淺析工程公司采購(gòu)管理系統(tǒng)選擇中的溝通管理

王成浩

上海交通大學(xué)，上海 200001

淺析工程公司采購(gòu)管理系統(tǒng)選擇中的溝通管理

王成浩

上海交通大學(xué)，上海 200001

關(guān)于在工程設(shè)計(jì)類(lèi)公司采購(gòu)管理系統(tǒng)選擇中，如何建立良好的溝通管理以幫助更好的完成項(xiàng)目的實(shí)施和管理。

物料采購(gòu)管理系統(tǒng)；工程設(shè)計(jì)；項(xiàng)目實(shí)施管理；SPMAT

引言

SPMAT采購(gòu)管理系統(tǒng)是屬于鷹圖公司的一款管理采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂貨、貨品檢驗(yàn)、倉(cāng)庫(kù)收料、供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗(yàn)管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)用于完善企業(yè)物料采購(gòu)信息管理。其整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)對(duì)于工程設(shè)計(jì)類(lèi)公司做了針對(duì)性的設(shè)計(jì)，因?yàn)楣こ淘O(shè)計(jì)內(nèi)容的不斷變化，整個(gè)采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容都會(huì)發(fā)生變化，所以怎樣建立一個(gè)高效的、適應(yīng)性強(qiáng)的系統(tǒng)，并成功在在企業(yè)中實(shí)施該系統(tǒng)項(xiàng)目，溝通管理是項(xiàng)目實(shí)施中的一個(gè)關(guān)鍵因素。

1.系統(tǒng)的選擇

作為具有設(shè)計(jì)，采購(gòu)和施工管理能力的工程設(shè)計(jì)類(lèi)公司來(lái)說(shuō)，采購(gòu)是公司經(jīng)營(yíng)的一個(gè)重要組成部分。我們知道，要保證好四個(gè)基本的因素，即質(zhì)量，成本，交付和服務(wù)。那么對(duì)于工程公司來(lái)說(shuō)，如何保證這四個(gè)因素，就需要一個(gè)良好的制度和信息系統(tǒng)來(lái)輔助和改善。

首先，我們需要選擇一個(gè)適合于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的采購(gòu)管理系統(tǒng)。對(duì)于工程設(shè)計(jì)類(lèi)公司來(lái)說(shuō)，一般的工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程是這樣的。

1） 工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)

2） 工程設(shè)備清單

3） 根據(jù)清單設(shè)備索取技術(shù)參數(shù)

4） 技術(shù)參數(shù)確認(rèn)

5） 詢價(jià)采購(gòu)

6） 項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)

7） 采購(gòu)確認(rèn)

8） 設(shè)備發(fā)貨/貨品質(zhì)量檢驗(yàn)

9） 變更管理

10) 供應(yīng)商管理

可以看出，這個(gè)流程不僅僅涉及采購(gòu)部門(mén)的人員，也涉及設(shè)計(jì)人員和工程現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)和管理人員，而且還需要各部門(mén)的人員之間互相配合，及時(shí)的傳遞信息資料。對(duì)于出現(xiàn)的突發(fā)情況，還需要及時(shí)地做出變更處理，避免采購(gòu)中出現(xiàn)不必要的損失。

那么我們就需要針對(duì)這一類(lèi)公司業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，選擇或者開(kāi)發(fā)出相對(duì)應(yīng)的適合的信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)施來(lái)改善和管理業(yè)務(wù)流程。

工程設(shè)計(jì)類(lèi)的公司對(duì)系統(tǒng)的要求相對(duì)于通用的采購(gòu)管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，因?yàn)槠涔緲I(yè)務(wù)和工作流程的特點(diǎn)，需要對(duì)其采購(gòu)管理做一些設(shè)計(jì)和改進(jìn)，以更加適合此類(lèi)公司實(shí)際的需要。

首先，傳統(tǒng)通用的采購(gòu)系統(tǒng)功能比較單一，就是為了最終完成訂單和發(fā)貨，還有一些附加一些簡(jiǎn)單的倉(cāng)管和貨品檢驗(yàn)記錄功能?；静荒苷疹櫟皆谶M(jìn)入采購(gòu)流程的工作業(yè)務(wù)，不能起到互動(dòng)的作用。而專業(yè)的工程設(shè)計(jì)類(lèi)項(xiàng)目需要與采購(gòu)流程有著接口，能夠及時(shí)得知上游工作的狀態(tài)和變化，能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)計(jì)確認(rèn)后，設(shè)計(jì)中所確認(rèn)的需要采購(gòu)的設(shè)備，能夠及時(shí)的自動(dòng)反映到采購(gòu)系統(tǒng)中，即進(jìn)入采購(gòu)流程。而且我們知道，工程項(xiàng)目與傳統(tǒng)的單一的采購(gòu)流程不同，不可能在設(shè)計(jì)完全結(jié)束以后才進(jìn)入采購(gòu)流程，這樣的話，效率會(huì)大大地降低，也必然會(huì)延長(zhǎng)項(xiàng)目的整個(gè)工期，不能達(dá)到效率最大化。所以，及時(shí)的自動(dòng)的信息系統(tǒng)接口是非常必要的。

其次，一般的采購(gòu)系統(tǒng)在拿到請(qǐng)購(gòu)單以后直接憑著請(qǐng)購(gòu)單上的貨品參數(shù)，進(jìn)行詢價(jià)，比較和確認(rèn)下單。但是在工程設(shè)計(jì)中，設(shè)計(jì)師不光要承擔(dān)設(shè)計(jì)的責(zé)任，同時(shí)也要負(fù)責(zé)供貨商提供的設(shè)備是否能夠確實(shí)滿足設(shè)計(jì)的需要，即技術(shù)的二次確認(rèn)，必要的時(shí)候甚至需要去廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備審核和確認(rèn)。所以，在工程設(shè)計(jì)類(lèi)的采購(gòu)系統(tǒng)中，需要增加技術(shù)的二次確認(rèn)這樣一個(gè)步驟，同時(shí)確認(rèn)廠家所能提供的服務(wù)能力。而且因?yàn)榧夹g(shù)人員一般不參與采購(gòu)的詢價(jià)能環(huán)節(jié)以避免出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象，所以系統(tǒng)中需要特別設(shè)置，設(shè)計(jì)人員只能看到詢價(jià)階段供貨商提供的設(shè)備技術(shù)參數(shù)，而不能看到價(jià)格能保密信息。

再有因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理是整個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展和費(fèi)用負(fù)責(zé)。所以在詢價(jià)結(jié)束后，在訂單確認(rèn)之前，需要項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)訂購(gòu)的設(shè)備既能夠得到技術(shù)人員的確認(rèn)，也能夠在價(jià)格費(fèi)用上是合理范圍內(nèi)的。

接下來(lái)的步驟就是發(fā)貨管理和設(shè)備檢驗(yàn)過(guò)程，這個(gè)也是確保工程項(xiàng)目成功的必需環(huán)節(jié)，直接影響到項(xiàng)目的質(zhì)量。

我們?cè)谇懊嫣岬竭^(guò)，因?yàn)榛旧显O(shè)計(jì)和采購(gòu)在時(shí)間上有重疊的過(guò)程，所以必然會(huì)產(chǎn)生之前的設(shè)計(jì)發(fā)生變更，導(dǎo)致采購(gòu)的設(shè)備的技術(shù)參數(shù)或者數(shù)量上發(fā)生變化，這些都是對(duì)采購(gòu)的成本有很大的影響。所以除了及時(shí)有效的數(shù)據(jù)接口外，良好的變更管理是必需的。其主要管理技術(shù)資料的版次和詢價(jià)資料的版次，是整個(gè)流程不會(huì)產(chǎn)生不一致的錯(cuò)誤。在技術(shù)參數(shù)資料發(fā)生變化升版的同時(shí)，詢價(jià)流程也必須自動(dòng)升版以適應(yīng)之前的變化，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤的訂單，造成損失。

另外，供貨商管理也是非常重要的問(wèn)題，不僅僅給采購(gòu)人員提供歷史參考的作用。在技術(shù)上也給設(shè)計(jì)人員同樣起著參考的作用，可以在設(shè)計(jì)的時(shí)候，有選擇性的選擇以往質(zhì)量較好的設(shè)備和供貨商，回避不合格的或者被黑名單的。

2.溝通管理

所謂溝通管理，就是管理溝通的過(guò)程。通過(guò)了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產(chǎn)品和服務(wù)來(lái)滿足客戶，從而為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值和財(cái)富。而且，溝通管理也是項(xiàng)目管理中九大知識(shí)領(lǐng)域之一，具有非常重要的作用。

同樣的，對(duì)于采購(gòu)系統(tǒng)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，溝通管理是一定且必需的。在前一節(jié)，分析對(duì)于工程設(shè)計(jì)類(lèi)公司采購(gòu)系統(tǒng)的選型時(shí)，列出了較為詳細(xì)的工作流程和任務(wù)。而且也提到，這些流程需要涉及除采購(gòu)部門(mén)之外的如設(shè)計(jì)部門(mén)，項(xiàng)目管理部門(mén)等等。

所以在采購(gòu)系統(tǒng)的選擇階段，不能簡(jiǎn)單的只考慮到采購(gòu)人員的意見(jiàn)，更要通盤(pán)考慮所有干系人的意見(jiàn)和利益。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于企業(yè)組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理者，我們將干系人溝通分為以下幾個(gè)情況并給出不同的溝通建議，

a) 與最高管理者決策層溝通，明確企業(yè)的現(xiàn)狀和需要達(dá)到的戰(zhàn)略目標(biāo)；

同時(shí)項(xiàng)目的實(shí)施必然需要最高管理者給予充分支持，需要提供必要的資源，如財(cái)力，人力，物力等。

b) 和管理層溝通，了解企業(yè)的詳細(xì)運(yùn)營(yíng)流程和各業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)內(nèi)容流程；

及時(shí)反饋?lái)?xiàng)目進(jìn)展的信息，包括項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段，讓管理層了解系統(tǒng)是否充分符合業(yè)務(wù)的流程，否則如果到實(shí)施、收尾階段才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必然會(huì)大大影響項(xiàng)目的工期，甚至浪費(fèi)大力的資源進(jìn)行變更。

c) 與最終用戶溝通，了解最主要使用人員的工作內(nèi)容和操作習(xí)慣，否則項(xiàng)目失敗的大部分原因和障礙都是來(lái)自經(jīng)常使用的人員。

作為系統(tǒng)使用最頻繁的人員，良好的操作方式和界面是能否被快速并最終接受的關(guān)鍵。否則本來(lái)為了改善工作效率的系統(tǒng)，會(huì)達(dá)不到原先的設(shè)計(jì)預(yù)計(jì)效果，甚至負(fù)面效果和項(xiàng)目失敗

d) 與項(xiàng)目提供商溝通，因?yàn)轫?xiàng)目提供商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)是項(xiàng)目的最基本組成部分，項(xiàng)目的質(zhì)量和時(shí)間管理等等都決定項(xiàng)目的成敗。

3.結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述對(duì)工程設(shè)計(jì)類(lèi)公司業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和工作流程的分析，我們可以看出，不同的行業(yè)在選擇和實(shí)施信息系統(tǒng)改善公司業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，需要在啟動(dòng)選型階段就要與采購(gòu)流程有關(guān)系的干系人取得充分的溝通，只有充分了解了干系人的需求，選擇對(duì)了正確的方向和產(chǎn)品，并與干系人建立良好的互動(dòng)，才能為一個(gè)成功的項(xiàng)目實(shí)施建立一個(gè)良好的開(kāi)端。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.118