淺談檔案工作與保密工作的關(guān)系

　　隨著我國(guó)改革開放的不斷深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立，開放性、自主性、競(jìng)爭(zhēng)性很強(qiáng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系已經(jīng)逐步形成并向縱深發(fā)展。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)必須不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，才能在競(jìng)爭(zhēng)中取勝。而這些必須以科學(xué)技術(shù)進(jìn)步和加強(qiáng)企業(yè)管理為基礎(chǔ)。檔案工作和保密工作就是企業(yè)管理中必不可少的基礎(chǔ)管理工作。
　　一、企業(yè)檔案工作與保密工作的性質(zhì)和目的
　　1．企業(yè)檔案工作的性質(zhì)、目的：企業(yè)檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)。因此，檔案工作首先是一項(xiàng)管理性工作。其次，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作。再次，檔案工作還是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作。它表現(xiàn)為具有機(jī)要性、保密性。檔案中有一部分檔案涉及到黨和國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、軍事、公安等方面的機(jī)密事項(xiàng)，不宜向社會(huì)公開開放，而必須實(shí)施保密，企業(yè)的檔案(館)室也是不能隨意對(duì)外開放的。維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、安全、保守黨和國(guó)家的機(jī)密，這也是檔案工作的重要內(nèi)容。檔案工作的直接目的是為了滿足企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的過程中對(duì)檔案利用的需要。
　　2．企業(yè)保密工作的性質(zhì)、目的：企業(yè)保密工作是企業(yè)管理工作中的基礎(chǔ)管理工作。(1)它首先表現(xiàn)為政治性。因?yàn)樗菫榇_保國(guó)家、企業(yè)秘密安全而進(jìn)行的一切活動(dòng)。它關(guān)系到國(guó)家和企業(yè)的根本利益，是保障和促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)順利進(jìn)行，是保障企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地的重要手段。(2)企業(yè)保密工作還具有群眾性。企業(yè)保密工作是企業(yè)間利益沖突的產(chǎn)物。保守國(guó)家和企業(yè)的秘密是我們每一個(gè)人應(yīng)盡的義務(wù)。(3)保密工作還有防御性。保密和泄密是一對(duì)不可調(diào)和的矛盾。因此，保密工作不是消極被動(dòng)的，而要積極主動(dòng)地防范。(4)企業(yè)保密工作是滲透、融合在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的，所以企業(yè)保密工作還具有專業(yè)性和與業(yè)務(wù)工作一體化的特征。
　　企業(yè)保密工作的目的就是防止國(guó)家和企業(yè)的秘密被泄露，給黨和國(guó)家、企業(yè)帶來危害，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放保駕護(hù)航。
　　二、保密工作在檔案工作中起著重要的作用
　　保密工作與其他工作有著依附的關(guān)系，而不是游離于其他工作之外的一項(xiàng)孤立的活動(dòng)。因此在檔案工作中也同樣滲透著保密工作。保密工作在檔案工作中起著至關(guān)重要的作用，檔案工作一旦離開了保密工作，就失去了檔案工作的機(jī)要性、保密性。保密工作是檔案工作中的一個(gè)重要組成部分。如果只要檔案工作而不要保密工作，那么企業(yè)秘密被泄露，就會(huì)給企業(yè)造成巨大的損失，直接影響企業(yè)的生存、發(fā)展。只有把保密工作與檔案工作有機(jī)的結(jié)合起來，才能避免或減少給企業(yè)造成不必要的損失。因此，保密工作是檔案工作本身客觀的要求，是做好檔案工作的保證。這是由保密工作的性質(zhì)所決定的。
　　三、檔案工作與保密工作的相互關(guān)系
　　檔案工作與保密工作的關(guān)系表面上看好像是相互對(duì)立的，實(shí)質(zhì)上卻是相互滲透、密不可分、缺一不可的辯證統(tǒng)一的關(guān)系。它主要表現(xiàn)在：(1)檔案工作是保密工作的另一種表現(xiàn)形式。檔案工作的任務(wù)就是要把載有國(guó)家和企業(yè)秘密信息的文字資料、技術(shù)圖紙等實(shí)體集中統(tǒng)一進(jìn)行科學(xué)分類、妥善保管起來，然后，通過一定的規(guī)章制度來約束、控制查閱人群的范圍，以保證秘密信息不被泄露。(2)就檔案工作的安全來說，它本身就包括維護(hù)檔案實(shí)體安全和檔案的秘密兩個(gè)方面。檔案工作離開保密工作，那么檔案不僅不能給國(guó)家和企業(yè)帶來應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，相反還將給國(guó)家造成巨大的損失，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中會(huì)一敗涂地，許多事實(shí)都證明了這一點(diǎn)。這樣的后果是不可估量的。只有在做好保密工作的同時(shí)，做好檔案工作，這樣才能使檔案的價(jià)值真正體現(xiàn)、發(fā)揮出來。(3)檔案工作的主要目的是要有效地發(fā)揮檔案信息資源，最大限度地服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，創(chuàng)造檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。保密工作就是以把秘密信息控制在一定人員范圍內(nèi)，不能發(fā)生泄密事件，保證企業(yè)秘密信息的安全為前提，做好特殊人群的提供利用工作。“?！焙檬菫榱烁玫摹坝谩焙谩Ｆ渥罱K目的也是滿足利用，使帶有企業(yè)秘密的檔案發(fā)揮它特有的作用。
　　在檔案工作和保密工作的具體實(shí)踐中，有時(shí)也會(huì)發(fā)生矛盾，要處理好“保密”和“提供利用”二者的關(guān)系，關(guān)鍵是要把有利于社會(huì)主義建設(shè)，有利于維護(hù)黨和國(guó)家、企業(yè)的安全和利益放在首位。黨和國(guó)家、企業(yè)的利益需要嚴(yán)格保密的，就不能片面強(qiáng)調(diào)提供利用、滿足需要，而置國(guó)家、企業(yè)利益于不顧；當(dāng)現(xiàn)代化建設(shè)和改革開放需要在保密工作方面做出相應(yīng)調(diào)整(例如變更或解除密級(jí)，放寬對(duì)秘密接觸的限制)以利于各項(xiàng)工作的開展時(shí)，就不能一味地強(qiáng)調(diào)保密，使秘密信息“?！钡倪^死，阻礙經(jīng)濟(jì)發(fā)展中各項(xiàng)工作的順利開展。
　　四、在實(shí)踐工作中要做好檔案工作和保密工作
　　要做好檔案工作和保密工作首先要加強(qiáng)對(duì)載有黨和國(guó)家、企業(yè)秘密的檔案本身的管理。這是企業(yè)日常對(duì)檔案管理的普遍要求，也是更好地維護(hù)本企業(yè)權(quán)益、利益的需要。
　　1．檔案人員要牢固樹立檔案意識(shí)和保密意識(shí)。(1)檔案人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，始終把嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密放在第一位，要把國(guó)家和企業(yè)利益放在第一位，忠于職守就成為企業(yè)檔案工作者的基本要求。(2)保證已形成的包含有秘密信息的文件材料及時(shí)歸檔、妥善保管。在檔案整理時(shí)要將保密工作放在首位。檔案立卷是按問題組卷的，就不要把問題的外延概念擴(kuò)大，一事一卷，這樣在提供利用時(shí)可以避免將不該提供的文件隨卷一起帶出來，做到不該提供的就不給提供?？梢员苊饷孛苄畔⒃跓o意中的流失，造成泄密事件。
　　2．要做到安全保管。不但要安全保管檔案實(shí)體，更重要的是信息的安全保管。尤其是在企業(yè)建立管理信息系統(tǒng)后，更要控制秘密信息的利用以及保護(hù)信息系統(tǒng)的安全，切忌至關(guān)重要的企業(yè)秘密最好不要放人信息網(wǎng)中或在信息網(wǎng)中加上閱讀權(quán)限等，以保證不發(fā)生網(wǎng)上泄密案件。
　　3．要建立嚴(yán)格的保密制度。企業(yè)檔案工作要制定檔案管理保密制度、檔案借閱制度等。嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，在沒經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門批準(zhǔn)、許可時(shí)，不能擅自給利用者提供任何有價(jià)值的檔案資料。保管、保密方式上要按檔案所涉及的秘密程度采取不同的保管、保密方式。在檔案的提供利用中應(yīng)根據(jù)檔案的保密范圍和查閱者的身份、查閱權(quán)限提供不同密級(jí)的檔案。這樣可以盡量避免因過失而導(dǎo)致企業(yè)的秘密泄露。
　　其次，眾所周知檔案這種信息資源，既會(huì)給利用者帶來正面的效益，同時(shí)也會(huì)給國(guó)家、企業(yè)造成一定的損害，有政治損害，有經(jīng)濟(jì)損害、名譽(yù)損害。為了最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，盡可能避免各種損害的發(fā)生，必須合理地確定每一份檔案的密級(jí)和使用范圍。檔案的使用范圍可分為公開、國(guó)內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密六個(gè)級(jí)別。檔案工作部門要圍繞檔案提供利用，根據(jù)黨和國(guó)家的方針、企業(yè)工作目標(biāo)任務(wù)的情況，結(jié)合檔案內(nèi)容與形式，不斷地對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行調(diào)整，確定檔案的使用范圍，改變密級(jí)“一定終身”的不合理現(xiàn)象。使檔案信息能在特定的時(shí)間極大的空間里得以充分利用，發(fā)揮出最大的效益。
　　再次，對(duì)于那些既要提供利用又要保密的檔案，應(yīng)采取改變服務(wù)方式的手段，達(dá)到即做到提供利用又保守了企業(yè)秘密的目的。如可以通過對(duì)檔案的編研工作，將檔案中需要保密的那部分內(nèi)容隱去，將有利于開展工作的檔案信息提煉出來編輯成冊(cè)，或?qū)n案中的秘密信息通過二次、三次加工，在分析和研究的基礎(chǔ)上，總結(jié)規(guī)律，超前預(yù)測(cè)，形成編研成果，使它成為領(lǐng)導(dǎo)決策、投資可行性研究等工作的依據(jù)。為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作提供可靠的高層次的信息服務(wù)。
　　把握兩者之間的關(guān)系是做好檔案工作和保密工作的基礎(chǔ)。做好檔案工作和保密工作就是為促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)順利進(jìn)行，為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展壯大提供有力的保障。檔案工作者既要做到維護(hù)國(guó)家和企業(yè)的利益，保守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)秘密，又做要到積極、主動(dòng)、熱情為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)工作服好務(wù)。