醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)及其設(shè)計(jì)思路

郝瑩

(哈爾濱醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 哈爾濱 150086)

醫(yī)院資源規(guī)劃中,一個(gè)重要的組成部分就是醫(yī)院技術(shù)檔案管理,醫(yī)院技術(shù)檔案管理可以是一個(gè)醫(yī)院的人力資源管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng),一個(gè)分支,這個(gè)系統(tǒng)在醫(yī)院技術(shù)人員信息的管理方面起著重要的作用,是技術(shù)人員管理的專用系統(tǒng),是醫(yī)院必備的基礎(chǔ)設(shè)施。

1 技術(shù)檔案系統(tǒng)在醫(yī)院中管理的范圍

管理范圍,這個(gè)是管理定義的第一層意義。在一個(gè)人的從業(yè)道路上,見(jiàn)證一個(gè)人的發(fā)展進(jìn)步的點(diǎn)很多,此系統(tǒng)技術(shù)應(yīng)遴選個(gè)人在諸多個(gè)點(diǎn)中的,比較具有突出代表的相關(guān)活動(dòng)信息來(lái)進(jìn)行管理,不要把個(gè)人的整個(gè)的發(fā)展過(guò)程逐一不落的來(lái)記錄,這樣也不會(huì)出現(xiàn)流水賬的現(xiàn)象。在不斷的實(shí)踐總結(jié)下,我們將管理的范圍總結(jié)成為—“個(gè)人業(yè)務(wù)進(jìn)修信息集、人員基本信息集、個(gè)人發(fā)表論文信息集、個(gè)人帶教情況信息集、個(gè)人短期培訓(xùn)信息集、個(gè)人出版著作信息集、個(gè)人出席學(xué)術(shù)會(huì)議信息集、個(gè)人參加科研信息集、個(gè)人技術(shù)考核信息集、個(gè)人學(xué)分登記表、個(gè)人技術(shù)職稱變更信息等等十幾個(gè)子項(xiàng)目?！?/p>

在我們的醫(yī)院中,還有很多青年的醫(yī)生,他們的個(gè)人信息也應(yīng)該得到我們的重視,所以我們就針對(duì)這類人群制定了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、階段總結(jié)、臨床實(shí)踐等信息采集集。我們?cè)趯?shí)際的工作當(dāng)中,我們上述所講的這些都可以滿足一個(gè)三級(jí)醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)和要求

除了第一個(gè)含義外,管理范疇還有第二層含義,就是管理精度。從我們檔案管理人員的相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看,管理的精度可分三級(jí)—案卷級(jí)、文件級(jí)和內(nèi)容級(jí)。案卷一般以技術(shù)活動(dòng)名稱或人員名稱作為索引,案卷內(nèi)建立各時(shí)期、各類別文件。文件是內(nèi)容的索引,內(nèi)容是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。我們不能只管理到案卷的級(jí)別,因?yàn)檫@樣不能夠大力的發(fā)揮技術(shù)檔案的各項(xiàng)服務(wù)功能,那么,我們只有投入較多的人力的條件之下,才能管理到內(nèi)容級(jí),所以針對(duì)一些醫(yī)院的特殊情況,結(jié)合我們的實(shí)際情況,有條件的醫(yī)院應(yīng)該管理到內(nèi)容級(jí),如果沒(méi)有這個(gè)條件,可以將部分的技術(shù)活動(dòng)管理到文件級(jí)別,這些都視情況、條件而定。

2 技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的總體需求

(1)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用,是技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的總體需求的重要部分。我們要充分的體現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),抓住這個(gè)優(yōu)勢(shì),讓它在掌握技術(shù)人員的技術(shù)成就方面、早期發(fā)現(xiàn)人才方面、進(jìn)一步培養(yǎng)人才、人才管理的及時(shí)準(zhǔn)確方面都發(fā)揮到應(yīng)有的作用。我們要讓計(jì)算機(jī)技術(shù)淋漓盡致的體現(xiàn)出來(lái)為我們提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析和整理,以此來(lái)為醫(yī)院的現(xiàn)代化管理方面做出貢獻(xiàn)。

(2)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)要對(duì)我們工作中的日常工作給予大力的支持,讓日常生活中技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的建立習(xí)慣化、正?；⒆匀换?。

(3)個(gè)人的技術(shù)活動(dòng)信息又可分為兩類。(1)業(yè)務(wù)技術(shù)歷程,包括個(gè)人的基本信息、在校學(xué)習(xí)情況(學(xué)生檔案中的有效信息)、工作后的崗位變更情況、進(jìn)修、培訓(xùn)、繼續(xù)教育情況、階段性工作總結(jié)及組織鑒定結(jié)果、技術(shù)職稱變更情況及評(píng)定結(jié)果、學(xué)術(shù)職務(wù)變更情況等等。(2)各類技術(shù)成就,如發(fā)表的論文、出版的著作、參加的科研、舉辦的講學(xué)以及帶教情況等等。系統(tǒng)應(yīng)該為收集、整理、匯總和輸出這些信息捉供簡(jiǎn)單、方便的操作力式。

(4)數(shù)據(jù)安全在工作中是至關(guān)重要的,所以我們要時(shí)刻注意這個(gè)問(wèn)題。

(5)我們?cè)诠ぷ髦幸惨⒁庖粋€(gè)問(wèn)題,那就是我們的工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度的問(wèn)題,我們應(yīng)該做到,系統(tǒng)操作漸變,方便用戶的時(shí)刻更新和維護(hù),力求最大限度的減輕我們的操作人員的工作強(qiáng)度。這些就要求我們,應(yīng)大力的發(fā)掘計(jì)算機(jī)的在管理方面的優(yōu)勢(shì)條件,能夠?qū)θ藱C(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行多種橫向分析。多媒體技術(shù),因其能夠直觀的來(lái)顯示分析的數(shù)據(jù)和結(jié)果,也得到了廣泛的應(yīng)用。應(yīng)方便各單位根據(jù)自己的實(shí)際進(jìn)行二次開(kāi)發(fā),方便功能擴(kuò)展。

3 醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)(HTAMS)的設(shè)計(jì)思路確定全院性技術(shù)信息的管理范疇為

來(lái)院進(jìn)修人員信息集、本院學(xué)術(shù)講座信息集、本院科研成果信息集、新技術(shù)新療法信息集、已立項(xiàng)科研信息集、在職研究生信息集等。這些信息以技術(shù)活動(dòng)作為組卷的依據(jù),同時(shí)也與個(gè)人技術(shù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

4 醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)(HTAMS)的實(shí)現(xiàn)

(1)在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方面,首先要特別注意人員基本信息表與各子表的內(nèi)在關(guān)系。人員基本信息表中的人員編號(hào)與各子表的人員編號(hào)是—對(duì)多的關(guān)系。另外,反映全院技術(shù)活動(dòng)的信息集,如科研成果、科研立項(xiàng)等,也要與人員基本信息表建立關(guān)系。

(2)我們應(yīng)該設(shè)計(jì)出實(shí)用性高,操作簡(jiǎn)單的界面,這樣在操作的時(shí)候才能簡(jiǎn)便易懂。在錄入方面,不要重復(fù)的錄入已經(jīng)錄過(guò)的東西,所有的重復(fù)的東西,出現(xiàn)沖突的東西,都應(yīng)該在錄入的相關(guān)過(guò)程當(dāng)中得到相應(yīng)的提示。要相信用戶很快會(huì)掌握強(qiáng)大的SQL查詢技術(shù),給高級(jí)用戶留有充分利用本系統(tǒng)的空間。還要強(qiáng)調(diào)的就是和辦公軟件的接口的問(wèn)題,這個(gè)非常的重要。

(3)計(jì)算機(jī)方面安全性的問(wèn)題是至關(guān)重要的,我們要隨時(shí)提醒用戶及時(shí)的備份數(shù)據(jù),以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失。如果使用桌面數(shù)據(jù)庫(kù),要專門設(shè)計(jì)備份和恢復(fù)程序,指導(dǎo)用戶確保數(shù)據(jù)安全。存在的不足:(1)在繼承既往數(shù)據(jù)方面缺乏靈活性。不少醫(yī)院在使用本系統(tǒng)之前,已經(jīng)積累了部分?jǐn)?shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)可能已經(jīng)進(jìn)入計(jì)算機(jī)。由于本系統(tǒng)內(nèi)在關(guān)系很緊密,將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)比較困難,往往需要手工轉(zhuǎn)換。另外,目前可利用Intemet資源檢索出全院各人員發(fā)表論文的信息,這些信息還不能自動(dòng)轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)內(nèi)。(2)信息輸出的功能不夠強(qiáng)大。目前只有{—部分?jǐn)?shù)據(jù)可以以圖形輸出,還需要用曲線、直方圖、餅圖等方式直觀地揭示技術(shù)發(fā)展情況,需要對(duì)不同時(shí)期的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對(duì)比,提供決策輔助信息。還需要開(kāi)發(fā)與WebBR務(wù)器的接口,以方便向Intemet傳送數(shù)據(jù)。

(4)醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)還存在著智能程度低的狀況,這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)得到了我們從業(yè)人員的重視,我們已經(jīng)對(duì)相關(guān)的個(gè)人信息進(jìn)行分析,其他的改進(jìn)研究方面還需要我們不斷的努力來(lái)完成。