計算機在檔案管理工作中的應用

　　隨著機關辦公自動化的實現(xiàn)，計算機技術越來越多地應用于檔案管理，其快捷、靈活、高效的檢索方式，也為立卷改革提供了新的方向和可能。為此，各地檔案館和機關檔案室陸續(xù)開始了對文件整理方法的改革，并利用計算機進行管理，取得了良好的效果，計算機進行文檔管理已逐步得到推廣應用。
　　
　　一、計算機技術在檔案管理工作中的發(fā)展及應用
　　
　　上個世紀70年代開始，我國的檔案部門已開始應用電子計算機，但直到1985年才真正有計劃地建立了自己的系統(tǒng)，并在此基礎上逐步不斷完善，建成了第一套文書檔案處理系統(tǒng)。如今，經(jīng)過30多年的發(fā)展，計算機技術在檔案管理的各個環(huán)節(jié)都得到了充分的應用：1、建立檔案信息著錄檢索系統(tǒng)，檔案信息著錄檢索系統(tǒng)應該說是計算機技術與檔案工作的最早結合點。把文書檔案、科技檔案卷內目錄、案卷目錄等錄入計算機，配合案卷的編號，能夠對館（室）藏檔案進行快速檢索，既方便利用者，又提高了查詢效率。2、利用計算機對檔案的閱覽、外借進行登記；利用計算機光盤、磁盤技術對檔案信息進行大容量的存儲和高效的檢索。3、利用計算機技術實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結歸檔及以后的開發(fā)再利用等把文件的整個生命過程形成為一條流水線的操作過程。文檔一體化操作管理與傳統(tǒng)文檔操作相比，避免了應歸檔文件的人為遺漏，保證了歸檔文件的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，確保了檔案的質量。4、利用計算機多媒體技術對館（室）藏檔案進行二次利用，打破傳統(tǒng)的檔案載體記錄信息都是平面的框架及文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機結合起來的弊端。通過運用計算機多媒體技術，把檔案信息都以數(shù)字化的形式存儲，做到信息主體圖、文、聲同時擁有，相輔相成，使得檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了最大限度的強化。5、檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫的形式存在，通過計算機網(wǎng)絡技術對檔案信息資源進行互通、合理共享，建立龐大的數(shù)據(jù)庫服務器，發(fā)布檔案信息，為項目的研制與開發(fā)提供強有力的資源信息保證，匯總形成編研材料等，通過構建檔案館內網(wǎng)、外網(wǎng)等，把數(shù)字檔案信息放入信息交流的大動脈互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享，為個人、國家乃至世界范圍內的用戶提供檔案信息資源。
　　
　　二、利用計算機技術改進檔案管理存在的問題
　　
　　1.檔案載體保存及安全有待進一步改進
　　電子文件的存儲材料是磁性物質和光盤。一般的磁盤或磁帶采用聚酯底基，容易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，從而破壞記錄數(shù)據(jù)。光盤是利用激光技術對信息進行存取的，而光盤常用的記錄介質采用在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質變化的材料，這些材料很不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。電子數(shù)據(jù)相當脆弱，非常容易受到人為及機器故障的損害，造成數(shù)據(jù)的丟失，如由于計算機系統(tǒng)出錯造成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和文件系統(tǒng)故障；錄入或更新的數(shù)據(jù)不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數(shù)據(jù)非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等等都會導致數(shù)字化檔案的缺失，并且無法修復的可能性比紙質檔案大的多。
　　2、檔案信息資料采集錄入方法進一步完善
　　目前大部分檔案館（室）所藏檔案仍然是以紙質為主，方法一：對文字信息通過計算機人工錄入或由高分辨率的掃描儀對材料進行掃描，由字符識別軟件識別，制成文本文件；方法二：對其他的檔案材料通過多功能掃描儀進行立體掃描、底片掃描形成一張張圖片，制成圖形文件后存入計算機。第一種方法的優(yōu)點是：占據(jù)空間小，實現(xiàn)了真正的全文數(shù)字化，但紙質資料形式繁多，打印稿、手寫稿、繁體字、字跡濃淡不一，此時采用第一種方法就不能起到很好的效果，利用OCR進行字符識別準確率低，誤碼率高，如采用人工錄入，不但工作量相應增加，而且產(chǎn)生差錯的機率也相應增大了。第二種方法簡單易行，但需要檔案工作人員具有一定的操作技能，要避免人為的錯掃、漏掃等情況的發(fā)生，同時以圖片形式保存文件占用了相對較多的存儲空間，增加了投入的成本。
　　3.檔案信息發(fā)布和網(wǎng)絡基礎建設通用性差
　　檔案信息發(fā)布和網(wǎng)絡基礎建設各行其道，層次不一，通用性差，不能有效的結合，標準化、規(guī)范化工作需要進一步加強。檔案管理應用計算機的前提是有統(tǒng)一的規(guī)范和標準。但由于傳統(tǒng)的檔案管理方法，致使案卷質量參次不齊，各類檔案的著錄標準繁多，僅著眼于某一體系或某一專業(yè)領域，無法全面實施、實行統(tǒng)一標準，這也阻礙了檔案管理工作計算機化的發(fā)展。
　　
　　三、對計算機技術在檔案管理工作中出現(xiàn)問題的應對措施
　　
　　隨著計算機技術的不斷提高，根據(jù)檔案館（室）的實際情況編寫與之相適應的自動化系統(tǒng)，對檔案館（室）進行自動化管理，把館（室）藏檔案數(shù)字化，如自動編目、自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、計算機輔助立卷、文檔一體化管理等。把館（室）藏檔案信息轉換成能直接被計算機識別與讀取的數(shù)據(jù)，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫，組建數(shù)字檔案館，遵循共同的交換協(xié)議、傳輸協(xié)議、認證協(xié)議，實現(xiàn)數(shù)字化信息共享，構成使用方便的、超大規(guī)模的、沒有時間及時空限制的信息資源中心。用戶可以通過因特網(wǎng)利用計算機客戶端提出申請，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)進行身份認證，得到權限后，完成檔案的查找、調閱、打印等工作。新型檔案存儲介質因其載體制成材料各異化學穩(wěn)定程度不同，在保管過程中應針對其特點盡量按類別做到分庫保存統(tǒng)一管理。不同載體的保管方法有許多相同的方面，如防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜具有共同性，根據(jù)其特性要采取相應的措施進行保護。庫房內一般應配備強制通風設備與空調設備，使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中，各種不同載體的存貯應配備專門柜架，使用金屬柜架、木制柜架和非磁性材料制成的柜架，按存儲檔案的屬性進行分類存放。軟、硬磁盤等磁存儲介質都需注意防磁、防潮及化學腐蝕。對光盤的保護，應加強溫度、濕度的控制，防止光盤變形、老化。專門建立新型載體檔案的借閱利用審批制度。磁性載體文件應一式兩份歸檔，并分開保存，把其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應拷貝多份復制件，利用中僅使用復制件，妥善保存原件。數(shù)字化檔案進館必需經(jīng)過殺毒處理，并實時更新殺毒軟件病毒庫，做到進館檔案都處在無毒狀態(tài)。在應用計算機對檔案進行編目、著錄、檢索、統(tǒng)計等工作時，應設置不同的訪問權限，對檔案的檢索、查看、復制等工作加以限制，防止外來人員直接操作計算機修改檔案文件，防止有密級的檔案文件泄密。對于長期保存不需要修改變動的檔案，可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上來保存，保證其不被修改。