醫(yī)療設(shè)備采購人員的職業(yè)素質(zhì)及管理探討

張穎冬，馬俊，孫忠河，蔣紅兵

南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京醫(yī)院（南京市第一醫(yī)院），江蘇 南京 210006

醫(yī)院規(guī)模和技術(shù)的快速發(fā)展使得醫(yī)療、科研、教學(xué)以及與之配套的保障系統(tǒng)所涉及的理念和資源越來越廣泛，采購工作的任務(wù)、流程和理念也不斷地面臨著創(chuàng)新和挑戰(zhàn)。采購人員如果不能具備與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)的理念、知識、能力，在一定程度上會影響醫(yī)院目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，降低采購部門職能的發(fā)揮和競爭優(yōu)勢。本文主要探討醫(yī)院究竟需要什么樣的采購人員

1 掣肘醫(yī)療設(shè)備采購工作的核心問題

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、生產(chǎn)供應(yīng)的增加、醫(yī)療產(chǎn)品的豐富，采購市場正由生產(chǎn)導(dǎo)向型轉(zhuǎn)變?yōu)樾枨髮?dǎo)向型[1]。據(jù)研究，原材料價格每降低2%，在其他因素不變的條件下，凈資產(chǎn)回報率可增加15%[2]，采購過程中節(jié)約的成本能夠直接轉(zhuǎn)變?yōu)槔麧?，提升醫(yī)院的市場競爭力。因此，采購部門受到越來越多的重視，其角色也從傳統(tǒng)的后勤支持型轉(zhuǎn)向決策參與型。但是國內(nèi)醫(yī)院成立專門采購部門的時間不長，采購人員職業(yè)發(fā)展管理的經(jīng)驗(yàn)相對較少，人員結(jié)構(gòu)、素質(zhì)等方面與醫(yī)院現(xiàn)實(shí)要求相比仍存在較大差距，真正擁有專業(yè)采購技術(shù)和能力，具有較高科學(xué)文化素養(yǎng)，熟悉法律、政策、業(yè)務(wù)的現(xiàn)代采購人才緊缺[3]，高素質(zhì)人才匱乏成為掣肘采購事業(yè)發(fā)展的核心問題。目前，各家醫(yī)院的采購人員多為內(nèi)部調(diào)整，專業(yè)五花八門，整體學(xué)歷層次和素質(zhì)偏低；許多采購人員僅停留在詢價、砍價等低端階段，難以從事務(wù)性工作中脫身；部分采購人員把采購簡單等同于市場招標(biāo)，對采購政策掌握、理解不透，采購過程不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生。鑒于此，打造一支具有責(zé)任意識、服務(wù)意識、風(fēng)險意識、廉潔自律意識，業(yè)務(wù)過硬、素質(zhì)精良、執(zhí)業(yè)規(guī)范、德才兼?zhèn)涞牟少応犖?，對采購工作健康發(fā)展將起到至關(guān)重要的作用[4]。

2 醫(yī)療設(shè)備采購人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)

采購人員要經(jīng)常與醫(yī)院各科室的管理層和技術(shù)專家進(jìn)行接觸，接受醫(yī)療、檢驗(yàn)、護(hù)理、后勤、工程、辦公及其他專業(yè)的采購要求，將相關(guān)專業(yè)技術(shù)需求和采購商務(wù)因素以及政府相關(guān)規(guī)定平衡考慮，在各種矛盾的綜合平衡中整合自己的業(yè)務(wù)，沒有一定的工作能力和工作魄力就不能有效圓滿地完成各類采購任務(wù)。

2.1 道德素養(yǎng)

醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到疾病診斷和治療的可靠性、有效性，關(guān)系到病人的生命安全與身心健康，也關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益。采購部門是大筆資金的流出部門，良好的道德素養(yǎng)對于采購人員來說尤為重要。采購人員只有做到誠實(shí)而不愚鈍、精明而無邪念，才能在各類醫(yī)療設(shè)備的采購過程中堅持良好的行為準(zhǔn)則，以最低的成本，取得高性價比和低消耗的產(chǎn)品；才能自覺抵制各種腐敗和不正當(dāng)交易行為，防止醫(yī)院利益和病人安全受到損害。

2.2 專業(yè)技能

醫(yī)院引進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，特別是代表學(xué)科最新發(fā)展方向的現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備，大多具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、加工精細(xì)、技術(shù)含量高的特點(diǎn)。采購人員應(yīng)具有系統(tǒng)的管理知識和現(xiàn)代科技知識，熟練掌握采購需求分析、采購計劃制定、采購洽談、采購合同履行、供應(yīng)商管理、采購控制管理、采購信息管理、電子商務(wù)方面的知識和技能，了解經(jīng)辦設(shè)備的材料來源、組合過程、基本功能、品質(zhì)、成本、用途等。還要能夠與所需科室共同協(xié)商設(shè)備器材技術(shù)參數(shù)、性能、指標(biāo)、耗材配件及售后服務(wù)[5]，以避免申購科室利用專業(yè)知識和學(xué)術(shù)地位施壓。同時，也要針對不同時期面臨的采購難題，為院領(lǐng)導(dǎo)提供市場情報分析及應(yīng)對的策略。

2.3 成本意識

及時供應(yīng)與降低成本是采購的目標(biāo)，采購人員對醫(yī)院的成本控制起著十分重要的作用，不能僅滿足于質(zhì)量合格、及時交貨，更應(yīng)綜合考慮設(shè)備性質(zhì)、故障率、安全性和環(huán)境要求，精打細(xì)算，明察秋毫，隨時將時效、損耗率、維修次數(shù)等投入與產(chǎn)出狀況相對比，努力追求產(chǎn)品全壽命周期內(nèi)采購總成本的最低。在醫(yī)療設(shè)備貨源充足的情況下，盡量采取零庫存或低庫存管理模式，按經(jīng)濟(jì)訂貨量模型測算最佳采購次數(shù)、時間及批量，制定最佳采購策略，獲得最佳采購效益。

2.4 溝通能力

醫(yī)療設(shè)備采購工作量大面廣，需要與院領(lǐng)導(dǎo)、科室領(lǐng)導(dǎo)、操作人員、政府部門及供應(yīng)廠商進(jìn)行廣泛的溝通交流。采購人員既要嚴(yán)格按制度和流程辦事，以誠懇待人的方式處理好各方面的關(guān)系；也要主動向臨床科室征求意見和建議，宣講采購管理規(guī)定，適時提出合理化的變通方案或建議[6]。既要具有“長話短說、言簡意賅”的口頭表達(dá)與書面表達(dá)能力，準(zhǔn)確清晰的說出或?qū)懗鏊徫锲返臄?shù)量、規(guī)格、價格、交貨期限和付款方式；也要為今后順利有效地執(zhí)行采購作業(yè)，形成長期共存、合作共贏、和諧發(fā)展的醫(yī)療設(shè)備售后服務(wù)市場培育良好的關(guān)系[7]。

2.5 學(xué)習(xí)意愿

采購事業(yè)正在快速發(fā)展，但是目前大學(xué)里并沒有開設(shè)采購專業(yè)。規(guī)?；?、法制化、集中化、電子化、專業(yè)化采購的實(shí)現(xiàn)，要求從業(yè)人員不斷更新、補(bǔ)充、拓展和深化相關(guān)知識，形成較為完善的知識結(jié)構(gòu)和較強(qiáng)的解決問題能力。在平時工作中準(zhǔn)確評價個人特點(diǎn)和強(qiáng)項，找出自身能力與工作需要之間的差距，定位好職業(yè)發(fā)展方向，運(yùn)用自學(xué)與培訓(xùn)相結(jié)合的方法，勤于實(shí)踐，善于總結(jié)，爭取早日進(jìn)入采購戰(zhàn)略管理階段，即能夠分析并整合醫(yī)院內(nèi)外部資源，制定合理的戰(zhàn)略采購計劃，平衡資源需求與市場變化，壓縮采購周期，尋找到低成本的戰(zhàn)略伙伴。

3 醫(yī)療設(shè)備采購人員的培養(yǎng)與管理

道德水平高、精通采購技術(shù)、熟悉商品性能、責(zé)任感強(qiáng)的高素質(zhì)醫(yī)院采購隊伍的建設(shè)，至少應(yīng)該包括能力培養(yǎng)、考核評價、程序建設(shè)、風(fēng)險防控4個部分。

3.1 能力培養(yǎng)

采購人員的能力培養(yǎng)有一種廣泛認(rèn)同的HASK模型 ：Habit（ 習(xí) 慣 ），Attitude（ 態(tài) 度 ），Skill（ 技 能 ），Knowledge（知識）。比較典型的培養(yǎng)階段一般包括：①教育訓(xùn)練，通過系統(tǒng)化的訓(xùn)練計劃培養(yǎng)專業(yè)的采購人員；② 自我評估，通過了解自身采購能力的優(yōu)缺點(diǎn)，設(shè)計今后的改進(jìn)計劃；③ 資格認(rèn)證，采取外界認(rèn)可的資格考核來取得采購技能的認(rèn)證；④ 管理能力發(fā)展，對具有潛力的采購人員進(jìn)行管理能力的訓(xùn)練。目前，我國醫(yī)院采購部門的大部分采購人員處于職業(yè)生涯成長的初級階段，此階段應(yīng)該重視做好采購人員的日常培訓(xùn)教育工作，督促其通過自學(xué)、專家授課、經(jīng)驗(yàn)交流、短期外出培訓(xùn)等多種形式，不斷提高個人綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

3.2 考核評價

采購人員的績效評估應(yīng)遵循5R原則：Right Time（適時）、Right Quantity（適量）、Right Quality（適質(zhì)）、Right Price（適價）、Right Place（適地），并以數(shù)量化的指標(biāo)作為績效衡量尺度。采購績效評估指標(biāo)一般包括[8-9]：① 品質(zhì)績效，可由驗(yàn)收記錄及使用記錄來判斷。拒收或使用過程中品質(zhì)不佳的設(shè)備比率越高，表明采購人員的品質(zhì)績效越差；② 數(shù)量績效，該項指標(biāo)受到經(jīng)營狀況、庫存管理、技術(shù)變更等因素影響；③ 時間績效，用來衡量采購人員辦事效率，對供應(yīng)商交貨時間進(jìn)行控制；④ 價格績效，衡量議價能力及供需雙方實(shí)力的消長情況；⑤ 采購活動指標(biāo)，用來了解采購人員工作壓力與能力，調(diào)整采購部門的組織與人員。整個評估體系實(shí)行“采購成本、采購質(zhì)量”否決制，分解考核到單個采購人員并獎懲到位。

3.3 程序建設(shè)

采購部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行通常是零散的、本能反應(yīng)式的，缺乏系統(tǒng)性和整體性。工作程序的混亂是最大的資源浪費(fèi)，審批、采購、驗(yàn)收程序要進(jìn)一步理順并向全院各科室告知[10]。程序建設(shè)的目的是充分地使用人、財、物和環(huán)境信息，通過對目標(biāo)和流程的研究及對信息最大限度的掌握，將采購管理任務(wù)進(jìn)行數(shù)量化分解，確保采購過程中的數(shù)據(jù)明細(xì)可靠、計劃準(zhǔn)確可行、流程實(shí)時可控、信息互通聯(lián)網(wǎng)，最終組成一個對過程和結(jié)果進(jìn)行精確控制的管理系統(tǒng)[11]，使醫(yī)院采購作業(yè)變成可復(fù)制、可操作、可共享的模式。規(guī)范化的程序包括政策、組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、步驟、流程、指示、規(guī)范和特殊事項的指導(dǎo)原則，既是所有采購人員的工作方針和行為準(zhǔn)則，方便其自我管理，也有利于采購部門更加容易地取得其他科室的支持與配合，并在醫(yī)院制定的遠(yuǎn)景規(guī)劃的框架里不斷發(fā)展壯大。

3.4 風(fēng)險防控

風(fēng)險防控能有效降低道德因素對“灰色采購[12-15]”行為傾向的影響。一是明確紀(jì)律要求及處罰措施，強(qiáng)化內(nèi)部稽核，建立內(nèi)外結(jié)合的全方位、全過程的監(jiān)督機(jī)制，重點(diǎn)預(yù)防監(jiān)控關(guān)鍵崗位和環(huán)節(jié)，確保資金支出的安全和有效。二是由紀(jì)檢、財務(wù)、物資等部門組成論證小組，全程參與大型醫(yī)療設(shè)備的申購論證、編制標(biāo)書、招標(biāo)評標(biāo)、簽訂合同等過程，同時，在購銷中與供應(yīng)商簽訂廉政合約及條款。三是明確禁止采購人員收受投標(biāo)人饋贈禮金、禮品、宴請、回扣，或參加名目繁多的娛樂旅游活動，鼓勵或縱容“灰色采購”，最終將危害醫(yī)院利益。四是組織≥3人的現(xiàn)場談判小組，削弱單個采購人員的決定權(quán)，做到談判和執(zhí)行有效分離。五是建立公開透明的信息采集系統(tǒng)。市場信息掌握不充分，既缺乏在更廣泛市場上發(fā)現(xiàn)和比較賣方的能力和手段，也為采購人員職務(wù)犯罪提供了掩護(hù)。六是及時了解采購人員的工作態(tài)度、工作紀(jì)律和采購結(jié)果，經(jīng)常進(jìn)行思想意識形態(tài)教育。

4 小結(jié)

醫(yī)療改革的深入推進(jìn)、精細(xì)化管理的不斷挖潛、開源節(jié)流的競爭壓力，逐步將采購部門推向醫(yī)院戰(zhàn)略管理層面。從業(yè)人員的綜合能力是采購事業(yè)的羈絆，也成為各界關(guān)注的熱點(diǎn)問題。道德素養(yǎng)、專業(yè)技能、成本意識、溝通能力、學(xué)習(xí)意愿是采購人員應(yīng)該具備的5種基本職業(yè)素質(zhì)。能力培養(yǎng)、考核評價、程序建設(shè)和風(fēng)險防控，是建設(shè)現(xiàn)代化采購隊伍必走的4條道路。只有不斷提升采購人員的綜合素質(zhì)，才能推動醫(yī)療設(shè)備采購活動健康順利進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院又好又快地發(fā)展。

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