試論如何加強(qiáng)稅收征管檔案綜合管理

　　隨著市場經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展和稅收征管改革的不斷深入，稅收征管檔案作為一種專業(yè)性較強(qiáng)的信息載體，已不再是簡單的資料收集與保管，它已經(jīng)成為推動稅收事業(yè)發(fā)展的一項必要的基礎(chǔ)性工作。
　　一、稅收征管檔案現(xiàn)狀和存在的問題
　　稅收征管檔案是指稅務(wù)機(jī)關(guān)在稅收征收管理活動中，形成的與稅收征管有關(guān)和涉及所屬納稅人的各種有利用和保存價值的文書、憑證、帳冊、圖表、聲像等不同形式或載體的歷史記錄。多年來，稅收征管檔案工作的地位和作用并未被許多基層稅務(wù)機(jī)關(guān)所重視，主要體現(xiàn)在以下四個方面：
　　（一）對檔案工作主觀認(rèn)識不夠。個別單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案和檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識不到位，在檔案人員配備及軟硬件配置上未做長期考慮。有的單位檔案員兼職過多，精力分散，不但檔案知識掌握得不夠好，而且計算機(jī)專業(yè)知識也不熟練。其結(jié)果是：檔案工作人員工作被動，對檔案管理在認(rèn)知上、操作規(guī)范上很不到位，使檔案管理軟件在其工作中不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
　　(二)對檔案和檔案價值概念模糊。在檔案及檔案價值的理解和把握上趨于數(shù)量化、片面化，單純地認(rèn)為檔案裝訂和歸檔應(yīng)該多多益善，缺少對檔案綜合管理、利用的現(xiàn)實(shí)性與有效性相結(jié)合的高效能考慮，尤其是在檔案價值的鑒定上表現(xiàn)為概念模糊，操作混亂。比如，雙定戶納稅申報表，在實(shí)行簡易申報以后，完稅證已經(jīng)代替了申報表，但是有些單位也將大量的申報表進(jìn)行了裝訂、歸檔，造成了人財力不必要的浪費(fèi)。
　?。ㄈn案結(jié)構(gòu)單一，管理責(zé)任不明，重點(diǎn)不夠突出，不利于檔案綜合分析和利用。許多機(jī)關(guān)檔案室基本上是機(jī)關(guān)文書檔案，反映稅收征管實(shí)際的稅收征管檔案資料在質(zhì)量、規(guī)模上有所欠缺。另外，對反映稅收征管實(shí)際的各種錄音、錄像、照片等形象化記錄材料和技術(shù)檔案保管上，未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。職能交叉、設(shè)置不科學(xué)也是一個不可忽視的問題。稅收征管檔案不能實(shí)行直通化、集中化管理，有的臨時設(shè)在辦稅服務(wù)廳，有的暫設(shè)在稅源管理環(huán)節(jié)，甚至有的還存放在稅政部門。
　?。ㄋ模n案管理手段滯后，很難達(dá)到檔案利用的最佳效果。一是在管理模式上，由于缺乏對檔案資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的綜合分析、指導(dǎo)和應(yīng)用，檔案工作自覺地依靠高科技的機(jī)制還尚未健全，導(dǎo)致了檔案利用效果難以最大限度地服務(wù)于稅收工作實(shí)際。二是在管理手段上，有些人簡單地認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是計算機(jī)管理檔案，只要購置了計算機(jī)，就實(shí)現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化。這種膚淺的認(rèn)識，不僅妨礙了檔案人員對現(xiàn)代化理論和技術(shù)的鉆研與應(yīng)用，而且使檔案人員在具體工作中不能積極主動地適應(yīng)現(xiàn)代管理方式，不思創(chuàng)新，遇到困難束手無策。結(jié)果把管理現(xiàn)代化搞成了表面化、形式化，嚴(yán)重影響了實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)步伐。
　　二、對檔案管理走向現(xiàn)代化、信息化的幾點(diǎn)建議
　　稅收征管檔案管理現(xiàn)代化是一個完整的系統(tǒng)，包括現(xiàn)代化的檔案管理方式、管理理念、現(xiàn)代化的設(shè)備和復(fù)合型、高素質(zhì)的管理人才及相關(guān)的社會環(huán)境等。因此，稅收征管部門要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化應(yīng)做好以下幾方面工作：
　?。ㄒ唬┧枷肷细叨戎匾暎鰪?qiáng)對檔案工作的主觀能動意識。首先，稅收征管部門的領(lǐng)導(dǎo)，要及時協(xié)調(diào)部門關(guān)系，為檔案工作的健康發(fā)展創(chuàng)造更通暢的客觀環(huán)境。要成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的工作考評小組，組織人員到各征收單位指導(dǎo)資料的收集、整理。其次，要規(guī)范檔案工作程序，完善管理制度。要制定出符合本單位工作實(shí)際的檔案管理措施、標(biāo)準(zhǔn)，把工作任務(wù)、責(zé)任量化、細(xì)化，分別交予相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)、直接責(zé)任人。同時，要加大對檔案工作的目標(biāo)考核力度，在規(guī)定時間內(nèi)對各單位進(jìn)行嚴(yán)格考評。
　?。ǘ┨嵘龣n案質(zhì)量，增強(qiáng)價值意識。我們應(yīng)該借用專家們提出的關(guān)于檔案保存的“洋蔥理論”，把無價值的檔案稱為“洋蔥皮”，而需要保存的檔案稱為“洋蔥心”，即按照檔案類別來確定其保存價值，對重復(fù)、無保存價值的資料進(jìn)行清理、銷毀，對有利用價值的檔案進(jìn)行收集、登記、歸檔，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的保值增值。
　　根據(jù)國家檔案局信息化建設(shè)精神和省檔案局制定的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，稅收征管部門關(guān)于檔案室的信息資源建設(shè)質(zhì)量、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)加大工作力度，在電子公文如何實(shí)現(xiàn)保值增值方面，應(yīng)按照國家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》要求，制定出符合本單位工作實(shí)際的電子文件歸檔管理辦法，避免政出多門、責(zé)任不清現(xiàn)象發(fā)生。此外，加強(qiáng)與檔案綜合管理部門的溝通和交流，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案信息化建設(shè)工作真正落到實(shí)處。
　?。ㄈ┐_保充分實(shí)現(xiàn)檔案綜合分析和利用職能，增強(qiáng)服務(wù)意識。一是不斷強(qiáng)化檔案工作人員的服務(wù)意識；二是不斷加大對檔案工作的宣教力度、投入力度、獎懲力度。在抓好服務(wù)上，第一，應(yīng)著重強(qiáng)化檔案工作人員崗位責(zé)任意識、目標(biāo)管理意識，堅持獎勤罰懶原則，使他們更好地為檔案工作站好崗、負(fù)好責(zé)，使檔案工作最大限度地為稅收工作鋪好路、服好務(wù)。第二，要按照檔案工作的實(shí)際要求，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各文書部門、各業(yè)務(wù)部門搞好各種檔案的立卷和歸檔工作。嚴(yán)格執(zhí)行國家稅務(wù)總局制定的《全國稅務(wù)機(jī)關(guān)檔案管理辦法》及《河北省地方稅務(wù)局稅收征管檔案管理暫行辦法》，對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全。
　　（四）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，合理配置資源。一方面，要以現(xiàn)代化的技術(shù)要求為準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，針對檔案工作者的不同層次、不同崗位，有步驟、有計劃地對檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育。另一方面，要從工作崗位和個人基礎(chǔ)條件出發(fā)，突出重點(diǎn)，盡快解決檔案人員的知識結(jié)構(gòu)老化問題，不斷進(jìn)行知識更新，提高檔案人員對相關(guān)學(xué)科如經(jīng)濟(jì)、管理、科技等知識的擴(kuò)展能力。檔案員不僅掌握計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的管理技術(shù)，還要熟悉檔案室情況，及時跟蹤、了解檔案業(yè)務(wù)最新領(lǐng)域及其發(fā)展情況，使檔案人員視野開闊、技術(shù)全面，逐步適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要。不僅如此，還要努力成為了解稅務(wù)行政管理、稅收征管、稅收行政執(zhí)法及各行各業(yè)等相關(guān)知識的“雜家”。除專業(yè)知識和計算機(jī)知識外，應(yīng)重點(diǎn)充實(shí)信息學(xué)、傳播學(xué)、圖書館學(xué)、行政管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)等相關(guān)知識，不斷增加知識儲備。