談醫(yī)療事故技術(shù)鑒定業(yè)務(wù)檔案的管理

李 真

山東省醫(yī)學(xué)會(huì)，山東濟(jì)南 250014

談醫(yī)療事故技術(shù)鑒定業(yè)務(wù)檔案的管理

李 真

山東省醫(yī)學(xué)會(huì)，山東濟(jì)南 250014

本文針對(duì)醫(yī)療事故技術(shù)鑒定檔案管理工作展開，旨在研究醫(yī)療事故技術(shù)鑒定業(yè)務(wù)檔案工作的重要性、目前現(xiàn)狀、安全保密工作、信息化管理、以及醫(yī)鑒辦檔案的合理充分利用，通過對(duì)這一系列問題的研究，形成了一套行之有效的對(duì)醫(yī)鑒辦檔案的管理辦法，體現(xiàn)醫(yī)療事故技術(shù)鑒定檔案管理的重要意義，保證安全的條件下，盡可能發(fā)揮其重大作用，應(yīng)用于廣大醫(yī)生學(xué)術(shù)工作中和臨床工作中，促進(jìn)醫(yī)患和諧。

醫(yī)療事故技術(shù)鑒定；業(yè)務(wù)檔案；管理；安全有效利用

醫(yī)療事故技術(shù)鑒定工作是一項(xiàng)政策性特別強(qiáng)，要求特別嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎阼b定管理過程中，每個(gè)鑒定會(huì)后都要將當(dāng)日的案例進(jìn)行及時(shí)歸檔整理，每本業(yè)務(wù)檔案都有十分重要的價(jià)值和參考意義，筆者就多年的醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案的管理談一下自己的經(jīng)驗(yàn)。

1 醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案的重要性

醫(yī)療事故技術(shù)鑒定工作不但是維護(hù)醫(yī)患雙方合法權(quán)益的重要途徑，也是醫(yī)療質(zhì)量管理的重要手段，在衛(wèi)生工作中有著至關(guān)重要的作用，醫(yī)鑒辦的檔案管理工作是醫(yī)鑒工作的一部分，是提高辦公室工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)案例真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。管理好醫(yī)鑒辦檔案，對(duì)醫(yī)療事故的減少，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)內(nèi)部規(guī)范乃至全省醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的進(jìn)步都起著至關(guān)重要的作用。醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案，每一本是一個(gè)故事，是一個(gè)案例，是一份真實(shí)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。管理好醫(yī)鑒辦的業(yè)務(wù)檔案，需要工作人員耐心細(xì)致的工作，具有極強(qiáng)的工作責(zé)任心和使命感，保護(hù)好業(yè)務(wù)檔案，是醫(yī)鑒辦工作的重要使命之一，利用好業(yè)務(wù)檔案，發(fā)揮好這些檔案的作用，能減少醫(yī)患糾紛的產(chǎn)生，促進(jìn)醫(yī)患和諧，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)和諧。

2 完善各項(xiàng)檔案管理制度與檔案庫(kù)房的管理

為了更好的保存與保護(hù)醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案，在原有檔案管理規(guī)章制度基礎(chǔ)上，不斷進(jìn)行完善更新，總結(jié)出一整套醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度，并做到嚴(yán)格遵守，制度上墻[1-2]。

2.1 檔案室的規(guī)章制度

檔案室管理是保證醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案保存完好的重點(diǎn)。從總體上講，醫(yī)鑒辦檔案室是按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定來設(shè)置的，由于單位條件有限，沒有能夠單獨(dú)興建，目前醫(yī)鑒辦的業(yè)務(wù)檔案室還是設(shè)置于辦公樓內(nèi)，但還是在現(xiàn)有條件下，做到了對(duì)檔案室的重視與保護(hù)。設(shè)置獨(dú)立的檔案室，對(duì)溫度、濕度、日曬度、樓層等均有要求，并對(duì)房間作了相應(yīng)裝修，門窗進(jìn)行加固，并設(shè)防盜網(wǎng)，安裝防盜門，以防盜竊。檔案分柜上鎖，檔案柜都由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員一律不準(zhǔn)入內(nèi)。在檔案柜的擺放上也下功夫進(jìn)行設(shè)計(jì)，力求節(jié)約空間的基礎(chǔ)上，做到方便查找。

2.2 檔案的保管制度

每本案例單獨(dú)歸檔，并作了詳細(xì)歸檔目錄，對(duì)鑒定專家的記錄簽名都嚴(yán)格把關(guān)存檔，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議記錄情況也進(jìn)行歸檔，方便日后查閱，提供詳盡資料。歸檔時(shí)詳細(xì)檢查，保證材料齊全，完整無缺，如遇特殊情況有缺失紙張，都詳細(xì)記錄備案，方便查詢。歸檔文件均要求字跡清楚，內(nèi)容真實(shí)，裝訂結(jié)實(shí)，整齊規(guī)范，排列有序[3-5]。切實(shí)做好業(yè)務(wù)檔案的防火、防潮，防蛀工作，認(rèn)真對(duì)待每一本檔案。

2.3 檔案室借閱制度

為了更好的保護(hù)及利用好業(yè)務(wù)檔案，制定了詳細(xì)的醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案的借閱制度，設(shè)立電子文檔與紙質(zhì)借閱簽字制度，每借出一本檔案都要詳細(xì)記錄、審查，經(jīng)手人、借閱人、分管領(lǐng)導(dǎo)三人分別簽字，方可取出被借檔案，借閱事由及借閱、歸還時(shí)間都作了登記，從一定程度上保證了檔案的安全。又能促進(jìn)檔案的合理利用。

2.4 檔案利用制度

檔案是寶貴財(cái)富，只存不用，難以發(fā)揮出檔案的重大作用，檔案的利用制度，就是針對(duì)需要借出大量檔案時(shí)，對(duì)借閱者的審核，對(duì)用途進(jìn)行核實(shí)，最大限度保證檔案能夠合理利用，同時(shí)也能保證檔案資料的系統(tǒng)安全性。俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。這些制度的設(shè)立與遵守，保證了醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案能夠完好無損的保存下來，并且得到合理利用，發(fā)揮它的巨大作用。

3 醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)

當(dāng)今，是信息化的時(shí)代，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案文件的登記、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要很多的時(shí)間和工作，同時(shí)還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。利用信息技術(shù)可以使醫(yī)鑒辦檔案的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等一系列的工作變得十分便利，同時(shí)也增強(qiáng)了檔案文件的可靠性。根據(jù)這一特點(diǎn)，在醫(yī)鑒辦的業(yè)務(wù)檔案的管理上，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的作用，分別設(shè)置了歸檔文件目錄，用來對(duì)每本檔案的每份文件進(jìn)行登記，另外對(duì)每本檔案進(jìn)行編號(hào)，順序排放，方便查找，設(shè)置總表，已歸檔都作了標(biāo)記，做到檔案管理員心中有數(shù)。根據(jù)醫(yī)鑒辦檔案的特色設(shè)置了案例情況統(tǒng)計(jì)表，每個(gè)案例涉及科別以及鑒定大體情況，都進(jìn)行記錄，組織表格，這樣一來方便查詢，同時(shí)也能很好的做到分門別類，整理歸納。2010年醫(yī)療事故技術(shù)鑒定辦公室出版了《典型案例100例》一書，鑒定專家針對(duì)過去鑒定的案例，歸納總結(jié)，吸取經(jīng)驗(yàn)，組織成文，這個(gè)過程需要外借大量檔案，因?yàn)橛写吮砀?，查詢方便，還能把此類案例都找出來，供專家選材[6]。不僅節(jié)約了時(shí)間，更能促進(jìn)檔案的合理利用，發(fā)揮巨大作用?？偨Y(jié)歸納其卓越優(yōu)勢(shì)，有以下幾點(diǎn)：

3.1 醫(yī)鑒辦的檔案管理工作方便高效

從前管理員要手工收集、整理，提供單位利用，工作量很大，但是效率卻不高。充分實(shí)現(xiàn)信息化后，很多數(shù)據(jù)只需要一次錄入，就可以反復(fù)多次利用，節(jié)約了工作時(shí)間，提高了工作效率。

數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。很多報(bào)表、歸檔目錄、背靠表、案卷目錄都可以設(shè)定統(tǒng)一格式，直接打印，不僅使業(yè)務(wù)檔案更加規(guī)范，也能有效地節(jié)約時(shí)間。此外對(duì)上報(bào)數(shù)據(jù)等表格計(jì)算機(jī)也能直接計(jì)算統(tǒng)計(jì)，方便快捷。

3.2 為檢索查詢提供了便利

過去的檢索方法是檔案管理員從紙質(zhì)的手寫目錄中，找出所需的檔案編號(hào)，根據(jù)編號(hào)到檔案室查找，不僅耗時(shí)，而且費(fèi)力。醫(yī)鑒辦檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，對(duì)于業(yè)務(wù)檔案的檢索和查詢相當(dāng)方便，只需要通過計(jì)算機(jī)操作就可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)查詢，在時(shí)間和空間上都更為方便快捷。

3.3 更好的保證業(yè)務(wù)檔案的安全

傳統(tǒng)的檔案查詢借閱多是以人工操作為主，檔案多次拿出翻閱、登記，容易出錯(cuò)，也容易丟失和損壞。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查閱很多可以利用計(jì)算機(jī)操作，減少了檔案的反復(fù)多次出庫(kù)入庫(kù)，更好地保障了檔案的安全。同時(shí)設(shè)置了檔案催還功能，及時(shí)提醒檔案管理人員對(duì)外借檔案的按時(shí)收回。

4 安全管理與合理利用

檔案管理的重中之重是保證檔案資料的安全，但一味的保證安全，而不將他們合理利用就失去了檔案保管的意義。檔案的合理利用，是檔案的目的，也是檔案的生命，所以檔案的合理利用非常重要。所謂合理是保證檔案安全的前提下，最大程度地對(duì)資源有效利用。醫(yī)療事故技術(shù)鑒定工作意義重大，在多年的鑒定檔案中，有許多寶貴經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，如果加以歸納總結(jié)，并運(yùn)用于醫(yī)學(xué)實(shí)踐中，對(duì)臨床醫(yī)生非常有幫助，最重要的是對(duì)醫(yī)療事故減少有直接關(guān)系。所以，對(duì)醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案的管理上，我們采取保障安全、方便專家、服務(wù)社會(huì)的理念。積極配合學(xué)術(shù)研究需要，目前根據(jù)業(yè)務(wù)檔案出書兩本，課題若干，并經(jīng)常用于專科學(xué)術(shù)交流中，得到了有效利用，真正做到了服務(wù)大眾。

5 視頻、有聲資料的歸檔保存

在醫(yī)鑒辦業(yè)務(wù)檔案中，經(jīng)常有醫(yī)患雙方提交視頻、有聲資料。為了更好的還原案例的全貌，這部分檔案也應(yīng)該得到很好的保存，然而這部分資料占用空間大，并且不方便保存，所以保存聲像資料難度較大。醫(yī)鑒辦的業(yè)務(wù)檔案，我們將其中的聲像資料進(jìn)行復(fù)制，以光盤形式存檔，為了方便查找，光盤檔案隨紙質(zhì)檔案一起存放，以案例為單位。2008年醫(yī)鑒辦的會(huì)議室安裝攝像頭，對(duì)鑒定會(huì)進(jìn)行全程錄像，并對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行刻錄、存檔。為今后業(yè)務(wù)檔案的利用提供更大的便利，更完整的還原鑒定會(huì)全貌。同時(shí)，對(duì)鑒定專家也是督促和監(jiān)督，每一句話，每一個(gè)觀點(diǎn)，都要有據(jù)可依，做到依法鑒定，公平鑒定。

[1]賈建萍.提高圖書館工作人員素質(zhì)淺論[J].圖書館工作與研究，2001，（4）：58-59.

[2]吳建中.21世紀(jì)圖書館新論[M].上海：上?？茖W(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，1998.

[3]馬衛(wèi)星，許揚(yáng).新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].中外醫(yī)學(xué)研究，2011，9（13）：136.

[4]劉均賢.衛(wèi)生檔案工作指南[M].北京：中國(guó)文史出版社，2006.

[5]王文春.對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考 [J].實(shí)用醫(yī)技雜志，2008，15（13）：1755-1756.

[6]王曉哲.增強(qiáng)法律意識(shí)加強(qiáng)病歷檔案管理[J].中外醫(yī)學(xué)研究，2011，9（12）：108.

R197.3

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1674-4721（2012）06（a）-0174-02

2012-03-27 本文編輯：馬 雙）