信息化贏在效益

文/本刊記者 謝曉丹

要提高投入產(chǎn)出比，就需要我們從學校發(fā)展的角度統(tǒng)籌規(guī)劃信息化，在做成本預算時審時度勢，在迫切的需求和有限的資源之間尋找整體和局部、長期和短期效益關系的最佳結(jié)合點。

每年的新生報到是對學校信息化服務環(huán)境的艱巨考驗。暨南大學信息管理辦公室主任沈鎮(zhèn)林告訴記者：“迎新工作涉及多個校區(qū)，每年要應對7 000多名新生的報到、注冊。”自從有了數(shù)字迎新系統(tǒng)，每年新生入校的工作量已從原來的三天減為一天，為學校節(jié)省了大量的人力、物力，更使師生對學校管理和服務水平的滿意度顯著提高。

信息化正成為學校經(jīng)濟效益和社會效益提升的根本保障之一。用戶對信息化系統(tǒng)也已從“不適應”發(fā)展到“離不開”。通過對國內(nèi)近50所不同類型高校的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每年各高校數(shù)百萬元的信息化投入已是常態(tài)，也不乏千萬元投入者。高校規(guī)模的擴大，辦學水平的提升，人才培養(yǎng)、科研創(chuàng)新和社會服務功能的不斷拓展，真正均攤到每個學生的花費是幾十元至上百元。沈鎮(zhèn)林說：“我校在校學生有40000多人，在崗教職工有4000多人，每年為信息化持續(xù)投入300萬元。這筆經(jīng)費相對于全校的應用需求非常有限。我們上馬每一個應用系統(tǒng)時精打細算，從學校整體考慮業(yè)務系統(tǒng)的發(fā)展方向，以期節(jié)省成本，提高經(jīng)濟效益，提高效率?！敝鹉暝龃蟮男畔⒒度脒h遠跟不上高校國際化和現(xiàn)代化發(fā)展的腳步。

合理投資保障效益最大化

教育信息化的本質(zhì)是利用信息技術(shù)手段提高教育質(zhì)量和水平，發(fā)揮大學的社會功能，為經(jīng)濟和社會發(fā)展培養(yǎng)人才提供基礎保障環(huán)境。成本效益分析可以為教育信息化提供科學的決策支持，通過對教育信息化每一個階段成本效益模式的跟蹤審計、效果評價，按照可靠的數(shù)據(jù)和事實來衡量資金的使用率及其合理性，避免不合理的投入，以達到在有限的投資里獲得最大效益。

教育信息化成本和效益的問題已經(jīng)引起大學C I O們的深刻思考。教育信息化投入是必不可少的，有了投入就要見效益?？己诵畔⒒ㄔO的成效，采用恰當?shù)某杀拘б娣治鍪侄螌⑵涑浞终宫F(xiàn)出來，讓管理部門和學校領導更清晰地認識到信息化的影響力，從而更加積極、持續(xù)地投入資金。江漢大學副校長桑建平曾經(jīng)提出，做高校信息化，有一些關鍵問題需要解決。比如，在數(shù)字化校園的硬件設備該有哪些，需要建成什么規(guī)模，需要多少投入，軟件應該如何選擇，運維工作需要投入多少人力，設備如何更新等。解決了這些問題，才能幫助大家在數(shù)字化校園建設中少走彎路，少花冤枉錢，整個中國高校的信息化校園建設將會更好一些，效率會更高一些。

“一把手工程”統(tǒng)籌規(guī)劃先行

高校建設信息化的傳統(tǒng)思維是“有多少錢辦多少事”。這種“唯成本論”的誤區(qū)并不能使信息化投入的最大效益得到發(fā)揮，其結(jié)果反而使信息化部門一邊喊著缺人、缺錢，一邊不斷盲目擴充設備。各院系部門重復購置軟硬件，設備利用率不高，甚至閑置，“信息孤島”嚴重。

為了提高資源利用率和信息化效益，越來越多具有戰(zhàn)略眼光的大學C I O在設計信息化藍圖時強調(diào)“頂層設計”，提出“辦多少事花多少錢，”，“少花錢，多辦事”。以需求為導向，以用戶為中心，重視頂層設計的規(guī)劃和部署，不同階段持續(xù)投入與之相匹配的成本。

上海財經(jīng)大學在“十五”初期就提出現(xiàn)代化、國際化和信息化相結(jié)合的目標，先后進行三輪信息化規(guī)劃指導。明確信息化建設任務、組織機制及隊伍建設等問題。每一個階段都有不同的規(guī)劃重點。從最初的搭建信息平臺，到信息系統(tǒng)的深度應用，再到2011年的“優(yōu)化資源、整合服務，提供管理決策支持”，上海財大非常重視信息化建設的投入。近三年來，信息化建設總經(jīng)費為49 00萬元，按學校12000名學生估算，每年均攤到每個學生的信息化費用超過1000元。而且，每年投入呈逐漸增長趨勢。

“堅持以信息化規(guī)劃為指導，有利于避免盲目投資和重復建設，從而有效發(fā)揮信息化資源的作用。分階段循序漸進的信息化建設方式，既滿足了學校核心業(yè)務需求，同時通過新建系統(tǒng)和原有系統(tǒng)的集成整合，使得信息化的整體效益逐漸顯現(xiàn)?！鄙虾Ｘ斀?jīng)大學校長助理劉蘭娟說。

劉蘭娟表示，高質(zhì)量的信息化規(guī)劃是要站在學校的發(fā)展戰(zhàn)略高度，前瞻性地思考未來3~5年學校信息化建設發(fā)展路徑。

統(tǒng)籌規(guī)劃使高校決策者將整個學校信息化工作看成一盤棋。緊緊圍繞用戶的真實需求，按照迫切需求和有限資源之間的關系，設計好學校信息化的發(fā)展階段及其建設周期，制定每一個階段的任務、目標、組織機制等。協(xié)調(diào)各個部門之間的關系，加強與社會的合作，盤活一切可以利用的資源。

當信息化不再是“霧里看花”時，高校決策者就能把控住成本投入的數(shù)量和“方向盤”， 保障持續(xù)投入足夠的資金，在需求和投入之間找到平衡點，減少，甚至杜絕不合理、不必要的浪費，保護好信息化投資。

執(zhí)行力：投入產(chǎn)出的博弈

信息化的落實關鍵看高校信息化部門的執(zhí)行力。執(zhí)行力的本質(zhì)在于掌握好成本和效益的投入產(chǎn)出關系。按照規(guī)劃，明確每一個信息化項目的建設時間和目標，厘清重點和難點，分步實施建設不同項目系統(tǒng)。在資金運作方面，建立信息化成本預算機制，既要保證相關軟硬件設備和基礎設施到位，還要對I T技術(shù)進行科學選型，對人才隊伍建設、人力資源培訓、運維、管理等配套資源加強投入，為項目的順利實施打造良性的“軟”環(huán)境。

想要少花錢、多辦事，信息化部門就要把錢花在刀刃上，處理好成本與效益的關系。只有建立信息化成本預算機制，才能梳理清楚每一個階段需要投入的總費用和每個項目需要投入的成本，甚至細化到每一個軟件、硬件、水、電等的費用，做到“胸有成竹”。

信息化項目種類多、范圍廣，數(shù)據(jù)重復而分散?！霸跇?gòu)建信息化成本投入前期，就應對各項成本投入進行一定的分類、合并、拆算和刪減，以方便今后的數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計、分析?！睂ν饨?jīng)濟貿(mào)易大學財務處處長孫強說。

他認為，信息化成本可包括硬件基礎設施建設成本，信息系統(tǒng)建設成本，軟件資源建設成本，運維成本，人力資源成本，調(diào)研、規(guī)劃設計成本和管理成本。

不同的學校要根據(jù)自身情況分配成本比例。處在信息化發(fā)展初期的學校，要購置大量的服務器等硬件設施，需要向硬件投資傾斜，兼顧軟件等資源的配套。對于信息化建設較為成熟的學校，資源建設、運維、管理、人力資源等“軟”投資的比重就相應提高。學校還需要為產(chǎn)品更新等預留出5%的資金，作為不可預見的預算。

蘭州大學的信息化建設正處于起步階段，預算有很大一部分用于新系統(tǒng)建設和人員的培訓。而上海財經(jīng)大學已在逐年增加教學資源建設和運維方面的投入。該校對網(wǎng)絡建設和維護的費用每年都在500萬元以上，信息系統(tǒng)建設和運行維護在200~300萬元左右。2011年實驗室建設投入增加比較快，達到450萬元。數(shù)字資源建設費用也在遞增，從2009年的215萬元，增加到2011年的400萬元。

I T選型是信息化投資決策的一個難點。有些學校對技術(shù)選型不合理，交了“學費”還得推倒重來。北京師范大學信息網(wǎng)絡中心主任劉臻認為，要建立“綠色I T”觀念，盡量集中學校各部門的I T需求，選擇主流技術(shù)。

2008年以前，北京師范大學各個院系和職能部處幾乎都有自己的網(wǎng)站服務器，全校有超過100臺二級單位主頁服務器，這在很大程度上增加了服務器采購和運維的成本。而實施服務器虛擬化技術(shù)和集中托管、共享模式后，院系還擁有13臺獨立主頁服務器。這大幅節(jié)省了建設資金，也節(jié)省了各院系為設備提供的環(huán)境空間。

劉臻還認為，在選擇校園I T設備和方案時，不能只考慮需要采購的設備或者服務本身的價格，還需要考慮設備和系統(tǒng)運行未來相關的成本。例如維護、條件支撐、人員培訓、電力費用，以及每年一度的服務許可費用等。新設備與系統(tǒng)可通過良好的管理來延長設備服務的時間周期，保護用戶對設備的投資，減少在資金投入方面的浪費，對現(xiàn)有設備充分挖潛。設備本身的可靠性和可管理性對I T運維成本的降低具有重要意義。

更新軟硬件的周期是多久，這要看其維護難度和成本?！皩τ诰S護難度大的雞肋型系統(tǒng)，要果斷推倒重來；對于耗能大的設備，更新?lián)Q代是明智選擇?！碧m州大學網(wǎng)絡中心副主任李仲賢說。

建立效益評估體系實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

教育信息化的成本效益評估涉及到教育發(fā)展的長遠社會效益和內(nèi)部經(jīng)濟效益。隨著信息化從“硬件”向“軟件和服務”過渡，可量化的顯性效益比重降低，不可量化的隱性效益比重上升，導致高校成本效益結(jié)構(gòu)復雜，分析難度大。而且，高校尚未建起一套標準的評估指標體系，更沒有匹配的評價模型。

有一些學校從計算節(jié)約額等經(jīng)濟效益入手，進行效益分析的初步探索。沈鎮(zhèn)林以暨南大學開發(fā)的多機構(gòu)模式行政辦公系統(tǒng)為例，給記者算了一筆賬。該系統(tǒng)從2008年1月1日正式應用于全校和二級部門的管理以來，已經(jīng)處理了近8 000份公文，9 000多份行文。華文學院每次交換所耗費的人力、物力為500元，每年往返1000次，珠海校區(qū)院和深圳旅游學院各為1000元，每年分別往返500次和200次，共節(jié)省500×1000+1500×500+1500×200＝155（萬元）。同時，每年可節(jié)約紙張和耗材費用約30萬元。“這些數(shù)據(jù)清晰地說明該公共服務平臺下的行政辦公系統(tǒng)，明顯減少了華文學院、珠海校區(qū)和深圳旅游學院因交換文檔而耗費的人員和物力，每年都持續(xù)為學校降低成本支出?！?/p>

還有一些較為成熟的評估方法值得借鑒。比如，尋找低成本、高效益和高效率的最佳成本效益之比的績效評估法，被美國多個州采用的教育信息化效益評估工具，研究“規(guī)模有效”與“技術(shù)有效”的數(shù)據(jù)包絡分析法等。

除了算經(jīng)濟賬外，孫強認為，經(jīng)過多年的信息化建設，高校信息化的建設工作已經(jīng)對我國高等教育事業(yè)帶來了深遠的社會影響。既促進了高等教育教學理念、教學方法的改變，提高了教學質(zhì)量與科研水平，改善了教學效果，又提高了教育管理效率，節(jié)約了資源損耗和勞動成本，降低了教育管理成本，還推動了高?？蒲泄ぷ鞯拈_展，帶動了教師科研和學生創(chuàng)新活動，促進了高校學科建設。同時還帶來了學生學習環(huán)境、學習能力、學習效果的變化，促進了學生整體素質(zhì)的提高。目前，我國高校信息化水平已經(jīng)能滿足基本教育需求。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用，教學、科研、管理等方面都有了較大提升，各類信息系統(tǒng)及各種數(shù)字化教育資源成為高等教育建設發(fā)展的重要組成部分，信息化建設發(fā)展所帶來的經(jīng)濟效益和社會效益已經(jīng)顯現(xiàn)。但高校信息化的建設工作仍需要大力加強信息化成本效益研究成果對教育信息化建設的指導作用，在高校教育信息化的發(fā)展中，必須增強“成本”意識，堅持“效益”優(yōu)先的策略，為高校信息化的應用、管理和決策提供更有力的依據(jù)和保障。

為了更好地了解投資的合理性，以便于調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，我們需要建立一套成熟而標準的效益評估機制，不僅要細化評價經(jīng)濟效益的指標，還要增加評價社會效益的指標及其比重。同時重視成本分析?！吧钊胙芯拷逃畔⒒杀就度虢Y(jié)構(gòu)，分析出信息化不同類型成本與其效益的關系，建立科學合理的投入與效益測算指標體系，在此基礎上分析不同投入模式對效益的影響?！睂O強說。

“十二五”教育信息化工作拉開帷幕之后，高校投入信息化的手筆日漸闊綽。高校信息化進程正加速前進。如何提高投入產(chǎn)出比，是學校必須面對的問題。由于成本投入結(jié)構(gòu)復雜，效益難以科學評估，給投資決策帶來一定難度。這就需要我們從學校發(fā)展的角度，統(tǒng)籌規(guī)劃信息化，在做成本預算時審時度勢，勇于取舍，在迫切的需求和有限的資源之間，在整體和局部、長期和短期效益關系中尋找最佳結(jié)合點。讓教育信息化“贏”在效益，為教育信息化的發(fā)展奠定科學、長效的成本保障和可持續(xù)發(fā)展空間。