醫(yī)院檔案管理實(shí)踐探索

付善鋒

醫(yī)院檔案管理實(shí)踐探索

付善鋒

隨著我國衛(wèi)生事業(yè)和計算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院對檔案管理的方式也越來越信息化，檔案管理工作能不能及時跟得上實(shí)踐的需要，成為衡量醫(yī)院管理水平的重要標(biāo)志之一。本文著重探討了在實(shí)踐中如何做好醫(yī)院檔案管理工作。

醫(yī)院;檔案管理;實(shí)踐

1 建立系統(tǒng)的檔案管理制度

1.1 明確職責(zé)，完善檔案管理內(nèi)容 隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展，對于檔案管理的要求也越來越高，無論是在管理體制上，還是在管理方式上，都在時代發(fā)展和現(xiàn)實(shí)需求的基礎(chǔ)上，要求改革創(chuàng)新［1］。因此，建立系統(tǒng)的檔案管理體制，完善明確的責(zé)任體系顯得十分重要。醫(yī)院檔案的形成、管理涉及全院每一位醫(yī)護(hù)人員，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的支持與協(xié)助。因此，在職責(zé)體系中，可確定院領(lǐng)導(dǎo)作為一級負(fù)責(zé)人，宏觀指導(dǎo)檔案管理工作的方針和計劃，制定工作監(jiān)督體制;在全院各科室另外確定負(fù)責(zé)人，對檔案部門負(fù)責(zé)并指導(dǎo)檔案部門的具體工作;檔案部門的負(fù)責(zé)人和工作人員則為實(shí)際執(zhí)行人，這樣建立一個在院領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下的責(zé)任體制，明確各方職責(zé)，有利于檔案部門工作的開展和具體的責(zé)任追究。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長期的醫(yī)教研工作、醫(yī)院管理等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料，及時地收集、整理、鑒定、保管，是檔案管理的最基本工作，因此，保證收集材料的完整性十分重要。醫(yī)院制作檔案的目的，一方面是要保存醫(yī)院的歷史資料、各項(xiàng)文件材料及各方的檔案資料;另一方面則是為將來的使用提供便利，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策、研究工作、處理重大問題時，都離不開醫(yī)院檔案來做實(shí)證性研究。因此，檔案在進(jìn)行管理的過程中，需要按照科目進(jìn)行系統(tǒng)性的編目歸檔，比如按照醫(yī)院完成科研成果的不同項(xiàng)目類別，或者按照從事醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、建設(shè)、科研等工作活動中形成的應(yīng)歸檔保存的技術(shù)文件材料等方面進(jìn)行整理、編目和歸檔，或者是按照每年醫(yī)院的立項(xiàng)、報告等資料整理、編目歸檔等，只有在實(shí)踐中不斷豐富檔案管理的內(nèi)容，才能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的需求和時代的發(fā)展。

1.2 完善檔案管理方式 隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院醫(yī)生、護(hù)士的增多，同時也意味著文件資料、檔案資料的增多。信息量的增加意味著檔案管理方式需要不斷地創(chuàng)新與完善。第一，要注重材料的搜集及系統(tǒng)地整理。資料的搜集主要依靠兩種方式，一是傳統(tǒng)的館藏紙質(zhì)資料，需要靠人工搜集，二是現(xiàn)代化的信息檢索，如今信息技術(shù)運(yùn)用到了檔案管理上，各種資料基本已電子化，但同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料保管并沒有被廢棄，紙質(zhì)資料的電子化工作仍在進(jìn)行，因此，這兩方面都要重視。第二，要對檔案進(jìn)行分門別類，歸類管理。檔案的歸類十分重要，這直接關(guān)系到將來的提取利用。對于檔案的歸類管理，工作人員都應(yīng)有專業(yè)的培訓(xùn)，這類工作煩瑣細(xì)致，需要工作人員嚴(yán)格按照專業(yè)化要求做好分類整理。第三，要做好檔案管理的監(jiān)督、檢查，建立系統(tǒng)的資料評估體系。為了確保檔案信息的完整性，醫(yī)院要建立一套系統(tǒng)的資料評估體系，做好監(jiān)督、檢查工作，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

1.3 健全工作人員管理體制 在醫(yī)院的檔案管理人員的選取中，往往都是以有經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先，而這在某種程度上制約了引進(jìn)先進(jìn)人才，即那些沒有經(jīng)驗(yàn)，但是思想靈活，勇于創(chuàng)新的人才。因此，這種方式制約了人才的流動，而由于從事管理工作的都是一些有經(jīng)驗(yàn)的老員工，雖然有經(jīng)驗(yàn)，但是管理方式保守、陳舊。另一方面，從事檔案管理工作的人員有兩部分，一部分是各醫(yī)院檔案部門專職檔案人員，一部分是各職能部門的兼職檔案人員，從事檔案管理的工作人員待遇差，升遷慢，無法吸引年輕有為的人才前來從事，因此，檔案人員尤其是兼職檔案人員的流動性很大，這嚴(yán)重影響了檔案工作的正常開展。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制十分重要。要積極推動檔案管理工作，可以引進(jìn)競爭激勵機(jī)制［2］。首先提高檔案管理工作人員的待遇和地位，吸引能者前來，進(jìn)而積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，從而充分調(diào)動員工的積極性，最大限度地挖掘個人潛力。在人員的管理上，也要相應(yīng)的建立一些激勵機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人工作表現(xiàn)作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動報酬、晉職掛鉤，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。

2 提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

2.1 對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)及素質(zhì)教育培訓(xùn) 檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的專業(yè)水平及整體素質(zhì)。因此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案人員自身專業(yè)水平及整體素質(zhì)的培養(yǎng):(1)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在這方面，醫(yī)院可經(jīng)常組織工作人員參加一些檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理工作的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)系統(tǒng)的、最新的檔案管理方法，調(diào)動工作人員積極性，定期對檔案管理工作中收集、立卷等存在的問題做匯報反饋，積極組織探討解決方案，明確整改的方向和措施等。(2)培養(yǎng)其創(chuàng)新及實(shí)踐應(yīng)用能力，把專業(yè)知識靈活地運(yùn)用到檔案管理中去。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，亟需一些年輕有為，懂電腦且熱愛檔案管理事業(yè)的人才從事檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)跟上社會發(fā)展的步伐，培養(yǎng)懂網(wǎng)絡(luò)化、信息化的專業(yè)人才，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理知識和技術(shù)，與時俱進(jìn)，推動檔案管理工作的進(jìn)步與創(chuàng)新。(3)培養(yǎng)其綜合服務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治教育和職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的服務(wù)理念。

2.2 營造人性化的工作環(huán)境 (1)營造活潑的工作環(huán)境，調(diào)動檔案管理工作人員的積極性。檔案管理工作本身是一項(xiàng)與資料打交道，略顯枯燥的工作，如果不在枯燥的工作氛圍中，引進(jìn)新鮮的活力，很容易使工作人員陷入困頓、不積極進(jìn)取、思維呆板化等不良情緒，不利于工作的開展與創(chuàng)新。醫(yī)院可通過組織開展一些積極的活動，比如檔案管理知識競賽、先進(jìn)檔案管理工作人員評比等，調(diào)動工作人員的工作激情與活力，通過活動的參與，也可起到提高其專業(yè)知識水平的作用，可謂一舉兩得。(2)合理安排工作崗位，尊重員工的專長和特點(diǎn)。一是醫(yī)院在人員工作崗位的安排上，可以針對檔案管理專業(yè)人員的專長和個人個性特點(diǎn)，將工作人員安排在適合的崗位上，使其更加充分地發(fā)揮專長、喜好，使檔案管理工作更加有效率，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信任理解的良好環(huán)境。二是完善檔案干部終身教育體系。醫(yī)院可把他們朝多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍方向發(fā)展培訓(xùn)，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力。三是完善檔案管理工作人員的福利待遇。檔案管理工作人員待遇不高，地位不受重視，是導(dǎo)致其人員流動性偏高的一個重要因素，人員的流動性太大會造成工作開展的不穩(wěn)定，工作銜接不上或者銜接出紕漏，因此，醫(yī)院在這一方面要特別重視，對癥下藥，培養(yǎng)一個團(tuán)結(jié)穩(wěn)定的工作團(tuán)隊(duì)。

3 建立信息化的檔案管理體系

傳統(tǒng)的檔案管理主要是依靠人工以手工方式收集、儲存、加工、歸檔的方式來進(jìn)行檔案管理工作，這種方法有其長處，但隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案資料及信息量的大大增加，傳統(tǒng)的檔案管理工作已跟不上時代發(fā)展的步伐，通過人工收集信息效率低，資料的查找及檢索不方便，耗時長，在如今這個信息化發(fā)展的時代，人們已經(jīng)習(xí)慣通過電子資源，用最便捷的方式、花最少的時間搜索到自己想要的資料，因此，要做到檔案管理的信息化?？蓮囊韵氯齻€方面著手:(1)建立數(shù)字化的檔案圖書館，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上檢索。利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，把檔案館中所儲存的檔案、照片、錄音及錄像等資料，進(jìn)行數(shù)字化處理，并全部上載到相關(guān)的全文化數(shù)據(jù)庫或者多媒體數(shù)據(jù)庫中去。這是一項(xiàng)工作量非常大的工作，需要工作人員的耐心細(xì)致。利用信息化的方法和手段，可極大地提高檔案信息管理和利用的效率。(2)做好檔案管理信息安全化工作。隨著檔案管理的信息化，隨之而來的便是一系列的信息安全問題。檔案的信息安全包括內(nèi)部工作人員操作失誤、系統(tǒng)設(shè)備故障或者來自外部的惡意攻擊，如計算機(jī)病毒、黑客等所引起的信息損毀和遺漏以及信息保密問題［3］。醫(yī)院的檔案信息安全管理，可聘請專業(yè)人員來加強(qiáng)信息安全，如設(shè)立防火墻，一旦遇到外部攻擊或者中毒現(xiàn)象，需要及時有專業(yè)人士進(jìn)行接觸，以防止信息的損毀、遺失或被竊，與此同時，還要不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能。另外，還要十分注意信息的備份，對于重要的信息應(yīng)以多種方式備份并且分開存放，以防止信息損毀而帶來無法恢復(fù)的損失。(3)培養(yǎng)檔案管理工作人員的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)實(shí)際應(yīng)用等專業(yè)水平。醫(yī)院檔案的信息化管理，無論是實(shí)際操作，還是對于信息安全的防范，都需要其從業(yè)人員具備較好的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等實(shí)際應(yīng)用能力，因此，對工作人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)必不可少。

［1］烏慶正．搞好檔案資源建設(shè)之淺見［J］．山東檔案，2009，16 (3):31．

［2］李華．對醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的思考［J］．佳木斯大學(xué)社會科學(xué)學(xué)報，2010，12(4):23．

［3］盧慧軍．?dāng)?shù)字化時代檔案信息資源開發(fā)利用［J］．寧波電大學(xué)報，2010，19(3):18．

10.3969/j．issn.1674－4985.2012.07.066

256603濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

付善鋒

2012－01－06)

(本文編輯:連勝利)