提高公證文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略研究

　　公證文書檔案鑒定工作是公證處檔案工作的重要內(nèi)容之一，是檔案管理中非常重要的一部分。我國大部分檔案館、檔案室內(nèi)都存在著檔案日益增多、部分重復(fù)文件歸檔、價值參差不齊等嚴(yán)重問題，這些情況在很大程度上與檔案價值鑒定工作中存在著鑒定程序不合理、組織機構(gòu)不健全、政策不完善、標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)有很大關(guān)系。本文認(rèn)為，針對這些問題找出相應(yīng)的解決辦法，是做好公證文書檔案價值鑒定工作的關(guān)鍵，使文書檔案發(fā)揮其功能作用的有效手段。
　　
　　一、公證文書檔案鑒定工作概述
　　
　　公元前六世紀(jì)的代書人制度是公證制度的起源，歷經(jīng)宗教公證的完善，發(fā)展到現(xiàn)在的國家公證人的現(xiàn)代公證制度。由于其在社會經(jīng)濟活動中無可取代的地位，而越來越受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果，具有無可置疑的證據(jù)力和執(zhí)行力，在現(xiàn)代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公證文書的鑒定工作是至關(guān)重要的。
　　公證檔案是公證人員和當(dāng)事人在具體時間、具體地點、具體行為的記錄，也就是說當(dāng)事人當(dāng)時的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實合法性。文件檔案鑒定是評價主體以一定的評價尺度或標(biāo)準(zhǔn)來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點，再加上參與評價的主體在學(xué)識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現(xiàn)對同一鑒定客體得出不同鑒定結(jié)果或意見的情況。面對此種情況，為了最大限度地實現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性，必須確立明確的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，特設(shè)鑒定機構(gòu)、統(tǒng)一鑒定程序、科學(xué)化管理方式，保證檔案鑒定工作的有序進行。
　　
　　二、公證文書檔案的重要性
　　
　　公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價值，在一定程度上相當(dāng)于機密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。
　　一方面，在市場經(jīng)濟活動中，大部分文件檔案的履行都要持續(xù)一段時間，有些可長達幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現(xiàn)某些偏差，不履行或不能履行自己的義務(wù)。公證文書檔案就像一個非常有威信的監(jiān)督者，默默地約束著當(dāng)事人要對自己的言行負(fù)責(zé)。另一方面，在市場經(jīng)濟活動中，調(diào)解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因為檔案客觀記錄了以往發(fā)生的事情，當(dāng)時的狀態(tài)、當(dāng)事人的真實意思，可以澄清有關(guān)事實，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調(diào)解和訴訟實踐中，司法機關(guān)和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。
　　
　　三、公證文書檔案鑒定工作中存在的問題
　　
　　(一)鑒定理論問題
　　我國的檔案鑒定理論是在結(jié)合我國檔案工作實踐，學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上，吸收民國時期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實踐中證明了其價值，但同時也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價值”概念的模糊，鑒定理論的框架構(gòu)建不完善；對應(yīng)用技術(shù)研究的不足，造成具體操作中的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定質(zhì)量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價值中實際存在著的數(shù)量關(guān)系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質(zhì)量無法得到保證。
　　(二)待鑒定的文書檔案數(shù)量繁多
　　1、進館問題
　　檔案界一直把館藏量做為檔案館的重點，衡量檔案館的規(guī)模以及達標(biāo)升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，在增加館藏的片面指標(biāo)下，一些不具有進館價值的檔案也隨之入館，造成進館檔案質(zhì)量不高。還有相當(dāng)一部分冠以長期、永久之名，卻無實際保存價值的檔案。
　　2、鑒定程序問題
　　目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發(fā)現(xiàn)卷中有不符合保管期限的文件，就必須進行處理。首先進行拆卷，將不需繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內(nèi)文件目錄上注明。然后調(diào)整檔號，保管期限的調(diào)整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證保管和利用。最后調(diào)整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需要作相應(yīng)調(diào)整、更改。這一系列復(fù)雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。
　　3、鑒定標(biāo)準(zhǔn)問題
　　我國現(xiàn)行的文書檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實踐證明，文書檔案內(nèi)容龐雜、涉及面廣，在鑒定時困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。
　　4、管理方式問題
　　裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響了鑒定工作的順利開展，現(xiàn)在對檔案鑒定后，如發(fā)現(xiàn)失去保存價值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開、頁號重編、目錄索引重搞，一系列的連鎖反應(yīng)，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價值，但考慮到牽一發(fā)而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經(jīng)常開展。
　　5、保管期限問題
　　長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機關(guān)下發(fā)的文件除對本機關(guān)頒發(fā)和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認(rèn)為“這樣會減少重復(fù)檔案的數(shù)量”，但在實際操作過程中，并沒有達到減少庫存檔案數(shù)量的目的效果。
　　
　　四、提高公證文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略
　　
　　1、完善鑒定理論
　　我國現(xiàn)行的鑒定理論側(cè)重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應(yīng)用技術(shù)研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實用性，可操作性不強，在實際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實踐操作性，逐步實現(xiàn)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化，更有效地指導(dǎo)實踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結(jié)合我國檔案工作實際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導(dǎo)鑒定實踐前行。
　　2、設(shè)立專門鑒定機構(gòu)
　　為了確保鑒定工作順利進行，在檔案館內(nèi)應(yīng)健全必要的組織機構(gòu)，專人負(fù)責(zé)鑒定工作，建立必要的監(jiān)督機制，嚴(yán)格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進行鑒定統(tǒng)計，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質(zhì)量評價和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計劃，對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進行。為當(dāng)事人保密是公證處的義務(wù)和職責(zé)，為確保這項職責(zé)的正確遵守，公證機構(gòu)應(yīng)設(shè)專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。
　　4、細(xì)化文書檔案保管期限表
　　各級檔案室可以依據(jù)國家關(guān)于《機關(guān)文件材料歸檔范圍查閱和文書檔案保管期限規(guī)定》，并結(jié)合本機關(guān)工作職能制定出條款清晰、內(nèi)容豐富、層次分明、明確具體、可操作性強，即符合全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細(xì)說明或舉例，使條款規(guī)定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細(xì)化的文書檔案保管期限表，需經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后，以書面形式上報檔案行政管理機關(guān)，經(jīng)過審查批準(zhǔn)后才可實施。