淺談數(shù)字檔案館資源建設與管理

王兵

山東濟寧市人場市場 272100

淺談數(shù)字檔案館資源建設與管理

王兵

山東濟寧市人場市場 272100

本文闡釋了數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，具有的新特色和優(yōu)越性。以及為實現(xiàn)數(shù)字檔案館而采取的一系列策略，如信息資源共享、網(wǎng)絡化建設、開展優(yōu)質服務、搶占網(wǎng)絡陣地、提高人員素質等。

檔案館；數(shù)字化建設；優(yōu)越性資源管理配置

檔案館按照資源分為兩大類：一類是傳統(tǒng)檔案館的管理的紙質資源，另一類是數(shù)字檔案館的數(shù)字資源。今天世界各地都在加緊建設數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館已成為世界各國檔案館事業(yè)發(fā)展的目標。建設數(shù)字化檔案館可以形成自己的鮮明特色，發(fā)揮自己的特點和優(yōu)勢，為用戶提供高層次、高效的信息服務，變被動封閉式服務為主動開放式服務，提高競爭力和生命力。

數(shù)字檔案館簡單的說就是一種擁有多種媒體、內容豐富的數(shù)字化信息資源，能為用戶方便、快捷的服務機制。是將文字、圖像、聲音等數(shù)字化，可通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，使人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序，從而做到共享；而管理上也提高了效率，節(jié)省了人力。

1 與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館呈現(xiàn)出新的特點

1.1 服務對象的范圍擴大。數(shù)字檔案館是一種以電子計算機和通訊網(wǎng)絡聯(lián)系起來的檔案館的集合，這種網(wǎng)絡的信息交流系統(tǒng)中，除本館特定用戶外，還包括網(wǎng)上用戶，對于某一個檔案館來說，其所在網(wǎng)絡系統(tǒng)內任何一個適用本關信息資源的人都是自己的用戶。

1.2 服務模式的轉變。數(shù)字檔案館不再以紙字文件材料為主，其轉化為以用戶為主。傳統(tǒng)的檔案館對服務的評價標準是接待了多少用戶，查閱了多少檔案，屬于被動的個性化服務；數(shù)字檔案館的服務則是深入的，對檔案館服務的評價則是在多大程度上滿足了用戶的需求，解決了多少實際問題為標準，屬于主動的個性化服務。

1.3 服務內容的轉變。數(shù)字檔案館是以傳統(tǒng)館藏提供向電子信息資源存取拓展。在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案館的信息服務工作在保持原有傳統(tǒng)職能的同時，服務內容將進一步拓展。將逐步由傳統(tǒng)紙制文件材料的提供，向電子信息資源存取方向拓展，檔案館的職能將從滿足用戶需求向提高用戶機能轉變。

1.4 服務手段的轉變。數(shù)字檔案館不再是傳統(tǒng)的手工操作，而是向綜合信息技術的應用發(fā)展。傳統(tǒng)檔案館信息服務手段以手工檢索為主，未來檔案館信息檢索手段是機檢方式和光盤檢索，比如通過建立檔案館的電子導引系統(tǒng)，以電子顯示或語言方式向用戶宣傳提示檔案館的服務宗旨、服務內容、服務方式、機構設置和資源布局等。

2 數(shù)字檔案館的優(yōu)越性

數(shù)字化檔案館關鍵在于數(shù)據(jù)庫。近年來，各地區(qū)都在積極建設數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)的建庫所利用的信息資源都來自本館館藏。進人網(wǎng)絡化時代后，隨著網(wǎng)上信息的日益豐富，如果仍埋頭于有限的館藏中，采用傳統(tǒng)的方式建庫，那么所建數(shù)據(jù)庫必將落后于時代的要求，因此，在網(wǎng)絡環(huán)境下建庫，必須走一條新路。網(wǎng)絡信息資源是一種寶貴的財富，與館藏資源相比，它的優(yōu)勢表現(xiàn)在：

2.1 豐富性。網(wǎng)絡信息資源內容極為豐富，包括各類型的數(shù)據(jù)庫、各種綜合網(wǎng)站與專業(yè)網(wǎng)站等等；形式也多樣化，有全文數(shù)據(jù)、題錄文摘、圖片資料、多媒體信息等，網(wǎng)絡信息在許多方面都超出了館藏文獻的范圍，彌補了館藏文獻之不足。

2.2 權威性。網(wǎng)上各種專業(yè)網(wǎng)站和大型數(shù)據(jù)庫都極具權威性，所收錄的資料全面系統(tǒng)，整理加工專業(yè)化，參考價值很高。而以一館之力，無論在收藏范圍和加工的水平、能力方面都相形見絀。

2.3 易用性。網(wǎng)絡信息中有不少是經(jīng)過篩選加工的二三次資料，包含了前人的勞動，是較成熟的信息，這對于自建數(shù)據(jù)庫可免去大量的重復勞動；另外，對網(wǎng)絡一次資料中的全文數(shù)據(jù)和圖片資料等，也可直接編排利用，不需再用手工錄入或掃描，節(jié)約了寶貴的時間和資金。

2.4 時效性。網(wǎng)絡信息的及時性和動態(tài)性極強，更新速度快，使用戶能快速和有效地利用信息，而館藏檔案周期時間相對較長，時效性更大受影響。

3 數(shù)字檔案館的發(fā)展策略

3.1 加強數(shù)字化信息資源建設。信息資源建設是檔案館建設的核心。其信息資源是一個有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合。館藏數(shù)字化資源上網(wǎng)供用戶查閱是數(shù)字化建設最實質的一步。另外，用戶對信息的需求更具針對性，更為個性化，因此，檔案館應根據(jù)用戶的特定需要，有針對性、有計劃的開發(fā)網(wǎng)上信息，加強對網(wǎng)上信息的處理，有效地為用戶服務。除此檔案館要充分利用網(wǎng)絡，為檔案科研提供內容廣泛的信息服務，使網(wǎng)上的內容更充實，達到資源共享的效果。

3.2 深入開展優(yōu)質服務工作。用戶工作的核心是服務，隨著用戶工作的服務環(huán)境、服務手段發(fā)生變化，其服務內容也發(fā)生了變化。工作方式由面向檔案為主，轉到以面向用戶為主，實現(xiàn)以人為本；工作內容由檔案服務向信息服務轉變。未來檔案館不再以館舍大小論好壞，而是以檔案館服務優(yōu)劣輪成敗。檔案館館員在檔案館服務過程中起關鍵作用，是檔案館服務的主體。只有傳統(tǒng)的方式與現(xiàn)代的信息技術相結合，人和機器相協(xié)調，才能為用戶提供更加優(yōu)質的服務。

3.3 搶占網(wǎng)絡陣地，對用戶進行素質教育。未來的檔案館存在于網(wǎng)絡環(huán)境中，如何使廣大用戶快捷、安全、可靠的獲得信息資源，是服務管理工作中的重要問題。網(wǎng)絡環(huán)境下服務對象的復雜化，服務方式的自由化，電子數(shù)字信息資源變得頻繁化，電腦病毒、不良信息侵擾等因素，都有可能干擾和破壞信息資源的安全問題。如何防止信息化社會對檔案館造成的負面影響，如何建立有效的能利用所有信息技術的新型檔案館體系，將是各檔案館必須認真對待的問題。

3.4 提高館員隊伍素質是適應數(shù)字化建設的根本需要。加強檔案館專業(yè)隊伍建設，盡快提高隊伍素質，這是網(wǎng)絡環(huán)境下搞好用戶服務工作的關鍵，因為再先進的計算機、電子網(wǎng)絡，都是要有人來操作和管理，信息化社會不會使檔案館消亡，計算機再高明也不能取代工作人員。據(jù)有關專家統(tǒng)計，在美國的檔案館服務中，檔案館的建筑所發(fā)揮的作用占5%，信息資源發(fā)揮的作用占20%，而檔案館員發(fā)揮的作用占75%，可見，人員建設是何等重要。

綜上所述，科技在日新月異的發(fā)展，數(shù)字化檔案館是未來高效發(fā)展的趨勢。在互聯(lián)網(wǎng)盛行的今天，充分發(fā)揮檔案館自身的優(yōu)勢，具有非常重要的意義。

[1] 林繼蕻. 談網(wǎng)絡檔案館的建設[J].浙江檔案, 2008（3）

[2] 陳煒.檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用[J]. 科技進步與對策, 2006（2）

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.12.143