檔案管理對(duì)分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求，人才工作計(jì)劃制定是否科學(xué)合理、實(shí)施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。

可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)醫(yī)院整體的人才儲(chǔ)備狀況，結(jié)合人事流動(dòng)的檔案信息，預(yù)測(cè)醫(yī)院人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源規(guī)劃、崗位設(shè)置、人員基本編制，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細(xì)的人事檔案信息分析，就無從清晰的了解醫(yī)院整體的人才儲(chǔ)備狀況，也就無法進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，由此可見，做好醫(yī)院人事檔案工作，對(duì)于人力資源需求預(yù)測(cè)的關(guān)鍵性。所以，醫(yī)院人力資源部門要以利于醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為醫(yī)院人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。

2.3 通過研究人事檔案制定員工培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)人力資源綜合素質(zhì)能力提升 人事檔案中員工知識(shí)素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)和工作技能是其中的重要組成部分，通過對(duì)這些資料的研究，能為制定多元化的員工職業(yè)生涯規(guī)劃提供依據(jù)。人力資源部門對(duì)人事檔案信息進(jìn)行研究分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長(zhǎng)的某些特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于識(shí)別人才、培養(yǎng)人才都有著十分重要的意義。透過對(duì)員工人事檔案中的學(xué)歷、履歷、進(jìn)修、培訓(xùn)材料分析，制定出符合醫(yī)院實(shí)際的多元化職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，有目的、有針對(duì)性地制定和安排培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃，利用多種教育資源，組織員工全面實(shí)施政治理論學(xué)習(xí)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育及崗位規(guī)范化培訓(xùn)，全面提升員工的整體素質(zhì)[2]。

人力資源管理的價(jià)值絕非單純的功能應(yīng)用，作為醫(yī)院戰(zhàn)略的重要組成部分，人力資源戰(zhàn)略的制定需要基于詳實(shí)、客觀、深度的分析基礎(chǔ)之上，因此，人力資源的各種分析是人力資源戰(zhàn)略決策的基礎(chǔ)。人事檔案管理與人力資源管理有機(jī)結(jié)合起來，通過對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有人員信息的分析，整合相關(guān)信息資源，使人事檔案管理逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，為人力資源的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展提供人力資源保障。

隨著衛(wèi)生系統(tǒng)人事制度改革的不斷深化，人力資源管理方法和理念的不斷更新，相信人事檔案必將成為人力資源管理的新突破口，人事檔案也必將為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

[1] 石青.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].中國醫(yī)院，2009，13(8)：50-51.

[2] 許劍波，姚云華.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2010，48(1)：87-88.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.13.058

①華東療養(yǎng)院 江蘇 無錫 214065

錢華

2012-02-27) (本文編輯：李靜)