醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案管理

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廣東省深圳市人民醫(yī)院設(shè)備科，廣東深圳 518020

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案管理

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廣東省深圳市人民醫(yī)院設(shè)備科，廣東深圳 518020

本文從醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理的角度出發(fā)，介紹了醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案管理的重要性及建立技術(shù)檔案資料的實(shí)用內(nèi)容。文章提出醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的特點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)一步分析了當(dāng)前技術(shù)檔案管理與計(jì)量檢測(cè)的關(guān)系，說明醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案對(duì)醫(yī)療質(zhì)量和科研水平的重要影響。此外還介紹了醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案的建立與管理的內(nèi)容及方法，全面分析了醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案管理的必要性。

醫(yī)療設(shè)備；計(jì)量技術(shù)檔案；管理；必要性

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)與醫(yī)療安全和質(zhì)量息息相關(guān)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人們的生活質(zhì)量進(jìn)一步提高，對(duì)醫(yī)療安全和質(zhì)量要求也隨之提高，因此，如何做好醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理成為至關(guān)重要的問題。而計(jì)量技術(shù)檔案是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)在檢測(cè)工作實(shí)踐中形成的系列資料，它是開展計(jì)量檢測(cè)工作全過程的真實(shí)記錄。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計(jì)量管理的重要組成部分[1]。

1 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)

檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在計(jì)量檢測(cè)工作中形成的大量文件資料，是檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系管理、運(yùn)行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實(shí)性的反映和記載，它不僅是檢測(cè)機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及機(jī)構(gòu)考核的重要憑據(jù)[2]。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠的依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)有其特殊性，它的計(jì)量準(zhǔn)確性直接影響到病患的檢查、治療、康復(fù)等方面，而記錄、保存相關(guān)的計(jì)量檢測(cè)報(bào)告、數(shù)據(jù)等技術(shù)檔案則是必須的、重要的工作，是開展計(jì)量檢測(cè)量值溯源等工作的必要依據(jù)。充分利用開發(fā)科技檔案，有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案作為醫(yī)療技術(shù)檔案領(lǐng)域的重要分支之一，醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案的科學(xué)發(fā)展對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都產(chǎn)生重要影響。

2 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的重要性

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：（1）真實(shí)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案主要內(nèi)容有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)合格證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作流程、開展檢定校準(zhǔn)工作的原始記錄等，它真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的過程及結(jié)果。（2）實(shí)用性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是經(jīng)過收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的，具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，以確保相關(guān)人員能夠進(jìn)行查閱和參考。（3）保密性。對(duì)某些有特殊價(jià)值的醫(yī)療技術(shù)檔案要根據(jù)國家保密法確定其保密等級(jí)，并正確處理好利用和保密關(guān)系。（4）專業(yè)性。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案是在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)工作中形成的，而醫(yī)學(xué)專業(yè)發(fā)展迅速，相關(guān)的計(jì)量檢測(cè)技術(shù)也相應(yīng)的提高，要求從事醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案管理的工作者有較高的專業(yè)技術(shù)知識(shí)[3]?？萍紮n案、資源檔案的可利用價(jià)值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用，對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都 將產(chǎn)生重要影響。

3 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立和管理

3.1 前期準(zhǔn)備工作的資料檔案

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)技術(shù)檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計(jì)量管理和檔案管理的相關(guān)知識(shí)，熟悉相關(guān)法規(guī)文件[4]。在醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理中，經(jīng)常會(huì)遇到的問題是既要不影響正常的診療工作，又要進(jìn)行計(jì)量檢測(cè)，設(shè)備正在運(yùn)行或操作中以確保日常診療工作，配合計(jì)量檢測(cè)問題、醫(yī)務(wù)人員人力資源分配問題等，必須做好前期準(zhǔn)備工作，包括計(jì)量檢測(cè)相關(guān)的法規(guī)文件、通知、日程表等安排。

完整的前期準(zhǔn)備工作的歸檔資料主要包括：計(jì)量工作的工作依據(jù)、審批文件、通知、日程表、地點(diǎn)安排、人力資料分配及計(jì)量檢測(cè)方式等，將以上資料分類、按時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。

3.2 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的資料收集

技術(shù)檔案的信息收集是做好技術(shù)檔案歸檔的基礎(chǔ)。由于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案就涉及報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)器及配套設(shè)備的論證、采購、驗(yàn)收使用維護(hù)、量值溯源以及考核評(píng)審批準(zhǔn)、中間運(yùn)行核查、能力驗(yàn)證、到期復(fù)查、設(shè)備更新、更換、報(bào)停及封存的審核批準(zhǔn)等過程。在這些過程中涉及到具體的技術(shù)人員、采購人員、管理人員、審核評(píng)審人員、論證人員，因此，它既是一項(xiàng)細(xì)致而長期的工作，也是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作。制定計(jì)量檢測(cè)數(shù)據(jù)表格，對(duì)計(jì)量檢測(cè)過程結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行登記、收集，動(dòng)態(tài)記錄相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的設(shè)備計(jì)量檢測(cè)情況。表格填寫清晰、具體到每項(xiàng)數(shù)據(jù)及檢測(cè)結(jié)果。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)范圍登記：如監(jiān)護(hù)儀、流量計(jì)、分光光度計(jì)等。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的數(shù)量登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)相關(guān)的原始數(shù)據(jù)及檢測(cè)歷史情況登記。醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的統(tǒng)計(jì)對(duì)比報(bào)告、證書保存[5]。

3.3 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的整理、建立電子數(shù)據(jù)源

審閱技術(shù)資料完整性，是否有前期、計(jì)量檢測(cè)過程、結(jié)果等完整的相關(guān)資料；審閱技術(shù)資料是否填寫清晰、詳細(xì)、簽字的有效性等；技術(shù)資料的分類、時(shí)間順序排列整理；整理臺(tái)賬數(shù)據(jù)，錄入相關(guān)計(jì)量檢測(cè)管理軟件，生成各類匯總報(bào)表。

3.4 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的組合、裝訂、歸檔

準(zhǔn)備相關(guān)專業(yè)的檔案裝訂工具，將技術(shù)資料組合裝訂成冊(cè)、歸檔，匯編目錄或粘貼標(biāo)簽，按年度匯編存放。

3.5 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)電子檔案。

將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理作準(zhǔn)備。

3.6 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的保存。

檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點(diǎn)，專人專管。

3.7 醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的借閱、查閱管理。

醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。

綜上所述，醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)是醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和安全的必要手段，而醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案的建立與管理，則是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)的一個(gè)重要依據(jù)。它真實(shí)、完整并科學(xué)地記載了醫(yī)療設(shè)備計(jì)量的歷史過程，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備計(jì)量檢測(cè)發(fā)展有至關(guān)重要的作用。如何讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案充分發(fā)揮其作用，成為現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理的重要問題，只有不斷總結(jié)汲取教訓(xùn)，并不斷掌握和學(xué)習(xí)新的技術(shù)檔案管理知識(shí)，才能讓醫(yī)療設(shè)備計(jì)量技術(shù)檔案更好的為臨床服務(wù)，從而為提高醫(yī)院整體的管理水平作出必要的貢獻(xiàn)。

[1]孟慶勇.技術(shù)檔案管理的重要性分析[J].臨床合理用藥，2011，6（7）：140.

[2]王英秀.淺談醫(yī)療技術(shù)檔案管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，12（14）：245.

[3]暢秋菊.從機(jī)構(gòu)考核談?dòng)?jì)量技術(shù)檔案管理[J].中國計(jì)量，2011，10（9）：46-47.

[4] 羅寶文.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理[J].醫(yī)療裝備，2009，9（8）：40-41.

[5]任杰，王嬌.淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J].檔案天地，2010，10（8）：290.

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1674-4721（2012）06（a）-0156-02

2012-03-06 本文編輯：魏玉坡）