數(shù)字檔案建設(shè)中高校實物檔案研究

閆冬俠 徐根芳

湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江省

數(shù)字檔案建設(shè)中高校實物檔案研究

閆冬俠 徐根芳

湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江省

隨著數(shù)字化在高校檔案中的普及，實物檔案管理的方法也要隨著大環(huán)境的發(fā)展而發(fā)生相應(yīng)的改變，以便來適應(yīng)數(shù)字檔案管理的發(fā)展方向，發(fā)揮實物檔案在高校檔案中的價值。

數(shù)字檔案；高校;實物檔案

高校檔案一直以來均以教學(xué)檔案為主，對于實物檔案的重視程度略輕，因此在數(shù)字檔案發(fā)展過程中，對于實物檔案的數(shù)字化內(nèi)容這一方面應(yīng)加強(qiáng)重視。學(xué)校的公章、獎狀、獎牌以及校友捐贈的各項有價值的物品都就在數(shù)字檔案建設(shè)中實現(xiàn)數(shù)字化，也應(yīng)歸入數(shù)字系統(tǒng)。在檔案的查閱利用中實現(xiàn)實物檔案的數(shù)字化要，實現(xiàn)實物檔案的價值的最大化。

1.在數(shù)字化檔案建設(shè)中的實物檔案收集方式的改變

1.1 在高校中，實物檔案的種類有以下幾種，有公章、獎狀、獎牌、另外還有領(lǐng)導(dǎo)題詞、紀(jì)念品。另外有高校特色的實物還有，例如：學(xué)生證、畢業(yè)證、校徽等也都被列入實物檔案中。在收集這些實物時，應(yīng)多挖掘具有學(xué)校特色的實物檔案。

1.2 實物檔案在收集時，將這些實物有電子版或已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化成果的也應(yīng)一并歸檔案。相對于紙質(zhì)檔案來講，它一份文件就能實現(xiàn)自己的價值，但實物檔案若要發(fā)揮作用，單純地依靠實物自身有時并不能達(dá)到這一目的，實物檔案的說明文件在實物檔案在利用過程中的作用不容小視，在特定的時期，說明文件有時不亞于實物檔案本身。在擁有一份翔實的說明文件的時，實物檔案才能最大限度地發(fā)揮它的作用。對于高校來計。校標(biāo)與?；盏脑O(shè)計都擁有特殊的含意，而這些文件所承載的內(nèi)容不僅反映了一所高校的辦學(xué)理念，更能體現(xiàn)一所高校的辦學(xué)精神。在數(shù)字檔案建設(shè)中，對于實物檔案進(jìn)行文字說明的這些紙質(zhì)文件也就歸入實物檔案中，并不能將其與實物檔案分離。另外，還有一類實物檔案，就是外單位贈與本校的一些物品，在收集這類檔案時，更值得注意的時，檔案部門的直接參與到接收過程中，直接與捐贈人溝通與交流，將口述材料與實物檔案一起歸檔，當(dāng)物品接收到檔案部門以后，應(yīng)將說明文字進(jìn)行二次加工，使每一件物品都有與相對應(yīng)的說明文件，并將捐贈人的信息也應(yīng)記錄在說明文件中，并與捐贈物品一起存放。使這些捐贈品正式成為高校的實物檔案，充分實現(xiàn)了實物檔案的價值。

2.在數(shù)字檔案建設(shè)中的實物檔案整理方式的改變

2.1 實物檔案在整理過程中最主要的一個問題就是實物本身與說明文件的相對分離，我們在數(shù)字檔案建設(shè)過程中可以采用有效的方法避免這一問題的出現(xiàn)。參照照片檔案的整理方法，說明文件與數(shù)字照片在往數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行掛接時建立一個新的文件夾，或同時將幾個文件并列掛接在一個錄入條目下，實現(xiàn)照片與說明文件同時查閱利用。而實物檔案在數(shù)字化后，通過數(shù)碼照片的形式實現(xiàn)網(wǎng)上查閱，它的說明文件也可一并實現(xiàn)查閱利用。其它的實物檔案也可采用這個方式，無論是照片形式，還是其它的錄像形式，都可以實現(xiàn)實物檔案的虛擬化利用。

2.2 實物檔案在數(shù)字化后可以建立實物的數(shù)字化管理模式。為實物檔案建立一套獨(dú)立的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在原有的紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)實物檔案與紙質(zhì)檔案相同的查詢、利用數(shù)據(jù)庫。實物檔案與紙質(zhì)檔案一樣，最終的目的是查閱與利用。只有挖掘出檔案的最大價值，才能在利用時展現(xiàn)最大的價值。傳統(tǒng)的實物檔案采用借出的方式或以為展覽的方式進(jìn)行利用，這些方式已不能適應(yīng)當(dāng)今時代發(fā)展的需要，因此建立實物檔案數(shù)字化管理模式是當(dāng)下最基本的要求。實物檔案與紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)錄入的相關(guān)信息的條目有很大的差別，因此，需要將實物檔案與紙質(zhì)檔案采用不同的數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行分另管理。實現(xiàn)實物檔案的靜態(tài)管理為動態(tài)管理。通過數(shù)字化檔案建設(shè)，實現(xiàn)實物檔案的網(wǎng)上查閱與利用，發(fā)揮實物檔案的最大作用。

2.3 實物檔案在數(shù)字檔案建設(shè)中保管方式的改變

目前，許多高校將實物檔案保管在綜合檔案庫房內(nèi)，只有很少的一部分能夠為實物檔案成立專門檔案庫房，而還有一些學(xué)校成立了校史館，其中一部分展品就是學(xué)校的實物檔案，這些情況使學(xué)校實物檔案管理方式就變得多種多樣，造成了部分學(xué)校實物檔案不能集中管理。以我校為例，在校慶三十周年期間，接受了一部分校友捐贈的物品，在將這些物品全部門登記造冊后發(fā)現(xiàn)，由于一些物品較大，或應(yīng)校友的要求必需存放于特定的位置等眾多原因，造成實物檔案的不能及時歸檔。在實行數(shù)字檔案管理后，我們雖然實物檔案的實體分別保管在不同的地點，但它的說明文件以及數(shù)字成果可以集中地保存在我們檔案管理系統(tǒng)中，而且在建立數(shù)字化實物檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)位置存放索引與實物相對應(yīng)。

3.在數(shù)字化檔案建設(shè)中實物檔案統(tǒng)計與利用方式的轉(zhuǎn)變

3.1 實物檔案的統(tǒng)計多以實物檔案形成的年度，載體的不同性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)計，在利用過程中非常不方便，當(dāng)利用者需要不同年度的不同載體檔案時，檔案工作人員經(jīng)常要將許多實物搬進(jìn)搬出幾次，才能將要查閱的實物檔案全部找齊。在數(shù)字檔案建設(shè)中，將數(shù)字化成果進(jìn)行不同方式的統(tǒng)計，以載體形式，以同一事件的不同形式的載體，只要是符合邏輯的分類方法，做到便于查詢，使實物檔案發(fā)揮在學(xué)校各項教學(xué)、科研活動中應(yīng)有的價值。利用數(shù)字檔案管理方法，將實物檔案直接在說明文件中以圖片為背景的方式體現(xiàn)。用生動、直觀的方式達(dá)到實物檔案的利用功能，實現(xiàn)時時利用這一目的。

3.2 在檔案編研方面的改變，實物檔案在未形成數(shù)字化成果之前，基本的編研形式主要就是將每年的實物分門別類進(jìn)行案卷目錄或以分類目錄這兩種目錄形式呈現(xiàn)出來，這種形式單一，內(nèi)容簡單的編研，在一定程度上抵制了實物檔案作用的發(fā)揮。學(xué)位的重大榮譽(yù)不能真正體現(xiàn)出它的作用。實物數(shù)字化成果以后，可以進(jìn)行檔案信息的深層次加工，多方位地開展檔案編研，如編輯《學(xué)校榮譽(yù)匯編》、《校友捐贈實物錄》等紙質(zhì)編研材料，也可以制成電子書或電子相冊，以圖片或錄像的形式服務(wù)于學(xué)校的各方面工作，也可以作為學(xué)校宣傳形象的重要手段。

4.重視數(shù)據(jù)的安全與備份工作，加強(qiáng)檔案工作人員的計算機(jī)操作能力與安全意識

4.1 一般的計算機(jī)系統(tǒng)操作對于檔案工作者來講難度不大，對于實物檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化后，信息比較多，在復(fù)雜實物檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，能夠及時，有效地提供利用者更準(zhǔn)確和及時的信息，難度就比較大，這樣要求檔案工作者的工作能力就較強(qiáng)，信息的處理和加工能力，數(shù)字技術(shù)的發(fā)展要求管理人員在處理實物檔案的數(shù)字文件時，不能簡單地用處理紙質(zhì)文件的工作方式和方法來進(jìn)行。應(yīng)根據(jù)實物檔案的特征，將所有信息進(jìn)行歸納、整合工，滿足數(shù)字檔案發(fā)展方向的要求，提高檔案管理水平。

4.2 在數(shù)據(jù)的安全與備份工作中，必須保證數(shù)據(jù)長期、有效的管理方式。在這方面，我校就擁有雙備份系統(tǒng)，第一套系統(tǒng)是本校內(nèi)網(wǎng)的自動備份系統(tǒng)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，能實現(xiàn)即時備份。另外一套備份系統(tǒng)是在市檔案局的數(shù)據(jù)備份中心，發(fā)球檔案管理規(guī)范中要求的異地備份。一旦學(xué)校內(nèi)的自動備份系統(tǒng)出現(xiàn)問題，檔案局內(nèi)還有另外一套數(shù)據(jù)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的恢復(fù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。并且校內(nèi)的自動備份的數(shù)據(jù)每年都會導(dǎo)出計算機(jī)系統(tǒng)，刻錄成光盤或復(fù)制到移動硬盤中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的脫機(jī)備份，采用多種手段提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，保證檔案工作的順利而有序的開展。

數(shù)字檔案的發(fā)展是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，實物檔案的管理也應(yīng)隨著數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步而發(fā)展和改變，使實物檔案的利用在原來被動利用方式變?yōu)橹鲃拥奶峁┬畔?，提高實物檔案在高校檔案中的比重，提高實物檔案的利用率和利用效果。在轉(zhuǎn)變思維方式和工作方法的同時，檔案工作者還應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，提高計算機(jī)水平，成為一名業(yè)務(wù)水平與技術(shù)水平都高超的檔案從業(yè)人員。在提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)的前提下，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，保證檔案資源的安全。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2012.09.098

閆冬俠（1976-）女，黑龍江省依安，湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室館員，碩士，主要研究方向為高校檔案管理；

徐根芳（1970-）女，浙江省湖州，湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室館員。主要研究方向為高校檔案管理。