淺談煤炭企業(yè)檔案信息化管理

　　隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案事業(yè)正處在一個(gè)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成果的應(yīng)用，推動(dòng)了無(wú)紙化辦公的發(fā)展，也加快了檔案信息化的步伐。在此，筆者就煤炭企業(yè)檔案信息化管理，談?wù)勛约旱目捶ā?br/>　　
　　一、檔案信息化是煤炭企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)
　　
　　1、檔案信息化是滿足煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，及時(shí)提供各種原生信息的需要。
　　隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，煤炭企業(yè)技術(shù)改造及技術(shù)革新的速度突飛猛進(jìn)，產(chǎn)品的更新?lián)Q代可謂日新月異，人們逐漸認(rèn)識(shí)到，加快煤炭企業(yè)信息化建設(shè)是提高煤炭企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)效率和產(chǎn)品質(zhì)量的有效途徑。
　　目前，煤炭企業(yè)許多單位正在積極推進(jìn)煤炭企業(yè)信息化建設(shè)。檔案部門作為煤炭企業(yè)信息收集、整理、保管和傳遞的中心，在煤炭企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮著積極的作用。檔案部門保管的檔案資料如：煤炭地質(zhì)報(bào)告、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、生產(chǎn)工藝、材料定額等等，是煤炭企業(yè)的寶貴財(cái)富。它們?cè)诿禾科髽I(yè)的發(fā)展中，具有很高的參考價(jià)值。在新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)中，許多資料可以直接借鑒或套用，尤其是配套項(xiàng)目的招投標(biāo)中，在時(shí)間短、人員少，任務(wù)急的情況下，檔案資料對(duì)快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)顯得尤為重要。因此，充分發(fā)揮檔案的信息作用，方便、快捷、高效地提供檔案信息為煤炭企業(yè)服務(wù)，是煤炭企業(yè)檔案信息化工作的必然要求。
　　2、檔案信息化是煤炭企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的需要
　　從煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，長(zhǎng)期以來(lái)，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，煤炭檔案管理基本處于封閉、半封閉的管理狀態(tài)，檢索手段的落后，使豐富的煤炭檔案信息寶藏得不到充分發(fā)揮，巨大的檔案館藏信息與檔案利用率之間存在著很大的落差，煤炭檔案信息資源得不到有效的流通與共享，從而也阻礙了煤炭企業(yè)檔案工作的發(fā)展。隨著煤炭企業(yè)檔案信息化工作的開(kāi)展，將改變傳統(tǒng)的煤炭檔案管理與利用方式，建立起新型的煤炭檔案工作體系。這種管理體系，將使煤炭檔案信息不受時(shí)間和空間的限制，檔案信息的傳遞速度大大提高，傳遞方式也將由單點(diǎn)單向傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)閱吸c(diǎn)向全方位無(wú)限點(diǎn)的傳遞，從而，充分發(fā)揮煤炭檔案資源的作用，使煤炭檔案信息能夠達(dá)到最大程度的共享，促進(jìn)煤炭企業(yè)檔案工作的整體發(fā)展。
　　另外，近年來(lái)，隨著煤炭企業(yè)的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量急劇增加，造成了檔案庫(kù)房、檔案裝具的嚴(yán)重不足，也帶來(lái)了檔案歸檔、保管和利用的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足煤炭企業(yè)發(fā)展的要求。只有提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，才能有效地節(jié)省庫(kù)房空間和檔案裝具，有效地保護(hù)館藏歷史檔案，對(duì)節(jié)約人力、財(cái)力、物力，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益等方面都具有重要的意義。
　　
　　二、實(shí)施檔案信息化管理的必要條件
　　
　　1、實(shí)施檔案信息化管理，要制定總體發(fā)展規(guī)劃
　　檔案信息化管理總體發(fā)展規(guī)劃，是實(shí)施檔案信息化管理的基礎(chǔ)，是使這項(xiàng)工作駛?cè)胍?guī)范有序發(fā)展軌道的根本保證。煤炭檔案信息化管理從理論角度來(lái)說(shuō)，是一個(gè)宏觀性問(wèn)題；從實(shí)踐角度來(lái)說(shuō)，由于煤炭系統(tǒng)老煤炭企業(yè)較多，檔案館藏量大、情況復(fù)雜，因此，煤炭檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的艱巨任務(wù)，需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使整項(xiàng)工作有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。我公司在實(shí)施檔案信息化過(guò)程中，根據(jù)公司實(shí)際，制定了以文書(shū)檔案數(shù)字化為突破點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)館藏全部數(shù)字化的發(fā)展戰(zhàn)略，目前，文書(shū)檔案全文數(shù)字化工作已經(jīng)完成。
　　2、實(shí)施檔案信息化管理，要結(jié)合煤炭企業(yè)的實(shí)際情況
　　檔案信息化管理，實(shí)際上是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在煤炭企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息的建立與運(yùn)行，突破檔案信息資源管理的局限，建成一個(gè)既方便、又能控制利用的檔案信息化管理系統(tǒng)。因此，可根據(jù)各煤炭企業(yè)目前計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用情況，采取不同的檔案管理信息形式。即可以建立檔案部門內(nèi)部信息網(wǎng)，又可以建立煤炭企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，還可以通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)入Internet國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，形成更大范圍的信息收集和利用。我們公司采用的是檔案部門內(nèi)部信息網(wǎng)與企業(yè)局域網(wǎng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司內(nèi)部的全文數(shù)字化檢索和利用的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行方式。通過(guò)這幾年工作實(shí)踐，我們發(fā)現(xiàn)這種網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行方式的最大優(yōu)點(diǎn)在于——靈活性。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中，即使局域網(wǎng)出現(xiàn)了故障，也不會(huì)對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成很大影響。另外由于檔案系統(tǒng)既是網(wǎng)絡(luò)中一個(gè)分支結(jié)構(gòu)，又采取封閉式管理，這樣既便于檔案人員從主干網(wǎng)絡(luò)獲取信息，同時(shí)也保證了檔案信息的安全。
　　3、實(shí)施檔案信息化管理，要堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
　　煤炭企業(yè)和利用者對(duì)煤炭檔案信息的要求是完整、準(zhǔn)確、快速、高效。如果認(rèn)為只要安裝了電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化管理，就可以解決這些問(wèn)題，那未免將檔案信息化管理看得過(guò)于簡(jiǎn)單。不創(chuàng)造必要的業(yè)務(wù)條件去適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)的需要，也就談不上應(yīng)用。煤炭檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)煤炭檔案信息化管理的成功所在。我公司在檔案信息化過(guò)程中，根據(jù)集團(tuán)公司歷史檔案多(許多歷史檔案著錄和索引都非常不規(guī)范)，檔案的情況較為復(fù)雜的特點(diǎn)，我們制定了：（1）文件材料整理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；（2）著錄標(biāo)引的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；（3）檔案庫(kù)房排架規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等等。雖然計(jì)算機(jī)信息處理能力很強(qiáng)，在檔案工作中可以發(fā)揮巨大的作用，但是如果沒(méi)有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)，一切作用也就不能體現(xiàn)出來(lái)。因此，檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是煤炭檔案信息化管理的基礎(chǔ)。
　　4、實(shí)施檔案信息化管理，要優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)
　　檔案信息化管理建設(shè)，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)提出了新要求，即一方面需要大量的信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟件、硬件人員，信息環(huán)境與運(yùn)行維護(hù)人員，信息服務(wù)人員等，另一方面，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動(dòng)了整個(gè)社會(huì)和技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作中的新問(wèn)題、新技術(shù)層出不窮，因而對(duì)檔案工作人員自身知識(shí)的補(bǔ)充與更新也提出了更高的要求。檔案信息化工作不僅取決于工作人員原有的知識(shí)與水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充和更新的速度。為此，要通過(guò)崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育等形式，使檔案人員多掌握更多的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和信息化管理知識(shí)，使他們成為既精通業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型人才。
　　
　　三、檔案信息化管理應(yīng)注意的問(wèn)題
　　
　　1、檔案信息化要使用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件
　　檔案管理軟件要符合國(guó)家檔案管理的規(guī)范要求，適用于煤炭企業(yè)對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體的管理。目前，市場(chǎng)上的檔案管理軟件很多，由于各軟件公司的開(kāi)發(fā)水平存在著差異，因而造成了檔案管理軟件的良莠不分。不少軟件在功能設(shè)置方面存在著缺陷，造成應(yīng)具備的功能短缺，很少用到的次要功能又過(guò)多過(guò)繁，甚至有的為趕時(shí)髦采用了一些不成熟的技術(shù)，而造成了很大的隱患。因此，配置標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是檔案信息化工作的核心，是實(shí)現(xiàn)人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息、“足不出戶”查閱檔案資料的保證。
　　2、要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理
　　要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，就要求重新設(shè)置一個(gè)合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，即實(shí)現(xiàn)前端控制，從電子文件形成到電子文件歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況的計(jì)算機(jī)管理。
　　這就要求檔案管理軟件所設(shè)置的ＯＡ接口，要與企業(yè)文書(shū)部門連接。企業(yè)文書(shū)部門在通過(guò)計(jì)算機(jī)形成文件之后，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助歸檔，即通過(guò)網(wǎng)絡(luò)(局域網(wǎng))傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，再由檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行接收、整理、鑒定并確定密級(jí)和保管期限，然后進(jìn)入正式檔案庫(kù)。在實(shí)踐中我們感到，利用這種現(xiàn)代化手段，既確保了電子公文及時(shí)高效、安全保密地運(yùn)行；也使文書(shū)部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免了大量重復(fù)勞動(dòng)，大大提高了工作效率；同時(shí)，檔案人員也不必再次進(jìn)行歸檔文件目錄的輸入，可以節(jié)省大量人力和時(shí)間進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作。另外，檔案管理部門也可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文書(shū)、業(yè)務(wù)部門的管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見(jiàn)性的管理。
　　3、要確保檔案信息的安全
　　由于信息的相對(duì)開(kāi)放性，因此檔案信息的安全與保密顯得尤為重要。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的保密制度，確保國(guó)家秘密和煤炭企業(yè)的商業(yè)、技術(shù)秘密等不失密、不外泄。所以，檔案管理信息化必須要有很強(qiáng)的安全防范措施，能針對(duì)自然和人為諸多因素的威脅采取相應(yīng)對(duì)策。如：我公司為發(fā)保證檔案安全，對(duì)檔案利用進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置，并在信息上設(shè)立防火墻等。
　　4、檔案部門還要適應(yīng)信息化管理的要求，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域
　　檔案的信息特征決定檔案必須服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于企業(yè)，提供檔案信息服務(wù)是檔案工作的宗旨。因此，在檔案信息化管理中，必須樹(shù)立信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)作為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，在檔案信息的收集、加工、處理和提供利用方面強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的信息功能，使之成為真正為煤炭企業(yè)服務(wù)，為煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。
　　檔案部門應(yīng)從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”的管理，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的服務(wù)中去。做到煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就擴(kuò)展到哪里，檔案管理信息就延伸到哪里，只有這樣才能充分發(fā)揮煤炭檔案信息化管理的作用。