淺析大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

王兵

山東濟(jì)寧市人才市場(chǎng) 272100

淺析大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

王兵

山東濟(jì)寧市人才市場(chǎng) 272100

本文闡釋了傳統(tǒng)大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理面臨的落后狀況，以及加強(qiáng)大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理工作而采取的一系列策略，如完善制度建設(shè)，規(guī)范行為能力；增強(qiáng)意識(shí)，提高能力；加強(qiáng)交流，服務(wù)普及；加強(qiáng)人事檔案管理工作設(shè)備投入等。

大中專(zhuān)畢業(yè)生；人事檔案；現(xiàn)代化意識(shí)；科學(xué)有序保存

大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生在就業(yè)之前個(gè)人身份、經(jīng)歷、學(xué)歷等方面的證據(jù)，真實(shí)客觀地反映了個(gè)人在校期間的思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲處罰、社會(huì)實(shí)踐等方面的情況，是從學(xué)校步入社會(huì)后，單位招聘、就業(yè)擇業(yè)、雙向選擇的有效依據(jù)，因此做好大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理工作具有重要意義。

1 大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理面臨的狀況

1.1傳統(tǒng)人事檔案管理工作落后。每年7月、8月是大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案移交工作的高峰期，師范類(lèi)畢業(yè)生檔案將由學(xué)校寄回生源地所在的教育局，非師范類(lèi)畢業(yè)生檔案將由學(xué)校寄回生源地所在的人力資源和社會(huì)保障局，與就業(yè)單位簽訂就業(yè)協(xié)議的畢業(yè)生檔案將送達(dá)畢業(yè)生就業(yè)單位。由各院校寄達(dá)的畢業(yè)生檔案蜂擁而至，接收人事檔案的部門(mén)如果使用傳統(tǒng)人事檔案管理方法，采用手工操作，整理、傳送、接收、存儲(chǔ)等方式，將造成勞動(dòng)強(qiáng)度大，過(guò)程繁瑣，工作效率低，檢索查找困難，提取不便等情況。

1.2 電子檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)應(yīng)用率低。雖然部分城市已建立電子檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)、檔案查詢等網(wǎng)站，原目的是方便畢業(yè)生查詢，跟蹤檔案情況，但因宣傳、推廣力度不夠，使畢業(yè)生了解不到相關(guān)信息，不懂得如何查詢，不知道怎么樣操作，使得檔案信息的網(wǎng)上檢索功能形同虛設(shè)，不能為畢業(yè)生提供更好的服務(wù)。

1.3 人事檔案管理人員綜合能力差。從事人事檔案管理工作人員思想重視度不高、現(xiàn)代化意識(shí)差，不熟悉人事工作、不能牢記人事檔案管理制度、不能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力不高，不能順應(yīng)該時(shí)代發(fā)展的要求，墨守成規(guī)使用舊的人事檔案管理方式方法，不肯學(xué)習(xí)使用電子信息化管理模式，使人事檔案管理工作電子信息化得不到廣泛應(yīng)用，造成一定程度的資源浪費(fèi)。

1.4 人事檔案管理設(shè)施投入不足。對(duì)檔案保存的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，對(duì)環(huán)境沒(méi)有有效改善，對(duì)設(shè)備沒(méi)有及時(shí)維修，同時(shí)對(duì)檔案材料沒(méi)有定期檢查核對(duì)，當(dāng)遇到突發(fā)事件時(shí)，不能及時(shí)解決；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)，也不能確定是否丟失；因?yàn)槭杪?，檔案材料常遇到受潮、蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€等損害；檔案轉(zhuǎn)遞、歸檔過(guò)程出現(xiàn)疏漏，交接手續(xù)不完整；導(dǎo)致人事檔案材料不全或者缺失，對(duì)個(gè)人利益造成傷害。

2 加強(qiáng)大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策

2.1 完善制度建設(shè)，規(guī)范行為能力。建立健全人事檔案管理制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵之一。人事檔案管理制度的不嚴(yán)肅性、不規(guī)范性、不標(biāo)準(zhǔn)性也會(huì)對(duì)檔案使用產(chǎn)生不利的影響，完善人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理人員行為，減少因管理制度不完善造成的漏洞，有利于人事檔案管理效率的整體提高。

2.2 增強(qiáng)意識(shí)，提高能力。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在人事檔案管理工作中的應(yīng)用也在不斷提高，檔案工作者要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，熟練掌握并運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)操作、軟件操作、系統(tǒng)維護(hù)等專(zhuān)業(yè)技巧。應(yīng)該定期組織人事檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高涵養(yǎng)。同時(shí)，應(yīng)該建立健全咨詢平臺(tái)，方便畢業(yè)生查詢、了解檔案去向、存儲(chǔ)情況，人事檔案管理人員應(yīng)該具有隨時(shí)解答疑問(wèn)，解決問(wèn)題的能力。應(yīng)該增強(qiáng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，以人為本，提高綜合素質(zhì)，提高工作的主動(dòng)性，改變傳統(tǒng)人事檔案管理的被動(dòng)性。

2.3 加強(qiáng)交流，服務(wù)普及?，F(xiàn)階段，部分院校、畢業(yè)生個(gè)人對(duì)檔案重視度不高，不了解也不關(guān)心，出現(xiàn)畢業(yè)生個(gè)人攜帶檔案離開(kāi)學(xué)校的情況，使檔案的完整性和真實(shí)性得不到保障；長(zhǎng)期沒(méi)有就業(yè)又沒(méi)有辦理托管手續(xù)，檔案遺失情況時(shí)有發(fā)生，影響到個(gè)人公務(wù)員報(bào)考、事業(yè)單位招考、出國(guó)政審、單位落實(shí)、轉(zhuǎn)正定級(jí)等機(jī)遇，這更要求從事人事檔案管理工作的部門(mén)應(yīng)該逐步加強(qiáng)與大中專(zhuān)院校之間的交流和溝通，每年畢業(yè)生離校之前派專(zhuān)人赴大中專(zhuān)院校進(jìn)行宣傳介紹。通過(guò)各種有效渠道和途徑，使畢業(yè)生能提高對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)，了解電子檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)的操作方法，懂得利用系統(tǒng)查詢檔案相關(guān)信息，方便畢業(yè)生找到工作后，能及時(shí)辦理交接手續(xù)，參加工作，從而不會(huì)影響到將來(lái)轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡等方面的計(jì)算。同時(shí)，讓往屆畢業(yè)生了解人事代理業(yè)務(wù)、人事代理機(jī)制和人事代理項(xiàng)目，正確引導(dǎo)因各種原因暫不能就業(yè)的畢業(yè)生辦理檔案托管程序，保障其檔案資料的長(zhǎng)期保存。

2.4 加強(qiáng)人事檔案管理設(shè)備投入。雖然現(xiàn)在部分城市、部分單位可以補(bǔ)辦新的檔案，可是失去了具有原始性、有效性、權(quán)威性的資料，對(duì)每個(gè)人都是極大的損失。因此加強(qiáng)人事檔案管理設(shè)備投入的工作至關(guān)重要。應(yīng)該逐年增加專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，建立多元化、高標(biāo)準(zhǔn)的，堅(jiān)固的、防火、防潮、防蟲(chóng)的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，還要在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置恒溫、恒濕、滅火等設(shè)備，保障檔案材料科學(xué)有序的保存，確保檔案材料的完整性。

綜上，從事大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理工作應(yīng)該加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，處處堅(jiān)持以人為本，轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，開(kāi)拓創(chuàng)新，查找不足，做到有問(wèn)題隨時(shí)解決，達(dá)到滿意，同時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)，更好地服務(wù)社會(huì)。

[1]崔明.論檔案部門(mén)服務(wù)民生的能力[J]. 蘭臺(tái)世界，2010（12）

[2]王玉琴，陳健.淺談人事檔案管理過(guò)程中的災(zāi)害應(yīng)該急機(jī)制[J].蘭臺(tái)世界，2011（6）

[3]劉平.檔案服務(wù)于學(xué)校中心工作之控訪.高校系統(tǒng)檔案學(xué)會(huì)成立20周年學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.15.081